Firma musi mieć w każdej pracowniczej teczce dodatkową część dotyczącą badań na obecność alkoholu lub narkotyków, nawet jeśli ich nie wykonuje. Potwierdzają to PIP i MRiPS.
Pracodawcy mogą prowadzić kontrole trzeźwości i na obecność środków działających podobnie (np. narkotyków) już od 21 lutego 2023 r. Jednak obowiązek dołączania dokumentów dotyczących takich badań do teczek osobowych pracowników pojawił się dopiero 21 marca. Tego dnia weszła bowiem w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 471), która wprowadziła nową część akt osobowych, oznaczoną literą E, przeznaczoną na gromadzenie takiej dokumentacji.
Jak się okazuje, na to, czy firma ma w aktach nową przegródkę, zwracają uwagę podczas kontroli inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy. Jeśli nie, wzywają do założenia brakującej części.
– PIP kontroluje dokumentację pracowniczą i w ramach tej kontroli sprawdzane jest także to, czy w aktach osobowych jest część E – wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Kontrole trwają
Jak podaje PIP, w tym roku prowadzenie akt osobowych (art. 94 pkt 9a kodeksu pracy) było badane podczas 25 397 kontroli. Zbadano akta 131 066 osób. Nieprawidłowości stwierdzono po 10 414 kontrolach i dotyczyły one 33 134 osób.
Niektórzy pracodawcy są zaskoczeni informacją od inspektora, że nawet jeśli nie badają trzeźwości pracowników i nie sprawdzają, czy zatrudnieni są pod wpływem narkotyków, to i tak część E do pracowniczej teczki muszą dołożyć. Większego problemu nie ma, gdy firma prowadzi akta elektronicznie. Ale jeśli są one papierowe – a tak jest w zdecydowanej większości firm – a przedsiębiorstwo zatrudnia setki czy nawet tysiące pracowników, dla działów kadr może to stanowić spore obciążenie.
Wygląda więc na to, że ustawodawca, wprowadzając regulacje o kontroli trzeźwości i na obecność narkotyków – z których wiele firm nie korzysta (o czym pisaliśmy w tekście „Zero tolerancji kością niezgody przy badaniach trzeźwości”, DGP nr 85/2023) – podrzucił pracodawcom kukułcze jajo. Dla większości z nich oznacza to bowiem tylko zbędny biurokratyczny obowiązek.
– W pełni zrozumiała jest niechęć pracodawców, którzy nie wprowadzili kontroli trzeźwości ani na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przed dołożeniem piątej części E. Zwłaszcza gdy są to podmioty zatrudniające pracowników liczonych w tysiącach. Warto mieć jednak na uwadze, że także w takich przypadkach akta osobowe powinny być sukcesywnie uzupełniane o część E – zaznacza dr Dominika Dörre-Kolasa.
Niechęć kontra prawo
DGP postanowił sprawdzić u źródła, czy wszystkie firmy mają obowiązek zakładania części E. O zajęcie stanowiska poprosiliśmy zarówno Główny Inspektorat Pracy, jak i Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Niestety, zdaniem obu instytucji od obligu posiadania części E nie ma wyjątków (patrz: ramka).
– Stanowiska GIP i MRiPS są zrozumiałe. Przepisy zarówno kodeksu pracy, jak i rozporządzenia nie uprawniają bowiem pracodawców do ograniczenia na co dzień prowadzonych akt osobowych jedynie do czterech części (A, B, C, D), a założenia piątej części, E, dopiero w momencie zaistnienia zdarzeń związanych z kontrolą trzeźwości – uważa Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska.
Jak zauważa z kolei Dominika Dörre-Kolasa, za obligatoryjnym uzupełnieniem akt o część E przemawia też to, że przechowuje się w niej nie tylko dokumenty z kontroli przeprowadzanych przez pracodawcę, lecz także dokumentację przekazaną mu przez uprawniony organ (np. policję) z kontroli dokonywanych na żądanie jednej ze stron stosunku pracy. Do takich sytuacji dochodzi, gdy pracownik nie został dopuszczony do pracy z uwagi na uzasadnione podejrzenie, że stawił się w stanie po użyciu alkoholu albo nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy.
– Oczywiście można by bronić stanowiska, że gdy zaistnieje taka potrzeba, to wówczas dla pracownika poddanego kontroli zostanie dołożona do akt osobowych część E. Byłoby to jak najbardziej do obrony, gdyby nie argument związany z retencją danych. Po roku od badania pracodawca usuwa bowiem z akt dokumenty dotyczące takiej kontroli. Wówczas samo posiadanie tej części w aktach wskazywałoby na to, że w przeszłości do jakiegoś przypadku nietrzeźwości doszło. A więc mielibyśmy do czynienia z sytuacją, że tylko pracownicy, którzy kiedykolwiek naruszyli obowiązek trzeźwości, mieliby w swoich aktach osobowych część E, a pozostali nie – wyjaśnia dr Dörre-Kolasa.
Naruszenie bez kary
Niektórzy pracodawcy buntują się przeciwko niechcianemu obowiązkowi tak bardzo, że z pełną świadomością nie zamierzają na razie uzupełniać pracowniczych teczek o część E, licząc na to, że PIP do nich nie trafi. I wszystko wskazuje na to, że… nic im za to nie grozi.
– W mojej ocenie brak części E nie może być kwalifikowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika – stwierdza Tomasz Czerkies. Jak zauważa, naruszenie przepisów, o którym mowa w art. 281 par. 1 pkt 6 k.p., polega bowiem na nieprowadzeniu dokumentacji pracowniczej. – A przecież brak w aktach osobowych części E nie wypełnia definicji „nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej”. Dokumentacja jest prowadzona, tyle że akta osobowe nie zawierają wszystkich wymaganych przepisami części, co jednak nie wypełnia znamion wykroczenia – wyjaśnia mec. Czerkies.
O tym, że przyjmuje się taką właśnie interpretację przepisów, nieoficjalnie słyszymy też w PIP.
Resort rodziny podkreśla, że z częścią E jest podobnie jak z częścią D, która obejmuje kary porządkowe – pracownik może nigdy nie zostać ukarany, a część D w aktach być musi. Teczki pracownicze zostały o nią rozszerzone z początkiem 2019 r., kiedy weszło w życie obecne rozporządzenie. Co ciekawe, niektórzy bojkotują i tę część akt, twierdząc, że polityka ich firmy wyklucza karanie. ©℗
/>
