Zwolnienie lekarskie nie zapobiegnie konieczności wypłaty dodatku za nadgodziny

Pracujemy od poniedziałku do piątku od godz. 8 do 16 w podstawowym systemie czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. W styczniu 2024 r. nieprawidłowo zaplanowaliśmy pracownikom czas pracy ‒ bez uwzględnienia dnia wolnego w zamian za święto przypadające w sobotę 6 stycznia, co spowodowało konieczność wypłacenia pracownikom na koniec okresu rozliczeniowego wynagrodzenia wraz z dodatkiem za 8 godzin z tytułu przekroczenia przeciętnie średniotygodniowej normy czasu pracy.

Jeden z pracowników w tym okresie rozliczeniowym był w pracy jeden dzień, który był harmonogramowo dniem pracy ‒ 2 stycznia, a przez resztę miesiąca był chory. Nie wypłaciliśmy mu dodatku z tytułu przekroczenia normy, bo faktycznie nie przepracował czasu ponad normę. Mamy jednak wątpliwości, czy pracownik na pewno nie nabył prawa do dodatku.

Skoro nie wyznaczono dnia wolnego za święto, to nie można założyć istnienia jakiegoś hipotetycznego dnia wolnego w okresie niezdolności do pracy pracownika. W okresie niezdolności do pracy pracownik miał zaplanowane do przepracowania 168 godzin, w związku z tym należy przyjąć, że nadpracował 8 godzin ponad wymiar czasu pracy, a w związku tym nabył prawo do dodatku.

Wymiar czasu pracy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie
• odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym, które przypada w innym dniu niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Dotyczy to również sytuacji, gdy święto przypada w dniu wolnym od pracy (o ile jest to dzień inny niż niedziela). Jeżeli rozkład czasu pracy opiewa na stałe pięć dni pracy w tygodniu, to jednocześnie musi zostać wyznaczony inny dzień wolny za „sobotnie” święto, aby została zachowana minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym czasu pracy.

Styczeń 2024 r.: (4 x 40 godzin) + (3 x 8 godzin) – (2 x 8 godzin) = 168 godzin.

Planowanie harmonogramu a nieobecność

W razie stosowania miesięcznych okresów rozliczeniowych zaplanowana w harmonogramie praca nie może być dłuższa niż wynikająca z wymiaru dla danego miesiąca, gdyż w takich sytuacjach grafiki obejmują pełne okresy rozliczeniowe.

W styczniu 2024 r. wymiar czasu pracy wynosił 168 godzin. Brak dodatkowego dnia wolnego za przypadające w sobotę święto Trzech Króli spowodował naruszenie minimalnej liczny dni wolnych od pracy oraz faktyczne zaplanowanie pracownikom 8 godzin pracy ponad wymiar czasu pracy. Te 8 godzin stanowi przekroczenie średniotygodniowego czasu pracy, za które pracownicy nabywają prawo do wynagrodzenia oraz 100 proc. dodatku.

Skoro pracodawca nie wyznaczył dnia wolnego za sobotnie święto, to pracownicy mieli nieprawidłowy rozkład z punktu widzenia przepisów o ustalaniu wymiarów czasu pracy. Rozkład zaś – czy wręczony jako harmonogram, czy stworzony jako rozkład stały – jest wiążący dla pracowników. Jest tak także wówczas, gdy jest błędnie utworzony.

Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Odnosimy się tutaj do tego czasu pracy – tej liczby godzin pracy – która była zaplanowana na okres nieobecności, a nie tej, która powinna być zaplanowana. Wskazana w pytaniu osoba w okresie nieobecności (3‒31 stycznia) miała do przepracowania według wiążącego ją rozkładu czasu pracy 168 godzin. Gdyby pracodawca w trakcie miesiąca wyznaczył na ten przedział czasu dzień wolny za święto dla wszystkich pracowników, to nastąpiłoby faktyczne obniżenie wymiaru do 160 godzin także w stosunku do osoby nieobecnej. Tak się jednak nie stało, rozkład czasu pracy pracowników nie uległ żadnej modyfikacji. Skoro zaś nastąpiło obniżenie o 168 godzin czasu w okresie rozliczeniowym za czas nieobecności, a pracownik wypracował przed tą nieobecnością 8 godzin, to faktycznie nadpracował taką liczbę godzin ponad wymiar czasu pracy.

Odwróćmy nieco tę sytuację. Przyjmijmy, że pracownicy pracują od poniedziałku do piątku po 8 godzin, nie wyznaczono wolnego za święto 6 stycznia, a pracownik po przepracowaniu okresu 1‒30 stycznia (zgodnie z tym rozkładem) rozchorował się 31 stycznia. Wypracowałby wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym (168 godzin), a nieobecność przypadałaby na rozkładowy dzień pracy i obniżyłaby wymiar faktycznej pracy, jaką w tym okresie rozliczeniowym pracownik może świadczyć, o 8 godzin. Nadpracowałby wówczas 8 godzin ponad wymiar, bo pracodawca nie mógłby w tej sytuacji zastosować zmiany rozkładu poprzez określenie 31 stycznia jako dnia wolnego, „bo pracownik i tak jest chory”, jak również przyjąć, że niezdolność do pracy przypadająca po wypracowaniu pełnego wymiaru czasu pracy już na wymiar czasu pracy nie wpływa. ©℗