Czas pracy 2024. Będziemy pracować dłużej

W przyszłym roku będziemy pracować o 8 godzin dłużej niż w 2023 r., ale mamy rok przestępny i przez to jeden dzień pracy więcej w lutym. Wymiary miesięczne są bardzo zróżnicowane ‒ od 152 aż do 184 godzin. Najdłużej popracujemy w lipcu i w październiku, a najkrócej w listopadzie. W 2024 r., tak jak i w 2023 r., jedno święto przypadnie w sobotę, a więc będzie obowiązek wyznaczenia w zamian dodatkowego dnia wolnego od pracy.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie załodze pracy zgodnej z wymiarem zatrudnienia, co wynika wprost z art. 94 pkt 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Realizacji tego celu służy m.in. pojęcie wymiaru czasu pracy, który definiuje liczbę godzin, jaką pracownik powinien przepracować w skali okresu rozliczeniowego.

Przyjęty algorytm ustalania wymiaru czasu pracy dotyczy osób zatrudnionych na pełen etat, a więc dla zatrudnionych na jego część należy wielkości wymiarów proporcjonalnie zmniejszyć. Wymiar czasu pracy ogranicza nam liczbę godzin do zaplanowania w harmonogramach czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego, gdyż planowanie większej liczby godzin jest traktowane przez Państwową Izbę Pracy jako planowanie nadgodzin, co stanowi wykroczenie.

Obliczanie wymiaru czasu pracy

Wymiar czasu pracy jest pochodną tygodniowej oraz dobowej normy czasu pracy. Podstawowe ich długości wynoszą 40 i 8 godzin, ale są odstępstwa dotyczące pracowników niepełnosprawnych oraz zatrudnionych w podmiotach leczniczych, w przypadku których mogą obowiązywać krótsze normy czasu pracy. Dlatego w dalszej części w tabelach będą przedstawione wyliczenia dla wszystkich długości norm czasu pracy.

Wymiar czasu pracy obliczamy co do zasady dla okresów rozliczeniowych, a nie dla poszczególnych miesięcy, ale w praktyce suma wymiarów miesięcznych musi dawać taki sam wynik jak wymiar ustalony np. dla trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego. Obliczając wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego:

• ustalamy liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego (liczonych po 7 dni od 1. dnia w okresie) i mnożymy ją przez tygodniową normę czasu pracy, czyli 40 godzin (z wyjątkami dotyczącymi pracowników niepełnosprawnych i służby zdrowia);
• ustalamy liczbę dni wystających poza pełne tygodnie, czyli pozostałych po ich zakończeniu do końca okresu rozliczeniowego, ale biorąc pod uwagę tylko dni przypadające od poniedziałku do piątku, i mnożymy ją przez normę dobową, równą 8 godzinom;
• sumujemy obydwa wyniki (art. 130 par. 1 k.p.).

Ze względu na inny układ tygodni i weekendów wymiar czasu pracy będzie różnić się dla poszczególnych okresów rozliczeniowych, co oznacza konieczność jego odrębnego ustalania dla każdego z nich.

Wpływ świąt a czas pracy

W okresach rozliczeniowych, w których święta przypadną w inny dzień niż niedziela, trzeba je uwzględnić przy ustalaniu wymiaru czasu pracy, zmniejszając go odpowiednio o 8 godzin (art. 130 par. 2 k.p.). Neutralne z punktu widzenia wymiaru czasu pracy są tylko święta przypadające w niedziele, gdyż te nie wpływają na wymiar czasu pracy, np. Niedziela Wielkanocna. W 2024 r. żadne ze świąt ruchomych nie przypada w niedzielę, a więc wszystkie powodują obniżenie wymiaru czasu pracy pracowników.

Wymiar czasu pracy obniżają także święta przypadające w terminach dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dotyczy to świąt przypadających w soboty, które w wielu branżach są dniem wolnym od pracy. Wystąpienie dnia świątecznego w sobotę zwiększa pulę dni wolnych od pracy, bo taka sobota powinna być policzona niejako podwójnie, zarówno jako święto, jak i dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, co zmusza pracodawców do wyznaczenia załodze innego dnia wolnego od pracy w trakcie takiego okresu rozliczeniowego.

Taka wykładnia obowiązuje od 8 października 2012 r. i jest efektem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (sygn. akt K 27/11; Dz.U. z 2012 r. poz. 1110), stwierdzającego sprzeczność art. 130 par. 21 k.p. z Konstytucją RP w zakresie, w jakim dopuszczał on różnicowanie sytuacji pracowników dotyczące czasu pracy na podstawie stosowanych rozkładów czasu pracy.

W 2024 r. w sobotę przypada Święto Trzech Króli (6 stycznia), co oznacza, że w firmach, w których sobota jest dniem wolnym od pracy, będzie należało w okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń wyznaczyć dodatkowy dzień wolny od pracy. Nie musi on jednak przypadać dokładnie w tym miesiącu, ponieważ wymiar czasu pracy ustalamy na okres rozliczeniowy. Dlatego jego wyznaczenie możliwe jest nawet w grudniu 2024 r., gdyby firma pracowała w dwunastomiesięcznych okresach rozliczeniowych, pokrywających się z rokiem kalendarzowym.

Często firmy decydują się oddać taki dzień w okresach przedświątecznych lub w terminach, gdy dzięki udzieleniu takiego dnia załoga zyska długi weekend, np. piątek po Bożym Ciele. Bezwzględnie w styczniu 2024 r. taki dzień będą musieli jednak wyznaczyć pracodawcy, którzy stosują jednomiesięczne okresy rozliczeniowe.

Wyznaczany dzień wolny powinien w harmonogramach czasu pracy zostać oznaczony jako wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a nie jako wolny za święto, gdyż święto nie jest przenoszone, a to, że wypadło ono w sobotę, powoduje w praktyce, iż pracownik nie ma zapewnionego dnia wolnego od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest więc przywrócenie pracownikowi 5-dniowego tygodnia pracy przez wyznaczenie dodatkowego dnia wolnego.

Tydzień pracowniczy inny niż kalendarzowy

Pierwszym krokiem przy obliczaniu czasu pracy musi być ustalenie liczby pełnych tygodni przypadających w trakcie okresu rozliczeniowego. Na użytek przepisów o czasie pracy wprowadzono jednak specyficzną definicję tygodnia, który obejmuje 7 kolejnych dni kalendarzowych, licząc od 1. dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 par. 3 pkt 2 k.p.).

Przykład 1

W efekcie w miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadają zawsze cztery pełne tygodnie, trwające od 1. do 28. dnia każdego miesiąca. Obliczenie wymiaru dla miesięcznego okresu rozliczeniowego będzie więc wymagało ustalenia, czy w danym miesiącu występują dni przypadające od poniedziałku do piątku, które nie mieszczą się w pełnych tygodniach, oraz czy nie występują w jego ramach święta przypadające w innym dniu niż niedziela. Pierwsza okoliczność wpłynie bowiem na podwyższenie wymiaru, druga z kolei skutkuje jego obniżeniem.

Przykład 2

Długość okresu rozliczeniowego

Wymiar czasu pracy ustalamy na okres rozliczeniowy, a więc jego długość będzie jednym ze wskaźników wpływających także na liczbę godzin możliwych do przepracowania przez załogę. Mimo możliwości wydłużania okresów rozliczeniowych w wielu firmach stosowane są nadal jednomiesięczne okresy, gdyż są najprostsze w obsłudze kadrowej. A taki okres rozliczeniowy może być stosowany we wszystkich systemach czasu pracy, z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym, dla której przewidziano jedynie czterotygodniowy okres rozliczeniowy, a więc krótszy niż okres miesiąca.

Pracodawcy, którym zależy na bardziej elastycznym zarządzaniu czasem pracy, mogą wprowadzić w swoich regulaminach pracy (układach zbiorowych, obwieszczeniach) trzy- lub czteromiesięczne okresy rozliczeniowe. W przypadku potrzeby wydłużenia okresu rozliczeniowego konieczne już będzie zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami załogi, gdyż okresy wydłużane maksymalnie do 12 miesięcy wymagają takich dodatkowych uzgodnień, a uzasadnieniem do ich wprowadzenia będą przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy (art. 129 par. 3 k.p.). [tabela 1]

W 2024 r. wymiar roczny czasu pracy wyniesie 2008 godzin i będzie dłuższy o 8 godzin od wymiaru rocznego z 2023 r., a będzie on taki sam jak w 2022 r. Cechą charakterystyczną dla układu czasu pracy w 2024 r. będą jednak duże wahania miesięcznych wymiarów, gdyż aż dwukrotnie będziemy mieli wymiar wynoszący 184 godziny, a minimalnie wyniesie on tylko 152 godziny, co oznacza, że pomiędzy miesiącami mogą być różnice aż do 32 godzin. Co ciekawe, przez pierwsze cztery miesiące 2024 r. będzie się pracować równo po 168 godzin i taki wymiar jest najczęstszy w przyszłym roku, gdyż dotyczy aż 6 z 12 miesięcy.

Podobnie przedstawia się obliczanie wymiaru w przypadku dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych, z których największą popularnością cieszą się trzy- lub czteromiesięczne okresy. Wynika to m.in. z tego, że miesięczny okres rozliczeniowy może być w szczególnie uzasadnionych przypadkach stosowany łącznie ze równoważnym czasem pracy (art. 135 par. 2 k.p.), również w wariancie pozwalającym na planowe przedłużenie czasu pracy do 24 godzin na dobę (art 137 k.p.).

Przykład 3

Następny w kolejności jest czteromiesięczny okres rozliczeniowy, który można stosować wobec pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym (art. 129 par. 1 k.p.) oraz tych osób pracujących w systemie równoważnym, które realizują zadania uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 par. 3 k.p.), a ponadto w systemach zadaniowym (art. 140 k.p.) oraz przerywanym (art. 139 k.p.). [tabela 3]

Niektórzy pracodawcy korzystają z możliwości przedłużania okresu rozliczeniowego w drodze porozumienia ze związkami zawodowymi lub w razie ich braku z przedstawicielami załogi, rzadziej na mocy postanowienia układu zbiorowego pracy. Dlatego w praktyce spotykamy jeszcze sześcio- lub dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe wprowadzane na podstawie art. 129 par. 2 k.p. [tabela 4]

Przedstawione w tabelach wymiary dotyczą sytuacji, gdy frekwencja jest 100 proc., a więc nie uwzględniają żadnych absencji w pracy. Zgodnie zaś z art. 130 par. 3 k.p. wymiar obniżają wszystkie usprawiedliwione nieobecności w pracy, a każda z nich powoduje zmniejszenie nominału o taką liczbę godzin, jaka była zaplanowana do przepracowania w okresie, w którym ona miała miejsce. Ta reguła ma jednak większe znaczenie na etapie rozliczania czasu pracy, a zwłaszcza w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, kiedy dokonuje się bilansu czasu pracy w skali całego okresu rozliczeniowego.

Pracownicy niepełnosprawni

Czas pracy pracowników niepełnosprawnych zależy od stopnia niepełnosprawności: lekkiego, umiarkowanego i znacznego. W pierwszym przypadku długość wymiarów czasu pracy w okresie rozliczeniowym będzie taka jak w przedstawiona wcześniej w tabelach, gdyż takich pracowników obowiązuje norma dobowa jak w k.p., a więc 8 godzin i tygodniowa 40 godzin. Odmienność tej grupy pracowników polegała będzie jednak na tym, że obowiązuje ich sztywna, a nie przeciętna tygodniowa norma czasu pracy, ponieważ art. 15 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa o rehabilitacji) nie posługuje się zwrotem „przeciętnie na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym”. Tak więc przekroczenie zarówno sztywnej normy dobowej, jak i sztywnej normy tygodniowej oznacza pracę w nadgodzinach, która z kolei jest zakazana w przypadku pracowników niepełnosprawnych w ogóle, a wyjątek dotyczy tylko niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu mienia oraz tych, którzy uzyskali zgodę na takie odstępstwo od lekarza profilaktyka lub w przypadku jego braku lekarza sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym.

Krótsze normy czasu pracy wynoszące odpowiednio 7 godzin na dobę i 35 godzin sztywno w tygodniu dotyczą z kolei dwóch kolejnych stopni niepełnosprawności, czyli znacznego i umiarkowanego (art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). W ich przypadku również obowiązuje zakaz pracy w godzinach nadliczbowych, które są dopuszczalne jedynie po uzyskaniu zgody lekarza, wydawanej na wniosek pracownika. Aby nie przenosić na pracownika kosztów takich badań, ustawodawca zastrzegł jednak, że obciążają one w całości pracodawcę (art. 16 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). [tabela 5]

Porównanie tabel z miesięcznymi wymiarami czasu pracy pracowników niepełnosprawnych z wymiarami ustalonymi na podstawie k.p. pozwala wysnuć dwa wnioski – liczba dni roboczych będzie tożsama dla wszystkich pracowników, ale w przypadku pracowników niepełnosprawnych, korzystających ze skróconej dobowej normy czasu pracy, znacznie spada liczba godzin do przepracowania. Zatem również osoby niepełnosprawne będą miały do przepracowania w 2024 r. aż 251 dni roboczych, co przy krótszych normach czasu pracy przełoży się na roczny czas pracy na poziomie 1757 godzin, a więc o 7 godzin mniej niż w 2023 r.

Ustawodawca nie wykluczył możliwości stosowania wobec pracowników niepełnosprawnych dłuższych okresów rozliczeniowych, więc poza miesięcznym pracodawca może stosować również trzy- lub czteromiesięczne okresy. Z uwagi na sztywne tygodniowe normy czasu pracy obowiązujące niepełnosprawnych wydłużanie okresu rozliczeniowego nie przełoży się jednak na większą elastyczność pracy, gdyż w żadnym z tygodni i tak nie można realnie zaplanować większej liczby czasu pracy niż 35 godzin. [tabele 6 i 7]

Z tych samych względów małą popularność wśród pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne zyskały najdłuższe, czyli sześcio- i dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe. [tabela 8]

Podmioty lecznicze

Czas pracy pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych jest uregulowany w odrębnej ustawie o działalności leczniczej (dalej: u.d.l.), która jednak nie reguluje zagadnień związanych z wymiarem czasu pracy, co oznacza, że będzie on ustalany na podstawie ogólnie obowiązującej zasady, czyli art. 130 k.p. W tym zakresie jednak trzeba stwierdzić niespójność przepisów k.p. i u.d.l., gdyż ta druga ustawa przewiduje trzy rodzaje długości norm czasu pracy dla różnych grup zawodowych zatrudnionych w służbie zdrowia, podczas gdy w algorytmie wymiaru zawsze stosuje się stałe wielkości, czyli 8 godzin jako normę dobową oraz 40 godzin jako normę tygodniową. W praktyce jednak, obliczając wymiary dla pracowników systemu ochrony zdrowia, te powszechne normy czasu pracy należy zastąpić szczególnymi określonymi dla podmiotów leczniczych, bo w przeciwnym razie zawyżylibyśmy wymiary i byłyby one niemożliwe do wypracowania w praktyce.

Podstawowa długość norm czasu pracy w ochronie zdrowia od wielu lat wynosi 7 godzin 35 minut na dobę oraz 37 godzin i 55 minut przeciętnie na tydzień, a obowiązuje ona cały personel podmiotu leczniczego z wyłączeniem dwóch grup pracowników, których dotyczy regulacja szczególna, a więc pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych, oraz pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami. W pierwszym przypadku zastosowanie znajdą bowiem powszechnie obowiązujące normy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień, a w drugim czas pracy niewidomego ulega skróceniu do 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin tygodniowo.

Długość okresu rozliczeniowego

Ustawa o działalności leczniczej reguluje w sposób autonomiczny problematykę okresów rozliczeniowych, przyjmując ich maksymalne długości na poziomie trzech i czterech miesięcy w zależności od systemu czasu pracy. Oznacza to, że nie ma podstaw, aby zastosować do pracowników ochrony zdrowia dopuszczalność wydłużania okresów rozliczeniowych do sześciu lub 12 miesięcy, co umożliwia art. 129 par. 2 k.p. Należy bowiem przyjąć, że regulacja ustawy szczególnej jest w tym obszarze wyczerpująca i nie ma podstaw prawnych do stosowania uregulowań kodeksowych, gdyż te stosuje się jedynie w przypadkach nieuregulowanych w ustawie szczególnej. Wyjątkiem w porównaniu z regulacjami kodeksowymi jest także przyjęcie, że dłuższy okres rozliczeniowy, wynoszący do czterech miesięcy, jest możliwy do zastosowania w systemie równoważnego czasu pracy, podczas gdy w systemie podstawowym maksymalna długość okresu rozliczeniowego wynosi jedynie trzy miesiące. Regulacja ta jest niezrozumiała, gdy się ją zestawi z obciążeniem pracowników w obu systemach czasu pracy, gdyż w systemie, w którym praca jest wykonywana bardziej równomiernie, okres rozliczeniowy może być wydłużony tylko do trzech miesięcy, a w systemie, w którym czas planowany jest bardziej nierównomiernie, co może wiązać się także z większym obciążeniem dla pracownika, zezwolono na stosowanie czteromiesięcznego okresu rozliczeniowego. Wyjątek ten jest jednak równoważony odmienną zasadą dotyczącą tworzenia harmonogramów czasu pracy, które w przypadku podmiotów leczniczych muszą być układane na całe okresy rozliczeniowe, a nie na okres jednego miesiąca, co dopuszczono w 2013 r. w przypadku ogółu pracowników, których czas pracy reguluje k.p.

Odrębności związane z czasem pracy nie kończą się na długości okresów rozliczeniowych dopuszczalnych w ochronie zdrowia, bo u.d.l. ogranicza również liczbę systemów czasu pracy, które można zastosować w stosunku do zatrudnionych w podmiotach leczniczych. Przewiduje tak naprawdę tylko system podstawowy i równoważny, nie dając większej elastyczności w czasie pracy. Co ważne, takie ograniczenia dotyczą wszystkich pracowników podmiotów leczniczych, a nie tylko tzw. białego personelu, a więc również pracownicy techniczni, obsługi i gospodarczy, którzy mają normy czasu pracy analogiczne do kodeksowych, mogą być zatrudniani tylko w tych dwóch systemach czasu pracy. Ich wymiary czasu pracy nie będą się jednak różniły od ustalonych na podstawie kodeksowych norm czasu pracy, dlatego w ich przypadku aktualność zachowują przedstawione wyliczenia.

W praktyce więc w podmiotach leczniczych stosowane są miesięczne, trzy- i czteromiesięczne okresy rozliczeniowe w stosunku do wszystkich grup zawodowych zatrudnionych u takich pracodawców. [tabele 9, 10 i 11]

Poza normami dla pracowników działalności podstawowej oraz pracowników technicznych, gospodarczych i obsługi ustawodawca przewidział szczególną normę czasu pracy dla pracowników niewidomych, którzy są zatrudnieni na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami. W przypadku takich osób norma dobowa czasu pracy wynosi tylko 6 godzin, a norma tygodniowa 30 godzin. Zgodnie z art. 93 ust. 4 u.d.l. osób takich nie można zatrudniać w systemie równoważnym, co oznacza automatycznie, że obowiązujący je maksymalny okres rozliczeniowy może wynosić trzy miesiące. [tabele 12 i 13]©℗