Zdaniem inspekcji przejęcie pracownika z agencji pracy tymczasowej nie wiąże się z obowiązkiem ponownego szkolenia bhp, a w protokołach powypadkowych należy wpisać numer dowodu osobistego poszkodowanego. Zwolnienia lekarskie kończą się o północy, a nie tak jak doba pracownicza.
W praktyce funkcjonowania przepisów prawa pracy wątpliwości nadal budzą sytuacje występujące na styku różnych aktów prawnych i różnych gałęzi prawa, np. prawa pracy i ochrony danych osobowych czy prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku z 12 kwietnia 2024 r. rozstrzygnął trzy bardzo ważne dla pracodawców zagadnienia, stwierdzając, że:
- pracodawca, który był najpierw pracodawcą użytkownikiem i korzystał z pracy pracownika tymczasowego i następnie zatrudnił go bezpośrednio u siebie w firmie, nie musi po raz kolejny przeprowadzać szkolenia wstępnego z bhp;
- na potrzeby sporządzenia protokołu wypadkowego można zażądać od pracownika, który uległ wypadkowi, numeru jego dowodu osobistego;
- zwolnienia lekarskie kończą się o godz. 23.59 danego dnia kalendarzowego.
Zatrudnienie pracownika z APT
Odnosząc się do kwestii szkolenia wstępnego z bhp dla pracowników przejmowanych do pracy z agencji pracy tymczasowej (APT), GIP powołał się na swoje uzgodnienia sprzed kilku lat dokonane z resortem pracy i powielił zajęte przez ministerstwo stanowisko. Otóż przyjęto za stanowiskiem MRPiPS z 16 maja 2019 r., że nie ma potrzeby dokonywania ponownego szkolenia dotychczasowego pracownika tymczasowego przez tego samego pracodawcę w odniesieniu do tych samych obowiązków na tym samym stanowisku pracy. To bardzo pragmatyczne podejście, bo szkoliłaby najczęściej wręcz ta sama osoba i byłaby to z pewnością powtórka tych samych zagadnień. Zatem jeśli na stanowisku pracy nie zaszły żadne zmiany, jak przykładowo zmiana procesu technologicznego lub pojawienie się nowych maszyn, to pracownik może zostać dopuszczony do pracy przez pracodawcę bez konieczności odbywania po raz drugi szkolenia wstępnego bhp.
PIP w swoim stanowisku nie odniosła się do kwestii dokumentacji pracowniczej, a zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty potwierdzające odbycie szkolenia bhp powinny się znaleźć w części B akt osobowych. Zatem wydaje się, że można przyjąć, iż pracodawca posiadający dokumentację bhp z okresu współpracy z agencją pracy tymczasowej powinien odpowiednie dokumenty przenieść z dokumentacji do akt osobowych, a w dokumentacji dotyczącej współpracy z APT zostawić kopie tych dokumentów z adnotacją o zatrudnieniu pracownika na stałe.
Więcej danych w protokołach
GIP potwierdził, że zakres danych osobowych, jakich można żądać od kandydata do pracy i pracownika, wyraźnie został uregulowany w art. 221 kodeksu pracy, ale istnieje także przepis wskazujący, że pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W ocenie urzędu takimi przepisami będzie rozporządzenie wykonawcze do kodeksu pracy określające wzór protokołu wypadkowego. Zatem należy przyjąć, że co do zasady działy kadr nie mogą zbierać danych w postaci serii i numeru dowodu osobistego pracownika, ale w sytuacji, gdy dojdzie do wypadku przy pracy i będzie konieczność sporządzenia protokołu wypadku, to dział bhp będzie uprawniony do uzyskania od pracownika danej w postaci numeru dowodu, gdyż jest ona elementem protokołu, który jest oficjalnym drukiem. Wydaje się jednak, że dana taka nie powinna być ujmowana w systemie kadrowo-płacowym pracodawcy, a jedynie w treści protokołu wypadku, i z całą pewnością nie powinna być przez pracodawcę wykorzystywana w innych celach.
ZUS ZLA tylko do końca dnia
Odpowiadając na trzecie z zadanych pytań, GIP stwierdził, że dni niezdolności do pracy powinny być rozliczane kalendarzowo, a więc kończą się o północy. Co więcej, ku zadowoleniu dostawców usług kadrowo-płacowych odpowiedź jest bardzo precyzyjna i łatwa do ustawienia w systemach informatycznych, gdyż koniec ZUS ZLA ma miejsce dokładnie o godz. 23.59, a więc już od godz. 0.00 pracownik może przystąpić do pracy.
Takie podejście spowoduje jednak problemy przy pracy zmianowej, bo nocne zmiany przypadają zawsze na dwa dni kalendarzowe i skutkiem tego stanowiska będzie konieczność wzięcia zwolnienia lekarskiego o jeden dzień więcej, żeby mieć pięć dni roboczych wolnych od pracy. [przykład]
Przykład
Zwolnienie lekarskie na nocnej zmianie
Pracownik produkcyjny pracuje od poniedziałku do piątku na trzy zmiany w godz.: 6.00–14.00, 14.00–22.00, 22.00–6.00, i po weekendzie następuje rotacja zmiany. W tygodniu 8–12 kwietnia 2024 r. pracował on na nocnej zmianie i skorzystał ze zwolnienia lekarskiego od dnia 10 kwietnia. Aby nie musieć przychodzić do pracy w nocy z piątku na sobotę, zwolnienie lekarskie powinno być wystawione do 13 kwietnia (soboty), bo wystawienie e-ZLA do 12 kwietnia oznaczałoby jego zakończenie o godz. 23.59 w tym dniu i wtedy pracownik powinien się stawić do pracy od północy na sześć godzin. Przy takiej organizacji pracy zwolnienie na tydzień powinno być zatem wypisane od 8 do 13 kwietnia włącznie (na sześć dni kalendarzowych), dopiero wtedy pracownik mógłby się stawić w pracy w poniedziałek, 15 kwietnia. ©℗
Stanowisko GIP z 12 kwietnia 2024 r. w sprawie szkolenia wstępnego, protokołu powypadkowego i orzeczenia o niezdolności do pracy GIP-GBI.0701.47.2024.4
/>
DGP: Czy pracodawca zatrudniający dotychczasowego pracownika tymczasowego musi przeprowadzić nowe szkolenie wstępne bhp, w tym instruktaż stanowiskowy, czy nie ma takiego obowiązku? Czy można skopiować do akt szkolenia wykonywane w ramach zatrudnienia w agencji pracy tymczasowej, skoro i tak przeprowadzał je pracodawca, a pracownik będzie wykonywał cały czas taką samą pracę?
GIP: Z uwagi na wątpliwości interpretacyjne w 2019 r. Państwowa Inspekcja Pracy wystąpiła do Departamentu Prawnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o zajęcie stanowiska w tej sprawie.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyrażonym w piśmie z 16 maja 2019 r. (znak DPR.IV.073.4.2019.BB) „w przypadku, gdy pracodawca użytkownik zdecyduje się zatrudnić pracownika, który poprzednio wykonywał u niego pracę jako pracownik tymczasowy na tym samym stanowisku, jakie zajmował bezpośrednio przed nawiązaniem z nim umowy o pracę, wówczas nie jest konieczne przeprowadzenie szkolenia wstępnego takiego pracownika, pod warunkiem że odbył on już takie szkolenie przed podjęciem pracy u tego pracodawcy oraz nie zaszły okoliczności, o których mowa w par. 11 ust. 3 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy” (tj. zmiana warunków techniczno-organizacyjnych, w szczególności zmiana procesu technologicznego, zmiana organizacji stanowisk pracy, wprowadzenie do stosowania substancji o działaniu szkodliwym dla zdrowia albo niebezpiecznym oraz nowych lub zmienianych narzędzi, maszyn i innych urządzeń).
Przedstawiając powyższe stanowisko, podsekretarz stanu w MRPiPS podkreślił praktyczny i pragmatyczny aspekt przedstawionego podejścia, zwalniający z konieczności ponownego szkolenia dotychczasowego pracownika tymczasowego przez tego samego pracodawcę w odniesieniu do tych samych obowiązków na tym samym stanowisku pracy. Według ministerstwa prezentowane podejście nie obniża poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników.
DGP: Czy w protokole wypadku przy pracy pracownik służby bhp powinien wpisywać numer dowodu osobistego, skoro po zmianach w kodeksie pracy związanych z wdrożeniem RODO pracodawca nie ma podstaw prawnych do żądania od pracownika takich danych?
GIP: Zgodnie z art. 221 k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast od pracownika pracodawca żąda podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy określa załącznik do rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. poz. 1071). Zgodnie z ww. wzorem w protokole należy podać dane osobowe pracownika, który uległ wypadkowi, w tym m.in. numer dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
DGP: W jaki sposób należy liczyć czas obowiązywania zwolnienia od pracy na podstawie zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy – czy kończy się ono o północy, czy należy je liczyć podobnie jak okres urlopu wypoczynkowego i rozliczać na doby pracownicze?
GIP: Zaświadczenie lekarskie jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy. Wystawiając zaświadczenie, lekarz wskazuje w nim okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy. Dni niezdolności do pracy wskazane w zaświadczeniu powinny być rozliczane kalendarzowo. Przykładowo jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione na okres od 8 kwietnia do 10 kwietnia, należy przyjąć, że zwolnienie kończy się 10 kwietnia o godz. 23.59, a pracownik może przystąpić do pracy najwcześniej 11 kwietnia o godz. 00.00.
