Przepisy nie dają odpowiedzi na to pytanie, a stosowanie przez analogię zasad dotyczących okularów nie jest możliwe. Jest to związane przede wszystkim z dość krótkim okresem użytkowania jednej pary soczewek.
Obowiązujące od 17 listopada 2023 r. nowe brzmienie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2367; dalej: rozporządzenie) przewiduje możliwość korekcji wzroku w postaci okularów lub szkieł kontaktowych. Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnić jedno albo drugie – jeżeli wynika to z zaleceń lekarza przeprowadzającego badania okulistyczne w ramach pracowniczych badań profilaktycznych. Problem w tym, że przepisy nie regulują kwestii formalnych związanych z częstotliwością lub wysokością wydatków związanych z zaleconą korekcją wzroku.
Szersza definicja
Na początku trzeba zwrócić uwagę, że pracownikiem na gruncie rozporządzenia jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, która użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Nie należy zatem odwoływać się do definicji pracownika wynikającej z kodeksu pracy, która ma zdecydowanie węższy charakter, ponieważ oznacza wyłącznie osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Jednym z obowiązków pracodawcy wobec pracownika jest wspomniane wcześniej zapewnienie korekcji wzroku. Związane jest to z wpływem pracy wykonywanej z wykorzystaniem monitorów ekranowych na narząd wzroku. Wpływ ten oczywiście może być różny – w zależności od wieku pracownika, stosowanego monitora ekranowego, organizacji pracy, która może przewidywać również czynności związane z wykorzystaniem dokumentów papierowych lub wręcz niezwiązana z eksploatacją narządu wzroku.
Na podstawie badań profilaktycznych
Obowiązek zapewnienia korekcji wzroku jest związany z szerszym obowiązkiem zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z przepisów rozporządzenia wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Niestety rozporządzenie nie wskazuje bezpośrednio, o jakie przepisy chodzi. Należy jednak przyjąć – mimo braku bezpośredniego i jednoznacznego odesłania – że chodzi o ustawę z 27 czerwca 1997 o służbie medycyny pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 437) oraz o rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1997 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 607), które reguluje zakres badań profilaktycznych – wstępnych, okresowych i kontrolnych, jak również ich częstotliwość.
Zakres i częstotliwość badań profilaktycznych pracowników, w tym osób świadczących pracę przed monitorami ekranowymi, określono przez wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników. Lekarz przeprowadzający takie badanie może poszerzyć jego zakres o dodatkowe specjalistyczne badania konsultacyjne, w zależności od wskazań, oraz badania dodatkowe, a także wyznaczyć krótszy termin następnego badania, niż to określono we wskazówkach metodycznych, jeżeli stwierdzi, że jest to niezbędne dla prawidłowej oceny stanu zdrowia osoby przyjmowanej do pracy lub pracownika.
!Kwota refundacji soczewek kontaktowych powinna być tak ustalona, aby pracownik mógł zrealizować zalecenie lekarskie. Pracodawca powinien zatem przeprowadzić analizę aktualnych cen i odpowiednio ustalić wysokość kwoty refundacji.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Lekarz przeprowadzający takie badanie wydaje w tym celu odpowiednie zalecenie. Nie może to być badanie przeprowadzone w dowolnym miejscu, a tylko w podstawowej jednostce służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę, lub w jednostce działającej w porozumieniu z jednostką medycyny pracy.
Z przepisów ustawy o służbie medycyny pracy wynika jednoznacznie, że badania profilaktyczne (w tym badania okulistyczne, które są częścią takich badań osób zatrudnionych przed monitorami ekranowymi) są przeprowadzane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy. Umowa taka może przewidywać dopuszczalność zlecenia badań, w szczególności badań specjalistycznych, podmiotom zewnętrznym, jednak wszystko to powinno odbywać się z udziałem (za pośrednictwem) podstawowej jednostki służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę.
Zalecenia lekarza co do okularów lub soczewek uzyskane przez pracownika podczas wizyty odbytej z jego inicjatywy i na jego koszt nie obligują pracodawcy do ich zapewnienia.
Decyduje lekarz
Z zalecenia lekarskiego powinno wynikać, czy korekcja powinna być dokonana za pomocą okularów czy soczewek. Trzeba podkreślić, że pracownik nie ma roszczenia do pracodawcy o zapewnienie, podobnie jak do lekarza przeprowadzającego badanie o zalecenie, w tym samym czasie korekcji wzroku zarówno w postaci okularów, jak i szkieł kontaktowych. Nawet w sytuacji gdy np. wykonuje pracę zdalną w postaci hybrydowej, polegającą na naprzemiennym wykonywaniu pracy w domu oraz w zakładzie pracy, pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia wyłącznie jednej formy korekcji wzroku.
Jeśli lekarz zaleci soczewki, to pojawia się bardzo praktyczny problem – para soczewek nie może być używana przez kilka lat. Z kolei okulary mogą być używane aż do momentu pogorszenia się wzroku pracownika, co będzie wymagało zapewnienia ze środków pracodawcy nowych okularów. Często okres ten pokrywa się z częstotliwością badań profilaktycznych.
W przypadku soczewek możliwe są rozwiązania jednodniowe (jednorazowe), dwutygodniowe, miesięczne, roczne. Nie wiadomo, kto ma określić, jakiego rodzaju soczewek ma używać pracownik, a więc jak często będzie musiał je kupować. Można jedynie zakładać, że powinno to zostać wskazane w zaleceniu lekarskim.
Wiadomo jednak z pewnością, że pracodawca nie może zobowiązywać pracowników do używania poszczególnych rodzajów soczewek kontaktowych ponad okres użytkowania wskazany przez producenta. Nie może zatem określić w przepisach zakładowych dotyczących refundacji soczewek kontaktowych, że pracownik ma prawo do niej np. raz w roku czy w dłuższych odstępach czasu. Tak jak zakup okularów jest co do zasady jednorazowy, tak zakup soczewek będzie już cykliczny i pracodawca będzie musiał zapewniać środki na nie zgodnie z częstotliwością przewidzianą dla danego rodzaju szkieł kontaktowych.
Przepisy zakładowe powinny raczej odwoływać się do częstotliwości użytkowania szkieł kontaktowych wynikającej z ich danej kategorii określonej przez producenta, a nie przez wskazanie jednego, sztywnego okresu, np. pokrywającego się z częstotliwością przeprowadzania badań profilaktycznych, w ramach których może być zalecona korekcja wzroku o zmienionych parametrach.
Nowe przepisy nie odwołują się do częstotliwości refundacji szkieł kontaktowych, nie normują również kwestii wysokości kosztów, jakie będzie musiał ponieść pracodawca. Przyjmując, że szkła (soczewki) kontaktowe mają spełniać taką samą funkcję co okulary, czyli korygować wzrok, obowiązkiem pracodawcy będzie zwrot kosztów zakupu soczewek, które rzeczywiście zapewniają korekcję wzroku o parametrach zaleconych przez lekarza. Tym samym przepisy zakładowe nie powinny odnosić się do kwot minimalnych, które w praktyce mogą nie dawać pracownikowi możliwości realnego nabycia soczewek. Kwota refundacji powinna być tak ustalona, aby pracownik mógł zrealizować zalecenie lekarskie, z uwzględnieniem aktualnych cen rynkowych danej formy korekcji wzroku.
Pracodawcy powinni zatem dostosować swoje przepisy zakładowe do nowych przepisów i określić w nich zasady i wysokość refundacji także soczewek. Poniżej przestawiam propozycję takich zapisów, ale muszę podkreślić, że mają charakter ramowy i przykładowy, ponieważ nie ma bezpośrednich regulacji wskazujących na sposób określenia zasad refundacji korekcji wzroku na szczeblu zakładowym.
Przykładowe przepisy zakładowe dotyczące obowiązku pracodawcy zapewniania korekcji wzroku
1. Osobą uprawnioną do zapewnienia odpowiednio okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych jest pracownik w rozumieniu definicji rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy.
2. Warunkiem zapewnienia ze środków pracodawcy okularów lub szkieł korygujących wzrok jest uzyskanie w wyniku profilaktycznych badań lekarskich zalecenia lekarskiego o potrzebie stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
3. Pracodawca zapewnia okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli zalecenie lekarskie zostanie wydane w ramach badań przeprowadzonych na podstawie rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.
4. Pracodawca zapewnia okulary korygujące wzrok do kwoty ....... zł. Okulary zapewniane są każdorazowo w przypadku niezawinionej utraty lub niezawinionego zniszczenia lub uszkodzenia okularów jak również po każdym badaniu lekarskim przeprowadzonym na podstawie wcześniej przywołanych przepisów, które wykaże potrzebę stosowania okularów o zmienionych parametrach.
5. Pracodawca zapewnia szkła kontaktowe z częstotliwością wynikającą z zaleceń producenta szkieł w kwocie uwzględniającej średnie aktualne ceny rynkowe obowiązujące w okresie dokonywania zakupu szkieł.
6. Pracodawca, zapewniając okulary korygujące wzrok lub szkła kontaktowe, kieruje się zasadą równego traktowania w zakresie zarówno niezwłocznego dostępu do zaleconej przez lekarza formy korekcji wzroku, jak i pokrywania kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. ©℗
Kształt regulacji zakładowych może być każdorazowo badany przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, dla którego jednak kluczowe będzie przede wszystkim to, czy pracodawca niezwłocznie zapewnia zaleconą przez lekarza korekcję wzroku z własnych środków, czy pracownicy w tym zakresie są równo traktowani oraz czy zalecenie lekarskie w postaci korzystania z korekcji wzroku jest w praktyce realizowane podczas pracy związanej z obsługą monitora ekranowego. Należy jednocześnie pamiętać, że zarówno pracownicy zdalni, jak i pracujący z wykorzystaniem systemów przenośnych nie mogą być traktowani jako pracownicy drugiej kategorii w zakresie dostępu do korekcji wzroku ze środków pracodawcy. ©℗
Przykład
Równe traktowanie
Pracodawca zatrudnia czterech pracowników na stanowiskach programistów. Pracownik A pracuje w siedzibie pracodawcy na stanowisku wyposażonym w komputer stacjonarny podpięty pod monitor zewnętrzny. Pracownik B pracuje również na terenie zakładu pracy z wykorzystaniem systemu przenośnego przeznaczonego do użytkowania na stanowisku pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, wyposażonego w podstawkę unoszącą. Pracownik C zatrudniony jest w ramach pracy zdalnej i wykorzystuje system przenośny, który został dostosowany poprzez zapewnienie monitora zewnętrznego. Pracownik D również pracuje zdalnie, a w jego przypadku pracodawca zapewnił podstawkę unoszącą ekran systemu przenośnego.
Pracodawca uznał, że powinien zapewnić okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe wyłącznie pracownikom wykonującym pracę przed zewnętrznym monitorem ekranowym. Odwołał się do przepisu, który wymaga zalecenia lekarskiego wydanego na podstawie badań, które wykażą potrzebę stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Definicja monitora ekranowego pozwala przyjąć, że monitorem takim jest również ekran systemu przenośnego. Pracownik wykonujący pracę z wykorzystaniem systemu przenośnego, który został wyposażony w podstawkę a nie monitor zewnętrzny, nie może ponosić ujemnych konsekwencji w zakresie prawa do korekcji wzroku wyłącznie z tego tytułu, że pracodawca nie zapewnił zewnętrznego monitora ekranowego ‒ który przeważnie jest większy i tym samym znacznie poprawia komfort pracy wzrokowej w stosunku do ekranów systemów przenośnych. ©℗
