Mimo że przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) dotyczące planów urlopowych obowiązują od dawna w niezmienionym kształcie, wciąż wywołują wątpliwości. Szczególnie wiele pytań pada przed okresami, gdy wielu pracowników chciałoby skorzystać z urlopu. Odpowiadamy dzisiaj na najczęściej zadawane pytania na ten temat.
ODPOWIEDŹ Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustalenie planu urlopów jest obowiązkiem pracodawcy. Nie jest to jednak tylko odgórna i arbitralna decyzja, musi bowiem wziąć pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Kodeks pracy nie przewiduje ani prymatu wniosku pracownika nad interesem pracodawcy, ani interesu pracodawcy nad interesem pracownika. Powszechnie w literaturze przyjmuje się, że interes pracownika i interes pracodawcy są równoważne, co oznacza, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika, jeżeli stoi on w sprzeczności z jego ważnym interesem.
ODPOWIEDŹ Plan urlopów nie obejmuje całego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Nie obejmuje bowiem części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 k.p., który stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.
ODPOWIEDŹ Obowiązkiem pracodawcy jest podanie planu urlopów do wiadomości pracowników. Pracodawca może to uczynić w dowolny sposób, może wybrać taki, który będzie dla niego najwygodniejszy. Może np. skorzystać z wywieszenia planu w miejscu dostępnym dla pracowników, np. w stołówce czy wewnętrznym intranecie, wyłożyć go w dziale kadr lub przekazać do wiadomości pracowników za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. poprzez e-maile służbowe. Praktyka zakładowa wskaże zatem sposób informowania pracowników o planie urlopów.
ODPOWIEDŹ Kodeks pracy pozwala pracodawcy na zwolnienie się z obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Dotyczy to również pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Zatem jeżeli pracodawca nie chce ustalać planu urlopów, to powinien się zwrócić do organizacji związkowych działających w zakładzie pracy, aby wyraziły zgodę na nietworzenie planu urlopów, bo bez ich zgody nie może tego uczynić. Jeżeli w sprawie ustalenia planu urlopów lub regulaminu pracy organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. W razie rozbieżności stanowisk między organizacjami związkowymi pracodawca sam podejmie decyzje co do ustalania planu urlopów.
ODPOWIEDŹ Podobne pytania dotyczą sytuacji pracownika ‒ czy może zmienić on swoją decyzję co do terminu wykorzystania urlopu, zapisanego w planie urlopów, czy też może go dowolnie modyfikować.
W myśl wyroku Sądu Najwyższego z 5 września 1979 r., sygn. akt I PRN 82/79, plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał.
Odmienne stanowisko zajął SN w uchwale z 6 marca 1980 r., sygn. akt V PZP 7/79, gdzie uznał, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu.
W literaturze można spotkać pogląd (A. Kosut [w:] „Kodeks pracy. Komentarz”, tom II, Art. 114‒304(5), red. K.W. Baran, Warszawa 2020, art. 163), w myśl którego „z konstytutywnego charakteru planu urlopów wynika, że ustalone w nim terminy wiążą strony stosunku pracy i mogą być zmienione tylko wyjątkowo, w przypadkach określonych przepisami prawa”. Autor ten wskazuje przykładowe okoliczności powodujące przesunięcie terminu urlopu, zarówno z mocy prawa (art. 165 k.p.), jak i na wniosek stron stosunku pracy (art. 164 k.p.). Do tych okoliczności autor zaliczył również skorzystanie przez pracodawcę z prawa udzielenia pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.).
W myśl art. 165 k.p., jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
‒ pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.
Z kolei zgodnie z art. 164 par. 1 k.p. przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 par. 2 k.p.). Ponadto w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 167 k.p.).
Niektóre spośród okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy (czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do trzech miesięcy, urlop macierzyński) powodują przerwanie urlopu wypoczynkowego i obowiązek udzielenia niewykorzystanej części w terminie późniejszym (art. 166 k.p.).
Przedstawione przepisy pozwalają na zmianę planu urlopów i jego korygowanie z przyczyn wskazanych w kodeksie pracy. Zmiany planu urlopów mogą nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy, ale także z powodów niezależnych od stron stosunku pracy, jak np. choroba pracownika. Strony stosunku mogą również dokonywać korekty zapisów planu urlopów w drodze porozumienia stron, konsensusu, który osiągną w wyniku przeprowadzonych rozmów.
ODPOWIEDŹ Aby udzielić odpowiedzi na to pytanie, sięgnąć należy po orzecznictwo Sądu Najwyższego. W jednym ze swoich wyroków SN (wyrok z 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 364/98, OSNP 1999, nr 24, poz. 788.) zajął się kwestią poruszaną w pytaniu. W rozpatrywanej sprawie urlop pracownika nie był ujęty w ustalonym planie urlopów. Przyczyną tego stanu rzeczy była jego nieobecność wynikająca z długotrwałej choroby. Pracownik złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego w sekretariacie w czasie nieobecności dyrektora i nie czekając na jego decyzję w sprawie, nie zgłosił się do pracy. Pracownik nie zareagował również na późniejsze pisma pracodawcy informujące go o braku zgody na urlop w czasie przez niego podanym i traktujące jego nieobecność jako odmowę świadczenia pracy, i, co za tym idzie, ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Korespondencja z pracownikiem trwała kilka dni, w czasie których mógł on, w ocenie sądu, zreflektować się i zapobiec podjęciu decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę. Zdaniem SN nieujęcie pracownika w planie urlopów nie stwarzało mu prawa do korzystania z urlopu w dowolnym, wybranym przez niego czasie. Również w takim przypadku udzielenie urlopu należało do pracodawcy, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 163 par. 1 k.p., czyli życzeń pracownika i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownik nie dał pracodawcy możliwości udzielenia urlopu zgodnie z wymaganiami tego przepisu.
Podobny stan faktyczny był przedmiotem postępowania przed SN, którego dotyczy wyrok z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98. Pracownik złożył dwa wnioski o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego i wnioski te nie uzyskały akceptacji jego przełożonego. Mimo odmowy udzielenia urlopu powód nie stawił się do pracy. Konsekwencją takiego zachowania było uznanie przez pracodawcę, że pracownik samowolnie nie przystąpił do pracy mimo braku zgody na korzystanie przez niego z urlopu wypoczynkowego. W związku z tym pracodawca zastosował wobec pracownika art. 52 par. 1 pkt 1 k.p., gdyż naruszył on ciężko podstawowe obowiązki pracownicze poprzez nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. SN uznał, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu. Przepis ten nie może być jednak rozumiany jako bezwzględny nakaz uwzględniania każdego wniosku pracownika o udzielenie urlopu, złożonego w każdym czasie. Świadczy o tym chociażby treść art. 163 k.p., zgodnie z którym urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a więc ich terminy muszą być uzgadniane między pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnieniem takim jest ustalony plan urlopów, a w przypadku jego braku akceptacja osoby upoważnionej przez pracodawcę do udzielania urlopu wypoczynkowego. Konstytucyjne prawo do urlopu nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą. Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu, a samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie może być również traktowane jako uzgodnienie terminu i wymiaru urlopu.
Z kolei w wyroku z 15 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 306/2000, SN uznał, że pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Takie samowolne powstrzymanie się od wykonywania pracy może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
ODPOWIEDŹ Jeżeli pracodawca nie tworzy planu urlopów, to ustalenie terminu następuje w trybie indywidualnym, po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca podejmuje ostateczną decyzję co do rozpoczęcia i zakończenia urlopu, biorąc pod uwagę przedstawiony przez pracownika wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W literaturze przyjmuje się, że odwołanie się w przepisie do porozumienia z pracownikiem należy rozumieć jako podjęcie próby osiągnięcia konsensusu z osobą zatrudnioną (tak B. Cudowski, „Urlop wypoczynkowy i bezpłatny a dodatkowe zatrudnienie” [w:] „Człowiek, Obywatel, Pracownik. Studia z zakresu prawa pracy. Księga jubileuszowa poświęcona Profesor Urszuli Jackowiak”, red. J. Stelina, A. Wypych-Żywicka, Gdańskie Studia Prawnicze 2007/XVII, s. 45).
Pracodawca ma prawo odmówienia pracownikowi udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminie przez niego pożądanym. Kodeks pracy przewiduje jednak wyjątki od tej sytuacji (poza urlopem na żądanie). Zgodnie z art. 163 par. 3 k.p. na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika, ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Pracownik może zatem wykorzystać urlop wypoczynkowy, bez zgody pracodawcy, ale po uprzednim złożeniu wniosku urlopowego w następujących sytuacjach:
- bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 par. 3 k.p.);
- bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 par. 3 w zw. z art. 1821g k.p.);
- bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 par. 3 w zw. z art. 1823 par. 3 k.p.);
- bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 par. 3 w zw. z art. 183 par. 2 k.p.).
Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, zgodnie z którym z art. 163 par. 3 k.p. wynika, że na wniosek pracownicy pracodawca udziela jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Przepis ten stanowi wyjątek od zasady wyrażonej w art. 163 par. 1 k.p., w myśl której przy ustalaniu planu urlopów (w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową) pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Regulacja ta oznacza, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej osobistej opieki. Podobne stanowisko zajął SN w wyroku z 9 marca 2011 r., sygn. akt II PK 240/10.
Ponadto pracodawca na podstawie art. 205 par. 3 k.p. ma obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły.
Są to jedyne sytuacje, kiedy kodeks pracy przewiduje prymat interesu pracownika nad interesem pracodawcy wyrażający się w konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. ©℗
