Zdaniem UODO chęć utrzymania dobrych relacji biznesowych nie uzasadnia ujawniania danych dotyczących zdrowia podwładnego. Tymczasem sporo firm usprawiedliwia w ten sposób opóźnienia w wykonaniu kontraktów.
„Utrzymanie dobrych relacji z kontrahentem to nie powód, który usprawiedliwia administratora, jeśli ten posłuży się danymi, do których nie jest uprawniony. Tym bardziej gdy w grę wchodzi przekazywanie informacji o powodach nieobecności tego pracownika związanych ze stanem zdrowia”. Takich wskazówek udziela Urząd Ochrony Danych Osobowych w ostatnim biuletynie dla inspektorów ochrony danych. Podobne stanowisko zajął również prezes UODO w jednej z wydanych niedawno decyzji.
Może to mieć duże znaczenie dla wielu pracodawców i pracowników. Sytuacje, gdy kontrahentom przekazywane są informacje o nieobecności pracownika w pracy, mogą się zdarzać w praktyce. Zwłaszcza że w wielu przypadkach umowy biznesowe wprost wskazują, który pracownik jest odpowiedzialny za realizację danego kontraktu.
Konieczne czy nie
W rozpatrywanej przez UODO sprawie firma udostępniła informację o tym, że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim i z jakiego powodu (wskazała, że jest to zły stan emocjonalny pracownika). Dane te trafiły do partnera biznesowego spółki oraz do jednego z pracowników pracodawcy.
Zatrudniający uzasadniał, że przekazanie tych informacji było konieczne, aby wytłumaczyć się kluczowemu kontrahentowi z tego, że przez długi czas nie ma kontaktu z nieobecną osobą. Wskazywał też na konieczność reorganizacji obowiązków innych pracowników w związku z tą absencją. Pracownik złożył jednak skargę do organu ochrony danych. Prezes UODO uznał, że powody wskazane przez pracodawcę nie uzasadniają udostępnienia danych dotyczących zdrowia pracownika osobom trzecim. Nie wpisują się one bowiem w żadną z przesłanek legalizacji przetwarzania danych z art. 9 ust. 2 RODO.
– Co do zasady informacji o chorobie przekazywać się nie powinno. Takie działanie ze zrozumiałych względów może wywoływać kontrowersje, zwłaszcza w tak delikatnej kwestii jak stan emocjonalny – zauważa dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Możliwe wyjątki
Sprawa, którą zajmował się prezes UODO, dotyczy danych szczególnych kategorii (w tym o stanie zdrowia). W ich przypadku stosuje się zaostrzone przesłanki przetwarzania danych (w tym ich ujawniania) wskazane w art. 9 RODO. Pracodawca może przetwarzać takie dane pracownika np. na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO, a więc w związku z przepisami prawa pracy (patrz: infografika).
– Jednak w typowych sytuacjach nie widzę podstaw do ujawniania takich danych kontrahentom. Choć wyobrażam sobie, że w wyjątkowych przypadkach pracodawca mógłby powołać się na potrzebę obrony przed potencjalnymi roszczeniami cywilno prawnymi kontrahentów, czyli jedną z podstaw z art. 9 RODO – wskazuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z kancelarii GKK Gumularz Kozik.
Jego zdaniem takim wyjątkiem mogłaby być np. sytuacja, gdy zgodnie z umową gospodarczą świadczenie w imieniu pracodawcy ma realizować konkretny pracownik, wymieniony z imienia i nazwiska, a jego choroba miałaby być okolicznością wyłączającą odpowiedzialność. Przy czym, jak zastrzega ekspert, samo delegowanie danej osoby np. do kontaktu z drugą stroną nie oznacza, że zobowiązanie realizuje wskazana osoba bądź że tylko ona może je realizować.
– Zwykle bowiem umowy określają, w jakim trybie ta osoba może być „podmieniona” na kogoś innego nawet bez potrzeby zmiany umowy. Oczywiście w takim przypadku też należy przestrzegać wymogu minimalizacji przekazywanych danych oraz poinformować pracownika o takim ich przetwarzaniu – zastrzega dr Gumularz.
Według niego ujawnienie stanu zdrowia pracownika mogłoby zostać uznane za legalne np. w przypadku umowy body leasingu (outsourcingu pracowniczego), gdy umowa z drugą stroną wskazuje, że delegowana do realizacji określonych czynności może być tylko ta, a nie inna osoba, a zmiana wymaga zgody drugiej strony.
– W takim modelu biznesowym podmiot kierujący zatrudnionego może mieć problem z obronieniem się przed roszczeniami swojego kontrahenta, jeżeli nie ujawni przyczyny absencji skierowanej osoby. Wszystko zależy jednak od konstrukcji umowy – stwierdza dr Gumularz. Jego zdaniem tak samo będzie w przypadku, gdy umowa przewiduje, że przesłanką wyłączającą odpowiedzialność za brak realizacji usługi jest m.in. choroba pracownika, a jedno cześnie ogranicza możliwość jego „podmiany”.
Aby jednak uniknąć wątpliwości i zapewnić sobie jednoznaczną podstawę prawną, można zapisać w umowie wprost, że pracodawca może się powołać na informację o chorobie pracownika ze względu na potrzebę obrony roszczeń.
Mądre zarządzanie
Jak wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa, w sytuacji takiej jak ta, która była oceniana przez prezesa UODO, decydująca będzie z jednej strony rola pracownika w relacji z kontrahentem, a z drugiej – jego świadomość, na ile nieobecność wpływa na działania pracodawcy.
– Wiele będzie też zależało od tego, jaką relację pracodawca ma zbudowaną z pracownikami i czy można oczekiwać, że oni sami lojalnie poinformują osoby, z którymi pozostają w stosunkach służbowych, o swojej nieobecności. Zastrzegam, że mam na myśli dłuższą nieobecność spowodowaną np. koniecznością przeprowadzenia operacji – wskazuje dr Dörre-Kolasa. I dodaje, że w pierwszej kolejności trzeba mądrze zarządzać autoresponderami. W przypadku planowanych nieobecności jest przecież możliwość wskazania tej informacji w automatycznym e-mailu. Pracownicy powinni też pamiętać o przekazywaniu spraw, którymi zarządzają, żeby ich kontakt z kontrahentem w czasie ich usprawiedliwionej nieobecności nie był konieczny, a pracodawcy nie musieli usprawiedliwiać uchybień w terminach.
– Dobrą praktyką praco dawców powinno być szkolenie pracowników z przekazywania zadań i komunikacji wewnętrznej. Ważną rolę może też odgrywać kadra menedżerska, która pomoże budować u pracowników poczucie odpowiedzialności. Wierzę, że w takich firmach, w których pracownicy rozumieją, jak ważne wizerunkowo jest zapewnienie ciągłości działania procesów, żaden z pracowników nie zarzucałby pracodawcy, że przekazana została informacja o konieczności dokonania zastępstwa itp. W podmiotach o zdrowej kulturze organizacyjnej pracownicy najczęściej sami informują przełożonych, czy ich nieobecność może trwać dłużej, niż to wynika ze zwolnienia lekarskiego – wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa.
Prywatny numer
UODO upomniał pracodawcę również za przetwarzanie prywatnego numeru telefonu pracownika bez podstawy prawnej. Taką podstawą jest np. wyrażenie przez pracownika zgody na przetwarzanie takich danych w konkretnym celu. Prezes UODO uznał jednak, że w tej sprawie nie udowodniono dobrowolnego udostępnienia firmie prywatnego numeru pracownika. Firma broniła się, że mógł on zostać użyty omyłkowo.
– Moim zdaniem stanowisko, że absolutnie zawsze musi być na to zgoda praco wnika, nie jest właściwe. Można sobie wyobrazić przypadki, gdy pozyskanie tych danych czy danych osobowych członków rodziny – bo ten problem dotyczy też tych osób – będzie prawnie uzasadnione, np. w związku z wypadkiem przy pracy – stwierdza dr Gumularz.
Co ważne, w tej sprawie spółka miała inne możliwości kontaktu ze skarżącą, np. przez e-mail czy służbowy telefon komórkowy.
– W takim przypadku wykorzystywanie numeru prywatnego byłoby nieuzasadnione – uważa dr Dominika Dörre-Kolasa. – Jeżeli jednak sama skarżąca udostępniła swój prywatny telefon do kontaktu, nie zastrzegając, że chodzi o relację prywatną, to w sposób dorozumiany wyraziła zgodę na przetwarzanie tej informacji. ©℗
/>
