Trzynastka w zasiłku chorobowym, a zmiana wymiaru czasu pracy

Pracownica naszego urzędu otrzymała trzynastkę za 2023 r. Jest niezdolna do pracy od 12 do 16 lutego 2024 r. Od 1 marca 2023 r. zmieniła wymiar czasu pracy z całego etatu na 1/2, trzynastkę otrzymała jednak za cały rok. Jak uwzględnić ten składnik w podstawie świadczeń chorobowych?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, zwane popularnie trzynastką, jest obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia pracowników sfery budżetowej, którzy spełnili warunki określone w ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Nie ma oczywiście przeciwwskazań, żeby trzynastkę wypłacali także pracodawcy prywatni, jednak oni mają dowolność w określeniu warunków, jakie trzeba spełnić, żeby taki dodatek otrzymać, oraz samej wysokości takiej wypłaty.

Podobnie jak premia

Trzynastka wypłacana w sferze budżetowej jest pomniejszana proporcjonalnie do okresów, w których pracownik np. pobierał świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, co powoduje, że trzynastkę należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków. Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Trzynastka dla celów zasiłkowych jest traktowana podobnie jak premia.

Zasady uwzględniania w zasiłku chorobowym dodatkowych składników wynagrodzenia, a więc także trzynastki, zostały określone w art. 42 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim:

• premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku;
• składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy;
• składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Proporcjonalne wyliczenia

W opisywanej w pytaniu sytuacji należy przede wszystkim uwzględnić art. 40 ustawy zasiłkowej, zgodnie z którym w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w 12 miesiącach poprzedzających.

W stosunku do rocznych składników wynagrodzenia ma to ten skutek, że należy obliczyć, jaka część składnika rocznego przypada na okres po zmianie wymiaru czasu pracy. W opisywanym przypadku widać, że pracownica przepracowała w 2023 r. 10 miesięcy po zmianie wymiaru etatu. Nie można jednak do obliczeń zasiłku (wynagrodzenia chorobowego w tym przypadku) przyjąć 1/10 trzynastki, trzeba obliczyć ją proporcjonalnie. ZUS w swoich komentarzach do ustawy zasiłkowej wyjaśnia, że w takich sytuacjach należy obliczyć trzynastkę proporcjonalnie według schematu:

1) pomniejszyć trzynastkę o 13,71 proc.;

2) podzielić tę kwotę przez współczynnik obliczony następująco [2 (liczba miesięcy przed zmianą) x 1 (stary wymiar etatu) + 10 (liczba miesięcy po zmianie) x ½ (nowy wymiar etatu)];

3) uzyskaną kwotę pomnożyć przez kolejny współczynnik obliczony następująco (10 x ½).

Tak uzyskana kwota stanowi proporcjonalnie obliczoną trzynastkę za okres marzec‒grudzień 2023 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy następnie doliczyć 1/10 tej kwoty. ©℗