Pracodawca i przedsiębiorca to nie to samo. Wydaje się to oczywiste, ale jednak dla wielu osób takie nie jest, sądząc po wypowiedziach pojawiających się w przestrzeni publicznej. Tymczasem to rozróżnienie ma bardzo istotne znaczenie w kontekście przetwarzania danych osobowych.
Analiza wielu, jeśli nie większości wypowiedzi dotyczących problematyki przetwarzania danych wskazuje, że autorzy używają terminów: „pracodawca” i „przedsiębiorca” zamiennie. W efekcie powstają trudne do zaakceptowania paradoksy prawne w kwestii dopuszczalności przetwarzania danych osobowych pracowników. Zdrowy rozsądek podpowiada bowiem, że w wielu sytuacjach dane pracowników mogą i wręcz powinny być przetwarzane, podczas gdy regulacje kodeksu pracy na to rzekomo nie pozwalają.
Jeden podmiot, dwie role
Tymczasem w tym względzie ważna jest precyzja wypowiedzi. Zacznijmy od tego, że jeden podmiot prawny bardzo często występuje w różnych rolach społecznych. Z tego powodu przepisy używają w stosunku do niego różnych pojęć. Podam jako przykład siebie. Otóż jestem radcą prawnym, przedsiębiorcą, pracodawcą, organem zarządzającym zakładem pracy, płatnikiem danin publicznych i administratorem danych osobowych – żeby wymienić tylko kilka ról. Dlatego prawnik dokonujący wykładni przepisów powinien zacząć od identyfikacji danej roli. Identyfikacji dokonujemy poprzez ustalenie znaczenia pojęć użytych przez ustawę. Dla przykładu – spółka jest zawsze przedsiębiorcą, lecz może być, choć nie musi – pracodawcą. A skoro tak, to może występować w różnych rolach. Przyjrzyjmy się więc relacji tych pojęć.
Przedsiębiorca to podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Pracodawca – zatrudnia pracowników. Pracodawca nie musi być przedsiębiorcą. Nie wchodząc w spory doktrynalne, można powiedzieć, że największym pracodawcą jest zawsze państwo działające poprzez struktury administracji rządowej i samorządowej. Ale pracodawcami bywają także fundacje, stowarzyszenia oraz osoby fizyczne zatrudniające pracowników w celach niezarobkowych. Już to prowadzi do wniosku, że gdy używamy słowa „pracodawca”, to nie możemy w żaden sposób utożsamiać go z terminem „przedsiębiorca”.
Kim jest więc pracodawca? Pomijam banalną odpowiedź, że jest stroną stosunku pracy. Bardzo mocno upraszczając, można powiedzieć, że pracodawcą jest podmiot m.in. zarządzający pracownikami po to, aby obsłużyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub wykonywanie zadań przez organy administracji publicznej. To nie jest jedyna funkcja pracodawcy, ale ona interesuje nas w tej chwili najbardziej.
Pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej. Zarządza pracownikami po to, aby wykonać zadania zlecone przez przedsiębiorcę. Osoby podejmujące decyzje za pracodawcę i za przedsiębiorcę na pozór są tymi samymi osobami. Jest to jednak nietrafne wrażenie. Spójrzmy na najbardziej czytelny przykład – tzw. przedsiębiorstwa wielozakładowe, w których jedna spółka ma kilka oddziałów, przy czym każdy z nich jest tzw. pracodawcą wewnętrznym. Na tym przykładzie widać wyraźnie, że dyrektorzy „pracodawców” wewnętrznych nie mają prawa do podejmowania żadnych decyzji gospodarczych. Osoby te zarządzają jedynie pracownikami, po to, aby wykonać zadania określone przez zarząd.
Przejdźmy do innego przykładu, jakim jest treść art. 31 k.p. Przepis ten dotyczy sposobu reprezentowania pracodawcy. Wynika z tego, że organem pracodawcy wcale nie musi być organ spółki. Zarząd spółki może ustalić, że zakładem pracy zarządza jeden z członków zarządu lub jakakolwiek inna osoba. Innymi słowy, organ spółki wcale nie musi być organem pracodawcy. W tym przypadku osoba kierująca pracownikami będzie miała obowiązek wykonywania poleceń dotyczących zadań gospodarczych, nie mając na nie wpływu. Chociaż zarząd spółki nie będzie miał prawa do wydawania poleceń pracownikom. Ale też nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności za naruszanie praw pracowniczych, np. przepisów bhp.
Może być jednak i tak – a być może nawet tak będzie najczęściej – że zarząd spółki jest równocześnie organem pracodawcy. W takim przypadku trudno, aby sam sobie wydawał polecenia, ale w kontekście naszych rozważań nie ma to znaczenia. Fakt, że te same osoby są równocześnie piastunami dwóch organów (spółki i pracodawcy), nie ma wpływu na to, że osoby te podejmują różnego rodzaju decyzje. Czasem w imieniu przedsiębiorcy (np. podpisują umowę), a czasem pracodawcy (np. wprowadzają regulamin wynagradzania). W pierwszym z tych przykładów dokonują czynności kontraktowej, w drugiej stanowią prawo zakładowe. Regulacje kodeksu pracy nie dotyczą przedsiębiorcy, a jeśli w ogóle, to tylko tam, gdzie ma to związek z zakazem konkurencji.
Monitoring legalny i nielegalny
Ta analiza ma niezwykle ważne znaczenie dla problematyki przetwarzania danych osobowych. Przyjrzyjmy się temu na kilku przykładach. Zacznijmy od kwestii tzw. monitoringu poczty elektronicznej. Ta materia została uregulowana w kodeksie pracy i nie obejmuje kontroli w celu zapobiegania naruszaniu tajemnicy przedsiębiorstwa. Z tego można by wyciągnąć wniosek, że monitoring jest niedopuszczalny. Tyle że regulacja kodeksowa dotyczy jedynie monitoringu mającego na celu wykonanie zadań przez pracodawcę. Kodeks koncentruje się na zapewnieniu efektywności wykorzystania czasu pracy i prawidłowego korzystania z narzędzi pracy. Nie oznacza to jednak, że spółka jako przedsiębiorca nie ma prawa do wprowadzenia monitoringu w celu ochrony swoich interesów – musi tylko wykazać podstawy przetwarzania danych oparte na RODO. Jest to zresztą zrozumiałe, ponieważ, wbrew treści art. 100 par. 2 pkt 4 k.p., pracodawca nie ma żadnych tajemnic prawnie chronionych. Tajemnice ma przedsiębiorstwo (co wynika zresztą z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) lub państwo. Z tego powodu przedsiębiorca, który wykaże zagrożenie dla swoich istotnych interesów, może monitorować pocztę nie tylko pracowników, lecz także innych osób, przy pomocy których realizuje swoje interesy.
Z tego wywodu wynika także inny wniosek, a mianowicie taki, że pracodawca nie ma interesów. Interesy ma przedsiębiorca. Pracodawca stosuje prawo w celu zarządzania pracownikami. To przedsiębiorca produkuje, prowadzi handel i świadczy usługi. Pracodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności wobec podmiotów trzecich, ponieważ w ogóle nie wchodzi w relacje gospodarcze. W te wchodzi przedsiębiorca i ponosi w związku z tym ryzyko. To oznacza, że przedsiębiorca może np. nagrywać rozmowy pracowników z klientami, jeśli wykaże, że jest to niezbędne dla ochrony przed roszczeniami. Nie występuje bowiem w roli pracodawcy. Przedmiotem tej czynności nie jest kontrola pracownika, lecz utrwalenie sposobu wykonania usługi w kontekście roszczeń osób trzecich. Jeśli odbywa się kontrola pracownika, to tylko przy okazji. Zwłaszcza że bez znaczenia jest to, czy nagrywamy rozmowę pracownika, zleceniobiorcy czy osoby na tzw. B2B. Dodam od razu, że dopuszczalność nagrywania rozmów wymaga oczywiście spełnienia wymogów zawartych w RODO.
I na koniec przykład ostatni. Chodzi o kontrolę jakości produktu. Jeśli przedsiębiorca wykaże, co, jak sądzę, jest dość trudne, że ochrona przed roszczeniami kontrahentów dotyczącymi jakości produktu wymaga nagrania procesu produkcyjnego wraz z wizerunkiem pracownika, to może prowadzić monitoring wizyjny poza reżimem kodeksu pracy. ©℗
