Będzie tak wtedy, gdy firma, w której ubezpieczony kiedyś pracował, złożyła raport informacyjny. Były zatrudniony dowie się o tym np. z dokumentów podatkowych przesyłanych co roku przez zakład
Pracodawcy lub zleceniodawcy, którzy chcą skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, muszą złożyć za ubezpieczonych raporty informacyjne. W raportach tych muszą przekazać dodatkowe dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Dzięki temu zobowiązani będą przechowywać akta jedynie przez 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport ten został złożony), a nie jak dotychczas przez 50 lat od ustania zatrudnienia.

Wraz z zakończeniem pracy

Płatnicy składek, decydując się na przekazanie raportów informacyjnych za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnili po raz pierwszy w latach 1999–2018, zobowiązani są w pierwszej kolejności złożyć oświadczenie o zamiarze ich przekazania (formularz ZUS OSW). Mogą to zrobić w każdym czasie. Mają również możliwość odwołania tego oświadczenia, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Płatnicy składek, którzy złożyli oświadczenie na formularzu ZUS OSW i go nie odwołali, raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców wciąż zatrudnionych zobowiązani zaś są przekazać wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń społecznych.
Reklama
Obowiązki płatników są nieco zróżnicowane – w zależności od tego, czy raport ZUS RIA został przekazany za pracownika czy za zleceniobiorcę.

Reklama
W pierwszym przypadku płatnik składek zobowiązany jest przekazać pracownikowi kopię przekazanego raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające wykonywanie:
  • pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.) w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.;
  • pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.
Ponadto pracodawca, przekazując byłemu pracownikowi kopię raportu informacyjnego ZUS RIA, zobowiązany jest go pouczyć o:
  • zmienionym okresie przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, skróconym do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny;
  • prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji;
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.
Wymienione obowiązki również mają na celu uświadomienie pracownikowi, że jego dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez dużo krótszy okres niż dotychczas, jak również zasugerowanie możliwości uzyskania kopii tej dokumentacji (gdy nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania) lub odbioru oryginalnej dokumentacji (po upływie tego okresu).
Nieco węższy zakres obowiązków wobec ubezpieczonego ma zleceniodawca, który przekazał wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych raport ZUS RIA za zleceniobiorcę. Z uwagi na to, że ustalając prawo do wcześniejszej emerytury, emerytury pomostowej lub emerytury powszechnej z rekompensatą, ZUS uwzględnia wyłącznie okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w (o) o szczególnym charakterze w ramach stosunku pracy, zleceniodawca nie powinien przekazywać dokumentacji potwierdzającej wykonywanie pracy ,,szczególnej” np. w ramach umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług. Zleceniodawca ma natomiast, podobnie jak pracodawca, obowiązek przekazania ubezpieczonemu – zleceniobiorcy, kopii przekazanego raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o:
  • zmienionym okresie przechowywania dokumentacji zleceniobiorcy skróconym do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny,
  • prawie do odbioru dokumentacji zleceniobiorcy w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Z podatkiem

Ustawa zmieniająca – niejako w celu podwójnego zabezpieczenia możliwości wyjaśnienia przez ubezpieczonego danych przekazywanych w raportach ZUS RIA – również na ZUS nałożyła obowiązek poinformowania go o przekazaniu przez płatnika składek tego dokumentu. Co do zasady Zakład jest zobowiązany poinformować ubezpieczonego (pracownika/zleceniobiorcę) o przekazaniu za niego przez płatnika składek raportu w informacji o stanie konta ubezpieczonego (IOSKU) przesyłanej za rok, w którym raport został złożony.
Jeżeli jednak do osoby uprawnionej do świadczenia, za którą został przekazany raport ZUS RIA, nie jest wysyłana informacja o stanie konta ubezpieczonego, a osoba ubezpieczona ma ustalone prawo do świadczenia emerytalno-rentowego i świadczenie to pobiera, o przekazaniu wymienionego raportu ZUS informuje wraz z rocznym rozliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu (wraz z deklaracją PIT-40A/11A) przesyłanych za rok, w którym raport ZUS RIA został złożony.
W związku z tym, że pierwsze raporty ZUS RIA mogą już wpływać w 2019 r., ZUS po raz pierwszy wykona obowiązek poinformowania ubezpieczonego o przekazaniu raportu informacyjnego odpowiednio w informacji o stanie konta ubezpieczonego za 2019 r. lub przy rocznym rozliczeniu podatku (ewentualnie wraz z imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu), przesłanych za 2019 r.
Ponadto dla osób, które utworzyły profil informacyjny w systemie teleinformatycznym (profil na PUE ZUS), ZUS udostępni ubezpieczonemu informację o przekazaniu raportu w formie elektronicznej na jego profilu PUE ZUS.

Pracodawca zwolniony

Jeżeli płatnik przekazał raport ZUS RIA już po wyrejestrowaniu pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych, ustawa zwalnia go z obowiązku przekazania ubezpieczonemu kopii tego raportu oraz poinformowania go o wymienionych wyżej okolicznościach (do czego zobowiązany jest wówczas, gdy przekazuje raport wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń). Jest to przede wszystkim związane z możliwymi trudnościami w ustaleniu adresu pracownika, na które może napotkać pracodawca w takim przypadku, szczególnie wówczas, gdy raport informacyjny przekazał za niego po dłuższym czasie od zakończenia stosunku pracy lub rozwiązania umowy-zlecenia.
Ustawodawca postanowił, że w takich przypadkach wszystkie obowiązki informacyjne płatnika składek (poza przekazaniem kopii raportu informacyjnego) przejmie ZUS. Tym samym ZUS będzie miał obowiązek pouczyć ubezpieczonego (odpowiednio w informacji o stanie konta ubezpieczonego lub przy rozliczeniu podatku) o tym, że:
  • płatnik składek będzie przechowywał dokumentację pracowniczą oraz dokumentację zleceniobiorcy przez 10 lat,
  • ubezpieczony ma prawo do odbioru tej dokumentacji w określonym terminie.
Ponadto, w przypadku byłego pracownika, ZUS musi go poinformować, że ma on prawo do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej oraz że ma obowiązek wystąpienia do pracodawcy o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej lub pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. ©℗
WAŻNE Płatnicy składek, aby złożyć raport informacyjny, muszą wcześniej doręczyć ZUS specjalne oświadczenie o takim zamiarze. Jeśli go nie odwołają, do czego mają prawo, to na przekazanie raportu za pracowników i zleceniobiorców mają cały rok.
W jakim celu…
raport informacyjny
Przekazanie pracownikowi kopii raportu informacyjnego ma przede wszystkim na celu umożliwienie mu skonfrontowania danych przekazanych w tym raporcie ze stanem faktycznym dotyczącym własnego zatrudnienia i podjęcie ewentualnie interwencji w celu skorygowania przekazanych danych. Należy bowiem mieć na uwadze, że w związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat w określonych sytuacjach, gdy ustalenie prawa lub wysokości świadczenia emerytalno-rentowego nastąpi po upływie tego skróconego okresu, a pracownik nie będzie miał tej dokumentacji (lub jej kopii), nie będzie już możliwe przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia prawidłowych danych.
… dokumenty potwierdzające okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze
Ma to na celu umożliwienie pracownikowi udowodnienia przed organem rentowym ZUS lub w postępowaniu odwoławczym przed sądem, że praca wykonywana na określonym stanowisku pracy była istotnie pracą w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze. W niektórych sytuacjach informacja o rodzaju i okresie takiej pracy może być bowiem dla ZUS niewystarczająca do uznania tej pracy za ,,pracę szczególną”. Zakład bada wówczas faktyczny charakter wykonywanej przez pracownika pracy, np. w oparciu o zakres obowiązków wnioskodawcy na danym stanowisku pracy. Tak więc przekazanie pracownikowi dokumentacji potwierdzającej wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze może być dla niego bardzo istotne, gdy będzie ubiegał się o przyznanie wcześniejszej emerytury lub emerytury pomostowej, bądź też będzie składał wniosek o emeryturę z rekompensatą za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, przysługującą po ukończeniu powszechnego wieku emerytalnego.
Podstawa prawna
Art. 3–8 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).