W ocenie UODO nie jest naruszeniem przekazanie do archiwum akt z dokumentami w części E, jeśli pracownik zwalnia się z pracy w trakcie obowiązkowego okresu przechowywania wyników kontroli trzeźwości. Pracodawcy powinni jednak rozważyć szybsze usunięcie dokumentów.
W lutym 2023 r. wprowadzono do ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) nowe zasady kontroli trzeźwości i na obecność w organizmach pracowników innych środków, działających podobnie do alkoholu, a następnie wprowadzono także zmiany w wyglądzie akt osobowych, do których została dodana nowa część ‒ E ‒ do przechowywania dokumentów pochodzących z takich kontroli.
Zgodnie z art. 221c par. 6 k.p. pracodawcy mają prawo przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, takich jak życie i zdrowie pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia. Co ważne, z powyższego przepisu wynika wprost, że pracodawca może przechowywać takie informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający jednego roku od dnia ich zebrania. Powyższy przepis ma także zastosowanie do przechowywania wyników kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków, działających podobnie do alkoholu.
Pracodawca może przechowywać informacje w części E w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający jednego roku od dnia ich zebrania. Ta zasada ma także zastosowanie do przechowywania wyników kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków, działających podobnie do alkoholu.
Po upływie rocznego okresu przechowywania pracodawca ma obowiązek usunięcia takich dokumentów z akt osobowych. Dlatego w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 535) w przypadku części E akt osobowych przyjęto konstrukcję analogiczną jak przy części D, w której pracodawca powinien przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Tak więc dokumenty dotyczące jednej kontroli pracownika są przechowywane w jednej podczęści w ramach części E i jest ona usuwana w całości, aby nie pozostał w aktach ślad przechowywania takich dokumentów.
W praktyce wątpliwości budzi sytuacja, gdy pracownik odchodzi z pracy, zanim upłynął okres usunięcia dokumentów z części E akt osobowych. W takim przypadku pojawia się bowiem pytanie, czy przed zarchiwizowaniem akt powinno się usunąć dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości lub na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu. Do zagadnienia tego odniósł się Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoich wyjaśnieniach z 15 kwietnia br., wskazując, że ze względu na brak regulacji prawnej w tym zakresie nie można uznać za naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych sytuacji, gdy pracodawca przekazuje do archiwizacji akta osobowe z dokumentami w części E. Urząd podpowiada także możliwość wcześniejszego usunięcia takich dokumentów i wskazuje, że pracodawca, jako administrator danych osobowych, powinien rozważyć taką możliwość. ©℗
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 15 kwietnia 2024 r. w sprawie przetwarzania danych z badania trzeźwości wydane dla DGP
/>
DGP: Czy należy usuwać po roku kary porządkowe z części D akt osobowych i informacje o kontroli trzeźwości z części E akt osobowych, jeśli pracownik w trakcie tego roku odszedł z pracy i jego akta są przechowywane w archiwum zakładowym? Czy ich nieusunięcie stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych?
UODO: W nawiązaniu do pytań informuję, że organ nadzorczy do spraw ochrony danych osobowych nie jest organem wyspecjalizowanym w sprawach dotyczących sposobu prowadzenia akt pracowniczych. Wyjaśnianie wątpliwości z tego zakresu należy do zadań resortu pracy i służb inspekcji pracy. Dlatego poniższe informacje mają charakter jedynie pomocniczy.
W przypadku gdy pracodawca uzna za konieczne przetwarzanie danych z badania trzeźwości pracownika, to może je przetwarzać w aktach pracowniczych maksymalnie przez rok, ale może też je usunąć wcześniej.
Ustawodawca nie przewidział jednak sytuacji, w której dane z badania trzeźwości pracownika są przetwarzane na podstawie art. 221c par. 6 k.p. i w międzyczasie następuje rozwiązanie umowy o pracę. Dlatego, jeżeli pracodawca nie usunął danych dotyczących takiego badania przed zakończeniem stosunku pracy i wraz z całą dokumentacją pracowniczą zostały one przekazane do archiwum, nie należy tego uznać za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, skoro dokumentacja ta musi być przechowywana przez 10 lat.
Warto jednak, by z uwagi na to, że dane z badania trzeźwości stanowią dane szczególnej kategorii, pracodawca dokładnie przeanalizował potrzebę ich przetwarzania w dokumentacji pracowniczej.
Nie powinno tu dochodzić do pewnego automatyzmu, w wyniku którego po każdym takim badaniu informacje na ten temat trafiają do dokumentacji pracowniczej. Tego rodzaju dane powinny być gromadzone jedynie w wyjątkowych sytuacjach.
Pracodawca powinien też rozważyć usunięcie takich danych z akt pracowniczych przed rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikiem, nawet jeśli wcześniej założył, że informacje z badania trzeźwości będzie przetwarzał przez maksymalny okres wskazany w art. 221c par. 6 kodeksu pracy.
Co zawiera dokumentacja pracownicza
Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części i obejmują:
1) w części A ‒ oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
2) w części B ‒ oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:
• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej ‒ potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
3) w części C ‒ oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.:
• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• kopię wydanego świadectwa pracy;
4) w części D ‒ odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
5) w części E ‒ dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c par. 6 k.p.),
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d par. 10 k.p.),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c par. 6 i art. 221e par. 2 k.p.),
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d par. 10 i art. 221f par. 2 k.p.). ©℗
