Wynagrodzenie za nadgodziny w służbie cywilnej to tylko opcja

Wniosek w tej sprawie nie jest wiążący dla dyrektora generalnego danego urzędu i – co ważne – decyzji w tej sprawie nie musi on uzasadniać. Jednak bez wniosku pracownika sam o finansowej rekompensacie nie może decydować. Samodzielnie wolno udzielić mu jedynie czasu wolnego.

Wynagrodzenie za nadgodziny jest całkowitą nowością w służbie cywilnej, gdyż od początku obowiązywania ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691; dalej: ustawa) jedyną formą rekompensaty nadliczbowej pracy był czas wolny udzielany w tym samym wymiarze. Od 1 stycznia 2024 r. obowiązuje jednak zmieniony art. 97 ustawy i nowo dodany art. 97a. Uregulowano tym samym drugą możliwość rekompensaty w postaci wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. Przyjęto jednak w art. 97 ust. 11 ustawy, że tylko na wniosek członka korpusu służby cywilnej dyrektor generalny urzędu może przyznać wynagrodzenie zamiast czasu wolnego albo dnia wolnego.

Jaka procedura

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia członek korpusu służby cywilnej może złożyć w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej do dyrektora generalnego urzędu, ale nie bezpośrednio, tylko za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego. Pracownik ma na to 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego.

Wniosek nie może być złożony w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, a więc wypłacanie za nadgodziny na bieżąco co miesiąc, jak ma to miejsce u pracodawców stosujących kodeks pracy, jest niemożliwe. Nie ma także możliwości wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny bez wniosku pracownika. Dyrektor generalny samodzielnie nie może podjąć takiej decyzji, nawet w sytuacji braków kadrowych w urzędzie i trudności realizacji bieżących zadań i wynikającej stąd niemożliwości udzielenia czasu wolnego od pracy. W takiej sytuacji dyrektor musiałby zwrócić się do pracowników o złożenie wniosków o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny.

Wniosek jest składany do dyrektora generalnego (kierownika urzędu), ale za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, z tym że ustawa nie przewiduje wprost obowiązku zaopiniowania wniosku przez bezpośredniego przełożonego, a więc może on go po prostu przekazać dalej. Wydaje się jednak, że warto rozważyć przyjęcie obowiązku zaopiniowania wniosku pod kątem obłożenia pracą w danej komórce organizacyjnej i realnej możliwości oddania czasu wolnego za nadgodziny. Decyzję powinien podjąć każdy urząd samodzielnie, gdyż nie przyjęto takiego rozwiązania w przepisach ustawy. Zatem można także uznać, że zachowanie drogi służbowej przekazywania wniosku może mieć na celu jedynie poinformowanie przełożonego, że wynagrodzenie za nadgodziny zostanie wypłacone i nie będzie już trzeba udzielać czasu wolnego od pracy, co z pewnością wpłynie na organizację pracy w kierowanej przez niego komórce.

W jakiej formie

Specyficzna regulacja, która po raz pierwszy pojawiła się w prawie pracy, dotyczy jednak formy złożenia wniosku, gdyż z przepisu wynika, że może to być „w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej”. Pierwszy raz ustawodawca połączył w jednym przepisie formę i postać, gdyż dotychczas w kodeksie pracy używana jest albo postać, albo forma i nie ma odpowiednika dla rozwiązania przyjętego w służbie cywilnej. Należy jednak uznać, że forma pisemna odnosi się do formy czynności prawnej, zgodnie z wymaganiami kodeksu cywilnego, a więc powinien być to dokument z podpisem pracownika. W tym zakresie możliwa jest zatem również forma elektroniczna, która jest równoważna z formą pisemną, a więc możliwy jest także dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym. Złożenie wniosku może jednak następować w postaci papierowej lub elektronicznej, a więc możliwe jest także przesłanie w postaci skanu wniosku podpisanego tradycyjnie długopisem czy piórem, gdyż dokument taki będzie miał nadal formę pisemną, a przekazany będzie w postaci elektronicznej.

Wnioski o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny nie mogą być składane w pulpitach pracowniczych ani mailowo, gdyż w takich przypadkach nie jest spełniony wymóg formy pisemnej. W przypadku wniosku elektronicznego niezbędne byłoby jego podpisanie przez pracownika podpisem kwalifikowanym.

Czego może dotyczyć

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny może złożyć:

• pracownik służby cywilnej w zakresie całości wypracowanych przez siebie godzin nadliczbowych (art. 97 ust. 11 w zw. z art. 97 ust. 6 ustawy);
• urzędnik służby cywilnej w przypadku nadgodzin, które miały miejsce w porze nocnej oraz za pracę w niedziele i święta, jeśli nie udzielono w zamian dni wolnych od pracy (art. 97 ust. 11 w zw. z art. 97 ust. 7 i 8 ustawy);
• osoba zajmująca wyższe stanowisko w służbie cywilnej, z wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu i kierownika urzędu w przypadku nadgodzin w:

– porze nocnej,

– dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy,

– niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto (art. 97 ust. 11 w zw. z art. 97 ust. 8a ustawy).

Można więc stwierdzić, że we wszystkich przypadkach, gdy ustawa przewiduje rekompensatę pracy w godzinach nadliczbowych, istnieje możliwość złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny.

Mimo użycia w przepisie alternatywy rozłącznej „albo” wydaje się także, że możliwy jest wniosek o wypłatę wynagrodzenia za część godzin nadliczbowych, bo pracownik może podjąć decyzję, że część z nich chciałby wykorzystać w postaci czasu wolnego od pracy, a co więcej, nie jest wykluczone także odbieranie czasu wolnego na bieżąco w trakcie biegnącego okresu rozliczeniowego, co nie może wyłączyć późniejszej możliwości złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny. [przykład 1]

W przypadku jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego we wniosku wystarczy wskazać, za ile nadgodzin pracownik chciałby otrzymać wypłatę, gdyż nie ma znaczenia, kiedy doszło do wypracowania nadgodzin, gdyż za wszystkie przysługuje i tak jednakowe wynagrodzenie. W przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych pracownik może wskazać, za nadgodziny z których miesięcy chciałby mieć wypłacone wynagrodzenie, gdyż to może mieć wpływ na jego wysokość, ale nie ma takiego wymogu w ustawie, a więc możliwe jest także wskazanie ogólnej liczby nadgodzin, za które chciałby mieć taką rekompensatę. [przykład 2]

przykład 1

przykład 2

Rozpatrywanie

Co ciekawe, z przepisu wynika jedynie, że dyrektor generalny może przyznać wynagrodzenie, a na swoją decyzję ma 14 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Wydaje się więc, że jest to w pełni uznaniowa decyzja, gdyż ustawodawca nie przewidział żadnych kryteriów, które powinny być wzięte przez dyrektora pod uwagę. W praktyce jednak poziom decyzyjności o wypłacie wynagrodzenia za nadgodziny wskazuje na to, że ustawodawca chciał zabezpieczyć urzędy przed pochopnymi decyzjami przełożonych i przenieść odpowiedzialność z tego tytułu na wyższy szczebel. Wydaje się, że przy podejmowaniu takich decyzji trzeba brać pod uwagę przede wszystkim budżet danej jednostki i zasady dyscypliny finansów publicznych. Z innej strony jednak mogą się pojawić potrzeby wypłaty ze względu na sytuację kadrową urzędu i trudność w oddaniu czasu wolnego w rozsądnym terminie od końca okresu rozliczeniowego. [przykład 3]

Podejmując decyzje o wypłacaniu wynagrodzenia za nadgodziny, dyrektor generalny powinien kierować się ogólną zasadą równego traktowania w zatrudnieniu, gdyż należy pamiętać, że pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, a dotyczy to w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu. Należy zatem unikać sytuacji, gdy wynagrodzenie byłoby wypłacane jedynie niektórym, wybranym pracownikom, podczas gdy wnioski innych osób o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny byłyby ciągle załatwiane odmownie. Dokumentacja taka jest gromadzona w działach kadr, a więc na jej podstawie można w przyszłości dokonać analizy, czy nie doszło do nierównego traktowania bądź dyskryminacji części pracowników urzędu.

Należy także przyjąć, że w przypadku częściowej zgody na wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny dyrektor generalny powinien wskazać, za nadgodziny z których miesięcy ma nastąpić wypłata, gdyż, jak już zostało powyżej wykazane, może to mieć wpływ na wysokość wynagrodzenia wypłaconego przez urząd. A biorąc pod uwagę wahanie normy miesięcznej czasu pracy od 152 do 184 godzin, różnice w wynagrodzeniu mogą być znaczące. [przykład 4] ©℗

przykład 3

przykład 4