Nowe wymagania bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Komentarz do przepisów

17 listopada 2023 r. wchodzi w życie nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973; dalej: rozporządzenie). Pracodawca, organizując pomieszczenia pracy w zakładzie, musi mieć oczywiście na względzie przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088), ale w przypadku komputerowych stanowisk pracy w pierwszej kolejności będą miały zastosowanie przepisy wspomnianego wyżej rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r.Niniejszy komentarz stanowi kompleksowe omówienie rozporządzenia w kształcie, w którym będzie ono obowiązywało od dnia wejścia w życie przepisów zmieniających, czyli rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 2367; dalej: rozporządzenie zmieniające).

TYTUŁ ROZPORZĄDZENIA

Na początku warto zwrócić uwagę, że sam tytuł ‒ rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe ‒ może być nieco mylący. Wynika z niego bowiem, że rozporządzenie reguluje kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy, co mogłoby sugerować, że nie normuje kwestii związanych z ergonomią pracy stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe.

Rozporządzenie zmieniające dodaje odnośnik informacyjny, z którego wynika, że rozporządzenie zmieniane „w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 89/391/EWG) (Dz.Urz. UE L 156 z 21.06.1990, str. 14, Dz. Urz. UE L 165 z 27.06.2007, str. 21, Dz. Urz. UE L 109 z 24.04.2019, str. 29 oraz Dz. Urz. UE L 198 z 25.07.2019, str. 241)”.

Paragraf nie uległ zmianie.

Przepisy prawa pracy, w tym dotyczące kwestii bezpieczeństwa pracy, posługują się pojęciem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz pojęciem ergonomii. Mimo że powyższe pojęcia od dawna funkcjonują w języku prawnym, w którym pisane są przepisy prawa pracy, jak również prawniczym, w którym przepisy są komentowane, nie zostały jednak zdefiniowane w źródłach prawa pracy.

Zgodnie z definicją prezentowaną przez Centralny Instytut Ochrony Pracy pod pojęciem bezpieczeństwa i higieny pracy kryje się ogół norm prawnych oraz środków badawczych, organizacyjnych i technicznych mających na celu stworzenie pracownikowi takich warunków pracy, aby mógł on wykonywać pracę w sposób produktywny, bez narażania go na nieuzasadnione ryzyko wypadku lub choroby zawodowej oraz nadmierne obciążenie fizyczne i psychiczne.

Obok wymogów bhp rozporządzenie reguluje wymagania w zakresie „ergonomii” dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Uwzględniając brak definicji legalnej na gruncie rozporządzenia, można przyjąć, że ergonomia to dziedzina nauki i profilaktyki, której celem jest projektowanie systemów pracy, produktów i środowiska zgodnie z fizycznymi i umysłowymi możliwościami człowieka.

Rozporządzenie można podzielić na dwie części. Pierwsza zawiera definicje podstawowych pojęć użytych w rozporządzeniu, opis sytuacji, w których rozporządzenie nie ma zastosowania, oraz zasady organizacji pracy na stanowiskach z monitorami. Natomiast załącznik do rozporządzenia normuje minimalne wymagania bhp oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory.

Rozporządzenie zawiera legalne definicje pojęć użytych w przepisach. Definicje te są wiążące na potrzeby komentowanego rozporządzenia i ustalają znaczenia poszczególnych pojęć w nim użytych. Definicje legalne użyte w rozporządzeniu ograniczają się do kilku podstawowych kwestii, nie definiując jednak wielu pojęć, jakie pojawiają się w załączniku do rozporządzenia.

Monitor

Definicja monitora ekranowego się nie zmieniła. Zgodnie z nią monitor ekranowy to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

Ogólność tej definicji sprawia, że jest ona bardzo pojemna, co nie zmienia faktu, że może sprawiać problemy. Wynika to ze wspomnianego postępu technologicznego. W przeszłości interpretacją pojęcia graficznego monitoru ekranowego zajął się Europejski Trybunał Sprawiedliwości, który stanął na stanowisku, że w ramach pojęcia graficznych monitorów ekranowych mieszczą się również monitory ekranowe przedstawiające nakręcone filmy – zarówno w formie cyfrowej, jak i analogowej. Interpretacja definicji monitora ekranowego nie może być zatem dokonywana w oderwaniu od dynamicznego postępu technologicznego.

Postęp technologiczny sprawił, że z procesów pracy wyeliminowane zostały monitory kineskopowe, które zastąpiono monitorami LCD określanymi mianem płaskich. Wyposażanie stanowisk w monitory LCD nadal nakłada na pracodawcę obowiązek stosowania przepisów określonych w rozporządzeniu. Nieprawidłowa jest argumentacja, że skoro rozporządzenie wydane w 1998 r. odnosiło się w praktyce do monitorów kineskopowych, to nie ma zastosowania wobec współczesnych konstrukcji. Obowiązująca od lat i niezmieniona najnowszą nowelizacją przepisów definicja monitora ekranowego wskazuje, że monitorem jest urządzenie służące do wyświetlania informacji ‒ niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

Definicja monitora ekranowego odwołuje się do trybu wyświetlania informacji, wskazując na tryb „alfanumeryczny lub graficzny”. Definicje zawarte w rozporządzeniu nie wskazują, jaka jest różnica pomiędzy takimi trybami wyświetlania informacji. Przyjmuje się, że wyświetlacze-monitory alfanumeryczne służą do wyświetlania informacji w postaci liczb. Tym samym można krótko powiedzieć, że tryb alfanumeryczny wyświetlania informacji jest trybem liczbowym. Monitory graficzne to konstrukcje zdecydowanie bardziej zaawansowane niż monitory wyświetlające informacje w trybie alfanumerycznym. Współczesne monitory nie tyle dają możliwość wyświetlania obrazu w trybie alfanumerycznym lub graficznym, ile mogą wyświetlać zarówno jedno, jak i drugie, a także łączyć na swój sposób dwa tryby wyświetlania informacji.

Stanowisko pracy

Rozporządzenie zmieniające zmodyfikowało definicję stanowiska pracy. Wcześniejsza definicja w ramach wyposażenia podstawowego odnosiła się nie tylko do monitora ekranowego, lecz także do jednostki centralnej lub stacji dyskietek. Nowe przepisy w ramach wyposażenia podstawowego nie wskazują już na jednostkę centralną (w domyśle komputer), a stacja dyskietek została zastąpiona stacją dysków i przeniesiona z wyposażenia podstawowego do wyposażenia opcjonalnego.

Co to w praktyce oznacza dla pracodawcy? Pojęcie jednostki centralnej, które obowiązywało od samego początku funkcjonowania rozporządzenia, nie było zdefiniowane. Przyjmuje się, że jednostka centralna, zwana również jednostką systemową, to podstawowa część zestawu komputerowego, która zawiera najważniejsze elementy składowe komputera w zamkniętej obudowie ‒ odpowiednio stojącej lub leżącej. Dopiero do takiej konstrukcji podłączane są urządzenia zewnętrzne ‒ monitor ekranowy, klawiatura, mysz, skaner czy drukarka. Wyeliminowanie z wyposażenia podstawowego jednostki centralnej, czyli samego komputera, sprawia, że na gruncie nowych przepisów rozporządzenia nie będzie żadnych wątpliwości, w sytuacji gdy komputer jest zintegrowany z monitorem ekranowym. [przykład 1]

Przykład 1

W pozostałym zakresie stanowisko pracy powinno być wyposażone w takie akcesoria jak klawiatura, mysz lub inne urządzenia wejściowe, oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika. Ponadto niezbędnymi częściami składowymi stanowiska pracy są krzesło i stół. Nowe przepisy wskazują na opcjonalne wyposażenie dodatkowe. Skoro jest to wyposażenie opcjonalne, to należy przyjąć, że nie ma charakteru obowiązkowego w każdym przypadku. Wyposażenie opcjonalne powinno być zapewnione dopiero wtedy, gdy charakter pracy tego wymaga. [przykład 2]

Przykład 2

System komputerowy

Rozporządzenie zmieniające z definicji legalnych zawartych w rozporządzeniu uchyliło pojęcie systemu komputerowego. Zmiana ta jest konsekwencją modyfikacji definicji stanowiska pracy. Przyjęto, że pojęcie systemu komputerowego jest powszechnie znane i nie budzi wątpliwości, stąd nie ma potrzeby pozostawienia jego definicji.

Jednak założenie o powszechnej znajomości i jednolitym rozumieniu pojęcia systemu komputerowego nie wydaje się do końca przemyślane. Pojęcie to jest często zamiennie używane w mowie potocznej z pojęciem systemu operacyjnego, który jest z kolei programem lub zespołem programów zarządzających zasobami komputera i niejako definiuje środowisko działania dla innych programów. Tym samym usunięcie definicji może powodować wątpliwości, czy system komputerowy to system operacyjny komputera, czy może również komputer z systemem operacyjnym wraz z pozostałą infrastrukturą komputerowego stanowiska pracy.

Wyposażenie dodatkowe

Rozporządzenie zmieniające zmieniło „wyposażenie dodatkowe” na wspomniane wcześniej „opcjonalne wyposażenie dodatkowe”, usuwając z zakresu wyposażenia urządzenie zwane trackball. Był to używany powszechnie w przeszłości manipulator kulkowy, obecnie coraz rzadziej spotykany, bo został zastąpiony myszą komputerową.

Usunięcie trackballa z katalogu wyposażenia stanowiska pracy nie powoduje, że nie może on być stosowany w ramach stanowisk pracy dostosowanych do wymogów zmienionego rozporządzenia, jak również stanowisk pracy, które dopiero powstaną. Jeżeli ze względów ergonomicznych, uwzględniając dany charakter pracy, trackball będzie dla pracownika lepszym rozwiązaniem, to wówczas rekomendowane jest, aby pracownikowi go zapewnić.

Pracownik

Rozporządzenie zmieniające nie zmodyfikowało definicji pracownika zawartej w rozporządzeniu, która jest odrębna od tej zawartej w art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). Definicja kodeksowa wskazuje, że pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Z kolei rozporządzenie wskazuje, że ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pracowniku, należy przez to rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Rozporządzenie zmieniające dokonało modyfikacji katalogu wyłączeń od stosowania rozporządzenia. Wcześniejszy kształt przepisu odnosił się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Przepisy zmieniające wprowadziły zasadę, że rozporządzenie nie ma zastosowania do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Nowe przepisy wprowadzają zatem podział na systemy przenośne:

• nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Wadą nowych przepisów jest brak nie tylko jednoznacznego zdefiniowania systemu komputerowego, w tym systemu przenośnego, lecz także jednoznacznego określenia, czym jest połowa dobowego wymiaru czasu pracy (co ma istotne znaczenie w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu).

Rozporządzenie wprowadza podział na systemy przenośne oraz, w drodze analogii, na systemy nieprzenośne. Obecnie na rynku występują co do zasady dwie kategorie komputerów (systemów), które są dopuszczalne w procesach pracy: komputery stacjonarne oraz przenośne. Stacjonarne komputery to nie tylko te wyposażone w urządzenie, które w dotychczasowym brzmieniu określało się mianem „jednostki centralnej”, podłączonej do monitora, myszy oraz klawiatury. Współczesną wersją komputera stacjonarnego będzie również komputer typu all-in-one. Komputerem‒systemem przenośnym będzie natomiast laptop nazywany również notebookiem.

Systemy nieprzenośne oraz systemy przenośne mają swoje indywidualne wady oraz zalety. Komputer stacjonarny, uwzględniając wymagania ergonomii, jest z całą pewnością rozwiązaniem lepszym. Należy ponadto pamiętać, że w dużej części przypadków istnieje możliwość dowolnej rozbudowy komputera stacjonarnego, jego unowocześnianie, w tym wymiana uszkodzonych komponentów bez przesadnych nakładów finansowych.

Mimo braku definicji można bezpiecznie przyjąć, że systemem przenośnym jest komputer przenośny.

Niezależnie od tego, czy pracodawca będzie chciał wyposażyć pracowników w komputery stacjonarne czy komputery (systemy) przenośne, jeżeli oczekiwana jest maksymalna wydajność w pracy, szybkość pracy oraz stabilność działania, zalecanym rozwiązaniem nie są zwykłe komputery, ale tzw. stacje robocze. Stacje takie mogą być stacjonarne lub przenośne i z pozoru nie różnią się wyglądem od zwykłych komputerów lub laptopów. Zapewniają jednak dużo większy komfort pracy, a bardzo często dużo sprawniejszy, szybszy serwis na wypadek awarii. Dodatkową zaletą stacji roboczych, zwłaszcza mających formę laptopów, jest wzmocniona konstrukcja zabezpieczająca urządzenie w razie upadku. Ma to kluczowe znaczenie nie tylko, jeżeli chodzi o sprawność podzespołów urządzenia, lecz także w kontekście ochrony danych zapisanych na urządzeniu. [przykład 3]

Przykład 3

Wątpliwości

Podział na systemy przenośne nieprzeznaczone i przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy może budzić wątpliwość. Czym jest przeznaczenie do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy? Można jedynie podejrzewać, że chodzi o systemy przenośne, z wykorzystaniem których pracownik ma wykonywać swe obowiązki co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Nie można również wykluczyć innej interpretacji, z której wynikałoby, że system przenośny z różnych względów, w szczególności technicznych, nie może być użytkowany w dłuższym wymiarze. Wydaje się jednak, że podział na systemy przenośne przeznaczone i nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy odnosi się nie tyle do technicznych możliwości wykorzystania ich w takim czasie (przeznaczenia do dłuższej pracy wynikającego z cech technicznych urządzenia), ile do założonego czasu pracy z wykorzystaniem systemów przenośnych, który powinien wynosić przynajmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Każdy pracodawca niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności musi organizować stanowiska pracy zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasadami ergonomii. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 215 k.p. pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy. Powyższe urządzenia muszą również uwzględniać zasady ergonomii. Wymogi wynikające z przywołanego art. 215 k.p. mają odpowiednie zastosowanie do narzędzi pracy.

Rozporządzenie stanowi niejako wyeksponowanie i doprecyzowanie ogólnego obowiązku pracodawcy w zakresie stosowania przepisów bhp oraz zasad ergonomii ‒ uregulowanych nie tyle w przepisach ogólnych, ile w załączniku do rozporządzenia.

Upowszechnianie się pracy wykonywanej na odległość, początkowo w ramach telepracy, a obecnie pracy zdalnej, może powodować wątpliwości co do obowiązku stosowania przepisów komentowanego rozporządzenia wobec pracowników zdalnych. Pracodawcy nie są zwolnieni z obowiązków w zakresie właściwego wyposażenia stanowiska pracy pracowników zdalnych. Tym samym przekazanie służbowego laptopa jako jedynego narzędzia pracy i wyposażenia nie załatwia kwestii wyposażenia zgodnie z przepisami bhp oraz zasadami ergonomii. Dlatego moim zdaniem uwzględniając obowiązek wyposażenia pracownika według nowych zasad, w tym obowiązek dostosowania stanowisk pracy, pracownika (w tym pracownika zdalnego) trzeba będzie wyposażyć w podstawkę lub monitor zewnętrzny, mysz, klawiaturę, jak również stół i krzesło wchodzące w zakres definicji stanowiska pracy. [przykład 4]

Przykład 4

Należy ponadto pamiętać, że kwestie ergonomicznego urządzenia stanowiska pracy zdalnej leżą w gestii pracownika, co jednoznacznie wynika z przepisów o pracy zdalnej. Pracownik powinien zatem zapewnić ergonomię na stanowisku pracy zdalnej zgodnie z otrzymaną od pracodawcy informacją pisemną sporządzoną na podstawie oceny ryzyka zawodowego. Informacja ta powinna ponadto uwzględniać przepisy bhp oraz zasady ergonomii wynikające z rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Jeżeli pracownik zdalny pracuje w trybie hybrydowym, czyli naprzemiennie w domu oraz w zakładzie pracy, zgodnie z przepisami oraz zasadami ergonomii powinien mieć urządzone stanowisko pracy zarówno w domu, jak i na terenie zakładu pracy.

Paragraf 5 rozporządzenia się nie zmienił.

Na jego podstawie pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko. Ponadto informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Oprócz oceny ryzyka zawodowego przepisy rozporządzenia regulują obowiązek przeprowadzenia oceny warunków pracy. Należy zauważyć, że rozporządzenie przewiduje obowiązek przeprowadzenia oceny nie na etapie założeń przyszłego stanowiska pracy, ale „na stanowiskach pracy”, co może sugerować, że ocena dotyczy stanowisk już istniejących i wyposażonych. Ponadto należy zwrócić uwagę, że powyższa ocena, jak wynika z dalszych przepisów, powinna być przeprowadzona w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy.

Należy więc przyjąć, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby ocena została przeprowadzona zarówno na etapie projektu, jak i później – po urządzeniu stanowiska pracy. Ocena powinna zostać powtórzona w związku z każdą zmianą organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Każdorazowe przeprowadzanie oceny może budzić jednak wątpliwości, ponieważ przepisy nie wskazują na zakres zmiany organizacji oraz wyposażenia stanowisk pracy, która uzasadniałaby obowiązek ponownego przeprowadzenia oceny warunków pracy. [przykład 5]

Przykład 5

Wydaje się, że należy kierować się w tym przypadku zdrowym rozsądkiem. Jeżeli pracodawca wymienia urządzenia zużyte na nowe o praktycznie takich samych właściwościach, to trudno uznać, że racjonalnym postępowaniem będzie ponowne przeprowadzanie oceny warunków pracy. Oczywiście zastąpienie urządzeń przewodowych urządzeniami bezprzewodowymi nie wyłącza obowiązku zaznajomienia pracownika ze specyfiką pracy urządzeń bezprzewodowych.

W pierwszej kolejności ocena stanowisk pracy musi uwzględniać organizację stanowisk pracy w zakresie kompletności wyposażenia, w tym rozmieszczenia poszczególnych jego elementów. Chodzi o odpowiedź na pytanie, czy tworzone lub zmodyfikowane stanowisko pracy odpowiada załącznikowi do rozporządzenia. Nie bez znaczenia jest również stan elementów wyposażenia stanowisk pracy. Aby pracownik mógł wykonywać pracę, poszczególne elementy wyposażenia muszą być sprawne, ale również zapewniać właściwy poziom bezpieczeństwa. Zarówno komputer, jak i monitor to urządzenia pod napięciem, a np. niewłaściwy stan lub brak obudowy komputera jest równoznaczny z brakiem wymaganych osłon, co może grozić porażeniem prądem.

Ocena warunków pracy powinna dotyczyć obciążenia pracownika w zakresie narządu ruchu. W tej kwestii pracodawca może, a nawet powinien skorzystać z konsultacji lekarzy sprawujących profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami. Dodatkowo niezbędna jest ocena obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem.

Odrębną kwestią jest obciążenie psychiczne pracowników wynikające ze sposobu organizacji pracy. Niewłaściwe urządzenie komputerowego stanowiska pracy, jak również niewłaściwa organizacja pracy mogą się do tego przyczyniać. Wszystko to prowadzi do stresu zawodowego, a to z kolei może mieć bezpośrednie przełożenie nie tylko na poziom zaangażowania i wydajności pracy, lecz także np. na zdrowie, w tym absencje chorobowe. Obciążenia psychiczne pracowników wynikające ze sposobu organizacji pracy mogą ponadto wiązać się ze zjawiskiem stresu cyfrowego. Stres taki jest związany z problemem radzenia sobie z nowymi technologiami użytkowanymi w ramach komputerowych stanowisk pracy.

Co ważne, na podstawie oceny warunków pracy pracodawca jest obowiązany podejmować działania mające na celu usunięcie stwierdzonych zagrożeń i uciążliwości.

Rozporządzenie zobowiązuje pracodawcę do wypełnienia obowiązku informacyjnego w zakresie wszystkich aspektów ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy. W przypadku pracowników zdalnych pracujących z wykorzystaniem monitorów ekranowych pracodawca na podstawie oceny ryzyka opracowuje pisemną informację, która jest rodzajem instrukcji w zakresie bezpiecznego wykonywania pracy oraz zasad bhp i ergonomii. Instrukcja taka powinna odnosić się również do sytuacji awaryjnych.

Powyższe obowiązki względem pracowników zdalnych wykonujących pracę na stanowiskach pracy wyposażonych w monitor ekranowy nie zwalniają pracodawców z obowiązków wynikających z rozporządzenia, w tym obowiązku informacyjnego w zakresie wszystkich aspektów ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy na stanowiskach pracy. Powyższy obowiązek informacyjny powinien być realizowany z uwzględnieniem wyników przeprowadzonej oceny warunków pracy, jak również podjętych działań w zakresie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia.

Rozporządzenie zmieniające uchyliło pkt 2 omawianego paragrafu, który zobowiązywał pracodawcę do przeszkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w trybie określonym w odrębnych przepisach (chodzi o rozporządzenie ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy). Trudno powiedzieć, co było powodem uchylenia tego przepisu. Nie można wykluczyć, że uznano, iż obowiązek zapewnienia właściwego szkolenia w dziedzinie bhp jest obowiązkiem tak podstawowym i elementarnym, że jego dodatkowe eksponowanie w przepisach szczególnych dotyczących pracowników zatrudnionych przed monitorami ekranowymi nie jest zasadne. [przykład 6]

Przykład 6

Paragraf ten się nie zmienił.

Ponieważ praca przed monitorem ekranowym wiąże się ze wspomnianymi zagrożeniami dla narządu wzroku oraz układu mięśniowego-szkieletowego, pracodawca powinien właściwie zorganizować czas pracy pracowników pracujących na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracownicy tacy oczywiście podlegają powszechnym przepisom prawa pracy, w tym zakresie przerwy wliczanej do czasu pracy, odpoczynków dobowych lub tygodniowych, jednak mają prawo do dodatkowych przywilejów wynikających z komentowanego rozporządzenia.

Pracodawca, organizując czas pracy pracownika użytkującego monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, ma dwie opcje. Pierwszą z nich jest łączenie naprzemienne pracy podstawowej związanej z obsługą monitora ekranowego z pracami innego rodzaju. Prace te muszą spełniać dwa kryteria: nie mogą obciążać narządu wzroku i nie mogą być wykonywane w pozycji ciała zarezerwowanej dla pracy związanej z użytkowaniem monitora ekranowego. Może też skorzystać z drugiej możliwości, a więc co najmniej pięciominutowej przerwy wliczanej do czasu pracy po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Powyższe przerwy nie mogą być przez pracowników kumulowane, aby np. wyjść wcześniej z pracy. Celem przerwy jest okresowy odpoczynek narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego. [przykład 7]

Przykład 7

Każdy pracownik, w tym pracujący przed monitorem ekranowym, musi być objęty profilaktyczną opieką zdrowotną. Zasady takiej opieki są określone w sposób ogólny w kodeksie pracy, w kwestiach bardziej szczegółowych należy odwołać się do przepisów rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 607).

Ze wskazówek metodycznych będących częścią przywołanego wyżej rozporządzenia wynika, że w przypadku pracy związanej z obsługą monitorów ekranowych przeprowadzane jest „badanie lekarskie, w badaniu narządu wzroku ‒ ocena ostrości widzenia”.

Przez wiele lat z przepisów komentowanego rozporządzenia wynikał obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Rozporządzenie zmieniające uzupełniło powyższą regulację, wskazując na obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych.

Decyzja w zakresie wyboru danej formy korekcji wzroku formalnie nie będzie należała do pracodawcy czy pracownika, ale do lekarza przeprowadzającego badanie. Oczywiście lekarz może uwzględnić preferencje pracownika, w tym kwestie ergonomii stosowania okularów lub szkieł kontaktowych. Z całą pewnością pracownik nie ma wobec pracodawcy roszczenia o zapewnienie w tym samym czasie zarówno okularów korygujących wzrok, jak i szkieł kontaktowych.

Należy przyjąć, że pracodawca nie ma prawa decydować jednostronnie, czy zapewniać okulary, czy szkła kontaktowe. Wszelkie wątpliwości będą mogły być wyjaśniane z podstawową jednostką służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę.

Co ważne, okulary korygujące wzrok lub szkła kontaktowe będą należały się zarówno pracownikowi pracującemu przed monitorem ekranowym na terenie zakładu pracy, jak i wykonującemu pracę w trybie zdalnym, jeżeli stosowne zalecenie zostanie wydane na podstawie badania okulistycznego przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

ZMIANY W ZAŁĄCZNIKU DO ROZPORZĄDZENIA

Ważną częścią rozporządzenia jest załącznik zatytułowany „Minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe”. Rozporządzenie zmieniające w znacznym stopniu zmodyfikowało załącznik, upraszczając minimalne wymagania bhp oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska wyposażone w monitor ekranowe.

Zachowana została regulacja, zgodnie z którą wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika. Z powyższego przepisu wynika jednoznacznie, że wyposażenie stanowiska pracy oraz jego zorganizowanie ma prawo wiązać się z obciążeniem układu mięśniowo szkieletowego i (lub) narządu wzroku, jednak nie może mieć charakteru nadmiernego. Nadmierne obciążenie jest sprawą indywidualną i zależy m.in. od wieku oraz kondycji zdrowotnej pracownika. Pracodawca, który ma wątpliwości co do wyposażenia oraz rozmieszczenia narzędzi pracy w obrębie komputerowego stanowiska pracy, ma prawo zasięgnąć opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, realizującego ustawową funkcję doradczą służby medycyny pracy.

Urządzanie komputerowego stanowiska pracy powinno się odbywać z udziałem pracownika, który będzie świadczył na takim stanowisku pracę. Nikt lepiej od pracownika nie będzie wiedział, czy dany sposób rozmieszczenia elementów wyposażenia jest dla niego optymalny.

Dodatkowe wyposażenie do systemów przenośnych

Rozporządzenie zmieniające zawiera nową regulację dotyczącą systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zgodnie z nowym przepisem w przypadku stosowania takich systemów stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Powyższa regulacja jest odpowiedzią na uciążliwości długotrwałej pracy wyłącznie przy użyciu systemu przenośnego, jakim jest laptop. Jak już wcześniej podkreślono, urządzenia przenośne mają swoje zalety, jednak ich podstawową wadą jest to, że nie spełniają wymogów ergonomii pracy, zwłaszcza pracy w dłuższym wymiarze. Zgodnie z poglądami prezentowanymi przez Centralny Instytut Ochrony Pracy laptopy mogą być traktowane jako nowoczesne gadżety, ale również jako narzędzia pracy. CIOP podkreśla jednak, że laptop nie mając ekranu oraz klawiatury jako oddzielnych elementów, nie spełnia wymogów do pracy przez dłuższy czas.

Odpowiedzią na te uciążliwości pracy jest komentowana regulacja w zakresie obowiązku wyposażenia stanowiska pracy w akcesoria dodatkowe. Dodatkowe niezbędne akcesoria w przypadku systemów przenośnych użytkowanych co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy to klawiatura oraz mysz.

Tańszą opcją jest zapewnienie stosownej podstawki, na której zostanie umieszczony system przenośny. Należy jednak zweryfikować zakres regulacji takiej podstawki, czy jej użycie zapewni ustawienie ekranu tak, aby górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Gdy podstawka okaże się za niska, trudno przyjąć, że właściwym rozwiązaniem będzie obniżenie wysokości fotela z jednoczesnym zachowaniem wysokości biurka.

Rynek oferuje bardzo szeroką gamę podstawek pod laptopy, począwszy od prostych urządzeń z regulowaną wysokości, na jakiej laptop i tym samym ekran ostatecznie będzie się znajdował, a skończywszy na urządzenia zintegrowanych, zapewniających dodatkowe chłodzenie laptopa, w tym dodatkowe gniazda do podłączenia urządzeń zewnętrznych. Rozporządzenie wymaga wyłącznie, aby stosowana podstawka umożliwiła odpowiednie ustawienie ekranu. Warto jednak pamiętać, że stosowanie podstawek wyposażonych np. w dodatkowe chłodzenie oraz złącza może przedłużyć żywotność systemu przenośnego oraz poprawić ergonomię pracy.

Niezależnie od tego, czy pracodawca w przypadku systemów przenośnych zdecyduje się na zapewnienie zewnętrznego monitora czy podstawki, niezbędnymi akcesoriami dodatkowymi są klawiatura oraz mysz. Wszystkie urządzenia stosowane jako uzupełnienie systemu przenośnego muszą spełniać wymagania zawarte w załączniku do rozporządzenia, nie mogą to być więc urządzenia tzw. drugiej kategorii.

Uproszczone wymagania dotyczące monitorów

Nowy załącznik do rozporządzenia wprowadza uproszczone wymagania w zakresie monitorów ekranowych, które mogą być wykorzystywane w procesach pracy. Zgodnie z nowymi przepisami monitor ekranowy powinien spełniać następujące wymagania:

• znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
• obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności,
• jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
• regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu.

W nowych wymaganiach zachowano zasadę dotyczącą znaków na ekranie, które powinny być wyraźne i czytelne. Wcześniejsze wymagania ergonomii wskazywały, że obraz na ekranie powinien być stabilny, bez tętnienia lub innych form niestabilności.

Zgodnie z nowym wymogiem obraz na ekranie powinien być stabilny bez migotania lub innych form niestabilności. Przepisy nie mówią, czym jest migotanie lub inne formy niestabilności wyświetlanego obrazu. Z uzasadnienia do projektu rozporządzenia zmieniającego wynika, że zgodnie z definicją słownikową „migotać” oznacza świecić nierównym lub przerywanym światłem albo być widocznym raz po raz przez krótką chwilę. Wprowadzenie wymogu, aby monitory używane w procesach pracy dawały obraz „bez migotania”, może być w praktyce trudne w realizacji. Należy bowiem zwrócić uwagę, że duża część monitorów wykorzystuje technologię modulacji szerokości impulsu, co sprowadza się do włączania i wyłączania podświetlenia z wysoką częstotliwością w celu regulowania ilości emitowanego światła. Powstaje efekt migotania, który w zależności od indywidualnych preferencji może być mniej lub bardziej widoczny i uciążliwy. Im niższe częstotliwości takiego migotania, tym efekt jest bardziej uciążliwy, a migotanie bardziej zauważalne, co może prowadzić do takich dolegliwości jak: zmęczenie oczu, nudności i ból głowy.

Monitory wykorzystujące wspomnianą wyżej technologię są dopuszczone do sprzedaży oraz użytku. Powstaje jednak pytanie, czy ich użytkowanie jest do pogodzenia z nowym kształtem rozporządzenia, które wskazuje, że ekran na ekranie powinien być nie tylko stabilny, lecz także bez migotania.

W praktyce nie można wykluczyć, że pracownicy mogą argumentować w skardze do Państwowej Inspekcji Pracy, że ich monitory mrugają z mniejszą lub większą częstotliwością, co jest dokuczliwe. Ponieważ kwestia migotania ekranu może być subiektywna, nie można wykluczyć sytuacji, gdy inspektor skorzysta z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów w celu dokonania oceny, czy stosowane monitory są zgodne z nowym wymogiem rozporządzenia.

Warto zatem na etapie zakupu monitorów ekranowych rozważyć skonsultowanie kwestii migotania ze sprzedawcą lub producentem i na tej podstawie wybrać optymalny monitor.

Stosunkowo nowym rodzajem monitorów są monitory wklęsłe, tj. zakrzywione do wewnątrz. Pytanie, czy mogą one zostać użyte przez pracodawcę w ramach organizacji komputerowego stanowiska pracy. Przyjmując, że kształt takiego monitora ogranicza zniekształcenia, poszerza pole widzenia, a także redukuje odbicia światła, zmniejszając wysiłek gałki ocznej, można przyjąć, że monitory z zakrzywionym ekranem są konstrukcjami dopuszczalnymi. Za dopuszczalnością monitorów z zakrzywionym ekranem przemawia to, że przez lata były stosowane również monitory z zakrzywionym ekranem w drugą stronę, tj. ekranem wypukłym charakterystycznym dla monitorów typu kineskopowego.

Rozporządzenie w nowym kształcie nie odnosi się do kwestii wielkości monitora, jego rozdzielczości lub kwestii odwzorowania barw. Może to powodować wrażenie, że postępowanie pracodawcy w tym zakresie może być dowolne. [przykład 8]

Przykład 8

Nowe wymogi w zakresie ergonomii monitorów rezygnują ze szczegółowych parametrów regulacji monitora. Ustawienia monitora powinny umożliwiać jedynie pochylenie ekranu.

Zgodnie z wymogami rozporządzenia zmieniającego ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Dlatego górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Należy ponadto pamiętać, że ustawienie monitora względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła.

Rozporządzenie zmieniające nie odwołuje się już do wyposażenia monitora w warstwę antyodbiciową lub odpowiedni filtr. Przyjęto założenie, że obecnie wszystkie monitory mają wbudowane stosowne rozwiązania.

Klawiatura i mysz

Jeśli chodzi o elementy komputerowego stanowiska pracy, takie jak klawiatura oraz mysz, to należy zwrócić uwagę, że powinny one stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Oznacza to, że wyposażenie pracownika w klawiaturę z dodatkowym wbudowanym manipulatorem w formie płytki dotykowej, manipulatora kulkowego lub joysticka z jednoczesnym pominięciem wyposażenia pracownika w myszkę będzie postępowaniem nieprawidłowym.

Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy. Powierzchnia klawiatury powinna być matowa, a znaki na klawiaturze kontrastowe i czytelne. Nowe przepisy nie odwołują się już do szczegółowej specyfikacji wysokości klawiatury lub konta jej regulacji. Przepisy nie odnoszą się również do kwestii używanych w klawiaturze przełączników. Tu również pracodawca powinien zrobić stosowne rozeznanie, mając na uwadze charakter oraz tempo pracy. Na stanowiskach pracy związanych z wprowadzaniem dużej ilości tekstu warto np. rozważyć dobrą klawiaturę mechaniczną, której żywotność jest kilka razy większa niż standardowych klawiatur membranowych, nie mówiąc o komforcie pisania.

Tak jak nowy załącznik rozporządzenia określający wymogi bhp oraz ergonomii nie reguluje szczegółowo kwestii ergonomii klawiatury, tak również nie odnosi się do myszy komputerowej. Niezależnie od powyższego należy zauważyć, że duża część oferowanych na rynku myszy komputerowych wymusza przyjęcie nienaturalnej pozycji nadgarstka, co może powodować dolegliwości. Tym samym warto rozważyć wyposażenie pracowników w rozwiązania bardziej ergonomiczne.

Trzeba podkreślić, że nie ma przeciwwskazań do wyposażenia pracowników w klawiaturę i mysz zarówno przewodowe, jak i bezprzewodowe.

Stół

Zgodnie z nowymi przepisami konstrukcja stołu powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, w szczególności powinna zapewniać:

• wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą;
• ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem;
• ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy. Powierzchnia blatu stołu powinna być matowa. Rozporządzenie zmieniające zrezygnowało z określenia relacji między wysokością stołu oraz siedziska krzesła a naturalnym położeniem kończyn górnych przy obsłudze klawiatury, jak również odpowiedniego kąta obserwacji ekranu monitora.

Krzesło

Pracownik wykonujący pracę na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy musi mieć zapewnione odpowiednie krzesło. Nie może to być konstrukcja przypadkowa np. z zakładowej jadalni. Krzesło musi spełniać bowiem szereg wymogów w zakresie nie tylko stabilności, ale również wyprofilowania oraz regulacji. Należy ponadto pamiętać, że mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej.

Dodatkowe wymogi

W przypadku gdy zakres obowiązków uzasadnia korzystanie z dokumentów (papierowych), na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na kartki, mający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika. Jeżeli pracownik sobie tego życzy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w podnóżek. Rozporządzenie zmieniające nie wskazuje na szczegółowe wymagania dotyczące regulacji podnóżka czy charakterystyki jego powierzchni.

Stanowisko pracy powinno być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, pozwalającą na umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu rąk. Stanowisko pracy powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, aby pracownik miał do niego swobodny dostęp. Należy ponadto pamiętać o odpowiednim oświetleniu, które powinno zapewniać komfort pracy wzrokowej. Powinno być ono w szczególności dostosowane do rodzaju wykonywanych prac.

Rozporządzenie zmieniające modyfikuje przepis dotyczący projektowania, doboru, jak również modernizacji oprogramowania, a także planowania wykonywania zadań z użyciem monitora ekranowego. W takim przypadku pracodawca powinien uwzględnić w szczególności następujące wymagania:

• oprogramowanie powinno odpowiadać zadaniu przewidzianemu do wykonania,
• systemy komputerowe powinny zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu,
• systemy komputerowe powinny gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika.

W rozporządzeniu nie ma już zapisu, zgodnie z którym bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Ponadto nowy załącznik do rozporządzenia nie wskazuje, że przy tworzeniu oprogramowania i przetwarzaniu danych powinny być stosowane zasady ergonomii.

Rozporządzenie zmieniające nie odnosi się również do kwestii wilgotności względnej powietrza w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy. ©℗