Dzięki takiemu rozkładowi pracownicy wykonują pracę w określonych godzinach i dniach. Konieczne jest jednak dokonywanie od niego odstępstw, aby zapewnić zgodność z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Istotą systemu równoważnego jest możliwość stosowania wydłużeń czasu pracy ponad osiem godzin na dobę w powiązaniu z większą liczbą dni wolnych od pracy lub krótszych dni pracy ustalanych w okresie rozliczeniowym w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy na przestrzeni okresu rozliczeniowego. Właśnie przez perspektywę związania wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a nie w tygodniu, należy patrzeć na stałe dni wydłużeń i skróceń czasu pracy w tym systemie, czyli możliwości ustalenia faktycznie stałego rozkładu czasu pracy.

Równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego czasu pracy pracownika powyżej ośmiu godzin. Wydłużenia dobowego czasu pracy muszą zostać zrekompensowane krótszą pracą w innych dniach lub dodatkowymi dniami wolnymi (tzw. dni wolne harmonogramowo) w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ustawodawca nie narzuca tutaj żadnego z tych rozwiązań, a zatem to od pracodawcy zależy, czy wybierze jedno z nich, czy też będzie stosował jednocześnie oba.

Wprowadzenie równoważnego czasu pracy musi być uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją (art. 135 par. 1 kodeksu pracy). Warunki te są na tyle ogólne, że decyzja o wprowadzeniu tego systemu może zostać podjęta praktycznie przez każdego pracodawcę.

Zgodnie z harmonogramem

Rozkład czasu pracy to wyznaczone poprzez pracodawcę w sposób względnie stały (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, obwieszczeniu o czasie pracy) lub z założenia okresowo (w harmonogramie czasu pracy) zobowiązanie obejmujące czas realizowania zobowiązań wynikających ze stosunku pracy. Pojęcie „rozkład czasu pracy” obejmuje zarówno godziny, jak i dni pracy, a niekiedy nawet – w odniesieniu do przerywanego systemu czasu pracy – przerwy w pracy. Obowiązek przestrzegania rozkładu czasu pracy, który opiera się na obowiązku przestrzegania czasu pracy, jest odpowiednikiem uprawnienia pracodawcy do wyznaczania czasu pracy.

Pojęcie rozkładu czasu pracy występuje w podwójnym znaczeniu, tj.:

  • jako model organizacji pracy w zakładzie pracy (art. 150 k.p.),
  • jako konkretny rozkład (plan) czasu pracy pracownika (harmonogram czasu pracy, grafik czasu pracy), ale również stały rozkład wskazany w regulaminie (lub obwieszczeniu o czasie pracy).

Jedno znaczenie odnosi się zatem do rozkładu (rozkładów) wprowadzanych przez pracodawcę w regulaminie pracy lub – w przypadku gdy pracodawca nie wydaje regulaminu – obwieszczeniu odnoszącym się do czasu pracy, gdzie wyznaczone są niejako ogólne ramy, po których można się poruszać, planując pracę. Drugie to indywidualne oznaczenie dni i godzin pracy, popularnie mówiąc – harmonogram lub grafik.

Regulaminowy rozkład czasu pracy może wyznaczać skonkretyzowane rozkłady stałe czasu pracy wszystkich pracowników, poszczególnych ich grup, na konkretnych stanowiskach itp. Mamy tutaj dokładne określenie dni i godzin pracy, a pracownicy wiedzą, w jakich przedziałach czasowych mają realizować swoje zwykłe obowiązki. Taka konstrukcja jednocześnie skutkuje brakiem obowiązku, a właściwie nawet możliwości tworzenia harmonogramów. Wypełnione jest zobowiązanie do dookreślenia konkretnego rozkładu (przekazania informacji o rozkładzie czasu pracy pracownikom), zaś dla możliwości stworzenia innego rozkładu konieczne byłoby najpierw wprowadzenia zmian do regulaminu dających taką możliwość.

System równoważny wprost wiąże się z różnicowaniem długości pracy w poszczególnych dniach. W najbardziej typowym ujęciu opiera się on na harmonogramach czasu pracy. Nawet bowiem wtedy, gdy wydłużenia powyżej ośmiu godziny lub skrócenia poniżej ośmiu godzin stosowane są sporadycznie, bez harmonogramu powstanie sprzeczność z wymiarem czasu pracy. Wydłużenia/skrócenia obowiązują w tym systemie zgodnie z rozkładem czasu pracy, a nie bieżącymi poleceniami.

Powyższe nie wyklucza jednak stosowania w systemie równoważnym stałego rozkładu dni pracy ze stałymi dniami z dłuższą i krótszą pracą. [przykład 1]

przykład 1

Grafik pracy

W regulaminie pracy znalazł się zapis: „W systemie równoważnym praca odbywa się od poniedziałku do piątku, wszystkie święta są dniami wolnymi od pracy. Godziny pracy są określane w harmonogramach czasu pracy obejmujących okresy miesięczne. W harmonogramach praca może być planowana między godz. 6 a 22”.

Mamy w tym przypadku konstrukcję stałych dni pracy, jednak rozkład godzinowy będzie wynikać z przedstawionego pracownikowi grafiku pracy. Tworząc go, pracodawca nie może wykroczyć poza dni pracy (pon.–pt., z wyjątkiem świąt) oraz przedział godzinowy (6–22).

przykład 2

Zapisy w regulaminie

Pracodawca wprowadził do regulaminu pracy zapis o stałym rozkładzie czasu pracy w wydziale X o treści:

„1. Pracownicy wydziału X pracują w systemie równoważnego czasu pracy, w którym możliwe jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do nie więcej niż 12 godzin na dobę, przy krótszym wymiarze czasu pracy w innych dniach lub większej ilości dni pracy w miesięcznych okresach rozliczeniowych obejmujących miesiące kalendarzowe.

2. Dla pracowników wskazanych w ust. 1 ustala się stały rozkład czasu pracy, w którym praca wykonywana jest w dniach od poniedziałku do piątku, z pominięciem świąt będących dniami wolnymi od pracy, w godzinach: w poniedziałki 8–18, wtorki, środy i czwartki 8–16, w piątki 8–14”.

Taka konstrukcja jest dopuszczalna, ale przy jej stosowaniu konieczne jest dokonywanie korekt dla zachowania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Wymiar czasu pracy nie jest ustalany bowiem dla tygodnia, ale dla okresu rozliczeniowego, a w nim niekoniecznie będą dokładnie cztery pełne tygodnie kalendarzowe przy braku świąt. W niektórych miesięcznych okresach rozliczeniowych wymiar będzie się zgadzał, w innych jego utrzymanie skutkowałby niedopracowaniem do wymiaru albo nadpracowaniem ponad wymiar. Zwróćmy przykładowo uwagę na luty 2024 r. Wymiar czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym wynosił 168 godzin i zachowanie rozkładu regulaminowego dokładnie wpasuje się w ten wymiar. Już jednak w lipcu 2024 r. prowadziłby do nadpracowania dwóch godzin ponad wymiar czasu pracy, czyli powstania dwóch godzin nadliczbowych.

Nawet bez uzupełnienia zapisów regulaminu pracodawca może, a wręcz musi, dokonywać dostosowania rozkładu do wymiarów czasu pracy w poszczególnych okresach rozliczeniowych. Warto jednak wprost to wyartykułować w regulaminie, dodając w powyższym przykładzie ust. 3:

„3. Rozkład godzin pracy wskazany w ust. 2 będzie przez pracodawcę modyfikowany w calu zachowania zgodności z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Modyfikacja dokonana zostanie w zakresie nie wykraczającym o więcej niż 2 godziny poza przedziały godzinowe wskazane w ust. 2. O zmianie pracownik informowany jest na 7 dni przed rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego”. ©℗

Konieczne korekty

Przyjęty stały rozkład w systemie równoważnym należy traktować jako wyznacznik – standard – od którego przy pełnej świadomości zarówno pracownika, jak i pracodawcy będą stosowane odstępstwa konieczne dla zgodności z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

  • mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
  • dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie
  • odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela.

Po tak ustalonym wymiarze należy się poruszać, tworząc zarówno rozkłady w harmonogramach, jak i stosując stały rozkład czasu pracy. [przykład 2]

Trzymanie się w systemie równoważnym stałego rozkładu bez dostosowywania do okresu rozliczeniowego prowadziłoby w niektórych okresach rozliczeniowych do przepracowania:

  • niższej liczy godzin niż wynika to z wymiaru czasu pracy,
  • wyższej liczy godzin niż wynikająca z wymiaru.

W pierwszym przypadku dla pracodawcy powstaje obciążenie ekonomiczne związane z koniecznością opłacenia czasu nieprzepracowanego. Pracownik powinien bowiem otrzymać wynagrodzenie adekwatne do wynikającego z umowy o pracę wymiaru czasu pracy. Na pracodawcy spoczywa obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. W jakichkolwiek niezawinionych przez pracownika sytuacjach niedopracowania do pełnego wymiaru ze względu na zaplanowanie w grafiku mniejszej liczby godzin powinna zostać wypłacona i tak pełna pensja. Tutaj mamy kwestię decyzji pracodawcy. Przy czym w jednostkach sfery budżetowej takie sytuacje mogłoby być uznane za niegospodarność w wydatkowaniu środków publicznych na wynagrodzenia.

W drugim przypadku nadpracowanie ponad wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego równoznaczne będzie z powstaniem pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, która to praca dodatkowa będzie wynikiem jedynie przyjęcia przez pracodawcę takiego, a nie innego stałego rozkładu.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Żadna z nich nie daje podstaw do stosowania takiej organizacji pracy, która skutkuje sama w sobie koniecznością wykonywania pracy nadliczbowej.

WAŻNE Wydłużenia dobowego czasu pracy muszą zostać zrekompensowane krótszą pracą w innych dniach lub dodatkowymi dniami w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ustawodawca nie narzuca tutaj żadnego z tych rozwiązań, a zatem od pracodawcy zależy, czy wybierze jedno z nich, czy też będzie stosował jednocześnie oba.

Co daje stały rozkład w systemie równoważnym, skoro musi być i tak modyfikowany? Dla niektórych pracodawców istotna może być wynikająca z jego stosowania pewność (powtarzalność) wykonywania przez pracowników pracy w określonych w nim godzinach i jednocześnie istniejącą po stronie pracowników pewność (z nieznacznymi wyjątkami związanymi z korektami, które jednak mogą zostać, tak jak w powyższym przykładzie ograniczone przez zakreślenie granic dokonywanych zmian) zatrudniania ich w stałym rozkładzie. Przewidywalność ta może być również istotna dla klientów, kontrahentów, obywateli korzystających z usług danego urzędu itd. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

• art. 135 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)