Pracownik może odpracować wyjście prywatne, zanim z niego skorzysta

Takie stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy w stanowisku wydanym dla DGP. Jednak wyrażenie na to zgody może oznaczać dla pracodawców dodatkowe koszty z tytułu nadgodzin, gdyby do odpracowanego wcześniej wyjścia jednak nie doszło.

W przepisach o czasie pracy jest już dłuższy czas cisza legislacyjna, nie licząc zmian dotyczących przerw śniadaniowych i czasu szkoleń, które wprowadzono w 2023 r., ale to nie oznacza, że nie budzą już one wątpliwości. Na szkoleniach ostatnio pojawiły się wątpliwości, co do których zdania były podzielone, dotyczące następujących kwestii:

▶ Czy możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego przed realnym skorzystaniem z wyjścia, np. pracownik chce wyjść w piątek do lekarza na dwie godziny w trakcie dnia pracy i chciałby odpracować takie wyjście, zostając we wtorek i w środę po jednej godzinie dłużej w pracy, czy też zgodnie z art. 151 par. 21 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) odpracowanie musi zawsze nastąpić po skorzystaniu z wyjścia prywatnego?

▶ Czy pracownik niepełnosprawny, który na pracę w godzinach nadliczbowych otrzymał zgodę lekarza medycyny pracy, może sam wycofać zgodę od pracodawcy i nie pracować w nadgodzinach, czy też w tym zakresie konieczne jest kolejne orzeczenie lekarskie?

Redakcja DGP zwróciła z tymi pytaniami do Głównego Inspektoratu Pracy, który udzielił odpowiedzi. [stanowisko]

Z treści przywołanego przepisu wprost wynika, że działania zmierzające do wyłączenia stosowania wskazanych ograniczeń leży wyłącznie po stronie pracownika (pracodawca nie może skierować pracownika na przedmiotowe badania lekarskie z własnej woli). Oznacza to, że badania/konsultacje lekarskie poprzedzające wydanie odpowiedniego zaświadczenia odbywają się za wyraźną zgodą pracownika i nie ma przeszkód, by ta zgoda została wycofana w dowolnym momencie (zarówno przed, jak i po przeprowadzonych badaniach/konsultacjach).

Tym samym, jeśli pracownik niepełnosprawny posiada określoną w pytaniu zgodę lekarza na niestosowanie wobec niego regulacji dotyczących czasu pracy osób niepełnosprawnych określonych w art. 15 ww. ustawy, to w przypadku wycofania przez niego zgody na pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca powinien ją uwzględnić.

DGP: Czy możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego przed realnym skorzystaniem z wyjścia, np. pracownik chce wyjść w piątek do lekarza na dwie godziny w trakcie dnia pracy i chciałby odpracować takie wyjście, zostając we wtorek i środę po jednej godzinie dłużej w pracy, czy też zgodnie z art. 151 par. 21 k.p. odpracowanie musi zawsze nastąpić po skorzystaniu z wyjścia prywatnego?

Artykuł 151 par. 21 k.p. dopuszcza odpracowywanie przez pracownika czasu zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi w celu załatwienia spraw osobistych (tzw. „prywatne wyjście”), przy czym czas odpracowania tego zwolnienia od pracy nie stanowił będzie pracy w godzinach nadliczbowych.

Odpracowanie czasu prywatnego wyjścia może mieć miejsce zarówno w tym samym dniu, w którym pracownik zwolnił się z pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jak też w innym dniu niż ten, w ramach którego pracownik zwolnił się z pracy. Czas odpracowania uprzednio udzielonego pracownikowi zwolnienia z części dnia pracy, nie będzie stanowił, w takim przypadku, pracy nadliczbowej.

Choć literalne brzmienie ww. przepisu wskazuje, że odpracowanie czasu prywatnego wyjścia powinno nastąpić dopiero po dniu, w którym miało ono miejsce, nie ma jednak przeszkód prawnych, by uznać za prawidłowe odpracowanie prywatnego wyjścia, zanim to wyjście nastąpiło. Niemniej taka sytuacja może spowodować pewne komplikacje, w przypadku gdyby pracownik najpierw odpracował czas prywatnego wyjścia, a następnie z niego nie skorzystał. W takim przypadku powstanie bowiem praca w godzinach nadliczbowych, którą pracodawca będzie zobowiązany odpowiednio zrekompensować.

Jednocześnie jednak zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 28 sierpnia 2013 r. w sprawie zasad odpracowywania prywatnych wyjść opublikowane w „Rzeczpospolitej”) „poza wymogiem, aby udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych nastąpiło na piśmie, przepis ten nie odnosi się i nie reguluje zasad i warunków udzielania tego zwolnienia od pracy, a także zasad i warunków jego odpracowywania. Kwestie te mogą być przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych (...) lub też mogą być ustalane każdorazowo na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem (...)”.

Dotychczasowa praktyka bezpieczniejsza

Odpowiedź na pierwsze pytanie może być zaskoczeniem, bo jest sprzeczna – jak sama inspekcja zaznaczyła – z literalnym brzmieniem przepisu, ale jest propracownicza. Taka praktyka będzie więc chętnie wykorzystywana przez pracowników. Otóż zgodnie z art. 151 par. 21 k.p. nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Przepis posługuje się zwrotem „odpracowanie” i dotychczas przeważał pogląd, że odpracowanie wyjścia prywatnego powinno mieć miejsce po takim wyjściu, a nie przed. Dzięki temu była także wyraźna różnica pomiędzy wyjściem prywatnym i jego odpracowaniem, a pracą w nadgodzinach i odbiorem z tego tytułu czasu wolnego od pracy, bo inna była wymagana kolejność zdarzeń:

• przy wyjściu prywatnym najpierw powinna mieć miejsce absencja, czyli wyjście w celu załatwienia spraw osobistych, a dopiero potem następowała dodatkowa praca, czyli odpracowanie takiego wyjścia, które zgodnie z przepisem nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych;
• przy odbiorze nadgodzin w formie czasu wolnego najpierw musi nastąpić dodatkowa praca, a dopiero potem absencja, czyli czas wolny udzielany na wniosek pracownika lub bez wniosku.

Stanowisko GIP z 22 lutego br. zaciera powyższą różnicę, bo pozwala w praktyce nadpracować wyjście prywatne, zanim ono nastąpiło. Odpowiedź taka nie jest do końca nieuzasadniona, gdyż zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN (https://sjp.pwn.pl/sjp/;2493529) odpracować ‒ odpracowywać oznacza:

• „wykonać zaległą pracę lub z wyprzedzeniem to, co należało zrobić później”,
• „spłacić pracą jakieś zobowiązanie lub dług”,
• „wykonać pracę w zamian za jakieś świadczenia, korzyści lub ulgi”.

Zatem odpracowaniem jest także wykonanie z wyprzedzeniem tego, co należało zrobić później, co uzasadnia podejście Państwowej Inspekcji Pracy. GIP zaznaczył jednak od razu, że działanie takie jest ryzykowne dla pracodawcy, bo pracownik, który odpracuje wyjście i następnie z niego nie skorzysta, będzie miał wypracowane dodatkowe godziny pracy, które w jego ocenie trzeba będzie rozliczyć jako nadgodziny, co może być przecież dodatkowym kosztem dla pracodawcy. [przykład]

przykład

Niestety pracodawcy nie będą mieli w praktyce żadnych narzędzi, którymi mogliby zmusić pracownika do skorzystania w przyszłości z wyjścia prywatnego, a więc to od dobrej woli pracownika będzie zależało, czy w praktyce dojdzie do pracy w nadgodzinach z tego tytułu. Mając powyższe na uwadze, należy z dużą ostrożnością podchodzić do wyrażania zgody na odpracowanie przed wyjściem prywatnym i wydaje się, że wielu pracodawców nie zmieni utrwalonej praktyki.

Twardy orzech do zgryzienia będą mieli dostawcy oprogramowania do zarządzania czasem pracy i systemów kadrowo-płacowych, bo trzeba będzie zastanowić się nad zmianą algorytmu odpracowania, które będzie mogło mieć miejsce i przed wyjściem prywatnym, i po wyjściu. Wydaje się jednak, że to klienci powinni decydować, jak mają być ustawione wyjścia prywatne w systemie teleinformatycznym.

Decyduje pracownik niepełnosprawny

W odpowiedzi na drugie pytanie GIP również przedstawił propracowniczą wykładnię. Nadgodziny w przypadku pracownika niepełnosprawnego wymagają, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 44) łącznego spełnienia dwóch warunków – wniosku pracownika oraz zgody lekarza medycyny pracy (wyjątkowo lekarza prowadzącego pracownika). Zatem zgodnie ze prezentowanym stanowiskiem GIP z 22 lutego 2024 r. wycofanie zgody przez pracownika na pracę w nadgodzinach będzie dla pracodawcy wiążące. Inspekcja wskazała, że pracownik sam decyduje, czy chce odbyć badania mające na celu ocenę jego stanu zdrowia pod kątem dodatkowego obciążenia, jakim będą nadgodziny, i może swój wniosek wycofać jeszcze przed wizytą lekarską, a także po jej odbyciu i uzyskaniu zgody na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych. Ponieważ jest to uprawnienie pracownicze, to wycofanie zgody może nastąpić w każdym momencie i nie jest potrzebna w tym celu żadna dodatkowa wizyta lekarska. Pracodawca jest w tym względzie zobowiązany do uwzględnienia wniosku pracownika.

Na marginesie należy zauważyć, że przepisy nie określają ani formy, ani postaci dokumentu, jakim jest wniosek pracownika, a w praktyce jest on najczęściej ustny i wielu pracodawców nie przechowuje w aktach osobowych wniosku papierowego czy elektronicznego. Wydaje się jednak, że dla celów dowodowych dobrą praktyką byłoby posiadanie wniosku w dokumentacji pracownika i następnie ewentualnie kolejnego dokumentu stanowiącego wycofanie pierwszego wniosku. ©℗