Pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu. Czy można z nim zawrzeć porozumienie o późniejszym wykorzystaniu?

W związku z dużą ilością pracy w moim zakładzie pracownicy mają zaległości w wykorzystywaniu urlopu wypoczynkowego. Dlatego chcę zawrzeć z nimi porozumienia, w których pracownicy określą termin wykorzystania urlopu w najbliższych latach.

Chcę iść im na rękę i zgodzić się na długie urlopy. Chcę rozpisać urlopy na kilka lat, aby nie zdezorganizować pracy w zakładzie. Czy takie załatwienie sprawy zaległych urlopów jest zgodne z prawem?

Zgodnie z art. 152 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopu, to pracodawca jest zobowiązany udzielić go pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (nie dotyczy to urlopu na żądanie).

W orzecznictwie dominuje pogląd, że po upływie terminu „wymagalności” roszczenia o urlop (31 grudnia danego roku) udzielenie urlopu jest czynnością jednostronną i nie wymaga zgody pracownika. Oznacza to, że pracodawca do 30 września następnego roku może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu.

Nie można się zrzec

Jak zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (por. wyroki SN z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02, OSNP 2004, nr 18, poz. 310, oraz z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, OSNP 2006, nr 23‒24, poz. 354). SN w uzasadnieniu wyroku wskazał, że prawo do urlopu wypoczynkowego jest określone przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 par. 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Podobne stanowisko wyraził SN w wyroku z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02, w którym zauważył, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie: do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie.

Decyduje pracodawca

Należy pamiętać, że każdy urlop wypoczynkowy, bieżący i zaległy, a także urlop na żądanie, jest „udzielany” przez pracodawcę (art. 161 k.p.). Do udzielania urlopu zaległego mają zastosowanie ogólne reguły, w tym także wynikająca z art. 163 par. 1 (ewentualnie par. 11) k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (poza przypadkami określonymi w art. 163 par. 3 i art. 205 par. 3 k.p.). Pracodawca może wniosek uwzględnić, jeżeli urlop we wskazanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08, OSNP 2010, nr 11‒12, poz. 137).

Pracownik jest zobowiązany zatem do wykorzystania urlopu zaległego w terminie wskazanym przez pracodawcę. Do pracodawcy należy bowiem decyzja o terminie udzielenia urlopu zaległego, choć nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca uzgodnił/skonsultował termin wypoczynku z pracownikiem. Takie postępowanie byłoby nawet właściwsze i zgodne z zasadami współżycia społecznego.

Warto jeszcze podkreślić, że pracownikowi udziela się w pierwszej kolejności urlopu zaległego, a dopiero potem urlopu bieżącego. Wynika to z podstawowej zasady, że urlop ze względu na swój cel powinien być wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny nie zastąpi bowiem urlopu (odpoczynku) i nie taka jest jego funkcja. Celem regulacji prawa o urlopach nie jest bowiem to, by pracownik zamiast urlopu otrzymywał ekwiwalent pieniężny, skoro ustawa zasadnicza stanowi, że pracownik ma prawo do określonych w ustawie corocznych płatnych urlopów (art. 66 ust. 2 Konstytucji RP). Kodeks pracy realizuje to prawo i wystarczająco jasno reguluje zasady wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. W pierwszej kolejności powinien być udzielony i wykorzystany urlop zaległy, a dopiero potem urlop bieżący (wyrok SN z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12).

Wykroczenie

Należy także zauważyć, że w interesie pracodawcy leży udzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, ponieważ nieudzielenie go do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 par. 2 k.p.). W doktrynie zauważa się, że „w praktyce problemy najczęściej powodują sami pracownicy, którzy nie chcą korzystać z urlopu (zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych) lub też kumulują dni urlopowe w związku z planowanym rozwiązaniem stosunku pracy, traktując ekwiwalent za niewykorzystany urlop jako swoistego rodzaju dodatkową odprawę. Ponieważ prawo do wypoczynku jest pochodną prawa do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, należy przyjąć, że zgoda pracownika nie uchyla bezprawności działania pracodawcy” [A. Sobczyk (red.), „Kodeks pracy. Komentarz”, Warszawa 2023].

Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego zaległego do końca września jest zatem wykroczeniem. Pracodawcy z odpowiedzialności wykroczeniowej nie zwolni nawet zgoda pracownika na przesunięcie urlopu na przyszłe lata. I nawet ważne przyczyny występujące po stronie pracownika, np. kumulowanie dni urlopu wypoczynkowego przed złożeniem egzaminu zawodowego lub kumulowanie ich na ślub lub miesiąc miodowy, nie są wystarczającym usprawiedliwieniem, aby inspektor pracy nie wszczął postępowania w sprawach o wykroczenia. Porozumienie stron stosunku pracy nie zniesie odpowiedzialności pracodawcy w tym zakresie.

Warto na końcu przypomnieć, że roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, kiedy urlop ten stał się wymagalny (art. 291 par. 1 k.p.). Przepisy nie określają, od kiedy należy liczyć przedawnienie roszczenia o urlop wypoczynkowy. Jednakże zgodnie z wyrokiem SN z 11 kwietnia 2004 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003, nr 2, poz. 38, bieg terminu przedawnienia następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału (obecnie z końcem września) roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.

Biorąc pod uwagę powyższe argumenty, zdecydowanie odradzam zastosowanie podanego w pytaniu systemu udzielania urlopów zaległych, rodzi on bowiem wiele wątpliwości i wydaje się sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa pracy. ©℗