Praca zdalna jak delegowanie? ZUS zmienia podejście

Organ rentowy potwierdza, że na podstawie unijnych przepisów ubezpieczeniowych można już uzyskać zaświadczenie A1 dla osoby pracującej online z innego kraju. To pozwoli firmom szerzej oferować taki benefit pracownikom.

Pracownik wykonujący pracę zdalną z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej na rzecz polskiego pracodawcy nie musi zmieniać instytucji ubezpieczeń społecznych i może pozostać w polskim ZUS, a podstawą do tego mogą być… przepisy dotyczące delegowania. Dotyczy to jednak tylko takiej pracy zdalnej, która spełnia trzy warunki: jest ograniczona w czasie, nie jest częścią zwyczajowego schematu (normalnego trybu) pracy i została uzgodniona między zatrudniającym a zatrudnionym.

Taka możliwość to nowość na gruncie dotychczasowej praktyki ZUS. Zmiana jest pokłosiem najnowszych wytycznych Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, opublikowanych 21 czerwca 2023 r., znak AC 137/23 (Komisja Administracyjna, dalej: KA, działa przy Komisji Europejskiej, a jej zadaniem jest m.in. wykładnia przepisów o koordynacji). Wytyczne dotyczą ustalania, który system ubezpieczeń społecznych (którego kraju) będzie właściwy w związku z telepracą. Nota została opublikowana na stronie internetowej Komisji Europejskiej i ma zastosowanie od 1 lipca 2023 r. Jak wskazuje ZUS w wyjaśnieniach wydanych na prośbę DGP, nowa interpretacja jest związana z upowszechnieniem pracy zdalnej.

– To nowe stanowisko jest dużym ułatwieniem dla pracodawców i dla pracowników, którzy chcą pracować zdalnie za granicą w kraju unijnym – komentuje Aldona Szady-Ślaska, partner associate w zespole ds. rozwiązań dla pracodawców, dział doradztwa podatkowego Deloitte.

Jak było dotychczas

Zasadą jest, że chcąc pozostać w dotychczasowym, tj. polskim, systemie ubezpieczeń, pracownik, który wykonuje pracę z zagranicy, powinien pozyskać zaświadczenie A1, potwierdzające podleganie pod nasz system. Jego uzyskanie dla pracy zdalnej do tej pory nie było jednak proste.

Niejednokrotnie jedyną drogą do tego było uprzednie zawarcie tzw. porozumienia wyjątkowego między „zusami” z dwóch zainteresowanych krajów (na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). Takie porozumienie zezwala na odstępstwo od unijnych regulacji i wbrew ich brzmieniu pozwala np. na pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych ze względu na interes ubezpieczonego. Wymaga to jednak indywidualnego wniosku w tej sprawie, który jest rozpatrywany przez instytucje w sposób uznaniowy. – Dotychczas zawarcie porozumienia wyjątkowego między dwoma instytucjami zabezpieczenia społecznego mogło oznaczać dla pracodawcy nawet kilka miesięcy oczekiwania na decyzję i nie było pewności, czy obydwie instytucje wyrażą zgodę – zauważa Aldona Szady-Ślaska.

Praktyka stosowania unijnych przepisów nie zachęcała więc pracodawców, by zgadzali się na pracę zdalną wykonywaną z zagranicy.

– Wiele firm chciałoby zaoferować taki benefit swoim pracownikom, ale dotychczas często jednak nie wyrażały na to zgody ze względu na skomplikowane procedury wynikające z przepisów o koordynacji ubezpieczeń społecznych i trudności w szybkim uzyskaniu w takiej sytuacji certyfikatu A1 – mówi Aldona Szady-Ślaska.

Utrudnieniem na drodze do transgranicznej pracy zdalnej dla polskich firm i osób, które chcą pracować na ich rzecz w ten sposób, była też niemożność uzyskania A1 na pracę zdalną na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004, dotyczącego delegowania pracownika. Tymczasem uzyskanie zaświadczenia A1 w tym trybie jest o tyle atrakcyjne, że pozwala na pracę za granicą do dwóch lat. Argumentem przeciwko wydaniu A1 na tej podstawie dotychczas mogło być np. to, że praca zdalna nie jest klasycznym delegowaniem, a zwłaszcza to, że jej wykonywanie w danym kraju UE wynika z inicjatywy pracownika, a nie pracodawcy, bądź że u podstaw decyzji o takim modelu pracy nie leży cel biznesowy, lecz prywatny, wynikający np. z potrzeb rodzinnych.

– Do tej pory stanowisko ZUS w tej kwestii było bardziej restrykcyjne, gdyż nie pozwalało uznać pracownika zdalnego za osobę traktowaną jak oddelegowaną, która może uzyskać certyfikat A1 na podstawie art. 12 – wskazuje Aldona Szady-Ślaska. Ekspertka zaznacza jednak, że w okresie pandemii COVID-19 organy przychylniej patrzyły na możliwość pozostania w macierzystym systemie zabezpieczenia społecznego nawet mimo pracy wykonywanej przejściowo w innym kraju. Była to jednak sytuacja wyjątkowa, uzasadniana tzw. siłą wyższą i ograniczeniami w podróżowaniu. Obecnie jednak takie ograniczenia nie mają już miejsca. Niezbędne były więc zmiany, co potwierdza również ZUS w informacji dla DGP.

– COVID-19 jako siła wyższa nie mógł być nadal traktowany jako przesłanka usprawiedliwiająca odejście od standardowych zasad określania właściwego ustawodawstwa, stąd konieczna była ponowna ocena przez Komisję obecnych ram prawnych dla uregulowania zwiększonej ilości telepracy w normalnych warunkach niepowiązanych z pandemią – wyjaśnia ZUS. Organ rentowy dodaje, że wcześniej, tj. do 30 czerwca 2023 r., stosował podejście polegające na dążeniu do zachowania ustalonego ustawodawstwa w sytuacjach, gdy wykonywanie telepracy na terenie innego państwa członkowskiego UE spowodowałoby konieczność jego zmiany. Warunkiem takiego sposobu ustalenia ustawodawstwa było wykonywanie pracy zdalnej wymuszonej obiektywnymi przeszkodami wynikającymi z epidemii COVID-19.

Co się zmieniło

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem ZUS, jeśli spełnione zostaną wszystkie klasyczne warunki delegowania (zgodne z decyzją Komisji Administracyjnej nr A2 z 12 czerwca 2009 r.), telepracę wykonywaną w imieniu pracodawcy w innym państwie członkowskim można uznać za objętą art. 12 rozporządzenia 883/2004. – Może to dotyczyć wyłącznie przypadków, w których telepraca w innym państwie członkowskim jest ograniczona w czasie i nie jest częścią zwyczajowego schematu pracy (częścią normalnego trybu pracy). Zgodnie z taką interpretacją telepraca na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 powinna być wyraźnie uzgodniona (formalnie lub nieformalnie) między pracodawcą a pracownikiem – wyjaśnia ZUS.

– Obecne wytyczne zdecydowanie ułatwiają wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy w sposób ciągły przez określony czas, np. kilku miesięcy. Jak podkreśla ZUS, chodzi tu o wykonywanie pracy w sposób doraźny i ograniczony czasowo, nie dłużej niż do 24 miesięcy, tak jak w czasie klasycznego oddelegowania – zauważa Aldona Szady-Ślaska. Ekspertka podaje przykłady, kiedy mimo wykonywania pracy za granicą można będzie utrzymać pracownika w macierzystym systemie zabezpieczenia społecznego, uzyskując A1 na podstawie art. 12 rozporządzenia. To np. remont biura i czasowe wykonywanie pracy z domu w innym kraju, praca zdalna ze względu na konieczność opieki nad chorym członkiem rodziny czy uzgodnienie wykonywania pracy w tej formie z innego kraju, w celu lepszego skupienia się nad określonym projektem. Zastosowanie znajdzie też w sytuacji, gdy pracownik wyjeżdża na zagraniczne wakacje i pozostaje tam, żeby pracować zdalnie z tego kraju jeszcze przez określony czas.

– Szczególnie ten ostatni przypadek może być atrakcyjny dla pracowników ze względu na upowszechnienie się praktyki tzw. workation, czyli pracy połączonej z wakacjami. Pracownik może w ten sposób, nie wykorzystując dni urlopowych, pracować zdalnie z atrakcyjnej dla siebie lokalizacji – zauważa Aldona Szady-Ślaska.

Również zdaniem Adriana Jasińskiego, menedżera w zespole ds. rozwiązań dla pracodawców, w dziale doradztwa podatkowego Deloitte, stanowisko zaprezentowane przez KA ma niebagatelne znaczenie dla osób wykonujących czasowo pracę z innego kraju niż kraj siedziby ich pracodawcy. – Mówimy tu o przypadkach, w których osoba nie jest formalnie oddelegowana do pracy za granicą, np. żeby świadczyć pracę dla zagranicznej spółki z grupy pracodawcy, ale ze względu na sytuację faktyczną, np. powody rodzinne, czasowo przebywa i wykonuje pracę dla swojego pracodawcy z innego kraju – wyjaśnia. I dodaje: – Nowe podejście może umożliwić pracownikom i pracodawcom łatwiejsze podjęcie decyzji o czasowym wykonywaniu pracy zdalnej z innego państwa ze względu na większą pewność sytuacji ubezpieczeniowej, w której się znajdą po wyjeździe.

Obok porozumienia

Nowe podejście ZUS dla transgranicznej pracy zdalnej to kolejne w ostatnim czasie uproszczenie dla firm i ubezpieczonych pracujących zdalnie z zagranicy, które umożliwia pozostanie w dotychczasowym systemie ubezpieczeniowym. Również od lipca br. obowiązuje bowiem porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej, które wprowadziło ułatwienia dla pracy naprzemiennej w dwóch krajach. Dotyczy ono pracy zdalnej wykonywanej za granicą naprzemiennie z realizacją obowiązków służbowych w państwie, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy (chodzi o zwyczajowy, stały schemat pracy naprzemiennej, obejmujący np. 2–3 dni pracy zdalnej za granicą w tygodniu). Ma to znaczenie m.in. dla zatrudnionych u nas osób mieszkających na terenach przygranicznych w sąsiednim państwie (takim jak np. Czechy, Słowacja, Niemcy). Dzięki umowie podpisanej przez 19 europejskich państw pracę zdalną można wykonywać za granicą w większym wymiarze niż dotychczas, tj. poniżej 50 proc., a nie jak dotychczas – do 25 proc. czasu pracy (pisaliśmy o tym: „ZUS wyjaśnia nowe zasady pracy zdalnej z zagranicy”, DGP nr 166/2023). ©℗

opinia

Trzymajmy kciuki za nową praktykę ZUS

Wpraktyce wątpliwości polskim pracodawcom często nastręczają przypadki pracy zdalnej z zagranicy w wykonaniu pracowników, którzy normalnie pracują i mieszkają w Polsce, a praca zdalna z zagranicy jest dla nich tylko okazjonalnym, ograniczonym czasowo epizodem. Przykładowo: pracownik wyjeżdża na miesiąc lub nawet kilka miesięcy z Polski do jednego z cieplejszych krajów UE w ramach tzw. workation, aby łączyć zdalne wykonywanie obowiązków na rzecz polskiego pracodawcy z choćby częściowym wypoczynkiem, a po zakończeniu pobytu za granicą powrócić do zwykłego trybu pracy w Polsce. Między innymi takich sytuacji dotyczą wytyczne unijnej Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Wytyczne przesądzają, że transgraniczna praca zdalna, która ma charakter okazjonalny i ograniczony w czasie, co do zasady kwalifikuje się pod art. 12 rozporządzenia 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. To oznacza, że należy traktować ją tak jak czasowe delegowanie pracownika do pracy w innym kraju. Przez cały okres takiej transgranicznej pracy zdalnej pracownik pozostaje więc objęty systemem ubezpieczeń kraju zwykłego miejsca pracy (czyli polskim), a instytucja ubezpieczeniowa tego kraju (czyli w Polsce ZUS) powinna na potwierdzenie tego stanu rzeczy wydać zaświadczenie A1.

Należy trzymać kciuki za to, że powyższe wytyczne Komisji znajdą odzwierciedlenie w praktyce ZUS przy rozpatrywaniu wniosków o wydanie zaświadczenia A1 dla pracowników wyjeżdżających do innego kraju UE z zamiarem wykonywania stamtąd pracy zdalnej przez ograniczony czas. Dotychczas w wielu przypadkach oddziały ZUS odmawiały wydania zaświadczenia A1 w zwykłym trybie, argumentując, że praca zdalna z zagranicy nie jest jednoznaczna z delegowaniem, o jakim mowa w art. 12 rozporządzenia 883/2004. Aby w takiej sytuacji uzyskać zaświadczenie A1 bez wchodzenia z ZUS w spór, w praktyce konieczne było złożenie do ZUS osobnego wniosku o zawarcie indywidualnego porozumienia z instytucją ubezpieczeniową kraju przyjmującego – ostatecznie pozwalało to uzyskać zaświadczenie, jednak niekiedy kosztem nawet kilkumiesięcznego postępowania. ©℗