Ruchomy rozkład czasu pracy nie wyklucza udzielenia zwolnienia na załatwienie sprawy osobistej

Nasi pracownicy rozpoczynają pracę między godz. 8 a 10. Stosujemy ruchome rozkłady czasu pracy. Jeden z pracowników złożył wniosek o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej w czasie od godz. 8 do 10. Czy musimy (możemy) taki wniosek zaakceptować, mimo że pracownik ma możliwość wyboru godziny rozpoczęcia pracy?

Pracownik może występować o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia sprawy osobistej. Wyjście prywatne pracownika, czyli opuszczenie miejsca pracy za zgodą pracodawcy, należy potraktować jako czasową usprawiedliwioną nieobecność w pracy. Zgodnie bowiem z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Mówimy tutaj nie tylko o nieobecnościach całodziennych, lecz także obejmujących tylko pewną część czasu pracy zaplanowanego na dany dzień.

Nieobecność ta jest niepłatna. Zgodnie z art. 80 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje zaś prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. W przepisach nie wskazuje się, że za czas wyjścia prywatnego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nabywa z kolei wynagrodzenie za czas przepracowany w ramach „oddawania” pracodawcy czasu wyjścia prywatnego. Czas odpracowania takiego zwolnienia od pracy (udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek) nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 21 k.p.), nie może jednak naruszać prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych z art. 132‒133 k.p. Termin odpracowania wyjścia prywatnego wyznacza pracodawca. Oczywiście strony mogą to uzgodnić, pracodawca może również zaakceptować termin zaproponowany przez pracownika we wniosku, jednak wprost pracownik wskazuje jedynie termin zwolnienia (ze względu na to, że udzielane jest w potrzebnym mu celu).

Pracodawca co do zasady nie jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego. W niektórych nagłych a istotnych życiowo przypadkach takie zobowiązanie można próbować wyprowadzić z obowiązku przestrzegania zasad współżycia społecznego. Tutaj jednak mówimy o przypadkach skrajnych, w których trudno byłoby często wręcz kwestionować nieobecność pracownika nawet bez wniosku (wypadek członka rodziny pracownika, pożar mieszkania itp. ‒ zrozumiałe jest, że wiele osób podejmuje wówczas szybko pewne działania, nie myśląc o wcześniejszym sformalizowaniu nieobecności w prac). Warto zwrócić też uwagę, że w wielu nagłych przypadkach pracownik może obecnie występować o zwolnienie z powodu siły wyższej (art. 1481 k.p.). Zasadą jest jednak brak jakiegokolwiek związania pracodawcy wnioskiem pracownika o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej.

Możliwość, nie obowiązek

W opisywanej sytuacji na pewno pracodawca nie jest zatem zobligowany do akceptacji takiego wniosku. Każdy wniosek o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej rozpatrywany jest przez niego swobodnie. Samo stosowanie ruchomego rozkładu nie wyłącza jednak udzielenia zgody, także w sytuacji gdy ruchomy rozkład sam w sobie umożliwiałby uzyskanie wolnego czasu w godzinach wskazanych przez pracownika we wniosku. Pracownik może bowiem potrzebować w tym dniu nie tylko czasu wolnego w godz. 8‒10, lecz także zakończenia pracy o godz. 16. Pracodawca może więc wniosek zaakceptować.

Artykuł 1401 k.p. umożliwia tworzenie rozkładów przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Przepis ten daje również możliwość przyznania pracownikom pewnego zakresu decyzji co do godziny rozpoczynania pracy w dniach będących dla nich dniami pracy.

Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy występują w dwóch odmianach przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy (tutaj rozkłady narzuca pracodawca) albo przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla niego dniami pracy.

W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, by sytuacja taka nie naruszała prawa do minimalnych odpoczynków.

W opisanej w pytaniu sytuacji ustalony został rozkład ruchomy, w którym pracownicy rozpoczynają pracę w przedziale godz. 8‒10. Wybór godziny rozpoczęcia pracy należy do pracownika, a co ważne, nie musi deklarować z góry tej godziny na kolejny dzień lub kilka kolejnych dni. Pracownik może zatem jednego dnia rozpocząć pracę o godz. 8, a innego np. o godz. 9.50. Ważne jest jedynie, żeby zmieścił się w przyjętym przedziale czasowym.

Zwyczaje pracownika

Odnosząc się jeszcze do sensu składania takiego wniosku, należałoby zwrócić uwagę na zwyczaje pracownika dotyczące godziny rozpoczynania pracy. Ruchomy czas pracy nie oznacza przecież, że pracownik codziennie rozpoczyna pracę o innej godzinie, może np. zawsze przychodzić do pracy na godz. 8. Może to być związane z potrzebą kończenia pracy wcześniej (np. w związku z organizacją życia rodzinnego i odbiorem innych członków rodziny z pracy, szkoły czy przedszkola). To zaś może uzasadniać taki właśnie wniosek. Konieczne będzie jednak odpracowanie udzielonego zwolnienia. Odpracowanie może przypadać na różne godziny i nie musi być wyznaczone po godzinach pracy, ale również przed ich rozpoczęciem, może wystąpić dwa razy po jednej godzinie, a nie tylko jednorazowo w wymiarze dwóch godzin. Jak już zaznaczono, wybór czasu odpracowania należy jednak do pracodawcy i pracownik musiałby uzyskać jego zgodę na odpracowanie zwolnienia w konkretnym czasie.

Podsumowując, należy uznać, że akceptując wniosek, pracodawca uznaje, że pracownik miał rozpocząć pracę o godz. 8 i tym samym ma dwie godziny do odpracowania. Od decyzji pracodawcy zależy, czy przychyli się do tego wniosku, ale nie ma ku temu przeszkód prawnych. ©℗