Przyczyna wypowiedzenia powinna być konkretna, ale nie musi być szczegółowa

Chciałbym rozwiązać umowę z pracownikiem. Wielokrotnie zwracałem mu uwagę, żeby przykładał się do pracy. Mimo moich uwag pracownik w sposób lekceważący podchodzi do swoich obowiązków. Czy przygotowując wypowiedzenie, muszę odnotować w jego treści każde zwrócenie uwagi, a może wystarczy ogólnie podać brak zaangażowania w pracę mimo upomnień? A może najlepiej ująć te okoliczności zbiorczo jako „utrata zaufania”? Czy takie określenie przyczyny wypowiedzenia zapewni wygraną przed sądem pracy w razie ewentualnego odwołania?

Nie ma wątpliwości, że wypowiedzenie jest uznawane za zwykły sposób rozwiązania stosunku pracy. Przyczyna wypowiedzenia nie musi mieć zatem szczególnej wagi lub nadzwyczajnej doniosłości. W orzecznictwie podkreśla się jednak, że nie oznacza to przyzwolenia na arbitralne, dowolne i nieuzasadnione lub sprzeczne z zasadami współżycia społecznego wypowiedzenie umowy o pracę (por. I teza wyroku Sądu Najwyższego z 30 stycznia 1976 r., sygn. akt I PRN 52/75, Praca i Zabezpieczenie Społeczne 1977, nr 10, s. 69).

Przyczyna wypowiedzenia powinna być wskazana w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zgodnie z art. 30 par. 4 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Oprócz tego trzeba pamiętać, że oświadczenie to musi zostać sporządzone w formie pisemnej, zawierać przyczynę wypowiedzenia oraz zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest przeprowadzenie konsultacji w trybie określonym w art. 38 k.p. (konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową). Tak przygotowane rozwiązanie umowy o pracę będzie spełniało wymogi formalnoprawne określone przez k.p.

W judykaturze SN (wyrok z 23 maja 2019 r., sygn. akt III PK 71/18, LEX nr 2673109) przyjmuje się zgodnie, że celem regulacji zawartej w art. 30 par. 4 k.p. jest umożliwienie pracownikowi obrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę (jej warunków), a zatem określenie przyczyn wypowiedzenia powinno być na tyle konkretne i precyzyjne, aby umożliwiało mu rzeczową obronę w razie ewentualnego procesu. Z tego właśnie względu wskazanie przyczyny (przyczyn) wypowiedzenia przesądza o tym, że spór przed sądem pracy może się toczyć tylko w jej (ich) granicach. Okoliczności podane pracownikowi w uzasadnieniu decyzji o wypowiedzeniu stosunku pracy (jego warunków), a następnie ujawnione w postępowaniu sądowym, muszą być takie same. Pracodawca nie może powoływać się przed sądem na inne przyczyny mogące przemawiać za słusznością wypowiedzenia.

Szczególna sytuacja może mieć miejsce, gdy pracodawca w oświadczeniu o wypowiedzeniu przedstawia kilka okoliczności przemawiających za rozwiązaniem stosunku pracy. W wyroku z 14 kwietnia 2015 r., sygn. akt II PK 140/14, SN wyraził pogląd, że w takim przypadku trzeba ustalić, jak kształtuje się stosunek przyczyn zasadnych do niezasadnych. Pracodawcy często bowiem wskazują kilka podstaw rozwiązania stosunku pracy, dobierając je losowo. Można uznać za wystarczające, gdy zasadna okazuje się jedna spośród dwóch lub trzech przyczyn, ale trudno aprobować takie stanowisko, gdy pracodawca wskazuje ich kilka (kilkanaście). Wówczas przyczyny zasadne muszą stanowić istotną proporcję wszystkich przyczyn ujętych przez pracodawcę w wypowiedzeniu.

Niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków

Wprawdzie samo podanie w wypowiedzeniu umowy o pracę „niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków” nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny (zob. wyrok SN z 1 października 1997 r., sygn. akt I PKN 315/97, OSNAPiUS 1998, nr 14, poz. 427), to jednak ogólne wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy nie narusza art. 30 par. 4 k.p., jeżeli w okolicznościach konkretnej sprawy stanowi uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach doręczonych pracownikowi i zamieszczonych w jego aktach osobowych (por. wyrok SN z 24 lutego 1998 r., sygn. akt I PKN 538/97, OSNAPiUS 1999, nr 3, poz. 86). Wymóg konkretności przyczyny może być spełniony również przez wskazanie kategorii zdarzeń, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że szczegółowe motywy wypowiedzenia są pracownikowi znane, np. z racji zajmowanego stanowiska i związanego z nim dostępu do informacji zakładu czy też stopnia wykształcenia i poziomu kwalifikacji zawodowych (por. wyrok SN z 28 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 175/99, OSNAPiUS 2000, nr 21, poz. 787; oraz z 5 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 446/02, LEX nr 109671). Taka sytuacja może też mieć miejsce w związku ze szczegółowym przedstawieniem pracownikowi zarzutów bezpośrednio przed rozwiązaniem umowy o pracę (por. uzasadnienie wyroku SN z 26 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 670/99, OSNAPiUS 2001, nr 22, poz. 663), wręczeniem wypowiedzenia bezpośrednio po pisemnej negatywnej ocenie efektów pracy danej osoby (por. uzasadnienie wyroku SN z 2 września 1998 r., sygn. akt I PKN 271/98, OSNAPiUS 1999, nr 18, poz. 577) lub po rozmowach z przełożonymi (por. uzasadnienie wyroku SN z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 112/06, LEX nr 247785).

Utrata zaufania

Niewątpliwie nie jest możliwe wypracowanie uniwersalnego wzorca spełniającego warunek konkretności przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę. Bardzo często w praktyce jako przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę wskazuje się utratę zaufania. Nie ulega wątpliwości, że jest to wystarczająca przesłanka do uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę. Nie oznacza to, że podanie takiej przyczyny będzie zawsze skuteczne/wystarczające i pozbawi pracownika możliwości dochodzenia bezskuteczności wypowiedzenia przed sądem. Utrata zaufania jak każda inna przyczyna wypowiedzenia będzie weryfikowana i jej ocena będzie zależała od ustaleń faktycznych dokonanych przez sąd. Jak bowiem zauważył SN w wyroku z 26 marca 1998 r., sygn. akt I PKN 565/97 (OSNAPiUS 1999, nr 5, poz. 165), powołanie się na utratę zaufania i poparcie tego stwierdzenia postawieniem konkretnych zarzutów jest wystarczające dla wypełnienia obowiązku przewidzianego w omawianym przepisie. Konsekwencją tego jest wniosek, że pracodawca, który podał tę właśnie przyczynę wypowiedzenia oraz fakty, które ‒ w jego ocenie ‒ legły u jej podstaw, spełnił wymagania co do formy wypowiedzenia.

Jak zatem zauważył SN, trzeba odróżnić dwie sytuacje. Spełnienie obowiązku podania przyczyny jest wystarczające do zachowania wymogów formalnych wymaganych przez k.p., ale nie oznacza automatycznie, że podana przyczyna jest prawdziwa i rzeczywista. Nawet podanie wielu przyczyn uzasadniających wypowiedzenie może się okazać niewystarczające, gdy w toku postępowania sądowego okaże się, że nie mają one potwierdzenia w dokonanych przez sąd ustaleniach faktycznych. Dlatego choć wydaje się, że utrata zaufania jest przyczyną, którą łatwo możemy zarzucić pracownikowi, to należy pamiętać, że w razie sporu z pracownikiem trzeba będzie znaleźć dowody uzasadniające tę przyczynę.

Powody znane wcześniej

Warto zwrócić uwagę także na sytuację, gdy pracownik otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę bezpośrednio po negatywnej pisemnej ocenie efektów jego pracy. W takiej sytuacji bowiem przyczyna wypowiedzenia będzie oceniana w powiązaniu z oceną jego pracy. Podobnie należy oceniać przyczynę wypowiedzenia, którą zajmował się SN w wyroku z 24 lutego 1998 r. (sygn. akt I PKN 538/97, OSNP 1999, nr 3, poz. 86), gdy w aktach osobowych pracownika znajdowało się pięć pisemnych upomnień za różnego rodzaju zachowania uchybiające pracowniczym powinnościom nauczyciela, spośród których przynajmniej dwa dotyczyły zdarzeń poprzedzających wypowiedzenie. Były to upomnienia za niewpisywanie zajęć do dziennika lekcyjnego oraz za brak opieki nad młodzieżą uczestniczącą w rekolekcjach, podważanie autorytetu dyrektora szkoły wobec uczniów i niekulturalne zachowanie się w klasie. W takiej sytuacji lakoniczne sformułowanie pisma o wypowiedzeniu umowy „z powodu braku dyscypliny pracy” może być, w ocenie SN, traktowane jako swoiste uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach skierowanych do pracownika i umieszczonych w jego aktach osobowych. Wymaganego przez art. 30 par. 4 k.p. wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie nie należy bowiem ‒ w podobnych okolicznościach ‒ rozumieć jako konieczności powtarzania w piśmie o wypowiedzeniu umowy wszystkich wcześniejszych zastrzeżeń co do pracy pracownika. Wystarczy zatem, że pracownik faktycznie wie, jakie jest w istocie uzasadnienie przyczyny wypowiedzenia, określonej jako brak dyscypliny pracy.

Podsumowanie

Pracodawca nie ma zatem obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia w sposób szczegółowy, drobiazgowy, z powołaniem wszystkich faktów i zdarzeń, dokumentów, ich dat oraz wskazaniem poszczególnych działań lub zaniechań.

Nie ma przy tym możliwości opracowania jednego wzoru przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę. Przyczyną rozwiązania umowy o pracę powinno być konkretne, indywidualne zachowanie pracownika, a nie powinien to być odgórnie ustalony katalog przyczyn rozwiązania umowy o pracę. Każdy przypadek rozwiązania umowy o pracę należy rozpatrywać w danym stanie faktycznym. Z tego też powodu nie można rekomendować żadnej przyczyny wypowiedzenia jako dającej gwarancję uniknięcia jej skutecznego kwestionowania przed sądem. ©℗