Czas pracy w pytaniach i odpowiedziach [PORADNIK DGP]

Co do zasady pracownik nie wybiera sobie sam czasu pracy. Związany jest narzuconym stałym lub harmonogramowy rozkładem czasu pracy. Wykonywanie pracy w innych przedziałach czasu wymaga polecenia pracodawcy albo co najmniej akceptacji przez pracodawcę powstałej sytuacji. Podejmowanie poza czasem pracy czynności służbowych bez polecenia oraz bez zaistnienia obiektywnej potrzeby nie uzasadnia zaliczenia tego czasu do czasu pracy.

Samowolne pozostawanie poza godzinami pracy
Przerwy w pracy przy pracy nadliczbowej
Praca zdalna według rozkładu

OBOWIĄZKI KADROWE NA 2024 R.
Wymiary czasu pracy, płaca minimalna, urlopy.
Już w najbliższy czwartek,7 GRUDNIA, W TYGODNIKU KADRY I PŁACE.

zagadnienia ogólne

Samowolne pozostawanie poza godzinami pracy

• Pracownicy regularnie pozostają poza godzinami pracy na terenie zakładu pracy – czasami jest to 15 minut, a niekiedy 30 minut i więcej. Czy czas ten należy traktować jako czas pracy? Czy jest zagrożenie, że zostanie zakwalifikowany jako praca w godzinach nadliczbowych?

Jeżeli pracownicy nie otrzymują poleceń pracy w godzinach nadliczbowych, to dłuższe pozostawanie na terenie zakładu pracy, niż wynika to z rozkładu czasu pracy, nie stanowi czasu pracy i nie jest tym samym pracą w godzinach nadliczbowych.

Samowolne pozostawanie poza godzinami pracy, bez poinformowania przełożonego, nie będzie więc podstawą do uznania tego czasu za czas pracy, a tym samym np. pracownik nie nabędzie prawa do dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu. Nie jest pracą w godzinach nadliczbowych praca świadczona przez pracownika na zasadach dobrowolności w czasie wolnym od pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 23 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 239/97, OSNP 1999, nr 1, poz. 7).

Warto wyraźnie podkreślić to w regulacjach wewnętrznych, szczególne wówczas, gdy stosowany jest elektroniczny system potwierdzania obecności (wejścia i wyjścia na teren zakładu pracy), np. poprzez wskazanie, że:

do czasu pracy jest zaliczany czas wynikający z rozkładu czasu pracy obowiązującego pracownika oraz czas wykonywania pracy poza rozkładem, o ile została ona polecona pracownikowi przez przełożonego lub uzyskał on zgodę przełożonego na jej wykonywanie,
elektroniczny system służy jedynie potwierdzaniu obecności w pracy, wykazywany przez ten system czas przebywania na terenie zakładu pracy nie jest równoznaczny z czasem pracy.

Należy też zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2009 r., sygn. akt II PK 51/09 (OSNP 2011, nr 11–12, poz. 150). Sąd Najwyższy stwierdził w nim, że czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik – pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 par. 1 k.p. lub jedynie przebywając w zakładzie prac – nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 k.p.). W przypadku pracy nadliczbowej w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy, ocena tego, czy wystąpiły takie potrzeby, należy z natury rzeczy do pracodawcy. Przy czym warunkiem uznania, że podjęta przez pracownika praca ma taki charakter, jest polecenie pracodawcy (wydane w jakiejkolwiek formie dostatecznie jasno wyrażającej wolę pracodawcy) lub co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik taką pracę wykonuje, z jednoczesną – choćby dorozumianą – akceptacją jej wykonywania. Wyjątkowo dopuszcza się uznanie za pracę w godzinach nadliczbowych pracy podyktowanej szczególnymi potrzebami, podjętej bez wiedzy pracodawcy.

System elektronicznej kontroli wejścia i wyjścia z zakładu pracy (miejsca pracy) potwierdza jedynie czas obecności pracownika w miejscu pracy, na który mogą się składać:

okresy pozostawania w dyspozycji pracodawcy w normalnych godzinach pracy,
praca w godzinach nadliczbowych,
czas dyżuru zakładowego, a także
czas niewliczany do czasu pracy, jak np. czas pozostawania w zakładzie pracy w oczekiwaniu na dogodny ze względów komunikacyjnych moment wyjścia z pracy, czas uczestniczenia w zebraniu związkowym itp.

Przerwy w pracy przy pracy nadliczbowej

• Pracownicy pracują w systemie podstawowym, zatem mają jedną, 15-minutową przerw w ciągu dnia. Czy przy zlecaniu pracy nadliczbowej należy zapewnić pracownikom drugą przerwę?

Pracownik, którego wymiar faktycznej, a nie tylko planowanej pracy, przekracza 9 godzin, ma prawo do drugiej 15-minutowej przerwy w pracy. Jeżeli zatem praca w godzinach nadliczbowych zostanie zlecona pracownikowi pracującemu w podstawowym systemie w pełnym wymiarze czasu pracy, to osoba ta po przepracowaniu dodatkowo ponad godziny nabędzie prawo do drugiej przerwy w pracy.

Pracownik ma prawo do wliczonych do czasu pracy (i tym samym w pełni płatnych) przerw w pracy, których liczba jest uzależniona od dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli wymiar ten:

1) wynosi co najmniej 6 godzin, to pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut,

2) jest dłuższy niż 9 godzin, to pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut,

3) jest dłuższy niż 16 godzin, to pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy, trwającej co najmniej 15 minut.

Przerwy te mają pozwolić na odpoczynek, spożycie posiłku itp. Ich cel, jak również sama konstrukcja przepisów art. 134 k.p., prowadzą do wniosku, że prawo do drugiej (ewentualnie także do trzeciej) przerwy opiera się na faktycznym, a nie planowanym czasie pracy w danej dobie. Tak też wynika ze stanowiska Biura Informacji Głównego Inspektoratu Pracy z 12 czerwca 2023 r. (UNP:GIP-23-33801, GIP-GBI.0701.96.2023.2) wydanego dla DGP. GIP poinformował w nim, że „należy uznać, że chodzi o wymiar czasu pracy w danej dobie, uwzględniający także wykonywaną przez pracownika pracę przez dłuższą niż planowana zgodnie z rozkładem czasu pracy liczbę godzin. Taka wykładnia tego przepisu dominowała przed zmianami, gdy przepis ten przyznawał prawo tylko do jednej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy – jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosił co najmniej 6 godzin. Pogląd, że prawo do 15-minutowej przerwy zależy od czasu faktycznie wykonywanej pracy w danej dobie pracowniczej, a nie od planowanego w danym dniu rozkładu czasu pracy pracownika, był prezentowany w szeregu komentarzy do kodeksu pracy”.

Przy zlecaniu pracy nadliczbowej konieczne jest dokonanie analizy, czy nie doprowadzi ona do obowiązku zapewnienia kolejnej przerwy (łącznie z pracą rozkładową powyżej 9 godzin). Jeżeli tak, to przełożony musi uwzględnić, że 15 minut w ramach zleconej dodatkowo pracy będzie czasem pracy, lecz nie będzie związane ze świadczeniem pracy.

Praca zdalna według rozkładu

• Pracownik pracujący zdalnie często kończy pracę poza jej godzinami. Widzimy, że w tym czasie wysyła e-maile, loguje się do systemu itp. Pytany o to stwierdził, że w trakcie pracy zdarza mu się zrobić sobie przerwę i wtedy dłużej pracuje, a że wykonuje pracę bardzo indywidualną, to nie stwarza to problemu. Czy w tym przypadku nie należałoby tego jakoś uregulować?

Pracownik nie może podejmować tego rodzaju decyzji, bez względu na to, na ile jego praca jest indywidualna i ewentualne przerwy w pracy nie kolidują z jej wykonywaniem. Związany jest bowiem rozkładem czasu pracy i praca po godzinach rozkładowych może się odbywać na polecenie pracodawcy uzasadnione ważnymi potrzebami. Jeżeli w ciągu dnia pracy pracownikowi potrzebna jest dodatkowa przerwa, to powinien złożyć wniosek (może to zrobić w postaci papierowej lub elektronicznej) o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej. Czas odpracowania takiego zwolnienia nie stanowi czasu pracy.

Pracownik pracujący zdalnie nie jest objęty żadną szczególną regulacją dotyczącą czasu pracy. Z punktu widzenia przepisów o czasie pracy praca zdalna to jedynie inne miejsce wykonywania pracy, co samo w sobie nie wpływa na zwiększenie swobody pracownika odnośnie kształtowania czasu pracy. Podejmując zatrudnienie, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę (art. 22 k.p.). Zatem już sama definicja stosunku pracy wskazuje, że świadczenie pracy w czasie wyznaczonym przez pracodawcę jest głównym obowiązkiem pracownika, jednym z podstawowych elementów konstrukcyjnych zatrudnienia. Także katalog głównych obowiązków pracowniczych wskazany w art. 100 k.p. akcentuje, że pracownik jest obowiązany w szczególności przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

Pracownik powinien świadczyć pracę w czasie wskazanym przez pracodawcę. Chodzi tutaj zarówno o wykonywanie pracy w zwykłych porach, wynikających ze stałego rozkładu czasu pracy lub harmonogramach układanych przez pracodawcę na pewien przedział czasu, jak i o świadczenie pracy na polecenie pracodawcy (przełożonego) poza rozkładem czasu pracy, w dniach wolnych od pracy (praca w godzinach nadliczbowych).

To, że pracownik – jak można zrozumieć z pytania – nie ma roszczeń dotyczących pracy nadliczbowej (i słusznie, gdyż taka nie była zlecana) nie oznacza jednak, że pracodawca powinien akceptować jego postępowanie. W opisanym przypadku praca faktycznie jest świadczona poza godzinami pracy, co znajduje potwierdzenie w szerokich środkach dowodowych (chociażby wskazanych w pytaniu), tak więc akceptowanie takiej sytuacji może prowadzić do przyjęcia dorozumianego polecenia (akceptacji) pracy nadliczbowej. Nie ma śladu bowiem po jakichkolwiek przerwach niezaliczanych do czasu pracy. Pod uwagę należy również brać kwestie organizacyjne. Pracownik wykonujący pracę nawet bardzo indywidualną, lecz pracujący w narzuconym rozkładzie czasu, pozostaje w godzinach rozkładowych w dyspozycji pracodawcy, który może wydawać mu polecenia, kontaktować się z nim itp.

Należy zwrócić uwagę pracownikom pracującym zdalnie, a najlepiej jasno wyartykułować to w porozumieniu zawartym ze związkiem zawodowym dotyczącym pracy zdalnej lub w regulaminie pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem, że świadczenie pracy zdalnej nie oznacza swobody wyboru godzin pracy i jakiekolwiek świadczenie pracy poza rozkładem czasu pracy wymaga polecenia lub zgody przełożonego. Takiej samej zgody bezwzględnie wymaga każdorazowe zaprzestanie wykonywana pracy w trakcie godzin pracy, czyli dodatkowa przerwa (poza przerwami przysługującymi z mocy przepisów prawa pracy, przy których jednak jest ustalany także czas ich wykorzystywania).

Pracownik powinien wystąpić z wnioskiem o udzielenie mu zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej. Zwolnienie to może dotyczyć jakiegokolwiek czasu, może przypadać w początkowych lub końcowych godzinach pracy, a także w środku dnia pracy, może obejmować każdy cel (poza rzecz jasna celem służbowym). Akceptacja takiego wniosku pozwala na późniejsze odpracowanie takiego zwolnienia, przy wyłączeniu czasu odpracowania wyjścia pracownika z zakresu godzin nadliczbowych (art. 151 par. 21 k.p.). Zwolnienia te nie są też ograniczone co do ilości lub częstotliwości. Wnioski te podlegają jednak archiwizacji i są dołączane do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – należy je umieścić wśród dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.

Na marginesie należy zwrócić uwagę na to, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy k.p. lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 6732 k.p.).

• Pracownik według rozkładu pracuje pierwszego dnia w godz. 8–16, a drugiego dnia w godz. 10–18. Pierwszego dnia powstała konieczność znacznie dłużej pracy i pracownik zakończył pracę o godz. 22. Kolejnego dnia zgodnie z rozkładem rozpocznie ją o godz. 10. Czy w tej sytuacji jest zachowany odpoczynek minimalny?

Nie, w opisanej sytuacji nastąpiło naruszenie przepisów o odpoczynku minimalnym, co może skutkować ukaraniem pracodawcy za wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy. Przy czym inaczej byłoby, gdyby praca nadliczbowa była podyktowana koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a czym piszemy dalej.

Należy pamiętać, że w każdej dobie pracowniczej pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Odpoczynek ten ma przypadać w tej samej dobie pracowniczej – ma się w niej zacząć i jednocześnie w niej się „zmieścić”. Doba to zaś 24 kolejne godziny od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W opisanej sytuacji doba zaczyna się pierwszego dnia kalendarzowego o godz. 8 i kończy o godz. 8 drugiego dnia. W tym przedziale czasowym pracownik co do zasady musi mieć 11 godzin wolnego.

Wypoczynek dobowy może zostać skrócony jedynie wyjątkowo. Dotyczy to:

1) pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;

2) przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

W tych przypadkach pracownikowi przysługuje jednak w okresie rozliczeniowym, w którym skrócenie to miało miejsce, równoważny okres odpoczynku. Rekompensata powinna polegać na wydłużeniu odpoczynku w innych dniach okresu rozliczeniowego.

Jeżeli praca nadliczbowa nie była podyktowana uczestnictwem w akcji ratowniczej, to wystąpiło naruszenie przepisów o czasie pracy. Nie ma bowiem znaczenia, że pracownik zacznie pracę po 12 godzinach, ponieważ dwie ostatnie z nich przypadają już poza dobą pracowniczą, w której w opisanej sytuacji odpoczynek wynosi jedynie 10 godzin.

Trzeba pamiętać, że ten, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Naruszeniem przepisów w opisanym przypadku było wydanie polecenia pracy w godzinach nadliczbowych i zatrudnianie w nadgodzinach pracownika w wymiarze, który uszczuplił odpoczynek dobowy poniżej minimum.

• Pracownicy pracują według stałego rozkładu – od poniedziałku do piątku w godz. 8–16. We wtorek pracownik otrzymał polecenia wcześniejszego rozpoczęcia pracy w środę, tzn. już od godz. 6. Czy to dopuszczalne? Czy w związku z tym doba pracownicza uległa zmianie, tj. od godz. 6 do godz. 6?

Nie, doba przypada na te same godziny co dotychczas. Liczymy ją nie od godziny faktycznego rozpoczęcia pracy, lecz od godziny rozpoczynania pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.

Jak już pisaliśmy wcześniej, do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę należy rozumieć kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Doba „pracownicza” rozpoczyna się o godzinie, która została wyznaczona pracownikowi w rozkładzie czasu pracy jako godzina rozpoczęcia pracy. Przykładowo dla pracownika rozpoczynającego według harmonogramu pracę o godz. 8 w poniedziałek, doba kończy się o godz. 8 we wtorek.

Należy przy tym pamiętać, że doba pracownicza jest związana z rozliczaniem przede wszystkim:

dobowej normy czasu pracy, ale też maksymalnego dobowego wydłużenia czasu pacy w systemie równoważnym;
minimalnego odpoczynku dobowego (11 godzin, które ma być ciągłe i nie tylko rozpocząć się danej dobie, lecz także w niej się „zmieścić”).

Pośrednio doba pracownicza również wpływa na:

maksymalną dobową liczbę nadgodzin (np. pracownik pracujący 8 godzin mógłby mieć zlecone maksymalnie 5 godzin nadliczbowych uzasadnionych szczególnymi potrzebami pracodawcy);
maksymalną liczbę godzin dyżuru (podobnie jak przy nadgodzinach – czas dyżuru nie może ograniczać prawa do minimalnego odpoczynku).

Praca nadliczbowa jak najbardziej może zostać polecona nie tylko bezpośrednio po zakończeniu pracy, lecz również np. po kilku godzinach od jej zakończenia, jak również przed godziną rozpoczęcia „zwykłej” pracy.

Doba nie zmienia się na skutek polecenia wcześniejszego rozpoczęcia pracy. Wynika to z tego, że jej czas liczymy nie od godziny faktycznego rozpoczęcia pracy, ale od rozpoczęcia pracy o godzinie zgodnej z rozkładem. Ten zaś w opisanej sytuacji nie zmienił się na skutek polecenia pracy nadliczbowej, zgodnie z rozkładem praca jest wykonywana od godz. 8 do 16.

Jeżeli pracownik z pytania pracowałby np. we wtorek od godz. 6 (na skutek polecenia wykonywania dodatkowej pracy od godz. 6 do 8) do godz. 16 i otrzymałby polecenie przyjścia wcześniejszego do pracy również w środę (np. na godz. 5 i pracowałby również do godz. 16), to o ile we wtorek do niezakończonej doby wliczylibyśmy dwie godziny (w godz. 6–8), to w środę już trzy (w godz. 5–8). Doba to bowiem czas 24 godzin nie od faktycznego rozpoczęcia pracy, ale od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (zob. pismo GIP z 2 czerwca 2008 r., GPP-302-4560-264/08/PE).

• Kilkoro pracowników pracuje zdalnie naprzemiennie z pracą w biurze. Czy można planować im pracę zdalną i w biurze tego samego dnia. Na przykład zdalnie od godz. 8 do godz. 12, a potem jeszcze 4 godziny w biurze?

Jakkolwiek takie rozwiązanie nie jest wykluczone, to w praktyce uszczuplałoby faktycznie przepracowywaną przez pracowników liczbę godzin, bo czas przemieszczania się między miejscami pracy byłby zaliczany do czasu pracy. W tym przypadku można zasugerować planowanie jednak tylko pełnych dni pracy zdalnej.

Pracą zdalna jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 k.p.). Prace zdalną podzielić można na:

pracę zdalną „zwykłą”,
pracę zdalną okazjonalną – różni się ona od „zwykłej” pracy zdalnej zdecydowanie mniejszym zakresem zobowiązań pracodawcy (wyłączenie obowiązku pokrycia kosztów), brakiem konieczności: ustalania warunków pracy zdalnej w porozumieniu z organizacją związkową, wydawania regulaminu pracy zdalnej lub ustalania ich w porozumieniu z pracownikiem. Ponadto jest ona wykonywana na wniosek pracownika maksymalnie (łącznie) przez 24 dni w roku.

Praca zdalna z pierwszej grupy może być pracą stałą (pracownik pracuje wyłącznie zdalnie) lub naprzemienną (hybrydową) wykonywaną naprzemiennie z pracą w zakładzie pracy. Przepisy k.p. nie określają, z jaką częstotliwością praca naprzemienna może być wykonywana zdalnie. Jest to kwestia wewnętrznych ustaleń, które mogą prowadzić np. do tworzenia harmonogramów pracy zdalnej, jak również wprowadzać dla pracownika stałe dni wykonywania pracy w sposób zdalny.

Inaczej niż przy pracy zdalnej okazjonalnej, dla której art. 6733 k.p. wprost wskazuje na dni takiej pracy, przy pracy naprzemiennej k.p. nie odnosi się do dni takiej pracy. Z przepisów nie wynika wprost zakaz ustalania pracy hybrydowej z pracą w zakładzie pracy w ramach jednego dnia. Pomniejszałby się więc okres rzeczywistego wykonywania pracy przez pracownika.

W opisywanym przypadku nie pomoże w żaden sposób wprowadzenie przerwy z art. 141 k.p. Przepisy tego artykuły przyznają pracodawcy możliwość wprowadzenia jednej przerwy w pracy, niezaliczanej do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, która jest przeznaczona na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Za czas tej przerwy pracownikom nie przysługuje żadne wynagrodzenie. Przesłanki jej ustalenia, wynikające z art. 141 k.p., opierają się, jak już pisaliśmy, na umożliwieniu pracownikom spożycia posiłków lub załatwienia spraw osobistych, a więc sprzeczne z nimi byłoby wprowadzenie przerwy tylko po to, aby objąć nią czas przemieszczania się do biura lub do domu na drugą część dnia pracy.

rozkłady czasu pracy

Regulamin pracy wskazuje na dwa rozwiązania dotyczące rozkładów czasu pracy – dla części pracowników stały rozkład obejmuje godz. 8–16, a dla części praca jest planowana w harmonogramach między godz. 7 a godz. 18. Pracujemy od poniedziałku do piątku. Dwóch pracowników złożyło wnioski o indywidualne rozkłady czasu pracy. Pierwszy chciałby pracować od poniedziałku do piątku w godz. 6–14, drugi chce mieć planowaną pracę tylko między godz. 7 a godz. 16. Czy możemy (musimy) zgodzić się na te wnioski? Regulamin pracy nie przewiduje możliwości występowania z wnioskami o indywidualny rozkład czasu pracy.

W obu przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę, gdyż patrząc przez pryzmat przepisów, oba wnioski są jak najbardziej możliwe do zaakceptowania. Pozostaje tylko ocena wpływu przyjęcia takich rozkładów dla organizacji pracy i realizowania obowiązków pracowniczych. Podstawą możliwości wnioskowania o indywidualny rozkład czasu pracy i jednocześnie podstawą wyrażania zgody na taki rozkład jest art. 142 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca na pisemny wniosek pracownika może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Obejmować to może zarówno wnioskowanie o zmianę stałego rozkładu, jak i ograniczenie w tworzeniu rozkładów harmonogramowych. Regulamin pracy nie musi zawierać żadnych zapisów dotyczących takich wniosków. Wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej – w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy (par. 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Każdorazowo ww. wniosek podlega ocenie pracodawcy, który w żadnej sytuacji nie jest zobowiązany do jego akceptacji. Wniosek pracownika jest oceniamy w kontekście tego, czy:

zmiana nie narusza przepisów o czasie pracy, np. dotyczących obowiązku zapewnienia minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych;
proponowany rozkład czasu pracy jest możliwy do zastosowania ze względów technicznych i technologicznych związanych z wykonywaną pracą (np. kwestia pracy określonych maszyn i urządzeń), dostępu do pomieszczeń pracy;
nie wpłynie negatywnie na wykonywanie zadań przez pracownika.

Zgoda na oba wskazane w pytaniu wnioski jest prawnie dopuszczalna, decyzja należy do pracodawcy. Zwrócić należy jeszcze ewentualnie uwagę na porę nocną. Jeżeli obejmowałaby ona czas do godz. 7, to pierwszy z pracowników pracowałby każdego dnia przez godzinę w nocy, co prowadziłoby zarówno do konieczności wypłacania dodatku, jak i mogłoby być bardzo problematyczne w przypadku, gdyby pracownik byłby osobą, która nie moeże pracować w nocy.

Na skutek zaakceptowanego wniosku pierwszego pracownika ustalany jest konkretny rozkład czasu pracy, tzn. inny niż regulaminowy bądź ewentualnie harmonogramowy. Następuje zatem uzgodnienie stałego rozkładu, co wyłącza obowiązek tworzenia harmonogramów.

Z kolei w przypadku wniosku drugiego z wyżej wymienionych pracowników takie harmonogramy będą musiały być tworzone. W razie akceptacji wniosku zostaną ograniczone granice czasowe, w których w grafikach przewidywana może być praca, nadal jednak będzie konieczne ich tworzenia, bo wskazany przedział dotyczy 9 godzin. Niezależnie od systemu czasu pracy, którym pracownik byłby objęty, nie mógłby codziennie pracować w tym wymiarze, więc planowanie rozkładów będzie miało miejsce.

Zwróćmy także uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2014 r., sygn. akt II PK 174/13. Sąd stwierdził, że organizacja czasu pracy nie należy do istotnych elementów stosunku pracy, które muszą (powinny) zostać ustalone w umowie o pracę. Artykuł 29 par. 1 k.p. zobowiązuje jedynie do ustalenia w umowie wymiaru czasu pracy. Nie ma jednak przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). Postanowienie takie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana będzie wymagała porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzeniu zmieniającemu podlegają warunki pracy lub płacy wynikające z umowy o pracę (art. 42 par. 1 k.p.). Jeżeli zatem nie doszło do ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w umowie o pracę albo odrębnym porozumieniu (którym w istocie jest także takie ustalenie przez pracodawcę na wniosek pracownika w trybie art. 142 k.p.), to zmiana organizacji czasu pracy nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego.

Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie indywidualnego rozkładu na czas określony. Okres ten może być przez strony swobodnie przedłużany. Jeśli taki rozkład się nie sprawdzi, można go łatwo zakończyć.

• W regulaminie pracy widnieje zapis, że praca w zakładzie pracy odbywa się od poniedziałku do piątku. To dosyć stara regulacja. Jakiś czas temu w zakładzie wprowadzono system równoważny, pracę zmianową, co więcej, firma funkcjonuje obecnie również w soboty. Czy w związku z tymi zmianami prawidłowe jest planowanie w grafikach pracy na sobotę? Skoro firma w te dni działa, to ktoś musi wówczas pracować.

Zapis regulaminu, choć stary i nieprzystający do obecnej organizacji pracy, jest w pełni wiążący. Aby móc planować pracę w harmonogramach na soboty, konieczna jest jego niezwłoczna zmiana. Samo wprowadzenie systemu równoważnego lub pracy zmianowej nie zmieniło nic w zakresie dni pracy, jeżeli nie zostało połączone z wyraźnym wskazaniem na możliwość planowania pracy również w soboty.

Pojęcie „rozkład czasu pracy” obejmuje zarówno godziny, jak i dni pracy, a niekiedy nawet – w odniesieniu do przerywanego systemu czasu pracy – przerwy w pracy. Pojęcie rozkładu czasu pracy występuje w podwójnym znaczeniu, tj.:

jako model organizacji pracy w zakładzie pracy (art. 150 k.p.),
jako konkretny rozkład (plan) czasu pracy pracownika (harmonogram czasu pracy, grafik czasu pracy).

Pierwsze znaczenie odnosi się zatem do rozkładu (rozkładów) wprowadzanych przez pracodawcę w regulaminie pracy lub – w przypadku gdy pracodawca nie wydaje regulaminu – obwieszczeniu odnoszącym się do czasu pracy, w którym wyznaczone są niejako ogólne ramy, po których można się poruszać, planując pracę. Drugie znaczenie to indywidualne oznaczenie dni i godzin pracy, popularnie mówiąc harmonogram lub grafik.

Rozkłady czasu pracy ustala się w:

układzie zbiorowym pracy,
regulaminie pracy,
obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 par. 1 k.p.).

W regulaminie pracy (obwieszczeniu) można przewidywać większą lub mniejszą otwartość rozkładów, niemniej pracodawca jest zawsze związany zapisami tego regulaminu i planując pracownikom zwykłą pracę, nie może wykraczać poza zakres godzinowy i dzienny wynikający z zawartych w nim postanowień wewnętrznych. Zapisy regulaminu pracy (obwieszczenia o czasie pracy) dotyczące rozkładów czasu pracy wyznaczają pewnego rodzaju granice dzienne i godzinowe, po których pracodawca może się poruszać, planując pracę w harmonogramach.

Jak wynika z podanego stanu faktycznego, w obowiązującym regulaminie pracy wyznaczono jako dni pracy dni od poniedziałku do piątku. Zapis ten nie został poprawiony, mimo zmian organizacyjnych, co jest oczywistym błędem. Żadna z kwestii wskazanych w pytaniu nie pozwala bowiem na działanie sprzeczne z regulaminem, o którego aktualizację i zmiany pracodawca powinien dbać zarówno w związku ze zmianami prawnymi, jak i zmieniającą się organizacją pracy (dobrym rozwiązaniem jest dokonywanie regularnej oceny trafności i aktualności poszczególnych rozwiązań przyjętych w regulaminie).

Dopóki nie nastąpi zmiana regulaminu w harmonogramach, nie będzie możliwe planowanie pracy na soboty. Stanowiłoby to naruszenie przepisów prawa pracy (regulamin pracy to prawo pracy) dotyczących czasu pracy.

• Pracujemy w systemie zmianowym, w każdym dniu tygodnia. Zmiany obejmują godz.: 6–14, 14–22, 22–6. Jeden z pracowników dostarczył orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności. Nie zmienia się liczba godzin pracy tej osoby, ale czy może ona nadal pracować zmianowo?

Osoba niepełnosprawna może pracować w systemie zmianowym, a jej praca może być także planowana na różne dni tygodnia. Zakazem objęta jest praca w nocy, a zatem pracownik nie będzie mógł mieć planowanej pracy na nocnej zmianie (zakładać można, że pora nocna została w pełni przypisana do jednej, III zmiany).

Czas pracy osoby niepełnosprawnej jest uzależniony od orzeczonego stopnia niepełnosprawności i wynosi:

maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo – w odniesieniu do osób o lekkim stopniu niepełnosprawności,
maksymalnie 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo – osoby zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

Bez względu na stopień niepełnosprawności pracownicy niepełnosprawni nie mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej.

Powyższe postanowienia – dotyczące zarówno nadgodzin, pracy w porze nocnej, jak i norm czasu pracy – nie mają jednak bezwzględnego charakteru. A mianowicie nie stosuje się ich:

do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu,
w sytuacji gdy na wniosek niepełnosprawnego pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, wyrazi na to zgodę.

O ile nie zmienia się norma dobowa czasu pracy (nadal wynosi 8 godzin), to tygodniowo pracownik o lekkim stopniu niepełnosprawności nie może pracować ponad 40 godzin. Norma tygodniowa jest bowiem stała, a nie przeciętna. Oznacza to, że korzystając z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, nie można zaplanować w jednym z tygodni sześć dni pracy, zaś w innym cztery (co w przypadku pracowników nieposiadających orzeczeń byłoby możliwe, jeżeli regulamin pracy by tego nie wykluczał i w każdym tygodniu pracownik miał zapewniony minimalny odpoczynek).

Przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 100) nie tworzą wprost ani też pośrednio ograniczeń narzucających obowiązek wprowadzenia dla osób niepełnosprawnych stałych dni i godzin świadczenia pracy. Poruszając się w granicach wyznaczonych przez szczególne regulacje dotyczące liczby godzin pracy na dobę i w tygodniu oraz zakazu pracy w porze nocnej, można stosować dla pracownika niepełnosprawnego rozkłady czasu pracy, według których praca będzie świadczona w różnych przedziałach godzinowych. Przyjmując założenie, że pora nocna została określona jako czas od godz. 22 do godz. 6 (najbardziej trafne rozwiązanie przy wskazanych przedziałach godzinowych zmian roboczych) pracownik będzie mógł mieć planowaną pracę na I i II zmianie w każdym dniu tygodnia (oczywiście zachowując pięciodniowy tydzień pracy, prawo do odpoczynków itp.). Nie istnieją również ograniczenia dotyczące zatrudniania osób niepełnosprawnych w niedziele i święta.

• Pracownik będący rodzicem sześcioletniego dziecka złożył wniosek o elastyczną organizację pracy, w którym wskazał na chęć pracy w dniach wtorek–sobota w stałym rozkładzie godzinowym. Praca w naszej firmie odbywa się jednak tylko od poniedziałku do piątku. Pracownik pracuje z klientami, jego obowiązki przewidują także indywidualne przygotowywanie dokumentacji, ofert itp., co mógłby robić w soboty, jednak tego dnia firma jest nieczynna i nie byłoby łatwo zorganizować wtedy pracy dla jednej osoby. Czy w tej sytuacji możemy odmówić zgody na ten wniosek, mimo że jest złożony w ramach elastycznej organizacji pracy?

Odmowa zgody na wniosek o elastyczną organizację pracy jest możliwa na podstawie m.in. organizacji pracy, co w opisanej sytuacji wydaje się w pełni uzasadnione. Jak wynika z opisu, pracownik nie pracuje zdalnie (nie wnioskował również o pracę zdalną w ramach uprawnień do wnioskowania o elastyczną organizację pracy), a praca w soboty w siedzibie pracodawcy wymagałaby podjęcia zmian organizacyjnych.

Pojęcie elastycznej organizacji pracy, o którą zgodnie z art. 1881 k.p. może wnioskować pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie ósmego roku życia, obejmuje:

1) pracę zdalną,

2) przerywany system czasu pracy,

3) system pracy weekendowej,

4) system skróconego tygodnia pracy,

5) ruchome rozkłady czasu pracy z art. 1401 k.p.,

6) indywidualne rozkłady czasu pracy,

7) obniżenie wymiaru czasu pracy.

Wniosek o elastyczną organizację pracy składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. We wniosku pracownik powinien wskazać:

1) imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,

2) przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy,

3) termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy,

4) rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać (w opisanej w pytaniu sytuacji wniosek dotyczy indywidualnego rozkładu czasu pracy).

W kontekście elastycznej organizacji pracy użyć można określenia „miękkie roszczenie pracownika”, bo pracodawca rozpatruje wniosek, biorąc pod uwagę: wskazane w nim potrzeby pracownika, termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca jest obowiązany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku.

Odmowa może opierać się na rodzaju pracy (np. praca, która wykonywana musi być zawsze przez co najmniej dwie osoby, nie może być realizowana w ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy przewidującego pracę w czasie, gdy żaden inny pracownik nie pracuje) lub organizacji pracy (np. przyjęte dni obsługi klientów).

Poza rodzajem pracy lub jej organizacją pracodawca dokonuje także oceny:

wskazanych potrzeb pracownika i przyczyny korzystania z elastycznej organizacji pracy – w jaki sposób uzasadniają taką akurat organizację pracy, o jaką wnosi pracownik,
podanego terminu – czy możliwe jest stosowanie danego rozwiązania w okresie wnioskowanym,
potrzeb i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, np. brak możliwości zapewnienia w dniach wolnych dla wszystkich pracowników narzędzi pracy, obciążenia organizacyjne związane np. ze sprzątaniem pomieszczeń w dniach wolnych).

W przedstawionej sytuacji co prawda część pracy pracownika może być realizowana indywidualnie, ale w związku z niewykonywaniem pracy zdalnie mogą się pojawiać znaczące utrudnienia z umożliwieniem realizowania pracy w dniu wolnym dla wszystkich w siedzibie formy. To oczywiście musi zostać ocenione w konkretnej sytuacji. Tak samo jak to, czy organizacja pracy pozwoli faktycznie na takie ułożenie obowiązków, by praca indywidualna wypełniała cały dzień prac, jak również, czy liczba pracowników, ich obciążenie pracą itp. pozwoli pracodawcy na wyłączenie tego pracownika z jednego dnia pracy firmy.

• Wprowadzamy system równoważny, jednocześnie chcemy ustalić w regulaminie pracy stały rozkład pracy. Pracownicy pracowaliby od poniedziałku do piątku, w poniedziałki i wtorki po 10 godzin, środy i czwartki po 7, a w piątki po 6. Czy taka konstrukcja jest prawidłowa?

Przyjęcie stałego rozkładu w systemie równoważnym jest możliwe, ale wymagać będzie przed rozpoczęciem każdego okresu rozliczeniowego analizy zgodności tego rozkładu z wymiarem czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym i dokonywania odpowiednich korekt. Przy wprowadzaniu takiego stałego rozkładu do regulaminu warto jednocześnie wskazać w regulaminie, że pracodawca będzie dokonywać niezbędnych modyfikacji, by zachować wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego czasu pracy pracownika do ponad 8 godzin (do maksymalnie), przy odpowiednim skróceniu czasu pracy w innych dniach lub przy dniach wolnych na przestrzeni przyjętego okresu rozliczeniowego w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy.

Jest to system typowo „harmonogramowy”, w którym tworzone są grafiki pracy. Nie oznacza to jednak, że stały rozkład jest w nim niedopuszczalny. Można taki ustalić, lecz w związku z tym, że pracodawca musi zachować wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, będą dokonywane konieczne korekty.

Przykładowo, przyjmując, że stosowane mają być miesięczne okresy rozliczeniowe obejmujące miesiące kalendarzowe, wskazany w pytaniu rozkład na luty 2024 r. (w którym wymiar czasu pracy wynosi 16 godzin), skutkowałby przepracowaniem przez pracowników 167 godzin. Mimo że wypracowaliby godzinę mniej niż wymiar czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego, mieliby roszczenie o wypłatę pełnego wynagrodzenia. Pracownik powinien otrzymać bowiem wynagrodzenie adekwatne do wynikającego z umowy o pracę wymiaru czasu pracy. Na pracodawcy spoczywa obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. W jakichkolwiek niezawinionych przez pracownika sytuacjach niedopracowania do pełnego wymiaru ze względu na zaplanowanie w grafiku mniejszej liczby godzin powinna zostać wypłacona pełna pensja. Tutaj mamy kwestię decyzji pracodawcy. W sferze finansów publicznych mogłoby to być uznane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (m.in. gospodarności wydatkowania środków publicznych).

W lipcu 2024 r. byłoby to zaś o 3 godziny za dużo (187 godzin przy 184 godzin wymiaru czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego). Równoznaczne to będzie z planowaniem pracy w godzinach nadliczbowych. Konkretnie: będziemy mieli do czynienia z przekroczeniem przeciętnej liczby godzin pracy na tydzień, a zatem z nadgodzinami średniotygodniowymi.

Praca w godzinach nadliczbowych – jak już wcześniej wskazano – jest dopuszczalna w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

Żadna z nich nie daje podstaw do stosowania takiej organizacji pracy, która skutkuje sama w sobie koniecznością wykonywania pracy nadliczbowej.

Ustawodawca dokładnie określił, że dopiero praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy, a także czynności wykonywane ponad przedłużony dobowy wymiar, wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy, stanowią prace w godzinach nadliczbowych. Co więcej, jest ona dopuszczalna w razie szczególnych potrzeb pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2014 r., sygn. akt PK 249/13).

W opisanej sytuacji nie będą musiały być tworzone pełne harmonogramy czasu pracy, wystarczające byłoby wskazywanie nawet jednego dnia z krótszą lub dłuższą pracą. Przy czym wprowadzając stały rozkład z wydłużeniami dziennymi, warto wpisać dodatkowo w regulaminie zastrzeżenie, że „pracodawca będzie dokonywać niezbędnych modyfikacji godzin pracy w sposób konieczny dla zachowania zgodności z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym”.

• Pracujemy według miesięcznych harmonogramów. Niekiedy pracownicy składają wnioski o zmianę rozkładu, czasami też pracodawca musi rozkład zmienić. Czy aby takie zmiany były prawidłowe, w regulaminie pracy należy zamieścić jakieś zapisy?

Zmiana harmonogramu na wniosek pracownika jest dopuszczalna bez uregulowania możliwości takiej zmiany w regulaminie. Już jednak zmiana narzucona pracownikowi przez pracodawcę wymaga przyjęcia takiej możliwości w prawie wewnętrznym.

Przepisy narzucające obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy z jednoczesnym zakreśleniem minimalnego okresu harmonogramowego mają typowo ochronny walor. Zasadą z nich wynikającą jest to, że pracownik ma mieć wiążącą nie tylko dla niego, ale również dla pracodawcy informację dotyczącą dni i godzin pracy, obejmującą pewien (kodeksowo – minimum miesięczny) okres. To minimum ma pozwolić na godzenie zobowiązań wynikających z istniejącego stosunku pracy z życiem pozazawodowym (możliwość planowania czasu wolnego z rodziną, realizowanie pozazawodowych aktywności, innych zajęć zarobkowych itp.). Dlatego należy przyjąć, że utworzony harmonogram nie może być swobodnie zmieniany przez pracodawcę. Gdyby dopuścić taką możliwość, miesięczny, minimalny okres harmonogramowy byłby fikcją. Pracodawca tworzyłby grafik i na bieżąco mógłby go zmieniać (stosowanie do swoich potrzeb). W skrajnej sytuacji – przy pracy dopuszczalnej każdego dnia tygodnia, w każdym przedziale godzinowym w systemie równoważnym – pracownik nie miałby żadnej pewności dotyczącej dni wolnych lub liczby godzin, jakie będzie miał do przepracowania jutro, jak też umiejscowienia tych godzin w pewnym przedziale czasowym (rano, po południu, w nocy).

Zmianę harmonogramu należy dopuścić na wniosek pracownika. I choć z przepisów wprost nie wynika taka możliwość, to również nie jest ona wyłączona. Przyjmując, że związanie pracodawcy nałożonym na pracownika harmonogramem ma na celu ochronę interesów pracownika, zmiana grafiku na wniosek zatrudnionej osoby musi być traktowana jako zrealizowanie jej potrzeby, działanie zgodne z jej interesem. Wniosek pracownika dla celów dowodowych (dla możliwości wykazania, że zmiana rozkładu była inicjowana przez pracownika) powinien mieć formę pisemną, z wyraźnym wskazaniem zakresu proponowanej zmiany.

Pracodawca nie jest oczywiście związany takim wnioskiem, a co więcej, nie zawsze może go zrealizować – nawet wówczas, gdy chciałby się do niego przychylić. Wniosek pracownika nie zwalnia pracodawcy z konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy. Zmiana jest możliwa, o ile nie będzie naruszała regulacji dotyczących minimalnych odpoczynków, norm dobowych czasu pracy oraz nie będzie skutkowała ponownym rozpoczynaniem pracy w tej samej dobie pracowniczej, naruszeniem odpoczynków tygodniowych, przepisów o dopuszczalności pracy w niedziele i święta itp.

Rozpatrując wniosek pracownika, pracodawca musi przeanalizować nie tylko to, czy zmiana jest zgodna z interesami pracodawcy i czy na skutek zmiany praca pracownika może być efektywnie wykonywana, ale również czy:

zmiana nie spowoduje skrócenia minimalnego odpoczynku dobowego (11 godzin ciągłego wolnego w każdych 24 godzinach liczonych od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy) lub tygodniowego (zasadniczo 35 godzin wolnego w tygodniu, może zostać skrócony do 24 godzin przy przejściu na inna zmianę roboczą);
praca w zmienionym rozkładzie nie będzie skutkowała ponownym rozpoczęciem pracy w ciągu 24 godzin od poprzedniego rozpoczęcia pracy (chyba że stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy na podstawie art. 1401 k.p. w zakresie umożliwiającym wyznaczenie godziny rozpoczęcia pracy zgodnej z wnioskiem);
proponowana zmiana jest zgodna z obowiązującym pracownika systemem czasu pracy (przykładowo pracodawca nie może się zgodzić, by pracownik pracujący w systemie podstawowym miał pracować ponad 8 godzin);
nowe godziny pracy nie będą powodowały przekroczenia dobowej normy czasu pracy (8 godzin) i tym samym powstaniem nadgodzin;
proponowana zmiana nie skutkuje naruszeniem przepisów o pracy w niedziele lub święta (ograniczenie wykonywania w te dni pracy – art. 15110 k.p. i ustawa z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni; Dz.U. z 2021 r. poz. 936).

Zmiany harmonogramu bez wniosku pracownika są obłożone zdecydowanie większymi ograniczeniami. Ich możliwość dopuszcza zarówno Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej (pismo z 18 października 2013 r., PiP 2013/9673/5), jak i Państwową Inspekcję Pracy (pismo z 6 kwietnia 2009 r., GPP-417-4560-19/09/PE/RP). MPiPS w swoim stanowisku z 18 października 2013 r. wskazało, że aktualnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują sytuacji modyfikacji grafików. Z art. 129 k.p. nie wynika ani zakaz dokonywania zmian, ani też ich dopuszczalność. Zdaniem MPiPS źródłem ewentualnych zmian mogą być przyczyny obiektywne, a z art. 129 par. 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy np. w regulaminie pracy.

Możliwość takich jednostronnych zmian należałoby przyjąć w odniesieniu do:

sytuacji dotyczących danego pracownika, a wynikających z przepisów prawa pracy, a nie ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Przykładowo: zmiana może być wynikiem odbierania dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
długotrwałe zmiany spowodowane nieobecnością innych pracowników (np. wskutek choroby).

PIP wskazuje, że zmiany harmonogramów są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i art. 1511). Konieczne jest zatem wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu pracy.

Zmiana harmonogramu dokonana przez pracodawcę nie może służyć omijaniu przepisów o zlecaniu i rekompensowaniu pracy w dniach wolnych od pracy i pracy nadliczbowej. Dopuścić ją można wówczas, gdy ze względu na sytuację nieznaną w chwili tworzenia grafiku, w szczególności wynikającą z nieplanowanej nieobecności pracownika, zaszła nieodzowność dokonania zmian z powodu konieczności zapewnienia ciągłego toku pracy na danym stanowisku.

Dlatego za niedopuszczalną należałoby przyjąć np. zmianę harmonogramu poprzez wydłużenie czasu pracy pracownika objętego systemem równoważnym z planowanych wcześniej 8 godzin na 12 godzin w związku z dodatkowym zamówieniem realizowanym przez pracodawcę. W tej sytuacji pracodawca powinien zlecić pracę w godzinach nadliczbowych (szczególne potrzeby pracodawcy), a nie modyfikować rozkład czasu pracy pracownika.

• Pracownik pracuje na pół etatu. Na podstawie porozumienia z tą osobą został ustalony stały rozkład czasu pracy. Pracuje ona od poniedziałku do czwartku po 5 godzin dziennie, a wszystkie piątki są dla niej wolne (w weekendy nie pracujemy), co oznacza tygodniowo pracę przez 20 godzin. Czy taki rozkład jest prawidłowy? Czy pracownik zatrudniony na pół etatu może pracować więcej niż 4 godziny dziennie?

Osoba zatrudniona na pół etatu ma mieć zaplanowaną do przepracowania połowę pełnego wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, a nie połowę dobowej normy czasu pracy. Jak najbardziej możliwe jest planowanie pracy po 5, a nawet po 8 godzin dziennie (w razie stosowania systemu równoważnego nawet po 12 godzin). Czas pracy jest jednak rozliczany w okresie rozliczeniowym, a nie w tygodniu, a zatem konieczne będą odpowiednie modyfikacje dokonywane w taki sposób, by w okresie rozliczeniowym czasu pracy pracownik miał połowę pełnego wymiaru czasu pracy.

Praca w niepełnym wymiarze czasu pracy to praca w odpowiedniej części pełnego wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, ustalonego na podstawie art. 130 k.p. Przy zatrudnieniu niepełnooetatowym nie następuje obniżenie maksymalnej normy dziennej ani też maksymalnego wymiaru dziennego. Pracownik może mieć zatem planowane dzienne wymiary czasu wyższe niż wynikające z odniesienia wymiaru ustalonego w umowie do 8-godzinnego dnia pracy. Ustalony z pracownikiem rozkład jest prawidłowy.

Konieczne jest jednak dokonywanie odpowiednich jego korekt – tak aby zaplanowana liczba godzin w okresie rozliczeniowym odpowiadała ustalonemu w umowie wymiarowi czasu pracy (w tym przypadku 1/2 etatu). Czasu pracy nie rozliczamy w tygodniu, ale w okresie rozliczeniowym, w którym układ dni kalendarzowych, świąt może prowadzić (i wielokrotnie będzie prowadzić) do nadpracowania lub niedopracowania ponad 1/2 wymiaru czasu pracy w razie trzymania się niezmiennie wskazanego rozkładu.

Warto określić niezbędne modyfikacje godzin pracy w samym porozumieniu. Jeżeli jednak takiego postanowienia nie ma, to pracodawca nadal może i powinien dostosowywać ustalony rozkład do wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy. Podstawą do takiego działania będą art. 130 k.p. i wiążące uzgodnienie umowne dotyczące wymiaru czasu pracy.

• Będziemy wprowadzać 12-miesięczny okres rozliczeniowy w systemie równoważnym (porozumienie z organizacją związkową). Czy w tym systemie i w tym okresie rozliczeniowym możemy planować pracę np. przez 5 lub 6 miesięcy po 5 dni, a w tygodniu po 12 godzin? Później następowałyby oczywiście odpowiednie skrócenia, co byłoby połączone z długimi okresami wypoczynku dla pracowników.

Jakkolwiek przy stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego rozkłady czasu pracy w poszczególnych jego częściach mogą być bardzo nierównomierne, to przykładowy rozkład wskazany w pytaniu należałoby zakwestionować jako zbyt obciążający. Stosowanie wydłużonego okresu rozliczeniowego musi być związane z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Praca po 60 godzin tygodniowo przez 6 miesięcy stanowi obiektywnie nadmierne obciążenie psychofizyczne dla pracowników.

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy z art. 129 par. 2 k.p. wprowadza się inaczej niż większość pozostałych kwestii związanych z czasem pracy. Pracodawca nie może ich jednostronnie narzucić pracownikom.

Stosować je można na podstawie zapisów układu zbiorowego pracy albo poprzez zawarcie porozumienia:

z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia je z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
zawartego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Pracodawca powinien przekazać kopię zawartego porozumienia dotyczącego przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy (obowiązek ten nie dotyczy stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy) właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie pięciu dni roboczych od dnia zawarcia tego porozumienia.

Rozkład czasu pracy w poszczególnych nie tylko miesiącach, lecz także dłuższych częściach 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego może być bardzo nierównomierny. Przy stosowaniu jednak takiego okresu i układaniu harmonogramów czasu pracy muszą być zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 par. 2 k.p.) i przez pryzmat tych zasad należy spojrzeć na przykładowe rozkłady wskazane w pytaniu. Nie chodzi tutaj tylko o kwestie przepisów i zasad bhp, których konieczność przestrzegania jest czymś oczywistym. Przepisy idą dalej, wskazując na konieczność dokonywania oceny tego, czy stosowana intensyfikacja pracy w długim okresie nie skutkuje wzrostem zagrożeń. Ocena ta musi być dokonywana w odniesieniu do konkretnych stanowisk pracy, przy konkretnych okolicznościach i konkretnych zagrożeniach związanych z pracą. Szczególne znaczenie praktyczne będzie to miało właśnie w systemie równoważnym. Trudno byłoby przyjąć, że sześciomiesięczna praca po 60 godzin tygodniowo nie stwarza szczególnych zagrożeń związanych z permanentnym i narastającym zmęczeniem, obciążeniem psychofizycznym. Takie rozkład należałoby uznać za niedopuszczalny.

planowanie i zlecanie pracy w niedziele i święta

• Pracujemy od poniedziałku do soboty. Zdarza się jednak, że powstaje potrzeba pracy w niedziele. Czy dopuszczalne jest jej zlecenie, jeżeli w regulaminie pracy wskazuje się na świadczenie pracy od poniedziałku do soboty?

Dopuszczalność zlecenia pracy w niedziele jest w tym przypadku uzależniona od tego, czy praca, jaką miałby wykonywać pracownik, mieści się w katalogu prac dopuszczonych do wykonywania w niedziele. Sam zapis regulaminu nie stoi temu na przeszkodzie, gdyż wyznacza dni, w których praca standardowo może być planowana, nie wyłączając dopuszczalności zlecenia pracy w dniach wolnych.

Praca w niedziele i święta jest dozwolona w przypadkach wymienionych w katalogu zawartym w art. 1519 k.p., m.in.:

przy pracy zmianowej,
przy niezbędnych remontach,
przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności.

W katalogu tym nie wymienia się prac wykonywanych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Aby mieć możliwość zlecenia pracy w związku z zaistnieniem tych potrzeb w niedziele, prace wykonywane przez pracownika musiałyby być dopuszczalne do wykonywania w niedziele. Sama szczególna potrzeba w oderwaniu od wyjątków pozwalających na pracę w niedziele lub święta nie jest wystarczająca.

Jeżeli praca, którą pracownik miałby realizować w niedziele, mieści się w katalogu prac dopuszczalnych, to sam zapis regulaminu o pracy od poniedziałku do soboty nie wyklucza możliwości jej polecenia i wykonywania. Regulacja regulaminu wyznacza przestrzeń czasową dla zwykłego planowania pracy w harmonogramach. Bez jego zmiany nie byłoby możliwości zaplanowania pracy w niedziele w grafiku, ale jest możliwość jej zlecenia w przypadku zaistnienia szczególnej potrzeby (analizując wcześniej to, czy praca ta została wymieniona w art. 1519 k.p.).

• Pracownik ma planowaną pracę we wszystkie dni tygodnia, również w niedziele i święta. W harmonogramie zaplanowano mu trzy ostatnie niedziele w okresie rozliczeniowym jako dni pracy. Kolejną niedzielę miał wolną. Pracodawca w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy polecił mu jednak pracę dodatkowo w poniedziałek nad ranem (od godz. 4, rozkład czasu pracy przewidywał pracę od godz. 7). Czy to jest zgodne z prawem?

Odpowiedź uzależniona jest od tego, czy w regulacjach wewnętrznych pracodawca zmienił wskazane w przepisach k.p. godziny graniczne pracy w niedziele i święta, czy nie. Jeżeli nie, to wskazana praca dodatkowa byłaby wykonywana przez 2 godziny w czasie przypisanym do pracy w niedzielę i w związku z tym nie zostałby spełniony wymóg zapewnienia pracownikowi co najmniej jednej niedzieli wolnej od pracy w okresie każdych kolejnych 4 tygodni.

Pracownik pracujący w niedziele co najmniej raz na 4 tygodnie powinien korzystać z niedzieli wolnej od pracy. Wyjątkiem są pracownicy zatrudnieni w weekendowym systemie czasu pracy oraz pracownicy instytucji kultury, którzy mogą pracować w niedziele bez tego ograniczenia.

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 4 sierpnia 2009 r., GPP-459-4560-49/09/PE/RP, stwierdził, że art. 15112 k.p. nie precyzuje, jak liczyć te 4 tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy.

Nie ograniczamy się jednak w tym zakresie do okresu rozliczeniowego, jeżeli 3 ostatnie niedziele w okresie rozliczeniowym były dniami pracy, to pierwsza niedziela kolejnego okresu rozliczeniowego musi być wolna. Oznacza to nie tylko niemożność zaplanowania na nią pracy w harmonogramie, lecz także niedopuszczalne jest polecanie pracy w niedzielę wolną harmonogramowo ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Obowiązek zapewnienia wolnej niedzieli minimum raz na 4 tygodnie jest bowiem niezależny od tego, czy niedzielna praca wynika z rozkładu czasu pracy (została zaplanowana w harmonogramie), czy też była związana z nagłą potrzebą pracodawcy.

Za pracę w niedziele i święto uważa się pracę przypadająca na godziny od godz. 6 w kalendarzową niedzielę do godz. 6 następnego dnia (niedziela kończy się o godz. 6 w poniedziałek). Pracodawca może jednak w przepisach wewnętrznych inaczej oznaczyć niedziele i święta (np. od godz. 7 do godz. 7 następnego dnia albo od godz. 0 do godz. 24). Jeżeli w sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca nie zmienił godzin granicznych niedzieli, to czas od godz. 4 do godz. 6 w poniedziałek kalendarzowy jest kwalifikowany jako praca w niedzielę. Tym samym nie została zapewniona wolna niedziela raz na 4 tygodnie, co stanowi naruszenie przepisów zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 281 par. 1 pkt 5 k.p.).

pora nocna

• Pracownicy jednego z działów pracują zmianowo (dwie zmiany, tj. w godz. 6–14 i godz. 14–22), pozostali pracownicy pracują według stałego rozkładu albo według harmonogramów, ale rozkładowo ich praca jest realizowana nie wcześniej niż od godz. 7 do maksymalnie godz. 18. Musimy zmienić rozkłady dla części pracowników, co będzie połączone jednocześnie z wyodrębnieniem osobnej grupy stanowisk z rozkładami od godz. 5 do godz. 21. W jaki sposób ustalić najlepiej porę nocną (obecnie to przedział czasu w godz. 22–6)?

W opisanym przypadku najlepiej byłoby ustalić dwie pory nocne – jedną od godz. 21 do godz. 5 i drugą od godz. 22 do godz. 6 – z wyraźnym wskazaniem grup stanowisk (wydziałów itp.) objętych jedną i drugą z nich.

Pora nocna to 8 kolejnych godzin w pełni mieszczących się w przedziale godz. 21–7. Najczęściej wskazywane są pełne godziny (tj. 21–5, 22–6, 23–7), ale jak najbardziej można operować godzinami niepełnymi, np. na czas od godz. 21.30 do godz. 5.30.

Pora nocna powinna zostać określona w:

układzie zbiorowym pracy,
regulaminie pracy, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub układ nie reguluje pory nocnej,
w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie wydał regulaminu pracy.

Przy ustalaniu pory nocnej należy przeanalizować stosowane u pracodawcy rozkłady czasu pracy, jak również najczęstsze pory doby, w jakich wykonywana bywa praca nadliczbowa, i wybrać taki przedział, który:

w miarę możliwości nie przypada na godziny rozkładowo planowanej pracy dla żadnej grupy pracowników oraz tworzy pewien margines oddalający porę nocną od godzin zwykłej pracy (np. przy rozkładach stałych w godz. 7–5 trafniejsza będzie pora nocna w godz. 21–5 niż w godz. 22–6, co do zasady bowiem po godz. 21, a nawet po godz. 20 dodatkowa praca nie powinna się pojawiać, gdyż ograniczałaby prawo do odpoczynku dobowego, zaś może się zdarzyć, że będzie zlecona nieco przed godz. 6);
jeżeli obejmuje godziny pracy, to np. pełna zmiana nie pokrywa się częściowo („zahacza”) z kolejną (np. praca trzyzmianowa w godz. 6–14, 14–22 i 22–6, w tym przypadku jedyna zdroworozsądkowa pora nocna to czas od godz. 22 do godz. 6).

Nie jest przy tym kwestionowane określenie przez pracodawcę więcej niż jednej pory nocnej, co należy uznać za najbardziej trafne rozwiązania w sytuacji, jaka została opisana w pytaniu. Konieczne będzie przy tym wyraźne przypisanie każdej z tych pór nocnych do konkretnej grupy stanowisk, wydziałów itp.

• Pora nocna w naszej firmie obejmuje czas od godz. 22 do godz. 6. Zdarza się, że pracownik pracuje kilkanaście minut po godz. 22 (10–20 minut). Czy w związku z tym przysługuje mu dodatek do wynagrodzenia?

Dodatek za pracę w nocy przysługuje za czas przepracowany w nocy. W przypadku gdy jest to niepełna godzina, dodatek ten powinien zostać rozliczony stosownie do proporcji czasu przepracowanego do pełnej godziny (np. przy 15-minutowej pracy w nocy byłaby to 1/4 kwoty dodatku za godzinę pracy w nocy w danym miesiącu).

Za pracę w porze nocnej (czyli w przedziale określonym w regulaminie pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia u pracodawców, którzy regulaminu nie wydają) pracownik otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie. Jest to dodatek godzinowy w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym (art. 1518 k.p.). Konkretna jego wysokość zależy zarówno od aktualnie obowiązującej stawki wynagrodzenia minimalnego, jak i wymiaru czasu pracy w miesiącu.

Dodatek ten przysługuje zarówno za pracę w nocy wynikającą z rozkładu czasu pracy, jak i za wykonywane w nocy nadgodziny na polecenie pracodawcy. W sytuacji gdy praca w nocy odbywa się w ramach pracy nadliczbowej, dodatek ten nie wpływa w żaden sposób na zmniejszenie wysokości rekompensaty za nadgodziny. Dodatek za pracę w nocy i wynagrodzenie oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych to dwie osobne grupy świadczeń.

Dodatek za pracę w nocy jest obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia, który podlega ochronnie ustanowionej w prawie pracy. Powinien być on naliczony w prawidłowy sposób i wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym praca w godzinach nocnych wystąpiła. I choć jest on wyrażony poprzez odniesienie do godziny, nie oznacza to jednak, że przysługuje za co najmniej godzinną pracę w nocy. Bardziej trafnie należałoby stwierdzić, że świadczenie to jest należne za czas przepracowany w nocy i w przypadku niepełnych godzin należy ustalić go proporcjonalnie. Pracownik ma zatem prawo do np. 1/4 (przy 15 minutach) lub 1/3 (przy 20 minutach) części dodatku za godzinę pracy nocnej należnego w danym miesiącu.

Na marginesie należy podkreślić, że praca dodatkowo wykonywana, tj. praca poza rozkładem czasu pracy, kwalifikowana jako praca nadliczbowa (w tym przypadku ponadto praca w nocy), odbywa się na polecenie pracodawcy i pracownik sam nie podejmuje decyzji o niej. To, że pracownik pracuje zdalnie, nic nie zmienia w tym zakresie, że jest on obowiązany przestrzegać czasu pracy wynikającego z rozkładu i wykonywać pracę w rozkładowych godzinach.

praca w godzinach nadliczbowych

• W harmonogramie czasu pracy pracownika rozkład został określony następująco: w poniedziałek od godz. 8 do godz. 16, we wtorek od godz. 7 do godz. 15. Zdajemy sobie sprawę, że był to błąd. Czy w związku z powstałą nadgodziną pracownikowi przysługuje zarówno wynagrodzenie, jak i dodatek?

Za godzinę nadliczbową powstałą w związku z naruszeniem doby pracowniczej (od godz. 7 do godz. 8) przysługuje 50-proc. dodatek do wynagrodzenia. W związku z tym, że nominalnie liczba godzin pracy nie uległa zwiększeniu, pracownik nie otrzyma dodatkowo wynagrodzenia za tę godzinę (przepracowuje w tych dwóch dniach 16 godzin i za 16 godzin nabywa wynagrodzenie).

Zgodnie definicją zawartą w art. 151 par. 1 k.p. pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Przy tworzeniu rozkładów czasu pracy należy brać pod uwagę dobę pracowniczą. To kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Doba pracownicza kończy się w opisanej sytuacji o godz. 8, a zatem praca zaplanowana przed tą godziną oznacza przekroczenie dobowe. Wskazany harmonogram jest nieprawidłowy, gdyż faktycznie planowana jest w nim praca nadliczbowa. Mino że pracownik wypracowuje łącznie 16 godzin, to w pierwszej dobie jest to 9 godzin i następuje przekroczenie dobowe. Ta praca nadliczbowa nie może być także zlecona na podstawie wskazanych w art. 151 k.p. przesłanek umożliwiających wydanie polecenia jej wykonywania (szczególne potrzeby pracodawcy lub konieczność uczestnictwa w akcji ratowniczej lub usuwaniu awarii), gdyż mogłoby to być – wraz z samym planowaniem ponownego rozpoczynania pracy w niezakończonej dobie – uznane za naruszenie przepisów (wykroczenie).

W art. 1511–2 k.p. przewidziano dwie formy rekompensaty w godzinach nadliczbowych. Pracownik otrzymuje za nie wynagrodzenie wraz z dodatkiem lub udzielany jest mu czas wolny.

Odnosząc się do rekompensaty finansowej, należy stwierdzić, że za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie za pracę powiększone o dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości 50 proc. lub 100 proc. wynagrodzenia (art. 1511 k.p.).

Dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych przypadających:

w nocy,
w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Taki też dodatek przysługuje z tytułu nadgodzin średnio tygodniowych.

W pozostałych dniach za pracę nadliczbową przysługuje dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia. W opisanej sytuacji praca kwalifikowana jako praca nadliczbowa miała miejsce poza porą nocną, przysługuje więc za nią dodatek 50-proc.

W związku z tym, że pracownik nie wypracował jednak większej liczby godzin niż nominalna, nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia, tj. przysługuje mu ono za 16, a nie za 17 godzin.

W stanowisku Departamentu Prawnego GIP z 29 lipca 2008 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej (GPP-302-4560-569/08/PE) wskazuje się na następujący przykład: „pracownik pracuje od 10:00 do 18:00 w poniedziałek i od 8:00 do 16:00 we wtorek. Oznacza to, że praca od 8:00 do 10:00 we wtorek przypada jeszcze na poniedziałkową dobę pracowniczą, w efekcie czego pracownik wykonywał pracę 10 godzin w tej dobie, co z kolei powoduje przekroczenie dobowej normy czasu pracy o dwie godziny, a praca między 8:00 a 10:00 ma charakter pracy godzinach nadliczbowych z powodu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. W takiej sytuacji wynagrodzenie pracownika będzie równe 16 przepracowanym godzinom pracy powiększonym o 2 dodatki z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, których wysokość ustalana jest na podstawie art. 1511 par. 1 pkt 1 albo 2 k.p. w zależności od dnia lub pory dnia, w których takie godziny wystąpiły”.

Jeżeli istnieje potrzeba tworzenia rozkładów takich, jakie wskazano w pytaniu, w których przewidywane jest ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie, pracodawca powinien wprowadzić zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy. Da to zgodną z prawem możliwość planowania godziny rozpoczęcia pracy w niezakończonej dobie pracowniczej, a czas przypadający na niezakończoną dobę nie będzie stanowić dla pracownika pracy nadliczbowej.

Z kolei art. 1401 k.p. daje możliwość wprowadzenia rozwiązań, które umożliwią planowanie w rozkładach czasu pracy ponownego rozpoczynania pracy w niezakończonej dobie lub ustalenie pewnego przedziału czasu, w którym pracownicy mogą rozpocząć pracę. W obu przypadkach ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie pracowniczej nie będzie stanowić pracy nadliczbowej.

Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy ustala się:

1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo

2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Możliwe jest to również na indywidualny (pisemny) wniosek pracownika, co jednak oczywiście nie jest rozwiązaniem systemowym.

Bez zawartego porozumienia lub wniosku pracownika nie ma możliwości stosowania rozwiązań z art. 1401 k.p.

• Pracujemy w miesięcznych okresach rozliczeniowych czasu pracy. Zdarza się, że w niektórych tygodniach pracownicy wypracowują ponad 8 godzin nadliczbowych. Czy jest to przekroczenie limitu?

Przepisy nie ustanawiają stałego limitu tygodniowego, a limit średniotygodniowy godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym. W ramach miesięcznego okresu rozliczeniowego pracownik może mieć łącznie zlecone maksymalnie 32 godziny dodatkowej (nadliczbowej) pracy, które mogą przypadać np. na przestrzeni dwóch kolejnych tygodni.

Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. W konsekwencji stosowania normy czasu pracy przeciętnie 40 godzin na tydzień mamy limit średnio 8 godzin nadliczbowych na tydzień. Limit ten – średniotygodniowy – inaczej niż limit roczny nadgodzin obejmuje wszystkie godziny nadliczbowe zlecane zarówno ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jak i konieczność uczestnictwa w akcji ratowniczej.

Miesięczny okres rozliczeniowy to najczęściej pełne 4 tygodnie oraz kilka dodatkowych dni. Przepisy k.p. w żaden sposób nie odnoszą się do kwestii limitu ustalonego dla niepełnych tygodni. Najczęściej wskazuje się, że w miesięcznych okresach rozliczeniowych mogą wystąpić łącznie nie więcej niż 32 godziny nadliczbowe.

Potwierdza to stanowisko MRPiPS z 15 października 2018 r., w którym stwierdzono, że „trzeba mieć na uwadze, że ze względu na sposób ustalania, czy doszło do przekroczenia 48-godzinnego, średniotygodniowego (uwzględniającego także godziny nadliczbowe) wymiaru czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym – zgodnie z którym przy obliczaniu tego wymiaru nie uwzględnia się iloczynu 8 godzin i liczby dni tzw. wystających poza pełne tygodnie, przypadających od poniedziałku do piątku – dopuszczalna liczba godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym obejmującym miesiąc, zdaniem MRPiPS, nie może przekroczyć 32”.

A zatem to, że pracownik w jednym tygodniu miał ponad 8 godzin nadliczbowych, nie oznacza samo w sobie, że nastąpiło naruszenie. W konkretnym tygodniu mogą być i ponad 2 nadgodziny, istotne jest to, by łączna ich liczba w okresie rozliczeniowym nie przekroczyła 32 (odnosząc się do miesięcznego okresu rozliczeniowego).

Oczywiście pracodawca jest także związany niezależnymi od limitu średniotygodniowego limitami: dobowym (opartym na obowiązku zapewnienia minimalnego odpoczynku dobowego) i rocznym (150 godzin nadliczbowych zleconych z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy; limit roczny może być zmieniony poprzez zapisy układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub umowy o pracę). Jeżeli np. w 2023 r. pracownik wypracowałby do końca listopada łącznie 145 godzin nadliczbowych, zaś limit roczny wskazany w art. 150 par. 3 k.p. nie byłby podniesiony, to w grudniu mogłoby wystąpić maksymalnie 5 godzin nadliczbowych. Zatrudnianie w większej ich liczbie będzie stanowiło naruszenie przepisów o czasie pracy zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 zł.

• Główna księgowa otrzymała polecenie wykonywania innej rodzajowo pracy w ramach pracy w godzinach nadliczbowych. Wypracowała 4 godziny ponad normy czasu pracy. Czy w związku z tym, że była to inna rodzajowo praca niż praca głównej księgowej, przysługuje jej rekompensata za pracę nadliczbową?

W przypadkach gdy inna rodzajowo praca byłaby wykonywana permanentnie, pracownica nabywałaby prawo do rekompensaty nadliczbowej. Jeżeli jednak, tak jak we wskazanej sytuacji, ma to charakter incydentalny, to należy przyjąć, że księgowa – zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z zajmowanego stanowiska – nie ma prawa do świadczeń z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie bowiem z art. 1514 par. 1 k.p. pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy to pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy lub pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz główni księgowi (art. 128 par. 2 pkt 2 k.p.).

W orzecznictwie sądowym konsekwentnie wskazuje się, że prawo do rekompensaty pracy nadliczbowej dla kadry kierowniczej powstaje w razie systematycznego wykonywania pracy nadliczbowej. Tak np. w wyroku Sądu Najwyższego z 29 kwietnia 2021 r. (sygn. akt I PSK 71/21), w którym wskazano, że pracownicy należący do kadry zarządzającej zakładem pracy zachowują prawo do wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wykażą, że poza normalnymi godzinami pracy pracowali stale i systematycznie w czasie ponadnormatywnym. Oznacza to, że ich doraźna praca ponadwymiarowa, niewyrównana czasem wolnym, jest w istocie bezpłatna. To na pracowniku należącym do kadry zarządzającej spoczywa ciężar wykazania wadliwej organizacji pracy przez pracodawcę, wymuszającej konieczność wykonywania przez niego pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to bowiem okoliczność, z której pracownik wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne – prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych przysługiwałoby mu w razie wykazania, że ze względu na nałożone na niego zadania (obowiązki pracownicze) oraz złą organizację pracy w zakładzie był zmuszony wykonywać stale (systematycznie) – a nie jedynie doraźnie ze względu na konieczność spowodowaną interesem pracodawcy – pracę w godzinach nadliczbowych.

Wyłączenie prawa do rekompensaty pracy nadliczbowej odnosi się do rozliczeń w ramach stosunku pracy, a nie jedynie do realizowania czynności wynikających z rodzaju pracy (czynności przypisanych do stanowiska głównej księgowej). Wykonywanie w ramach nadgodzin innych prac przez osobę zatrudnioną na tym stanowisku nie oznacza zatem nabycia prawa do rekompensaty z tego tytułu.

Z kolei w wyroku z 8 marca 2011 r., sygn. akt II PK 221/10, Sąd Najwyższy orzekł, że główny księgowy wykonujący jednocześnie i stale pracę szeregowego pracownika, czyli pracujący w warunkach ukrytej pracy rotacyjnej, nie jest objęty hipotezą art. 1514 par. 1 k.p.

W wyroku tym SN odnosi się do sytuacji znacznej powtarzalności wykonywania innych rodzajowo prac. Faktycznie następuje wówczas pewne oderwane od stanowiska pracy. We wskazanej w pytaniu sytuacji nie ma mowy o takiej stałości. Inna praca była realizowana incydentalnie, pracownica nie nabywa prawa do rekompensaty za nadgodziny w jej wyniku powstałe.

• Pracownik pracował w czwartek od godz. 14 do godz. 22, zaś od piątku miał zaplanowany dwutygodniowy urlop. Pracodawca polecił pracownikowi pozostanie dłużej w pracy w czwartek (3 godziny), ten jednak odmówił wykonania tego polecenia, stwierdzając, że po pracy rozpoczyna urlop i byłoby to jego przerwanie. Ostatecznie pracodawca nie egzekwował konieczności wykonywania pracy w nadgodzinach. Czy pracownik mógł odmówić w tej sytuacji wykonywania pracy w nadgodzinach?

Urlop wypoczynkowy rozpoczyna się po zakończeniu doby pracowniczej, czyli faktycznie dopiero od godz. 14 w piątek. Polecenie nie naruszało ani prawa do odpoczynku dobowego, ani do urlopu i na pewno nie prowadziło do przesunięcia urlopu czy jego przerwania.

Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Pierwszym dniem pracy, na który udzielony był urlop był w tym przypadku piątek, ale nie piątek kalendarzowy.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 4 listopada 2010 r., sygn. akt II PK 116/10, o początku urlopu decyduje rozkład czasu pracy pracownika. W konsekwencji znaczenie ma początek kolejnej doby pracowniczej, a nie ta sama doba kalendarzowa.

Przypomnijmy: do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę należy rozumieć kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Skoro pracownik pracował w czwartek zgodnie z rozkładem czasu pracy od godz. 14 do godz. 22, to doba kończyła się o godz. 14 w piątek i wówczas rozpoczynała się faktycznie kolejna – ta, na którą został udzielony pierwszy dzień urlopu.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie może swobodnie zlecać pracy podczas urlopu. Takie polecenie stanowiłoby przerwanie urlopu. W opisanej sytuacji urlop jednak jeszcze by się nie rozpoczął w czasie, na który opiewało polecenie pracy nadliczbowej. Pracownik powinien wykonać polecenie. Co do zasady, odmowa wykonania pracy nadliczbowej traktowana jest jako naruszenie obowiązków pracowniczych, które może być zakwalifikowane jako ciężkie. I choć praca w godzinach nadliczbowych jest wykonywana w warunkach określonego już zmęczenia pracownika, nie uzasadnia to jednak odmowy pracownika wykonania polecenia pozostania poza godzinami pracy w celu zakończenia usuwania awarii (wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 1987 r., sygn. akt I PRN 68/87).

praca w dniach rozkładowo wolnych od pracy

• Pracownik pracujący od poniedziałku do piątku pracował dodatkowo przez 9 godzin w sobotę. W jaki sposób rozliczyć te nadgodziny?

Za tę pracę pracownikowi przysługuje dzień wolny udzielony w terminie z nim uzgodnionym oraz rekompensata za dziewiątą godzinę, która to godzina jest dopiero nadgodziną (dobową). Pracownik otrzyma za tę godzinę wynagrodzenie wraz z 50-proc. dodatkiem lub czas wolny w wymiarze godziny (jeśli złoży wniosek o taką rekompensatę) lub 1,5 godziny (jeżeli takie rozwiązanie narzuci pracodawca).

Jak już wspominaliśmy, pracą w godzinach nadliczbowych według definicji zawartej w art. 151 par. 1 k.p. jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Normy czasu pracy to norma dobowa (8 godzin) i średniotygodniowa (przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym). Dopóki pracownik nie przepracuje w dniu wolnym więcej niż 8 godzin, nie powstają nadgodziny. Te mogą pojawić się:

albo przy pracy powyżej 8 godzin dnia wolnego (nadgodziny dobowe);
albo w razie niezrekompensowania pracy w dniu wolnym innym dniem wolny od pracy (nadgodziny średniotygodniowe, które jednak powstaną dopiero z końcem okresu rozliczeniowego – wtedy bowiem można dopiero określić, czy doszło do przekroczenia przeciętnie 40 godzinnej tygodniowej normy czasu pracy).

Błędem jest zatem określanie pracy w dniu wolnym jako nadgodzin. W przedstawionej sytuacji znajduje zastosowanie art. 1513 k.p., zgodnie z którym praca świadczona ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy w dniu wolnym od pracy, wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jest rekompensowana dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Warto zwrócić uwagę na pismo GIP w tej sprawie (GPP-249-4560-52/09/PE/RP). Otóż uznał on, że „Praca w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. w sobotę), powinna być zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. Uprawnienie to powstaje niezależnie od ilości godzin zatrudnienia w dniu wolnym wynikającym z rozkładu – nawet jeżeli praca była wykonywana krótko, np. przez 3 godziny, pracownik może domagać się pełnego dnia wolnego w zamian. Należy podkreślić, że pracodawca nie ma prawa wyboru sposobu rekompensowania pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustawowo przewidzianą formą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy – art. 1513 k.p. nie przewiduje możliwości wypłaty żadnego dodatkowego wynagrodzenia. Nieudzielenie dnia wolnego, o którym mowa w przepisie art. 153 k.p., jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, określonym w art. 281 pkt 5 k.p., zagrożonym karą grzywny w wysokości 30 000 zł.

Należy jednak podkreślić, że gdyby pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. gdy pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wówczas nabywa prawo do wynagrodzenia, powiększonego o dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia. Jeżeli polecenie pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, spowoduje również przekroczenie dobowej normy czasu pracy, wynagrodzenie pracownika za takie godziny zostanie powiększone zgodnie z art. 1511 par. 1 pkt 2 k.p. o 50-procentowy dodatek (innymi słowy – za pierwsze osiem godzin pracy należny jest dodatek w wysokości 100 proc., a pozostałe godziny należy opłacić dodatkiem w wysokości 50 proc.). (...)”

Zatem w opisywanej sytuacji dziewiąta z przepracowanych w wolną sobotę godzin jest od razu kwalifikowana jako praca w godzinach nadliczbowych dobowych. Nie ma tutaj znaczenia system czasu pracy – sobota była dniem pracy, a zatem pracą w godzinach nadliczbowych jest praca powyżej normy dobowej czasu pracy.

• Pracownik złożył wniosek o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych w postaci kilkumiesięcznego kursu. Zajęcia odbywać się mają w weekendy. W związku z tym, że kurs jest powiązany tematycznie wprost z pracą pracownika, pracodawca wyraził zgodę na pokrycie pełnych kosztów tego szkolenia. Czy czas kursu stanowi czas pracy w dniach wolnych od pracy?

W tej sytuacji nie widać przesłanek do tego, żeby czas trwania kursu miałby być zaliczany do czasu pracy. Taka ewentualność byłaby tylko wówczas, gdyby z regulacji wewnętrznych bądź np. umowy o pracę wynikało zobowiązanie pracodawcy do zapewniania szkoleń o tej tematyce, a kurs był jednocześnie nie tylko przydatny, lecz także niezbędny do wykonywania pracy przez pracownika. Z opisu w żaden sposób to nie wynika, a zatem weekendowe zajęcia nie będą oznaczały pracy w dniach wolnych od pracy i nie będzie obowiązku udzielania za nie dni wolnych.

Według art. 9413 k.p., jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika:

z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę,
oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego,

szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika.

Czas takiego szkolenia, odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika, wlicza się do czasu pracy. Do czasu pracy będą więc zaliczane:

szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, których przeprowadzenie jest wynikiem realizowania obowiązku pracodawcy wynikającego z prawa powszechnego (ustawy, rozporządzenia), UZP lub innego porozumienia zbiorowego, regulaminu (np. regulamin pracy) lub umowy o pracę;
szkolenia, w których pracownik uczestniczy na polecenie pracodawcy.

Czas szkolenia realizowanego w ramach pracy, które to szkolenie przypada poza godzinami pracy pracownika, jest wliczany do czasu pracy, jeśli odbywa się ono na polecenie pracodawcy (polecenie służbowe) lub łącznie są spełnione następujące warunki:

szkolenie jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku;
pracodawca jest obowiązany do przeprowadzenia tego szkolenia (ma je zorganizować lub umożliwić uczestnictwo pracownika w szkoleniu);
obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkolenia wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę.

We wskazanym w pytaniu przypadku nie występuje polecenie pracodawcy. Ocenić zatem należy, czy nie ma tu zastosowania drugi z wymienionych przypadków, a mianowicie, czy pracodawca jest obowiązany do zapewnienia tego kursu. Z pytania nie wynika także, by takie okoliczności zachodziły. Zgoda na opłacenie kursu w ramach dobrowolnie podjętych ustaleń w zakresie podnoszenia kwalifikacji przez pracownika nie jest sama w sobie wynikiem realizowania przez pracodawcę obowiązku. Czas trwania kursu nie będzie stanowić czasu pracy, a przypadające na dni wolne od pracy zajęcia nie będą skutkować obowiązkiem udzielenia innych dni wolnych od pracy.

czas pracy w 2024 r.

• Pracujemy od poniedziałku do piątku, a wszystkie weekendy są wolne. Mamy trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Za święto Trzech Króli wyznaczamy dwa terminy odbioru dnia wolnego – w lutym lub w marcu. Czy pracownik, który będzie zatrudniony od 8 stycznia, ma również mieć zapewniony dzień wolny?

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w trakcie okresu rozliczeniowego jest ustalany od dnia powstania stosunku pracy do zakończenia tego okresu rozliczeniowego. W związku z tym, że święto 6 stycznia przypada przed powstaniem stosunku pracy, to nie wpływa to na wymiar czasu pracy wskazanej osoby, jak również na liczbę dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym.

Święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym o 8 godzin. Obniżenie wymiaru czasu pracy następuje zarówno wówczas, gdy święto przypada w rozkładowym dniu pracy, jak i w dniu wolnym od pracy – często mówi się w tym kontekście wręcz o „sobotnim” święcie ze względu na to, że w wielu rozkładach czasu pracy sobota jest stałym dniem wolnym od pracy. Święto w dniu wolnym wpływa również na liczbę dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym. Minimalna ich liczba powinna bowiem odpowiadać liczbie niedziel, świąt w innych dniach niż niedziela oraz odpowiadać liczbie dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Stąd też w przypadku stosowania podstawowego czasu pracy (czyli pracy 8-godzinnej) należy ustalić dzień wolny od pracy w okresie rozliczeniowym. Brak zapewnienia dnia wolnego, a jedynie obniżenie o 8 godzin łącznie w różnych dniach, oznaczałby naruszenie przepisów o minimalnej liczbie dni wolnych od pracy na przestrzeni okresu rozliczeniowego. W przypadku np. systemu równoważnego i pracy w mniejszej liczbie dni pracy (równoważenia przedłużonych dobowych wymiarów czasu pracy większa liczbą dni pracy) następuje obniżenie wymiaru czasu pracy w związku ze świętem, ale nie jest konieczne wyznaczanie dodatkowego dnia wolnego.

W przypadku zakończenia lub rozpoczęcia zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego wymiar czasu pracy ustala się odpowiednio na okres od początku okresu rozliczeniowego do ostatniego dnia zatrudnienia lub od dnia powstania zatrudnienia do końca okresu rozliczeniowego. Wymiar czasu pracy osoby wskazanej w pytaniu będzie ustalany zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 130 k.p. na okres 8 stycznia – 31 marca 2024 r. „Sobotnie” święto Trzech Króli nie wpłynie zatem na wymiar czasu pracy tej osoby oraz na liczbę dni wolnych od pracy w okresie jej zatrudnienia, a zatem pracodawca nie jest obowiązany do zapewniania jej dni wolnych od pracy.

Należy jednak przy tym zwrócić uwagę na faktyczną możliwość wykonywania pracy przez pracownika w takiej sytuacji. Jeżeli byłby to jeden termin wyznaczony dla wszystkich, w którym zakład pracy byłby zamknięty, mogłoby to być połączone z wyłączeniem jakiejkolwiek możliwości świadczenia pracy przez tę osobę – dzień wolny nie wpłynąłby przy tym na obniżenie wynagrodzenia tego pracownika w związku z niewypracowaniem pełnego wymiaru czasu pracy, gdyż sytuacja ta wynikałaby z przyczyn organizacyjnych (ustalonych przez pracodawcę). W opisanej sytuacji mamy jednak przyjęte dwa terminy, czyli zakład pracy jako taki będzie funkcjonować w oba te dni i pracownik będzie mógł wykonywać pracę.

• Pracownik ma pracować w sylwestrową noc (od godz. 20 31 grudnia do godz. 6 1 stycznia). Według której stawki wynagrodzenia minimalnego ustalić jego dodatek do wynagrodzenia? Pora nocna to czas od godz. 22 do godz. 6.

Stawka dodatku uzależniona jest od wymiaru czasu pracy oraz obowiązującej stawki wynagrodzenia minimalnego w czasie wykonywania pracy w nocy. Należy przyjąć dwie stawki – jedną dla godzin przepracowanych do północy oraz drugą dla pracy od godz. 0 do końca pory nocnej.

Za pracę w przyjętej w zakładzie pracy porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z aktualnej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Na wysokość dodatku nie wpływa wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownika, chyba że w regulacjach wewnętrznych obowiązują bardziej korzystne regulacje niż te, które wynikają z kodeksu pracy.

Dodatku dla każdej z godzin, jakie pracownik przepracuje w nocy, nie możemy ustalać na podstawie wynagrodzenia minimalnego oraz wymiaru czasu pracy dla miesiąca rozpoczęcia doby pracowniczej – należy przyjąć te wskaźniki dla danej godziny pracy w porze nocnej. Skutkuje to tym, że w przedstawionej sytuacji będziemy mieli dwie stawki dodatku:

dla czasu od godz. 22 do północy,
dla czasu przepracowanego od północy do godz. 6.

W grudniu 2023 r. stawka dodatku za pracę w nocy wynosi 4,74 zł za godzinę (3600 zł : 152 godziny × 20 proc.), zaś w styczniu 2024 r. – 5,05 zł (4242 zł : 168 godzin × 20 proc). Pracownik w związku z pracą w nocy z 31 grudnia na 1 stycznia powinien otrzymać łącznie 39,78 zł (9,48 zł za czas w godz. 22–24 i 30,30 zł za czas w godz. 0–6).

• Pracownik pracuje na 3/4 etatu w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Ustalony mamy stały rozkład czasu pracy: w poniedziałki i wtorki po 8 godzin, środy i czwartki po 7 godzin. Nie pracujemy w święta. Jak to wpływa na czas pracy tej osoby w styczniu 2024 r.?

Pełny wymiar czasu pracy w styczniu 2024 r. wynosi 168 godzin, osoba zatrudniona na 3/4 etatu powinna zatem mieć zaplanowane w ramach swojego umownego wymiaru czas pracy 126 godzin. Tak jak w odniesieniu do innych miesięcy (okresów rozliczeniowych) należy dokonać odpowiedniej modyfikacji rozkładu czasu pracy, aby przewidywana w nim liczba godzin pracy odpowiadała tej, która wynika z wymiaru czasu pracy pracownika.

Wymiar czasu pracy dla niepełnoetatowca ustala się tak samo jak dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, należy go jednak pomnożyć przez wielkość etatu, na jaki dana osoba jest zatrudniona.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym o 8 godzin. Zasada ta dotyczy nie tylko świąt w dniach wyznaczonych zgodnie z rozkładem czasu pracy jako dni pracy, ale przypadających także w dniach wolnych od pracy.

Co ważne, ustalając liczbę godzin do przepracowania osoby zatrudnionej w niepełnym etacie, nie możemy kierować się tygodniową ilością pracy, lecz zawsze musimy się odnosić do pełnego okresu rozliczeniowego.

Rozkład czasu pracy na styczeń w przypadku osoby wskazanej w pytaniu obejmować powinien 126 godzin. Planując pracę osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy bowiem planować odpowiednią do wymiaru etatu liczbę godzin pracy w okresie rozliczeniowym. Pracodawca może zlecać osobie zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy wykonywanie pracy ponad wymiar czasu pracy, jednak praca ta powinna zostać osobno opłacona. Wykracza ona bowiem poza wynagrodzenie, które zostało przypisane do wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy o pracę. Nie powinniśmy także mówić o planowaniu takiej dodatkowej pracy wprost w rozkładzie.

Pozostawienie liczby godzin pracy w poszczególnych dniach takiej, jaką podano w pytaniu, skutkowałoby przepracowaniem 137 godzin, czyli o 11 więcej niż dla 3/4 etatu. Konieczne jest zatem dokonywanie odpowiedniej zmiany godzin pracy w poszczególnych dniach – tak aby łącznie rozkład opiewał na 126 godzin.

Pozostało 99% treści

Artykuł przeczytasz tylko z aktywną subskrypcją cyfrową

Kup dostęp
już od 9,90 zł za pierwszy miesiąc

Wybierz pakiet odpowiedni dla siebie i korzystaj codziennie!

Jesteś subskrybentem?
Zaloguj się

Artykuł przeczytasz tylko z aktywną subskrypcją cyfrową

Kup dostęp
już od 9,90 zł za pierwszy miesiąc

Nielimitowany dostęp do wszystkich treści, pełnego archiwum i e-poradników dla specjalistów:

na serwisie gazetaprawna.pl
w ramach wydania cyfrowego edgp.gazetaprawna.pl
w aplikacji DGP

Jesteś subskrybentem?
Zaloguj się

<span style="font-size:20px; color: #000000">Kup dostęp <br>już od <strong style="color: #FD0509">9,90 zł</strong> za pierwszy miesiąc</span>

Kup dostęp
już od 9,90 zł za pierwszy miesiąc

Nielimitowany dostęp do wszystkich treści, pełnego archiwum i e-poradników dla specjalistów:

na serwisie gazetaprawna.pl
w ramach wydania cyfrowego edgp.gazetaprawna.pl
w aplikacji DGP

Kup dostęp
już od 9,90 zł za pierwszy miesiąc

Ten artykuł jest dostępny tylko dla subskrybentów wersji cyfrowej DGP Premium.

Potrzebujesz więcej treści dla specjalistów? Szukasz kompleksowej informacji i wyjaśnień ekspertów dotyczących zmieniającego się prawa?
Wybierz wersję cyfrową DGP Premium z nielimitowanym dostępem do wszystkich treści (gazetaprawna.pl. edgp.gazetaprawna.pl, aplikacja DGP) i pełnym archiwum wydań.

Kup dostęp
już od 9,90 zł za pierwszy miesiąc

Wybierz pakiet odpowiedni dla siebie i korzystaj codziennie!
dla specjalistów!

Zaloguj się

Nie masz konta? Zarejestruj się

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Marek Rotkiewicz

Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).

Zobacz wszystkie artykuły tego autora

Ruchomy rozkład czasu pracy nie wyklucza udzielenia zwolnienia na załatwienie sprawy osobistej »

Wniosek rodzica o zmianę rozkładu czasu pracy może obejmować dni wolne u pracodawcy »

Kierowcy. Jak rozliczać ich podróże zagraniczne i krajowe [PORADNIK DGP] »

Tematy: praca czas pracy