Kierowcy. Jak rozliczać ich podróże zagraniczne i krajowe [PORADNIK DGP]

Kierowcy autobusów czy ciężarówek o dopuszczalnej masie całkowitej większej niż 3,5 t muszą rejestrować swoją pracę na tachografie i regularnie przekazywać zapisane tam informacje pracodawcom. Ci z kolei, na tej podstawie, zgodnie z u.c.p.k. muszą sporządzać ewidencję czasu pracy. O tym m.in. pisaliśmy w dodatku Gazeta Prawna Poradnik „Czas pracy kierowców. Na co trzeba uważać, jak go rozliczać” z 29 marca–1 kwietnia 2024 r. (DGP nr 64).

Na jakie świadczenia w związku z wyjazdami mogą liczyć kierowcy

Kierowcy są jedną ze szczególnych grup zawodowych, której czas pracy został określony w odrębnych przepisach. Stosuje się do nich nie tylko normy przewidziane w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). Nie można bowiem pominąć ani ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 220; dalej: u.c.p.k.), ani rozporządzenia (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 561/2006 z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz.Urz. UE z 2006 r. L 102, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2020 r. L 249, s. 1; dalej rozporządzenie nr 561/2006).

Dziś piszemy m.in. o tym, że przepisy u.c.p.k. zawierają odrębną od kodeksowej definicję podróży służbowej tej kategorii zatrudnionych. Spod tego pojęcia są wyłączone wyjazdy, jakie się odbywają w związku z realizowanymi przewozami międzynarodowymi. Konsekwencją takiej konstrukcji przepisów są obowiązujące szczególne zwolnienia podatkowe i ubezpieczeniowe dotyczące części wynagrodzenia kierowcy. Ponadto przybliżamy także zagadnienia związane z terminami wypłaty wynagrodzenia dla kierowcy, jak również możliwości ustalenia zakazu podejmowania przez nich innej pracy.

przewozy międzynarodowe

Podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a u.c.p.k. – chodzi tu o miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział; lub
• wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a u.c.p.k. w celu wykonania przewozu drogowego.

Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 par. k.p. Skoro zaś nie jest w podróży służbowej, to nie przysługują mu świadczenia z tego tytułu.

• Co należy rozumieć pod pojęciem przewozu międzynarodowego?

Zgodnie z definicjami międzynarodowych przewozów wynikającymi z unijnych aktów prawnych z 2009 r., które wchodzą w skład tzw. unijnego pakietu drogowego, a więc z rozporządzeń:

• Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/2009 z 21 października 2009 r. dotyczącego wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów drogowych (Dz.Urz. UE z 2009 r. L 300, s. 72; dalej: rozporządzenie nr 1072/2009);
• Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1073/2009 z 21 października 2009 r. w sprawie wspólnych zasad dostępu do międzynarodowego rynku usług autokarowych i autobusowych i zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 561/2006 (Dz.Urz. UE z 2009 r. L 300, s. 88; dalej: rozporządzenie nr 1073/2009),

przewóz międzynarodowy rzeczy oznacza:

a) przejazd pojazdu z ładunkiem, gdy miejsce wyjazdu i miejsce przyjazdu znajdują się w dwóch różnych państwach członkowskich, z tranzytem przez jedno lub więcej państw członkowskich lub państw trzecich, albo bez takiego tranzytu;

b) przejazd pojazdu z ładunkiem z państwa członkowskiego do państwa trzeciego lub w odwrotnym kierunku, z tranzytem przez jedno lub więcej państw członkowskich lub państw trzecich, albo bez takiego tranzytu;

c) przejazd pojazdu z ładunkiem między państwami trzecimi z tranzytem przez terytorium jednego lub więcej państw członkowskich; lub

d) przejazd bez ładunku w związku z przewozem, o którym mowa w lit. a), b) i c)

(art. 2 pkt 2 rozporządzenia nr 1072/2009).

Z kolei przewóz międzynarodowy osób to:

a) przejazd pojazdu, w przypadku gdy miejsce odjazdu i miejsce docelowe znajdują się w dwóch różnych państwach członkowskich, z tranzytem lub bez tranzytu przez co najmniej jedno państwo członkowskie lub państwo trzecie;

b) przejazd pojazdu, w przypadku gdy miejsce odjazdu i miejsce docelowe znajdują się w tym samym państwie członkowskim, obejmujący zabieranie lub dowożenie pasażerów w innym państwie członkowskim lub państwie trzecim;

c) przejazd pojazdu z jednego państwa członkowskiego do państwa trzeciego lub w odwrotnym kierunku, z tranzytem lub bez tranzytu przez co najmniej jedno państwo członkowskie lub państwo trzecie; lub

d) przejazd pojazdu między państwami trzecimi z tranzytem przez co najmniej jedno państwo członkowskie

(art. 2 pkt 1 rozporządzenia nr 1073/2009).

Do międzynarodowego przewozu drogowego należy zakwalifikować także wyjazd kierowcy, który odbywa się w całości lub części po drogach publicznych pojazdem, z ładunkiem lub bez, używanym do przewozu osób lub rzeczy, podczas której następuje przekroczenie przynajmniej jednej granicy państwowej. Skoro przewóz międzynarodowy jest traktowany jednolicie jako całość, to również w całości objęty jest wyłączeniem spod pojęcia podróży służbowej, a nie tylko w tej części, która przypada poza granicami Polski.

Przykład 1

Przykład 2

Przepisy przewidują jednak pewien zakres zwolnień podatkowych i ubezpieczeniowych, odnoszący się do części wynagrodzenia kierowcy realizującego przewozy międzynarodowe. Regulacje te niestety nie są jasne, szczególnie odnośnie do sytuacji kierowców pojazdów o ładowności do 3,5 t lub przewożących do 9 osób łącznie z kierowcą.

przewozy krajowe

Podróżą służbową kierowcy jest nadal przewóz krajowy, czyli przewóz, podczas którego nie następuje przekroczenie granicy. Wyjazd taki – spełniający kryteria wskazane w definicji podróży służbowej zawartej w art. 2 u.c.p.k. – daje pracownikowi prawo do świadczeń z tego tytułu, jednocześnie zobowiązując pracodawcę do ich wypłaty. Zakres potencjalnych świadczeń i ich wysokość określone są w:

• rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190; dalej: rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r.),
• układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę pracodawcy spoza sfery budżetowej, który ustalił takie wewnętrzne regulacje.

Ramka 1

Przepisami rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. są związani wprost pracodawcy państwowej i samorządowej sfery budżetowej. Pracodawcy spoza tej sfery regulują kwestie świadczeń delegacyjnych w:

• układzie zbiorowym pracy lub
• regulaminie wynagradzania albo
• umowie o pracę (jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są zobowiązani do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Dopiero gdy takich wewnętrznych regulacji nie ma, zastosowanie znajdują przepisy ww. rozporządzenia.

Trzeba pamiętać, że przy ustalaniu wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń delegacyjnych pracodawca jest związany dwoma ograniczeniami:

1) wprost wskazanym w art. 775 k.p.‒ dieta za dobę podróży nie może być niższa niż aktualna kwota za delegację krajową (nie ma zatem możliwości stosowania obecnie diety niższej niż 45 zł za dobę podróży służbowej),

2) wynikającym z ogólnych zasad odnoszących się do realizacji zadań służbowych, w tym w ramach podróży służbowych ‒ pracodawca powinien pokryć wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym.

Ramka 2

• Czy określenie w przepisach zakładowych lub w umowie o pracę należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową w kwocie niższej od wysokości ryczałtów przewidzianych w załączniku do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., wydanego na podstawie art. 775 par. 2 k.p., stanowi naruszenie prawa?

Nie, taka sytuacja nie narusza prawa. Sąd Najwyższy w wyroku z 27 kwietnia 2017 r., (sygn. akt I PK 90/16), powołując się na wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 listopada 2016 r. (sygn. akt K 11/15), wskazał, że przy wykładni przepisów należy uwzględnić również aspekt ekonomiczny – m.in. uzasadnione oczekiwania właścicieli firm przewozowych, że zakup pojazdów wyposażonych w odpowiednie miejsca noclegowe, ogrzewanie i klimatyzację wpłynie na obniżenie ich wydatków związanych z ryczałtami za noclegi kierowców.

Z kolei w wyroku z 9 czerwca 2021 r. (sygn. akt II PSKP 39/21) SN podkreślił, że ryczałt noclegowy określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę może być niższy od ustalonego w przepisach wykonawczych, powinien być jednak tak ukształtowany, aby dawał rzeczywistą, a nie iluzoryczną możliwość zrealizowania tej potrzeby.

Jednak w związku z tym, że mówimy przez cały czas tylko o przejazdach krajowych, przy których przywołane wcześniej rozporządzenie nie przewiduje – delikatnie ujmując – świadczeń w zbyt wygórowanej wysokości, zmiany takie raczej nie są wprowadzane i pracodawca poprzestaje na regulacjach z rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.

Przykład 3

Różnica pomiędzy podróżą służbową kierowcy zdefiniowaną w art. 2 u.c.p.k. a podróżą służbową innego pracownika na podstawie art. 775 k.p. [ramka 2] – pomijając ograniczenie wyjazdów kwalifikowanych jako podróże tylko do przewozów krajowych – polega na tym, że w stosunku do kierowców wyznacznikiem nie jest wyjazd poza stałe miejsce pracy, ale poza miejscowość, w której pracodawca prowadzi działalność. Nie ma zatem znaczenia to, w jaki sposób określimy miejsce pracy kierowcy – jako miejscowość czy np. kilka województw. Zawsze wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy, będzie stanowić podróż służbową.

Nie oznacza to oczywiście, że w każdym przypadku kierowca będzie otrzymywał z tego tytułu jakieś świadczenia. W wielu przypadkach – przy wyjazdach trwających poniżej 8 godzin – nie nabędzie prawa do diety. Siłą rzeczy zaś nie ponosi co do zasady kosztów przejazdu.

Opinia Głównego Inspektoratu Pracy

Według GIP (opinia wyrażona w piśmie z 16 marca 2015 r., znak GNP-501/364-4560-3-1/15/PE-RP) należałoby uznać, że w przypadku kierowcy, który w celu realizacji zadania przewozowego wyrusza z miejscowości będącej siedzibą pracodawcy, następnie przejeżdża przez kilka miejscowości, w których zlokalizowane są oddziały lub filie pracodawcy (dokonując w nich rozładunku i załadunku towaru) i powraca do bazy, mamy do czynienia z jedną podróżą służbową.

W przypadku podróży krajowej przepisy nie określają momentu rozpoczęcia podróży, niemniej jednak, mając na uwadze brzmienie par. 7 ust. 2 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., zgodnie z którym należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, należałoby przyjąć, że podróż służbowa kierowcy, który rozpoczyna trasę w miejscowości siedziby pracodawcy i wyjeżdża poza tę miejscowość w celu realizacji zadania przewozowego, zaczyna się od momentu faktycznego jej rozpoczęcia (wyjazdu), a nie dopiero od przekroczenia granicy miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Zdaniem GIP bowiem należy przy tym odróżnić sytuację, w której kierowca wykonuje przewozy drogowe na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, nie będąc w podróży służbowej (a więc nie wyjeżdża poza tę miejscowość), od sytuacji, w której kierowca rozpoczyna podróż służbową w miejscowości siedziby pracodawcy.

zwolnienia podatkowe i ubezpieczeniowe przy przewozach międzynarodowych

Wolne od podatku dochodowego są obecnie przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.

W przypadku składek na ubezpieczenia nieco inaczej ukształtowano zwolnienie. W przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie będzie wchodzić kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Zwolnieniem zatem zostały objęte jedynie przychody powyżej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

W obu przypadkach nie ma znaczenia państwo docelowe – wymiar zwolnienia jest zawsze taki sam.

Zarówno przy podatkach, jak i składkach są zwolnione należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

• noclegu odbywanego poza pojazdem,
• podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
• korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Należy przy tym pamiętać, że przeciętne wynagrodzenie oznacza prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, ogłoszone na podstawie art. 19 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 547). Na 2024 r. jest to 7824 zł. Tak wynika z obwieszczenia ministra rodziny i polityki społecznej z 4 grudnia 2023 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2024 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. z 2023 r. poz. 1342).

Przykład 4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne

W skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie wchodzą należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów, w tym korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należy odjąć nie tylko składniki wyłączone z oskładkowania na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665), lecz także kwoty świadczeń wskazanych w u.c.p.k.

Jeżeli tak ustalony przychód w miesiącu jest niższy niż 7824 zł, to niezależnie od częstotliwości wyjazdów w przypadku wynagrodzenia kierowcy nie stosuje się zwolnienia z naliczania składek.

Natomiast jego część nadal będzie objęta zwolnieniem podatkowym, gdyż przy nim nie stosuje się dolnej granicy kwotowej zarobków miesięcznych.

Do dni pobytu za granicą dla potrzeb zwolnień podatkowych i ubezpieczeniowych nie zalicza się:

1) dni urlopu wypoczynkowego,

2) okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,

3) okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że wszystkie inne ewentualnie powstałe podczas pobytu za granicą okresy usprawiedliwionej nieobecności nie będą podlegać wyłączeniom. W praktyce z reguły nie będziemy mieli jednak z nimi do czynienia. Raczej nie powstaną bowiem podczas pobytu za granicą przesłanki do wykorzystania np. zwolnienia okolicznościowego, na opiekę nad dzieckiem czy urlopu opiekuńczego.

Jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 godzin, kwoty zwolnień ulegają zmniejszeniu do:

• 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin (odpowiednio 20 euro przy zwolnieniu składkowym i 6,67 euro przy zwolnieniu podatkowym),
• 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin (odpowiednio 30 euro i 10 euro).

Przepisy nie konkretyzują, w jaki sposób ustalić dzień pobytu za granicą i jak liczyć wskazany czas pobytu. Skłaniać się należy ku temu, że trzeba brać pod uwagę dni kalendarzowe, w ramach których jest ustalany łączny czas pobytu za granicą (co jest istotne przy wielu krótkich wyjazdach). Konstrukcja przyjęta w u.c.p.k. nie pozwala na przyjęcie rozliczenia w dobach 24-godzinnych liczonych od godziny wyjazdu.

Koszt odpoczynku

Zwolnienie kosztów noclegowych dotyczy noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia nr 561/2006. Według tych przepisów regularne tygodniowe okresy odpoczynku oraz dowolny tygodniowy okres odpoczynku trwający ponad 45 godzin wykorzystywany jako rekompensata za wcześniejsze skrócone tygodniowe okresy odpoczynku nie mogą być wykorzystywane w pojeździe. Muszą one być wykorzystane w odpowiednim dla każdej płci miejscu zakwaterowania wyposażonym w odpowiednią infrastrukturę noclegową i sanitarną. Wszelkie koszty zakwaterowania poza pojazdem pokrywa pracodawca.

W wielu przypadkach kierowcy na czas (przede wszystkim) odpoczynku tygodniowego wracają do domu. W takich i wszystkich innych sytuacjach, w których następuje przejazd do miejsca rozpoczęcia przewozu międzynarodowego, gdy pracodawca zwraca koszty takiego przejazdu, jest to rozliczenie wolne od podatku.

Bardzo interesująca jest konstrukcja ostatniego z wyłączeń. Dotyczy ono dostępu do urządzeń sanitarnych, co obejmuje toalety, prysznice. Zwolnienie nie opiera się w tym przypadku na udokumentowanych wydatkach, ale na ryczałtowo ustalonej przez pracodawcę (zleceniodawcę) kwocie opartej na uśrednionych kosztach w danym kraju. Zasadniczy problem z dokumentowaniem tych kosztów legł m.in. u podstaw takiej, a nie innej konstrukcji zwolnienia (automaty w toaletach najczęściej nie wydają potwierdzenia płatności). Pracodawca powinien ustalić średnie koszty korzystania z tych urządzeń (toalety, prysznice) w poszczególnych państwach, w których kierowca wykonuje usługę przewozową. Faktycznie tworzy to możliwość ustalenia pewnego dodatku do wynagrodzenia podlegającego zwolnieniu podatkowemu i ubezpieczeniowemu.

Przykład 5

Wyjątki

Artykuły 26f–26h u.c.p.k., które odnoszą się do zwolnień składkowych, nie mają zastosowania do kierowców:

1) wykonujących przewozy drogowe:

‒ rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 t,

‒ rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 t,

‒ osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą;

2) prowadzących pojazdy wymienione w art. 29 u.c.p.k., w art. 3 rozporządzenia nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 umowy AETR, czyli umowy europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (Dz.U. z 2014 r. poz. 409).

Przepisy podatkowe nie różnicują przy tym zwolnieniu kierowców – wskazują na przychody z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych. Przewóz drogowy oznacza każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używanym do przewozu osób lub rzeczy. Jest to pojęcie zdecydowanie szersze niż pojęcie transportu drogowego. W ustawie podatkowej nie ma także odniesienia do typu prowadzonego pojazdu.

Na przykład kierowca busa o masie poniżej 3,5 t realizuje przewóz międzynarodowy. Nie jest w podróży służbowej. Jest jednak również wyłączony spod możliwości zastosowania do niego zwolnień składkowych z art. 26g u.c.p.k. Na podstawie art. 22 u.c.p.k. wyłączeniem jest objęty również art. 26f. Ryzykowne zatem byłoby przyjęcie, że można zastosować par. 2 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665).

Powstała luka w przepisach, której wypełnienie wymaga nowelizacji u.c.p.k. Bardzo trafnym byłoby objęcie wprost kierowców części pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe przepisami o podróżach służbowych (a konkretnie wszystkich innych niż tych, którzy są traktowani jako pracownicy delegowani). Obecnie, zgodnie z obowiązującym brzmieniem przepisów u.c.p.k., podróżą służbową dla każdego kierowcy jest jedynie wyjazd krajowy.

terminy wypłaty wynagrodzeń

Jak wskazuje art. 85 k.p., wynagrodzenie należy wypłacać pracownikom co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Zasada ta obejmuje wszystkie miesięczne składniki wynagrodzenia – siłą rzeczy nie jest stosowana do tych, które przysługują na okresy dłuższe niż miesiąc (kwartalne, roczne itp.). Wynagrodzenie płatne miesięcznie należy wypłacać za miesiąc z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Termin wypłaty wynagrodzenia jest ustalany w regulaminie pracy, a u pracodawcy, który nie wydaje regulaminu – w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia go do pracy.

A zatem nie jest dopuszczalne wprowadzenie nie tylko płatności całości wynagrodzenia miesięcznego później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca, lecz także np. płatności po tym dniu dodatków za pracę w nocy. Są one składnikiem miesięcznym. Płatność więc musi następować w granicach czasowych wyznaczonych przez pracodawcę na podstawie art. 85 k.p.

W stosunku do części kierowców przepisy u.c.p.k. przewidują wyjątek od reguł powszechnych zawartych w art. 85 k.p. Według art. 26i u.c.p.k. wynagrodzenie za pracę kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe, uznanego za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. WE z 1997 r. L 018, s. 1), w rozumieniu krajowych przepisów państwa, na terytorium którego kierowca jest delegowany, może być płatne w dwóch ratach, w stałym i ustalonym z góry terminie:

• pierwsza rata – z dołu, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego:

‒ w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę ogłoszonego albo ustalonego na postawie art. 2 ust. 4 albo ust. 5 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1667),

‒ w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości przeciętnego wynagrodzenia;

• druga rata – z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Możliwość dokonania takiego podziału wynika z konieczności naliczenia wynagrodzenia, co często jest możliwe dopiero po powrocie kierowcy z trasy, pozyskaniu niezbędnych danych. Ustawodawca odnosi się do tego wprost, wskazując na wypłatę „niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia”.

Niezwykle ważne jest to, że ustalenie wypłaty części wynagrodzenia na okres późniejszy niż 10. dzień kolejnego miesiąca może się odnosić jedynie do kierowców, którzy realizują przewozy kabotażowe i cross-trade, gdyż są oni traktowani jako pracownicy delegowani.

Uwaga! Nie można zastosować odstępstwa od art. 85 k.p. w stosunku do kierowców wykonujących przewozy krajowe bez względu na rodzaj tych przewozów, rodzaj pojazdu.

Przykład 6

Podział wypłaty na części

Płatności wynagrodzenia dla tych kierowców, którzy są kwalifikowani jako pracownicy delegowani, mogą być dokonywane w podziale na dwie części, w zależności od wysokości zarobków kierowcy.

Pierwsza część wynagrodzenia musi być wypłacona najpóźniej do 10. dnia kolejnego miesiąca i obejmuje kwotę co najmniej:

• 4242 zł brutto (4300 zł od 1 lipca 2024 r.), jeżeli miesięczny przychód kierowcy jest niższy niż 7824 zł brutto (w 2024 r.), albo
• 7824 zł brutto (w 2024 r.), w przypadku kierowców z przychodem miesięcznym wyższym niż przeciętne wynagrodzenie (czyli wyższym niż 7824 zł brutto).

Artykuł 26i u.c.p.k. nie odnosi się niestety do sytuacji, w której kierowca zarabiałby równo wynagrodzenie przeciętne. W takim przypadku, moim zdaniem, należałoby przyjąć, że najbezpieczniejsze będzie działanie na korzyść pracownika, a więc wypłata pełnej kwoty do 10. dnia kolejnego miesiąca.

Z kolei druga część wynagrodzenia (kwota przewyższająca odpowiednio wynagrodzenie minimalne lub przeciętne) będzie mogła być wypłacona do 21. dnia następnego miesiąca.

Przykład 7

Przy podziale terminów wypłaty w zależności od zarobków w art. 26i u.c.p.k. nie odniesiono się do średnich miesięcznych przychodów z jakiegokolwiek okresu, a zatem ocena faktyczne będzie musiała następować w odniesieniu do każdego rozliczanego miesiąca – co będzie szczególnie ważne przy zmiennych zarobkach.

Ważne jest przy tym, że ma się to odbywać w stałym i z góry ustalonym terminie. Dla ustalenia późniejszego terminu wypłaty będzie konieczna zmiana regulaminu pracy lub – u tych pracodawców, którzy nie są obowiązani do wydawania regulaminu – wręczenia zmienionej informacji o warunkach zatrudnienia. Sama u.c.p.k. nie jest podstawą do dokonywania wypłaty części wynagrodzenia w terminie 21 dni od zakończenia miesiąca, za który przysługuje.

Przykład 8

zakaz podejmowania innej pracy

Artykuł 261 par. 1 k.p. co do zasady wyłącza możliwość zakazania pracownikowi wykonywania innej pracy. Zgodnie z tą regulacją pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy.

Tego ograniczenia nie stosuje się:

• w razie zawarcia umowy o zakazie konkurencji (ale tylko w zakresie określonym w tej umowie),
• gdy przepisy odrębne tak stanowią.

Odrębnymi przepisami są zaś regulacje zawarte w art. 24 ust. 2 i 3 u.c.p.k. Stanowią one, że:

• w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach przewozów drogowych nie stosuje się wskazanego wyżej art. 261 par. 1 k.p.,
• pracodawca może zakazać kierowcy jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, o ile jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa w transporcie drogowym lub koniecznością przestrzegania przepisów socjalnych w transporcie drogowym.

Wprowadzenie w 2023 r. do u.c.p.k. możliwości zakazania innej pracy było postulowane od dawna przez środowiska transportowe. I trudno się dziwić. Nakaz rozliczania czasu pracy – biorąc pod uwagę czas przepracowany przez kierowcę u innego pracodawcy i związanie w zakresie wymiaru czasu pracy łącznym czasem przepracowanym u wszystkich pracodawców (nie tylko na stanowisku pracy kierowcy) – nie tylko tworzy ograniczenia, ale w praktyce bez wspomnianych ograniczeń byłby niewykonalny. Często bowiem nie da się po prostu ustalić w taki sposób pracy (w tym ustalać jej na bieżąco), by łącznie nie przekroczyć 60 godzin w tygodniu (art. 12 u.c.p.k.). Do tego dochodzą bardzo ważne kwestie bezpieczeństwa ruchu drogowego – pracodawcy zależy na tym, by kierowca był odpowiednio wypoczęty, co przy wykonywaniu dodatkowo jakiejkolwiek innej pracy na rzecz innego podmiotu jest w wielu przypadkach wątpliwe.

Mamy tutaj dwie odrębne, ale uzupełniające się regulacje. Wyłączenie stosowania art. 261 k.p. obejmuje wszystkich kierowców pozostających w stosunku pracy. Nie ma tutaj rozróżnienia na rodzaj wykonywanych przewozów, wielkość prowadzonego pojazdu itp. Ustawę o czasie pracy kierowców stosuje się bowiem do wszystkich kierowców wykonujących przewóz drogowy, za który uznaje się przejazd w całości lub w części po drodze publicznej z ładunkiem lub bez, pojazdem przeznaczonym do przewozu osób lub rzeczy.

Uwaga! Postanowieniami u.c.p.k. nie jest objęty każdy pracownik, który prowadzi w związku z pracą samochód. Decydujące znaczenie będzie miało zajmowane stanowisko – rodzaj pracy uzgodniony w umowie. Jeżeli rodzaj pracy zostanie określony np. jako magazynier, a pracownik w ramach obowiązków będzie prowadzić pojazdy (także o masie powyżej 3,5 t), to nie stosujemy do niego regulacji wspomnianej ustawy (w zależności od rodzaju prowadzonego pojazdu mogą mieć jednak zastosowanie przepisy rozporządzenia nr 561/2006) i w tym także art. 24 ust. 2 i 3 u.c.p.k.

Wyłączenie zawarte w art. 24 ust. 2 u.c.p.k. wskazuje na niestosowanie zawartego w art. 261 k.p. „zakazu zakazania” pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Samo w sobie nie pozwala jednak na swobodne ustalenie takiego zakazu. Kluczowy jest w tym zakresie art. 24 ust. 3 u.c.p.k. Dopiero po spełnieniu – bardzo ogólnie zarysowanych – wskazanych w nim przesłanek pracodawca może wprowadzić zakaz.

Jakkolwiek przesłanki ustanowienia zakazu wskazane w ww. art. 24 ust. 3 u.c.p.k. są mocno niewymierne i w związku z tym niezmiernie szerokie w praktyce, to jednak pracodawca musi je bezwzględnie brać pod uwagę, gdyż tylko nimi może uzasadnić zakaz. Zakaz może być ustanowiony tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione:

• względami bezpieczeństwa w transporcie drogowym lub
• koniecznością przestrzegania przepisów socjalnych w transporcie drogowym.

Praktycznie w każdej sytuacji można się odwołać do względów bezpieczeństwa. Każda inna praca, nawet w drobnym wymiarze czasowym, w jakiś sposób zmienia czas odpoczynku (czas wolny od pracy) i jakkolwiek nie musi, to jednak może skutkować niepełnym wypoczynkiem. Kierowca niewypoczęty to kierowca, który może stwarzać większe zagrożenia bezpieczeństwa na drodze, a to jest równe możliwości ustalenia zakazu.

Tutaj jednak warto się skupić na użytych w obu przesłankach wskazaniach „w transporcie drogowym”. Obie odnoszą się tylko do przewozów, które odbywają się w ramach transportu drogowego – pojęcie to nie może być rozumiane potocznie (np. że kierowca wykonuje pracę polegającą na transportowaniu osób lub rzeczy), gdyż u.c.p.k. w art. 2 wyraźnie definiuje pojęcie transportu drogowego.

Ramka 3

Pojęcie to jest oczywiście znacząco węższe niż przewóz drogowy. O ile przewozy drogowe wykonuje praktycznie każdy kierowca (jeżdżący samochodem osobowym, zatrudniony przez gminę, stowarzyszenie itd.), o tyle transport drogowy jest związany z sytuacją, w której pracodawca jest przedsiębiorcą i wykonuje działalność transportową. W rezultacie zakazem nie może być objęty każdy kierowca, ale tylko ten, który jest zatrudniony w transporcie drogowym. Tylko do niego bowiem odnoszą się obie przesłanki umożliwiające ustanowienie zakazu wskazane w art. 24 ust. 3 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2201; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1720).

Należy pamiętać, że pracodawca ma możliwość zakazania kierowcy:

• pracy w ramach stosunku pracy zawartego z innym pracodawcą lub
• pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy.

Pierwsza grupa zakazów odnosi się do pracy w ramach stosunku pracy (w praktyce na podstawie umowy o pracę) niezależnie od rodzaju umowy oraz wymiaru czasu pracy. Nawet w przypadku, gdy ten ostatni będzie nieznaczny (np. zatrudnienie na 1/16 etatu), pracodawca, przyjmując przesłanki wymienione w art. 24 ust. 3 u.c.p.k., może dojść do wniosku, że uzasadnione jest zastosowanie zakazu. Nie ma przy tym znaczenia ani rodzaj pracy, do jakiego wykonywania kierowca miałby być zatrudniony u innego pracodawcy (zakaz bowiem może obejmować każdy rodzaj pracy), ani to, jakie czynności (zadania) kierowca będzie realizował i czy mają one jakikolwiek związek z jego pracą.

Natomiast druga grupa obejmuje wszystkie inne niż stosunek pracy stosunki prawne będące podstawą świadczenia pracy. Będzie to więc: zlecenie, umowa agencyjna, ale również np. umowa w ramach praktyk zawodowych realizowanych przez kierowcę w związku z programem nauki. W zakres zakazu mogą wchodzić także umowy wolontariackie, gdyż ustawa nie ogranicza go tylko do umów o charakterze zarobkowym.

•Czy na podstawie art. 24 ust. 3 u.c.p.k. mogę zakazać zatrudnionemu w mojej firmie kierowcy podjęcia i realizowania nauki na studiach?

Nie, przepis ten nie obejmuje jakiejkolwiek aktywności kierowcy, ale tylko takie stosunki prawne, które są podstawą świadczenia pracy. Nauka na studiach, jakkolwiek absorbuje, zajmując czas (wpływając na pewno przy tym na kwestie wypoczynku), to nie jest świadczeniem pracy. Nie istnieje także żadna inna podstawa prawna, która umożliwiałaby pracodawcy wprowadzenie ograniczeń w nauce pracownika.

Przepis nie ogranicza się jedynie do możliwości zakazu podjęcia innego zatrudnienia już w trakcie trwania zatrudnienia u pracodawcy, który taki zakaz chciałby wprowadzić. Pracodawca może zakazać pozostawania w już istniejącym stosunku prawnym, zawiązanym jeszcze przed podjęciem u niego zatrudnienia. Zakaz nie jest bowiem ograniczony jedynie do podejmowania innej aktywności, ale obejmuje jednoczesne pozostawanie w innym stosunku prawnym. W takich jednak przypadkach powinien on zostać ustalony w taki sposób, by kierowca miał realną możliwość jego zrealizowania.

Przykład 9

Zakaz na podstawie art. 24 ust. 3 u.c.p.k. może ustanowić pracodawca wobec kierowcy będącego pracownikiem. A zatem ta regulacja ogranicza się do stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że w razie zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowy o świadczenie usług, do której stosujemy przepisy o zleceniu) już nie można wprowadzić takiego zakazu. Zarówno w razie umowy zawartej z kierowcą nieprowadzącym działalności gospodarczej, jak i w ramach prowadzonej przez kierowcę działalności zakaz podejmowania w trakcie związania umową dodatkowego zajęcia może być ustalony w treści umowy. Możliwość ta wynika z ogólnej zasady swobody umów. Strony zawierające umowę mogą więc ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, byleby tylko jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Swoboda umów jest znacząco ograniczona w stosunkach pracy, stąd m.in. dopiero wyraźna podstawa prawna daje możliwość zawarcia umowy o zakazie konkurencji (art. 1011 k.p.) czy też ustanowienia zakazu podejmowania innych zajęć (art. 24 ust. 2 i 3 u.c.p.k.). Trudno zaś z góry wskazać, że przyjęcie w samej treści umowy – uzgodnionej przez obie strony – zakazu podejmowania innych zajęć jest sprzeczne z istotą umowy o świadczenie usług lub zasadami współżycia społecznego – szczególne przyjmując uzasadnienie względami bezpieczeństwa. Zakaz taki nie jest jednak wprowadzany (narzucany) przez zleceniodawcę, ale właśnie ustalany przez strony w samej umowie. ©℗