Skutkiem zmian może być pogorszenie sytuacji pracowników – mogą oni bowiem otrzymywać wynagrodzenie później. Rewolucja czeka też działy kadr. Nowe prawo wymusi zmiany w systemach kadrowo-płacowych i konieczność szybszego przekazywania dokumentacji do ZUS.
Premier Donald Tusk po wtorkowym posiedzeniu rządu zapowiedział, że od przyszłego roku chorobowe pracownika będzie wypłacane przez ZUS już od pierwszego dnia pobytu na zwolnieniu lekarskim. To realizacja obietnicy z kampanii wyborczej, do której partie tworzące rząd zobowiązały się w umowie koalicyjnej.
Szef rządu zadeklarował, że obciążenie pracodawców wynagrodzeniem chorobowym będzie zredukowane do zera lub „jakiegoś absolutnego minimum”, a nowe rozwiązanie ma wspierać zwłaszcza najmniejsze firmy. Wariant redukcji do zera, o którym mówi się najwięcej, oznaczałby de facto likwidację wynagrodzenia chorobowego płaconego przez pracodawców. Dziś co do zasady wynosi ono 80 proc. wynagrodzenia (wyjątek dotyczy m.in. kobiet w ciąży – wówczas należy się 100 proc.). Taką pensję pracodawca ma obowiązek płacić z własnej kieszeni za pierwsze 33 dni zwolnienia w roku (14 dni w przypadku pracowników w wieku od 50 lat wzwyż).
– Taka zmiana bez wątpienia będzie ogromną ulgą dla pracodawców, zwłaszcza jeśli wziąć pod uwagę gwałtowny wzrost najniższego wynagrodzenia za pracę – wskazuje dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. Obecne rozwiązanie od lat krytykowano jako niesprawiedliwe. – Skoro z wynagrodzenia pracownika jest pobierana składka na ubezpieczenie chorobowe, która w całości trafia do ZUS, to swoistą formą niesprawiedliwości społecznej czy też uprzywilejowanej pozycji organu rentowego jest dzielenie odpowiedzialności za finansowanie zwolnień między ZUS a pracodawcę – uważa dr Łuczak.
Planowana zmiana, choć korzystna dla firm, może jednak mocno obciążyć działy kadrowo-płacowe.
– Jeżeli wraz z nią nie zmieni się sposobu wypłaty zasiłków, to dla pracodawców, którzy nie są ich płatnikami – to ci, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 pracowników – będzie ona znaczącym obciążeniem. Będą musieli przekazać do ZUS wniosek o wypłatę zasiłku, co bezdyskusyjnie jest bardziej czasochłonne niż umieszczenie na liście płac wynagrodzenia chorobowego i jego wypłata – wskazuje dr Łuczak. Wniosek ten jest bowiem dość szczegółowy, wymaga m.in. podania składników wynagrodzenia wypłaconych pracownikowi za poprzednich 12 miesięcy. Dotychczas płatnik przekazywał go dopiero po 33 (lub 14) dniach choroby, a więc stosunkowo rzadko (średnia długość absencji chorobowej to 33,41 dnia – dane za 2022 r.).
Pracownik bez środków do życia?
Jak wskazuje dr Łuczak, zmiana przyniesie również niemałe zamieszanie w zakresie wypłacania wynagrodzeń.
– Wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę ze środków własnych pracownik otrzymuje w normalnym terminie wypłaty wynagrodzenia. Natomiast ZUS wypłaca zasiłki do 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień. W praktyce termin wypłaty bardzo często oscyluje właśnie w okolicach 30 dni – zauważa. Jeśli więc ZUS nie przyspieszy wypłat, to mogłoby oznaczać, że np. pracownik, który choruje w drugiej połowie miesiąca, mógłby nie dostać płatności jak zwykle pod jego koniec, ale dopiero z końcem przyszłego. Może to stanowić problem zwłaszcza dla osób mających duże zobowiązania finansowe, np. kredyty.
Doktor Łuczak przestrzega też, że po wprowadzeniu nowych regulacji można się spodziewać opóźnień w wypłacie zasiłków. Jego zdaniem ZUS może mieć problem z udźwignięciem dodatkowego obciążenia wnioskami o wypłaty.
– Rozwiązaniem tego problemu bez wątpienia byłoby przerzucenie obowiązku wypłacania zasiłków również na pracodawców, którzy do tej pory nie byli ich płatnikami. Jednak to w znaczącym stopniu obciążyłoby komórki kadrowo-płacowe, zwłaszcza w podmiotach świadczących usługi outsourcingu kadrowo-płacowego i księgowego – zauważa.
Odchodząca właśnie prezes ZUS Gertruda Uścińska zapewniała ostatnio, że dla zakładu nie jest to duży problem organizacyjny. Podkreślała też, że dzięki zmianie większe firmy pomniejszałyby należne składki o koszt wypłaconych zasiłków już od początku zwolnienia, a nie dopiero od 34. dnia absencji pracownika.
Z kolei w ocenie dr. Tomasza Lasockiego z Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego zmiana powinna iść w drugą stronę.
– Jeśli likwidujemy wynagrodzenie chorobowe, to należy też znieść obowiązek wypłacania zasiłków przez płatnika. Nie ma potrzeby, by to zadanie spoczywało na pracodawcy. Zwłaszcza że to jego obciąża ryzyko błędów – zauważa ekspert.
Kontrola i prewencja
Część ekspertów uważa, że planowana zmiana powinna się wiązać także ze zmianą zasad kontroli zwolnień lekarskich. System musi zostać uszczelniony, również po stronie lekarzy, aby ograniczyć nadużycia. Należy też zwiększyć uprawnienia kontrolne pracodawców w zakresie prawidłowości wykorzystywania zwolnień (dziś prawo do tego mają płatnicy składek, którzy zgłaszają powyżej 20 ubezpieczonych). Pisaliśmy o tym w artykule „Firmy mają być zwolnione z płacenia za L4” (DGP nr 225/2023).
Odmiennie tę kwestię ocenia natomiast dr Tomasz Lasocki.
– Kontroli wcale nie musi być więcej. Można podjąć też środki prewencyjne, np. postawić na przeszkolenie lekarzy, choćby online, dotyczące m.in. tego, o co trzeba zapytać, zanim wypisze się zwolnienie lekarskie. Nie powinno być tak, że lekarz pyta tylko, czy dać zwolnienie. Wywiad lekarski powinien dotyczyć tego, na czym polega praca, jaki zawód chory wykonuje. Przepisy mówią bowiem, że lekarz ma ocenić wpływ schorzenia na obecnie wykonywaną pracę i na tej podstawie zdecydować, czy konieczne jest w tym przypadku powstrzymanie się od pracy – zauważa dr Lasocki. Poza tym, jego zdaniem, prewencyjnie mogłaby zadziałać modyfikacja przepisów dotyczących wysokości zasiłku. – W przypadku krótszych zwolnień nie powinien on wynosić 80 proc. podstawy wymiaru za każdy dzień nieobecności. Wystarczyłoby np. 50 proc. za pierwsze dni zwolnienia. Celem zasiłku nie jest bowiem zastąpienie zarobku, ale zapobieganie wykluczeniu społecznemu – wskazuje ekspert.©℗
Zamiast przestoju firma wyśle pracownika na zwolnienie
/>
Wdrożenie mechanizmu opłacania przez ZUS zasiłku chorobowego dla pracowników od pierwszego dnia nieobecności należy ocenić jako zarówno szansę, jak i zagrożenie dla przedsiębiorców.
Po pierwsze, zniknie pojęcie wynagrodzenia chorobowego, co oznacza, że dostawcy systemów kadrowo-płacowych będą musieli je zaktualizować, a to generuje koszty po stronie pracodawców. Po drugie, na tym etapie prac legislacyjnych nie wiemy, czy ta zmiana spowoduje, że ZUS ułatwi pracodawcom obieg dokumentacji i zmniejszy ilość tej, którą musi obecnie składać płatnik. Na przykład, czy ZUS nie będzie oczekiwał składania druku Z-3 (zaświadczenia płatnika składek przekazywanego w celu ustalenia zasiłku chorobowego), czy też nadal będzie to wymagane. Takich dublowanych dokumentów, nadmiernie angażujących zasoby i czas pracodawców, jest znacznie więcej.
Największe zagrożenie, które dostrzegam, dotyczy omijania przepisów kodeksu pracy dotyczących przestoju i wypłaty wynagrodzeń postojowych. Szczególnie może to dotyczyć firm, gdzie praca ma charakter sezonowy lub które borykają się z utratą płynności np. produkcji. Mogą one rekomendować pracownikom korzystanie ze zwolnień chorobowych, skoro płatnikiem wynagrodzenia czy też zasiłku chorobowego będzie ZUS, a nie pracodawca. Już spotykamy się z sytuacjami, gdy pracodawcy, którzy nie mają dla pracowników pracy, wysyłają ich na przymusowy urlop wypoczynkowy (niezgodnie z prawem). Po zmianie przepisów może dochodzić do masowego wysyłania podwładnych na zwolnienia chorobowe i unikania w ten sposób kosztów wypłaty wynagrodzenia postojowego.
Ponadto między pracodawcami a pracownikami może dochodzić do umawiania się na wykorzystywanie zwolnień chorobowych w celu odciążenia budżetu pracodawcy, np. wtedy, gdy nie ma on środków na wypłaty wynagrodzeń za pracę. Może temu sprzyjać zwłaszcza łatwy i szybki dostęp do zwolnień chorobowych, co z kolei może doprowadzić do sporego i w dodatku bezzasadnego obciążenia Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Ponadto dostrzegam zagrożenie związane ze zwiększeniem liczby zwolnień chorobowych. Po zmianie przepisów pracownicy nie będą się już bowiem obawiać kontroli zwolnienia chorobowego ze strony pracodawcy i nie będą mieć dylematów etycznych, że obciążają go finansowo. A skoro kontrola zwolnienia chorobowego nie będzie już interesem pracodawcy, bo przestanie on być płatnikiem wynagrodzenia chorobowego, to może się utworzyć szara strefa. Pracownicy będą w czasie zwolnienia pracować na czarno w innych miejscach i nie dowiedzą się o tym ani pracodawca, ani ZUS.
Należy się też spodziewać, że zapowiadana zmiana spowoduje wzrost składki chorobowej, a nawet konieczność zwiększenia wynagrodzeń.
Potencjalne korzyści zapowiadanych zmian to oczywiście zmniejszenie po stronie pracodawcy kosztów związanych z nieobecnością chorującego pracownika oraz, być może, wzrost zatrudnienia na podstawie umów o pracę. Możliwe, że nastąpi również zmiana rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności. ZUS mógłby w pełni przejąć informowanie pracodawcy o tym fakcie, co byłoby korzystne dla pracodawców i pracowników.
