Utrapieniem firm są bardzo obszerne informacje o warunkach zatrudnienia, liczne nowe wnioski pracowników i trudności z zawieraniem umów na próbę i wypowiadaniem tych na czas określony. Tak długofalowe skutki największej od lat noweli kodeksu pracy oceniają pracodawcy i eksperci.

Nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r. (Dz.U. poz. 641), implementowała dwie unijne dyrektywy: 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE oraz 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (tzw. work-life balance). W obydwu przypadkach oznaczało to lawinę zmian w przepisach dotyczących pracodawców, a zwłaszcza w kodeksie pracy. Czas ich wdrożenia firmy mają już za sobą. Nie oznacza to jednak, że mogą odetchnąć z ulgą. Regulacje te nadal stanowią dla nich istotne obciążenie, a zwłaszcza dla ich działów personalnych.

Warunki zatrudnienia

Już w trakcie prac legislacyjnych nad nowelizacją wieszczono, że to będzie zmiana, która mocno obciąży pracodawców. O co chodzi? O poważne rozbudowanie informacji dla pracowników o warunkach ich zatrudnienia. Nowością jest m.in. to, że w informacji tej trzeba wskazać dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, odpoczynki, nadgodziny i rekompensatę za nie, zasady przemieszczania się między miejscami pracy, a także wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu (nie tylko tego wypoczynkowego).

– Ten obowiązek został znacząco poszerzony o katalog nowych informacji, a także rozbudowano te dotychczas wymagane o bardzo szczegółowe kwestie. W wyniku tej zmiany firmy musiały przygotować nowe formularze informacyjne dla zatrudnianych pracowników, poszerzone m.in. o informacje na temat polityki szkoleniowej pracodawcy czy przerw w pracy. Spowodowało to zwiększenie formalizmu przy zatrudnianiu pracowników i obciążyło działy kadr, które musiały stworzyć nowe formularze, aby sprostać ustawowym wymaganiom – wskazuje Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP.

– Opracowanie tej nowej informacji było dla firm wyzwaniem ze względu na dużą szczegółowość takiego dokumentu. Firmy przygotowywały wzory dla poszczególnych kategorii pracowników. Inne wzory były też tworzone w przypadku różnych dodatkowych składników wynagrodzenia. A także odrębne wzory były ustalane dla umowy na okres próbny, na czas określony i nieokreślony – wyjaśnia Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan. Jak wskazuje, wprawdzie firmy wdrożenie tej zmiany ogólnie mają już za sobą, ale nadal pozostaje obowiązek aktualizacji informacji o warunkach pracy.

– Ta kwestia niepokoi pracodawców do dziś. Aktualizacja będzie konieczna w razie zmiany warunków, np. wtedy, gdy pracownik przechodzi na pracę zdalną i praca ta jest wykonywana w kilku miejscach albo gdy nastąpi jakakolwiek zmiana w obszarze dodatkowych warunków wynagradzania nieujętych w umowie o pracę. Nową informację trzeba przekazać najpóźniej w dniu, gdy te warunki wchodzą w życie – zaznacza Robert Lisicki. Zwraca przy tym uwagę, że duże firmy, z rozbudowanymi działami HR na pewno mają świadomość potrzeby takiej aktualizacji. – Pytanie, na ile tę świadomość mają mniejsze podmioty. Tymczasem to, czy pracodawcy terminowo realizują ten obowiązek, może być przedmiotem oceny ze strony Państwowej Inspekcji Pracy – zauważa.

Ekspert przypomina, że pracodawcy w minionym roku mieli też wiele wątpliwości co do stosowania nowych regulacji (m.in. były pytania, czy w związku z wymogiem poinformowania o płatnych urlopach wskazywać w niej urlopy macierzyński, rodzicielski czy ojcowski – PIP udzieliła negatywnej odpowiedzi na to pytanie, ze względu na to, że są one finansowane z systemu ubezpieczeń społecznych, a nie przez pracodawcę).

– Poza tym nowe wymogi bardzo skomplikowały życie firmom wysyłającym pracowników za granicę, zwłaszcza w ramach delegowania do innych państw członkowskich UE. Tu również bowiem przekazywane informacje zostały mocno rozszerzone, co jest szczególnie kłopotliwe zwłaszcza wtedy, gdy delegowanie ma charakter dynamiczny i obejmuje np. dwa–trzy państwa członkowskie – zauważa.

Nowe stare umowy

Jedną z istotniejszych zmian dla pracodawców, wprowadzonych 26 kwietnia 2023 r., jest też wymóg uzasadniania wypowiedzeń umów na czas określony. W firmach uzwiązkowionych oznacza to też konieczność przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową.

– To obecnie chyba największe wyzwanie i obciążenie dla działów kadrowo-płacowych. Wskazanie przyczyn wypowiedzenia umów na czas określony jest zadaniem niełatwym tym bardziej, że później te przyczyny muszą się obronić w sądzie – zauważa dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego.

Obecnie ma to tym większe znaczenie, że od końcówki kwietnia ub.r. w przypadku umów terminowych sąd może nie tylko, jak dotychczas, przyznać odszkodowanie, lecz także przywrócić do pracy.

Ponadto wciąż obciążeniem dla działów kadr są zmiany w umowach na okres próbny. Okres ten może być maksymalnie trzymiesięczny, ale też jego długość zależy od przewidywanego czasu trwania późniejszej umowy na czas określony. Jeśli umowa ta ma być później zawarta na czas do sześciu miesięcy, to okres próbny powinien trwać miesiąc, a jeśli późniejsza umowa będzie zawarta co najmniej na sześć, ale mniej niż dwanaście miesięcy – okres próbny wynosi dwa miesiące. – Trzeba więc pilnować tych terminów, a to komplikuje pracę działów kadr – zaznacza dr Łuczak.

– Polski ustawodawca określił długość próby od nowej przesłanki – zamiaru zawarcia umowy na czas określony po zakończeniu okresu próbnego. Próżno jednak szukać definicji zamiaru w kodeksie i innych ustawach z zakresu prawa pracy. Pracodawcy więc mają problem z interpretacją tego przepisu, pojawiają się wątpliwości, czy zamiar, który jest kluczowy przy zawieraniu umów na próbę, można zmienić i jakie będą tego konsekwencje – zauważa Katarzyna Siemienkiewicz. Ekspertka wskazuje również, że przepisy dotyczące tych umów zostały zredagowane na podstawie konstrukcji tego rodzaju umów, które w Polsce nie obowiązują. – W innych krajach UE nie funkcjonuje odrębna umowa o pracę na okres próbny, okres próby zaś stanowi część zawieranej umowy na czas określony lub nieokreślony. Dlatego też na gruncie polskich przepisów reguła ta nie powinna znaleźć zastosowania – stwierdza.

Dezorganizacja pracy

Firmy narzekają również na to, że nowela k.p. wprowadziła wiele przepisów, które przewidują możliwość składania przez pracowników różnego rodzaju wniosków. A te przecież trzeba obsłużyć.

– Działy personalne zwracają uwagę na dużą liczbę nowych wniosków, które teraz do nich napływają. Do każdego przewidziany jest inny tryb, inny termin odpowiedzi, nieraz też konieczność odpowiedniego uzasadnienia odmowy. To też obciąża. Problemem jest również duża liczba regulacji, które pozwalają wnioskować o zmianę w organizacji pracy, co dla firm stanowi duże utrudnienie – zaznacza Robert Lisicki. Przykładowo, jak wskazuje, taki charakter mają wnioski pracowników o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki zatrudnienia (m.in. o zmianę rodzaju pracy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy). Wpływ na funkcjonowanie firmy mają też wnioski o zastosowanie do pracownika elastycznej organizacji pracy (w jej ramach można wnioskować o obniżenie wymiaru czasu pracy, pracę zdalną, a także o objęcie rozkładem czasu pracy: ruchomym i indywidualnym, a także systemem: przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej).

– Organizację czasu pracy destabilizują też wnioski pracowników o zwolnienia z powodu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. W ten sposób bowiem zatrudniony może w zasadzie ad hoc wyrwać sobie z harmonogramu godzinę, dwie czy nawet cały dzień. I niestety wielu pracowników wykorzystuje te dni jako dodatkowe dni urlopowe. Wręcz niektórzy mówią wprost, że mają 30 dni płatnego urlopu – 26 wypoczynkowego, 2 dni na dziecko i 2 dni siły wyższej – zauważa dr Paweł Łuczak.

Wpływ na organizację pracy w firmie ma też przepis przewidujący, że pracownika wychowującego dziecko do 8. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w nadgodzinach, porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy (nowelizacja podwyższyła wiek dziecka z 4 do 8 lat). Jest to utrudnieniem zwłaszcza w tych firmach, gdzie funkcjonuje zmianowy system pracy oraz przy wykonywaniu prac związanych z częstymi wyjazdami w delegację (więcej na ten temat: „Work-life balance do poprawki”, DGP nr 6/2024). ©℗

Skutki wprowadzonych zmian w kodeksie pracy / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe