Czy wniosek urlopowy zawsze musi być złożony w formie pisemnej?

Pracownik po urlopie rodzicielskim poinformował kadrową o zamiarze wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Uczynił to telefonicznie w formie kategorycznej, bez zapytania o moją zgodę. Czy można uznać to zachowanie za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych polegające na samodzielnym udzieleniu sobie urlopu przez pracownika?

Przede wszystkim należy wskazać, że podstawową zasadą prawa pracy jest prawo pracownika do wypoczynku. Pracownikowi przysługuje zatem prawo do corocznego, nieprzerwanego płatnego urlopu wypoczynkowego. Celem tego urlopu jest umożliwienie pracownikowi regeneracji sił psychicznych i fizycznych nadwątlonych pracą. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlop jest udzielany przez pracodawcę, bez jego zgody pracownik nie może skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Zasada ta dotyczy nawet urlopu na żądanie określonego w art. 1672 kodeksu pracy (tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 40/16). Urlop wypoczynkowy jest udzielany w konkretnych dniach (art. 1542 par. 1 k.p.).

Zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Zasadą jest, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu na żądanie. W tym przypadku żądanie udzielenia urlopu pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Pracodawca może zrezygnować z ustalania planu urlopów w przypadku uzyskania na to zgody zakładowej organizacji związkowej (zakładowych organizacji związkowych). Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, to może on samodzielnie podjąć decyzję o odstąpieniu od ustalania planu urlopów.

Należy zwrócić ponadto uwagę na par. 6 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie), zgodnie z którym pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego. Ustawodawca nie precyzuje, jakie dokumenty dotyczące urlopów wypoczynkowych pracodawca ma przechowywać. Mogą to być wnioski urlopowe, plan urlopów lub oświadczenia pracowników, w których zobowiązują się w określonym terminie wykorzystać urlop zaległy.

Analizując powyższe przepisy, trzeba wskazać, że ustawodawca nie nałożył na pracodawcę obowiązku sporządzania dokumentacji urlopowej w formie pisemnej. Zatem teoretycznie pracodawca mógłby nie posiadać żadnej dokumentacji w formie pisemnej odnoszącej się do urlopów wypoczynkowych. Z żadnego bowiem przepisu k.p. i rozporządzenia nie wynika obowiązek sporządzania kart urlopowych ani składania wniosków urlopowych w formie pisemnej. Również w literaturze podkreśla się, że przepisy nie określają sformalizowanej formy wniosku („Komentarz do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej” [w:] „Prawo pracy. Rozporządzenia. Komentarz”, red. K.W. Baran, Warszawa 2020). Tym samym pracodawca mógłby dopuścić formę ustną składania wniosku urlopowego. Oczywiście pracodawca mógłby (właściwie powinien) zaznaczać na kartach ewidencji czasu pracy okres przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym. Byłby to jedyny i wystarczający w mojej opinii dowód udzielania pracownikom urlopu wypoczynkowego.

Po urlopach związanych z rodzicielstwem

W kontekście opisywanej sytuacji trzeba jeszcze zwrócić uwagę na art. 163 par. 3 k.p., zgodnie z którym na wniosek pracownicy pracodawca udziela jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także ojca wychowującego dziecko lub innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu. Nie ma znaczenia zgoda pracodawcy, bo k.p. przesądza o braku możliwości odmowy udzielenia urlopu pracownikowi, który wraca do pracy, po zakończonym urlopie związanym z rodzicielstwem.

SN w wyroku z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, zwrócił uwagę, że wspomniany art. 163 par. 3 k.p. stanowi wyjątek od zasady wyrażonej w art. 163 par. 1 k.p., w myśl której przy ustalaniu planu urlopów (w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową) pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Regulacja ta oznacza, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej osobistej opieki.

Ważne okoliczności

Podobny do opisywanej sytuacji stan faktyczny był przedmiotem rozważań SN. W wyroku z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, SN rozpatrywał spór pracodawcy z pracownicą, która po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego nie stawiła się w pracy, w związku z czym pracodawca rozwiązał z nią umowę o pracę bez wypowiedzenia. Wcześniej pracownik działu kadr udzielił pracownicy i jej mężowi informacji, że nie otrzyma ona ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, bo będzie mogła wykorzystać urlop bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. W związku z taką informacją pracownica nie złożyła wniosku urlopowego i nie stawiła się pracy, będąc przeświadczona, że wykorzystuje urlop wypoczynkowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. U pracodawcy obowiązywała forma pisemna wniosków urlopowych, jednak, jak ustalił sąd, nie była ona stosowana konsekwentnie. Podobnie liczne wyjątki miała zasada składania przez pracodawcę podpisów na wnioskach pracowników, oznaczających akceptację urlopu. SN zwrócił uwagę na art. 163 par. 1 k.p., który nie przewiduje formy pisemnej dla wniosków o urlop składanych przez innych pracowników. Oznacza to, że wniosek o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego pracownica mogłaby złożyć w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

SN ustalił, że przyczyną nieobecności pracownicy w pracy było przekonanie, że korzysta z zaległego urlopu wypoczynkowego. W ocenie sądu ta okoliczność ma ważne znaczenie w ocenie zachowania pracownicy i nie pozwala na postawienie jej zarzutu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

SN w omawianym wyroku powołał się na wyrok z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 126/99, w którym SN wyraził pogląd, zgodnie z którym pracownikowi nie można postawić zarzutu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli występują okoliczności usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu nieobecności. Za okoliczność usprawiedliwiającą nieobecność w pracy może być bowiem uznana nie tylko choroba pracownika lub inne przeszkody niezależne od niego, lecz także jego pomyłka bądź też błędne przeświadczenie co do faktycznego lub prawnego stanu rzeczy.

Można zatem uznać, że także w opisywanej sytuacji zachowania pracownika nie można uznać za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. ©℗