W 2024 r. weekend majowy wypada niezwykle korzystnie pod względem liczby dni urlopu, które trzeba wykorzystać, by uzyskać możliwie najdłuższy nieprzerwany odpoczynek. Brzmi bardzo zachęcająco, prawda? Jednak nasze plany urlopowe może pokrzyżować pracodawca.
W 2024 r. weekend majowy wypada niezwykle korzystnie pod względem liczby dni urlopu, które trzeba wykorzystać, by uzyskać możliwie najdłuższy nieprzerwany odpoczynek. Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, pracujący od poniedziałku do piątku, który weźmie zaledwie jeden dzień urlopu 2 maja, będzie odpoczywał aż pięć dni. Natomiast gdy wykorzysta dodatkowe dwa dni urlopu w dniach 29–30 kwietnia, łącznie z weekendami może zyskać aż dziewięć dni wolnego.
Brzmi bardzo zachęcająco, prawda? Jednak nasze plany urlopowe może pokrzyżować pracodawca.
Trzeba zaplanować wcześniej
W art. 163 par. 1 kodeksu pracy ustanowiono zasadę, zgodnie z którą urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Plan urlopów nie obejmuje jednak przysługujących pracownikowi czterech dni urlopu na żądanie.
Zgodnie z art. 163 par. 11 kodeksu pracy pracodawca nie prowadzi planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub gdy w danym zakładzie pracy jej nie ma. W takich przypadkach pracodawca uzgadnia termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.
Niezależnie od tego, czy urlop został ustalony w planie urlopów, czy indywidualnie, pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy na wykorzystanie wolnego w określonym terminie. Plan urlopów nie ma charakteru konstytutywnego, tj. nie uprawnia pracownika do wystąpienia z żądaniem udzielenia urlopu w okresie wynikającym z tego planu. Ponadto do rozpoczęcia urlopu nie upoważnia pracownika samo złożenie wniosku o jego udzielenie. Nawet w sytuacji, gdy z powodu nieobecności osób upoważnionych do udzielenia urlopu pracownik nie miał możliwości uprzedniego uzyskania takiej zgody (wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08).
Kara za brak urlopu
Pracownik ma obowiązek wykorzystania urlopu, a pracodawca – udzielenia go w ustalonym terminie. Niewykonanie tych obowiązków – mimo braku okoliczności uzasadniających przesunięcie terminu urlopu – wywołuje takie skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z naruszeniem obowiązków pracownika i pracodawcy. Pracownik może w szczególności ponieść odpowiedzialność porządkową za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, a pracodawca – za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w art. 282 par. 1 pkt 2 kodeksu pracy.
Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Warszawie, w wyroku z 23 listopada 2016 r. (sygn. akt III APa 61/15): „Wniosek urlopowy pracownika, zarówno w przypadku urlopu wypoczynkowego bieżącego i zaległego, jak i urlopu na żądanie, stanowi niewiążące pracodawcy żądanie pracownika. Pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Znaczy to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku korygowana jest potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy. W tym względzie odróżnienia wymaga wynikający wprost z art. 161 w zw. z art. 171 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320) bezwzględny obowiązek udzielenia urlopu w ogóle (urlopu jako takiego) od obowiązku udzielenia urlopu w żądanym terminie, który to jest obowiązkiem względnym dla pracodawcy. Co prawda wyłącznym dysponentem w zakresie wymiaru oraz okresu skorzystania z urlopu jest pracownik, jednakże w każdym przypadku pracodawca pozostaje decydentem co do rozpoczęcia korzystania przez pracownika z uprawnień urlopowych”.
Przesunięcie i odwołanie urlopu
W myśl art. 164 kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jest ono także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Co może stanowić te szczególne potrzeby pracodawcy? Mogą mieć podłoże ekonomiczne (np. otrzymanie nowego zamówienia), organizacyjne (np. nieobecność innego pracownika) lub techniczne (np. awaria urządzenia). Ich wystąpienie będzie uzasadniać przesunięcie terminu urlopu tylko wówczas, gdy konsekwencją nieobecności byłoby poważne zakłócenie toku pracy. Ponadto szczególne potrzeby pracodawcy powinny wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie planowania urlopu.
W niektórych wyjątkowych sytuacjach pracodawca może nawet odwołać pracownika z udzielonego mu wcześniej urlopu. Będzie tak, gdy zajdą okoliczności, na skutek których będzie wymagana obecność pracownika w zakładzie pracy, czego nie dało się przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu. Niemożność przewidzenia potrzeby obecności pracownika w pracy w chwili rozpoczynania urlopu odróżnia odwołanie go z urlopu od przesunięcia terminu jego wykorzystania w trybie art. 164 par. 2 k.p.
W takim przypadku oczywiście pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Chodzi o koszty, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu (dodatkowe koszty podróży powrotnej pracownika i członków jego rodziny oraz opłaty poniesione na część wypoczynku niewykorzystaną przez pracownika i członków jego rodziny, jeżeli nie podlegały zwrotowi przez organizatora wyjazdu). Obowiązek udokumentowania poniesionych kosztów ma pracownik.
A może urlop na żądanie?
Zgodnie z art. 1672 kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”.
Chociaż ten przepis przyznaje pracownikowi prawo do decydowania o terminie wykorzystania urlopu na żądanie, to nie oznacza on jednak pozbawienia pracodawcy kompetencji do jego udzielania. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., II PK 26/08).
Zatem pracownik także i w tym przypadku nie może rozpocząć urlopu, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody. Jednak pracodawca może akceptować sytuację, w której samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu jest równoznaczne z jego udzieleniem. W takim przypadku mamy do czynienia z dorozumianym podjęciem przez pracodawcę decyzji o udzieleniu urlopu na żądanie (wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 2018 r., II PK 199/17).
Jak widać, pracodawca nie ma obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w weekend majowy, jeżeli nie został on ujęty w planie urlopów lub indywidualnie uzgodniony pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Ponadto nawet jeżeli urlop został wcześniej zaplanowany, to pracodawca ma możliwość niewyrażenia zgody na jego wykorzystanie, jeżeli wystąpią szczególne potrzeby pracodawcy, grożące poważnym zakłóceniem toku pracy w wyniku nieobecności pracownika. W takim przypadku będziemy mieli do czynienia z przesunięciem terminu urlopu.
Jeśli zaistniały okoliczności, które wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy i których nie dało się przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu, pracodawca ma możliwość odwołania z urlopu. ©℗
