Nie tylko okulary, czyli nowe bhp na stanowiskach pracy. Podsumowanie zmian

Minimalne wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy dla miejsc pracy wyposażonych w monitory ekranowe będą dotyczyć biurek, stołów i krzeseł przeznaczonych również dla stażystów. Pracujący zdalnie na laptopach będą zaś mieć prawo do monitorów stacjonarnych, a refundacją będą objęte nie tylko okulary, lecz także soczewki.

2 listopada 2023 r. ogłoszono długo wyczekiwane rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 2367; dalej: nowelizacja). Znowelizowane po 25 latach przepisy zaczną obowiązywać w nowym kształcie 14 dni po opublikowaniu, a więc 17 listopada 2023 r., ale pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie do nich już istniejących stanowisk pracy.

Jednym z argumentów do dokonania zmian, wskazanym w uzasadnieniu do nowelizacji, było to, że niektóre z obowiązujących dotychczasowych rozwiązań były zbyt szczegółowe i rygorystyczne. Należało więc je zmienić w taki sposób, aby umożliwiały pracodawcom pewną swobodę w organizacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, przy jednoczesnym zapewnieniu pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ergonomii na stanowisku pracy.

Nowa definicja

Zmianie uległy zarówno treść, jak i załączniki do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973; dalej: rozporządzenie).

Jedna ze zmian dotyczy definicji stanowiska pracy. Zgodnie z nowym podejściem stanowisko pracy to teraz przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
• krzesłem i ze stołem,
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Uchylono jednocześnie pojęcie systemu komputerowego, którym były urządzenia wchodzące w skład wyposażenia podstawowego i dodatkowego stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem. Jest to naturalne, biorąc pod uwagę, że wyposażenie dodatkowe zostało określone jako opcjonalne i stanowi kompilację wybranych elementów dotychczasowego wyposażenia pomocniczego i dodatkowego. Uporządkowanie nazewnictwa z całą pewnością ułatwi wdrażanie tych przepisów.

Laptopy i notebooki

Od wielu już lat jednostki mobilne (np. laptopy, notebooki) stanowią typowe i często główne, a nawet jedyne wyposażenie przestrzeni biurowych, z których korzystają zatrudnieni. Przepisy rozporządzenia nie dawały jednak odpowiedzi, czy w przypadku gdy laptop został udostępniony przez pracodawcę do pracy jako podstawowe wyposażenie stanowiska komputerowego, należy zapewnić wymagania zawarte w załączniku do rozporządzenia, tak jak ma to miejsce w przypadku komputerów stacjonarnych.

Zmiana przepisu wprowadzona nowelizacją przyniosła wyczekiwaną odpowiedź. Do par. 3 rozporządzenia wprowadzono informację wskazującą, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W praktyce oznacza to, że regulacje będą miały zastosowanie do stanowisk pracy wyposażonych w laptopy, które są używane przez pracownika co najmniej przez cztery godziny na dobę. W tym miejscu warto podkreślić unikalną, w myśl tego rozporządzenia, definicję pracownika –jest nim każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Szkolenie bhp

Wprowadzono także porządkującą zmianę w par. 6 rozporządzenia odnoszącym się do obowiązków pracodawcy. Usunięto z niego konieczność przeszkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w trybie określonym w odrębnych przepisach. W praktyce oczywiście nie zniesiono żadnego obowiązku, ponieważ pracodawca realizuje postanowienia rozporządzenia w sprawie szkoleń w dziedzinie bhp, w ramach których ma poinformować m.in. o warunkach pracy z uwzględnieniem elementów stanowiska roboczego mających wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy (np. pozycja przy pracy, oświetlenie miejscowe itp.).

Refundacja szkieł kontaktowych

Powód do radości mają osoby korzystające ze szkieł kontaktowych na co dzień. Ustawodawca wprowadził bowiem w par. 8 ust. 2 rozporządzenia, oprócz obowiązku zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, możliwość wyboru i zaopatrzenie w szkła kontaktowe. Będzie to możliwe, podobnie jak w przypadku okularów korygujących wzrok, po uzyskaniu odpowiednich zaleceń lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Ponadto usunięcie z par. 8 ust. 1 rozporządzenia wyrazów „zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi” pozwoli na objęcie profilaktyczną opieką zdrowotną także pracowników użytkujących w czasie pracy systemy przenośne co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia.

Wymagania ergonomii

Wiele zmian dotyczy także załącznika do rozporządzenia, w którym wskazane są wymagania ergonomii stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy.

I tak, jeśli pracownik będzie korzystał z laptopa przeznaczonego do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to pracodawca będzie miał obowiązek dostarczenia mu stacjonarnego monitora ekranowego lub podstawki zapewniającej ustawienie ekranu laptopa w taki sposób, by jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. W każdym przypadku trzeba zapewnić także dodatkową klawiaturę i mysz. Jest to zawarte także w pkt 3.1 załącznika, gdzie mówi się, że klawiatura oraz mysz powinny stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy.

Zrezygnowano ze szczegółowych wartości dotyczących kątów pochylenia, zastępując ten zapis stwierdzeniem, że regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu.

Dotychczas rozporządzenie przewidywało, że w razie potrzeby wynikającej z indywidualnych cech antropometrycznych pracownika powinna być użyta oddzielna podstawa monitora lub regulowany stół. Przepisy w nowym brzmieniu wymagają, aby ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie wymuszało niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Oceny dotyczącej „niewygodnych ruchów głowy i szyi” będzie musiał dokonać pracodawca w ramach oceny warunków pracy wynikającej z par. 5 rozporządzenia.

Z rozporządzenia usunięto także wartości składające się na konstrukcję klawiatury oraz jej umiejscowienie (czyli kąt nachylenia, wysokość oraz odległość od krawędzi stołu). Odrębnie jest potraktowana konstrukcja stołu, jak również krzesła, co spowodowało usunięcie dotychczasowych zapisów na temat relacji między tymi elementami wyposażenia, w szczególności powodującej zachowanie odpowiedniego kąta obserwacji ekranu monitora w zakresie 20°÷50° w dół (licząc od linii poziomej na wysokości oczu pracownika do linii poprowadzonej od jego oczu do środka ekranu). To pracownicy powinni pamiętać o utrzymaniu mobilności odcinka szyjnego kręgosłupa najbardziej narażonego na przeciążenia przy niewłaściwie ustawionym ekranie i zadbać o odpowiednią wysokość, na jakiej będzie on usytuowany, a także o wielkość i czytelność czcionki na ekranie.

Zmiany dotyczą także wymogów, jakie powinno spełniać krzesło. Ma ono być zaopatrzone w różnego rodzaje regulacje (wysokości siedziska, wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, kąta pochylenia oparcia) oraz mieć odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów. Jedynymi cechami liczbowo charakteryzującymi krzesło po zmianach są pięcioramienna podstawa jezdna oraz możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°.

Także wymagania dotyczące np. oświetlenia lub oprogramowania zostały ograniczone. Usunięto też wymagania dotyczące minimalnego poziomu wilgotności w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy z monitorami ekranowymi (który wcześniej był ustalony na poziomie nie mniejszym niż 40 proc.).

Nowe przepisy nie dają szczegółowych rozwiązań, ale należy zwrócić uwagę na takie zorganizowanie stanowiska pracy, by pracownik mógł utrzymać ergonomiczną pozycję ciała, pracując na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy (w tym laptop). Oznacza to, że:

• wysokość siedziska powinna być tak ustawiona, by pracujący zachował co najmniej kąt prosty w stawie kolanowym (przy wygodnym ustawieniu stóp na podłodze lub podnóżku);
• pochylenie oparcia powinno zapewniać co najmniej kąt prosty w stawie biodrowym (relacja tułowia do ud);
• wysokość stołu oraz regulowanych podłokietników powinna pozwolić na utrzymanie kąta prostego w stawie łokciowym podczas pracy na klawiaturze przy podpartych przedramionach i nadgarstkach z zachowaniem kąta półpełnego między dłonią/ręką a przedramieniem.

Na horyzoncie zmiany

Warto też wspomnieć, że organy Unii Europejskiej wspólnie z innymi organizacjami pracują obecnie nad zmianami do dyrektywy Rady 90/270/EWG z 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 89/391/EWG; Dz.Urz. WE z 1990 r. L 156, s. 14). Być może część propozycji już została uwzględniona w omawianym rozporządzeniu. Jednak na część przyjdzie nam jeszcze poczekać, a co za tym idzie, także na kolejne zmiany w krajowych przepisach z tego zakresu. ©℗