Kiedy kończy się lub rozwiązuje nasza umowa u pracodawcy, często okazuje się, że nasze ostatnie wynagrodzenie jest w innej wysokości, niż to, które otrzymywaliśmy wcześniej. Z czego może wynikać ta rozbieżność? O wyjaśnienie poprosiliśmy ekspertkę od księgowości i podatków, która rozwiewa wątpliwości zatrudnionych.
Jak na wstępie precyzuje Jagoda Horodecka, doradca podatkowy i księgowa z firmy Podatki Bez Problemu, wątpliwości w zakresie kwoty ostatniej wypłaty dotyczą sytuacji zakończenia zatrudnienia. Następuje ono, gdy kończy się nasza umowa o pracę, zlecenie lub o dzieło z uwagi na jej rozwiązanie lub wygaśnięcie (tzn. upłynął czas, na jaki ta umowa została zawarta). - Jako zakończenie zatrudnienia rozumiemy także sytuację, kiedy dotąd pracowaliśmy na umowę zlecenie, a teraz, u tego samego pracodawcy będziemy pracować na umowę o pracę.
Inna kwota wynagrodzenia, które otrzymujemy za ostatni miesiąc naszego zatrudnienia w porównaniu do kwot poprzednich wypłat wynika najczęściej z tego, że ostatnia pensja u tego pracodawcy jest wypłacana już po dacie zakończenia naszego zatrudnienia. - Przykładowo może być to sytuacja, w której umowa o pracę kończy nam się z końcem miesiąca, a wynagrodzenie u tego pracodawcy płatne jest standardowo do 10. dnia kolejnego miesiąca. Inny możliwy przypadek to rozwiązanie umowy w trakcie trwającego miesiąca np. 15. dnia, w sytuacji kiedy wynagrodzenie płacone jest ostatniego dnia tego miesiąca.
Czy jeśli zatrudnienie się zakończyło nadal bierzemy pod uwagę oświadczenia?
Jagoda Horodecka tłumaczy, że w momencie zatrudnienia podpisujemy u pracodawcy szereg druków np. oświadczenie PIT-2, oświadczenie o wyższych lub niższych kosztach uzyskania przychodu, oświadczenie o byciu pracownikiem młodocianym do 26. roku życia. Powstaje więc pytanie, czy wciąż stosować te oświadczenia, kiedy nasze wynagrodzenie - tak jak w wyżej wskazanych przypadkach - jest wypłacane już po ustaniu zatrudnienia. - Do tej pory Krajowa Informacja Skarbowa i sądy administracyjne nie prezentowały jednolitego stanowiska w tej kwestii. Dlatego często pracodawcy nie wiedzieli, jak mają wyliczyć wynagrodzenie kończącego zatrudnienie pracownika - czy zostawić je na takim samym poziomie jak wcześniej, czy interpretować to tak, jakby żadne oświadczenia nie łączyły już obu stron - mówi ekspertka.
W 2023 roku doszło jednak do nowelizacji i doprecyzowania niekonkretnych przepisów. Zgodnie z obecnymi regulacjami, "po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika (…)"- Oznacza to, że po ustaniu zatrudnienia pracodawca nie patrzy już na złożone oświadczenia, tylko oblicza wynagrodzenie standardowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami - objaśnia księgowa i doradca podatkowy.
Przykładowo, jeżeli podatnik złożył formularz PIT-2, to po zakończeniu zatrudnienia, ten formularz nie zachowuje ważności.
Zakończenie zatrudnienia a koszty uzyskania przychodu
Tak samo będzie w przypadku oświadczeń o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. - Standardowe koszty uzyskania przychodu na umowie o pracę wynoszą 250 zł w sytuacji, w której pracujemy w jednym miejscu albo miejscowość, w której pracujemy jest jednocześnie miejscowością, w której mieszkamy. Natomiast jeżeli dana umowa byłaby naszą drugą umową o pracę lub mieszkalibyśmy w innym miejscu, niż pracowali, to mamy do czynienia z podwyższonymi kosztami uzyskania przychodu w wysokości 300 zł. Jeżeli więc pracownik złożyłby u pracodawcy oświadczenie o ponoszeniu takich wyższych kosztów, to w sytuacji rozwiązania umowy z końcem lutego i wypłaty wynagrodzenia 10 marca, pracodawca nie zastosowałby do tej wypłaty tych podwyższonych kosztów. W rezultacie pracodawca naliczyłby standardowe koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł, zamiast wspomnianych 300 zł. Ostatnie wynagrodzenie do wypłaty tego pracownika będzie zatem różniło się kwotą od wcześniejszych jego płac - wyjaśnia rozmówczyni.
Jagoda Horodecka przypomina także, że w 2023 roku doszło do nowelizacji przepisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu. W poprzednim stanie prawnym, jeżeli przykładowo pracowaliśmy w trzech miejscach, koszty uzyskania przychodu odliczaliśmy tylko u jednego pracodawcy, a u pozostałych nie rozliczaliśmy ich. - Natomiast obecnie, jeżeli na przykład pracujemy w trzech miejscach po 1/3 etatu, możemy złożyć do każdego z naszych pracodawców oświadczenie, żeby zastosowano u niego 1/3 odliczenia.
Które z oświadczeń wciąż obowiązują?
Od przepisów dotyczących dalszego nieobowiązywania składanych pracodawcy oświadczeń są jednak wyjątki. Istnieją bowiem oświadczenia, które mimo zakończenia zatrudnienia, pracodawca musi nadal stosować. Do takich dokumentów należą m.in. oświadczenie o rezygnacji ze stosowania zwolnienia z podatku dla osób, które nie ukończyły 26 roku życia. - W tym przypadku, niezależnie od tego czy wynagrodzenie takiej osoby będzie wypłacane przed czy po ustaniu zatrudnienia, oświadczenie nadal obowiązuje - wyjaśnia doradca podatkowy.
Taka sama sytuacja jest w przypadku złożenia oświadczenia o rezygnacji z obliczania podwyższonych, podstawowych lub autorskich kosztów uzyskania przychodu. - Jeżeli złożyliśmy taki wniosek tj. nasze wynagrodzenie w trakcie pracy było niższe, to mimo zakończenia zatrudnienia, otrzymamy takie samo wynagrodzenie, jakie dostawaliśmy we wcześniejszych miesiącach - podsumowuje ekspertka w wywiadzie dla Dziennika Gazety Prawnej.