Dla wielu firm czas wakacji jest także okresem wytężonej pracy. Z tego względu zdarzają się sytuacje, które wymagają natychmiastowej obecności osób, które akurat są na urlopie. To z oczywistych względów budzi liczne pytania o możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Czy takie odwołanie jest możliwe?
Adwokat Martyna Dziedzic z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy wskazuje, że choć Kodeks pracy gwarantuje pracownikom prawo do nieprzerwanego, corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, obowiązujące przepisy przewidują możliwość odwołania zatrudnionego z urlopu, o ile oczywiście wystąpią szczególne i nagłe okoliczności.
Nieprzewidziane okoliczności przyczyną odwołania z urlopu
Zgodnie z art. 167 § 1 k.p., pracodawca może odwołać pracownika z urlopu jedynie wtedy, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Uznaje się zatem, że jest to taki przypadek, gdy obecność pracownika w zakładzie pracy, ze względu na te szczególne okoliczności, jest konieczna. - Innymi słowy, jeśli pracodawca w momencie udzielenia pracownikowi urlopu zdawał sobie sprawę, że w tym okresie mogą zaistnieć takie okoliczności, odwołanie pracownika z urlopu nie będzie możliwe. § 2 wspomnianego artykułu mówi natomiast o tym, że w przypadku odwołania pracownika z urlopu pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu — mówi Martyna Dziedzic.
Jak interpretować wskazane w wyżej wspomnianym przepisie Kodeksu Pracy "nieprzewidziane okoliczności"? - W praktyce takie okoliczności wystąpią np. w przypadku konieczności usunięcia awarii urządzeń bądź też w sytuacji niespodziewanej kontroli dotyczącej stanowiska pracy danego pracownika — wymienia mecenas, z którą rozmawiamy.
Odwołanie z urlopu — kiedy jest możliwe? [PRZYKŁAD]
Przykład:
Pani Janina Kowalska w okresie od 12 do 28 kwietnia 2024 r. ma zaplanowany urlop wypoczynkowy. W tym czasie ma się także rozpocząć audyt w firmie, o którym pracodawca wiedział w momencie uzgadniania z Janiną Kowalską terminu urlopu. Dzień przed urlopem pracodawca zdenerwowanym tonem stwierdził, że niepotrzebnie wyraził zgodę Janinie Kowalskiej na urlop wypoczynkowy w tym czasie, bo przecież bez niej "nie poradzą sobie podczas audytu". Pracodawca nakazał Janinie Kowalskiej, żeby cały czas była pod telefonem, bo może pilnie odwołać ją z urlopu i wówczas ma ona natychmiast stawić się do pracy. Janina Kowalska jest przerażona i nie wie, co ma robić. Na czas urlopu miała bowiem zaplanowany wyjazd do Australii.
Odpowiedź mecenas Martyny Dziedzic: W takim wypadku Janina Kowalska nie będzie musiała stawić się do zakładu pracy, ani pozostawać pod telefonem. Zacząć należy od tego, że pracodawca już w momencie udzielania jej urlopu zdawał sobie sprawę, że obecność Janiny Kowalskiej w zakładzie pracy może być niezbędna — audyt był przecież zaplanowany przed rozpoczęciem przez pracownicę urlopu, wobec czego pracodawca powinien był z góry ustalić, czy pracownica będzie potrzebna podczas przeprowadzania audytu, czy nie.
Druga kwestia dotyczy prawa pracownika do „bycia offline”. Pracodawca, udzielając pracownikowi urlopu wypoczynkowego, musi pamiętać o tym, że pracownik ma prawo do niezakłóconego wypoczynku, a zatem nie może oczekiwać od niego "pozostawania pod telefonem". Podejmowanie obowiązków zawodowych oraz pozostawanie w dyspozycyjności pracodawcy w trakcie urlopu było już przedmiotem orzecznictwa Sądu Najwyższego. Zwracam uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 2017 r. (sygn. akt I PK 130/16), zgodnie z którym jeśli pracownik z własnej woli w czasie urlopu korzysta ze służbowego adresu mailowego oraz programów pracowniczych, nie dochodzi do przerwania urlopu. Co innego, gdyby pracodawca wydał wyraźne polecenie lub gdyby konieczność wykonywania obowiązków pracowniczych w czasie urlopu wynikała z wadliwej organizacji pracy — wówczas doszłoby do zakłócenia odpoczynku pracowniczego. Zapewnienie przez pracodawcę wypoczynku powinno obejmować zwolnienie pracownika z obowiązku pozostawania w gotowości do świadczenia pracy. Definicja urlopu nieprzerwanego obejmuje obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi niezakłóconego wypoczynku”.
Pracodawca każe pozostać na urlopie w kraju? To działanie niezgodne z prawem
- Należy pamiętać także o tym, że udzielając urlopu, pracodawca nie może poczynić zastrzeżenia, że pracownik musi przebywać tylko w miejscu (obszarze, kraju itp.), w którym będzie w zasięgu telefonicznym bądź aby przebywał w strefie czasowej, która umożliwi pracownikowi szybką odpowiedź na wiadomości e-mail - podkreśla adwokat specjalizująca się w prawie pracy. - Takie działanie pracodawcy stanowiłoby istotne ograniczanie prawa pracownika do wypoczynku, niedopuszczalne w świetle przepisów o urlopach wypoczynkowych.
Odwołanie z urlopu — czy możemy odmówić pracodawcy?
W świetle obowiązujących przepisów pracownik nie może odmówić powrotu do zakładu w sytuacji skorzystania przez pracodawcę z prawa do odwołania pracownika z urlopu. - Odwołanie z urlopu stanowi bowiem polecenie pracodawcy, a jak wiemy, polecenie, o ile nie jest sprzeczne z prawem, powinno zostać przez pracownika zrealizowane. Konsekwencje niezasadnej odmowy przerwania urlopu mogą być dla pracownika naprawdę daleko idące. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że za niewykonanie polecenia pracodawcy pracownik może ponieść odpowiedzialność nawet w postaci rozwiązania umowy bez wypowiedzenia — tłumaczy Martyna Dziedzic.
Jak pracodawca ma skutecznie odwołać z urlopu?
W rozmowie z Dziennikiem Gazetą Prawną adwokat odniosła się także do orzecznictwa Sądu Najwyższego, które istotnie wpływa na sytuację pracowników. - Zgodnie z treścią wyroku z 8 marca 2017 r. (sygn. akt II PK 26/16) "pracodawca powinien odwołać pracownika z urlopu w jednoznacznym oświadczeniu woli, które wywołuje skutek w chwili złożenia go pracownikowi w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią". Sąd drugiej instancji uznał w tej sprawie, że przekazanie pracownikowi w trakcie rozmowy telefonicznej jedynie, że jest on potrzebny w pracy, nie jest równoznaczne z odwołaniem z urlopu. Tym samym, skuteczne odwołanie pracownika z urlopu może nastąpić w każdej dostatecznie zrozumiałej dla pracownika formie — na piśmie, ustnie czy za pomocą komunikacji elektronicznej.
Niemniej, z uwagi na prawo pracownika do "bycia offline", w praktyce pracodawca może mieć trudności w skutecznym odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego. - Faktem jest bowiem to, że pracownik, który korzysta z urlopu wypoczynkowego, jest czasowo zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i pozostaje poza sferą pracowniczego podporządkowania. Co za tym idzie, nie ma on obowiązku odbierania telefonów służbowych czy kontrolowania poczty elektronicznej. Sąd Najwyższy podkreśla przy tym, że wysłanie przez pracodawcę wiadomości na prywatną skrzynkę mailową pracownika, zwłaszcza gdy takiego środka komunikacji nie wykorzystywano wcześniej do komunikacji między stronami stosunku pracy, nie może być uznane za skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego — tłumaczy mecenas.
Odwołanie z urlopu a koszty, które musi zwrócić pracodawca
W sytuacji, gdy dojdzie do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego, pracodawca zobowiązany jest pokryć poniesione przez pracownika koszty, pozostające z tym odwołaniem w bezpośrednim związku. - Do takich kosztów należą wydatki poniesione przez pracownika „z góry”, na przykład płatność za zakwaterowanie w ramach wyjazdu krajowego lub zagranicznego. Zwrot tych kosztów następuje w części proporcjonalnej do okresu niewykorzystanego z powodu odwołania (np. jeżeli pracownik wykupił dwutygodniowy pobyt w hotelu, a po tygodniu został odwołany z urlopu — zwrot obejmuje połowę wydatkowanej na pobyt kwoty). Do wspomnianych kosztów należy zaliczyć również koszty podróży. Jeżeli pracownik w związku z odwołaniem go z urlopu wrócił do domu wraz z rodziną, kosztami pozostającymi w bezpośrednim związku z odwołaniem będą również powyższe wydatki poniesione przez członków rodziny — wyjaśnia Martyna Dziedzic.
- Nie podlegają natomiast zwrotowi, co jest powszechnie przyjmowane, wydatki poniesione na przykład na zakup sprzętu sportowego, a także utracone przez pracownika korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby nie został odwołany z urlopu. Do tych ostatnich należy m.in. spodziewane wynagrodzenie za pracę, jaką pracownik zamierzał świadczyć w czasie urlopu — dodaje adwokat.