Urzędy pracy zintensyfikowały kontrole firm. Weryfikują dofinansowania z tarczy antykryzysowej

Urzędnikom kończy się czas na ostateczną weryfikację dofinansowań do wynagrodzeń pracowników wypłacanych w czasie pandemii COVID-19. Kwestionują terminowość wpłat sprzed trzech lat, bycie na przestoju, a także łączenie wsparcia z innymi rodzajami pomocy.

W ostatnim czasie wojewódzkie urzędy pracy zintensyfikowały kontrole firm. To pokłosie udzielania przez WUP-y w czasie pandemii dofinansowań do wynagrodzeń pracowników. Dotacje były przyznawane z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych na podstawie art. 15g i 15gg specustawy anty covidowej (t.j. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.). Teraz czas na ostateczną weryfikację wsparcia. A to dlatego, że kończy się czas na nią – przepisy przewidują bowiem, że można jej dokonać do trzech lat od wstępnych rozliczeń.

– Okres ten liczy się od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane w nim zawarte. Dla wielu przedsiębiorców te trzy lata właśnie upływają – stąd zauważalne wzmożenie aktywności urzędów. Patrząc na okres udzielania dofinansowania, kontrole mogą potrwać jeszcze kilka miesięcy – informuje Natalia Mosur, adwokat, senior manager w Olesiński i Wspólnicy.

Problem z odsetkami

Tymczasem już wiadomo – na podstawie doświadczeń z kontroli w firmach, które mają je już za sobą – że efekty weryfikacji mogą być dla niektórych zaskakujące. Okazuje się bowiem, że urząd może nadal domagać się zwrotu pieniędzy, choć firma była przekonana, że już uregulowała wszystkie należności. Problem bowiem w tym, że WUP-y niejednokrotnie dopiero teraz przypominają sobie o tym, aby naliczyć odsetki za poprzednie rozliczenia, co powoduje, że powstają niedopłaty w kwotach głównych.

– Przykładowo, jeśli w ramach pierwotnego rozliczenia przedsiębiorca spóźnił się ze zwrotem niewykorzystanych środków – a miał na to 30 dni od zakończenia okresu pobierania świadczeń – to urzędy zarachowują taki zwrot częściowo na poczet zwracanych świadczeń, a częściowo na poczet naliczonych już odsetek. Wobec tego teraz wzywają do dalszego zwrotu niewykorzystanych świadczeń wraz z kolejnymi odsetkami pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową – wyjaśnia Natalia Mosur. Ekspertka przypomina, że opóźnienia w przypadku wstępnych rozliczeń wynikały m.in. z niejasności co do zasad rozliczeń.

– Opóźnienia w zwrocie środków powyżej 30 dni nie były niczym niestandardowym. Wpływ na taki stan rzeczy miało kilka kwestii. Kalkulatory rozliczeniowe pojawiły się z opóźnieniem i zmieniały się w trakcie udzielania dofinansowań, a sami przedsiębiorcy mieli też wiele praktycznych problemów i pytań do urzędników dotyczących prawidłowego rozliczenia. To powodowało, że wielokrotnie pieniądze zwracane były w ratach, w tym częściowo po upływie podstawowego terminu płatności – zauważa Natalia Mosur. Zaznacza jednak, że takie wyjaśnienia nie są obecnie żadnym usprawiedliwieniem.

W wielu przypadkach wezwania nie dotyczą dużych kwot, jednak kierowane do firm żądania dalszego zwrotu środków budzą zdziwienie i zaniepokojenie. Zwłaszcza że urzędy przed trzema laty niejednokrotnie zapewniały, że wszystko jest uregulowane i firma ma czyste konto. To może rodzić poczucie niesprawiedliwości. Jeśli jednak są to małe kwoty, firmy najczęściej je płacą, uznając, że ewentualne skierowanie sprawy do sądu to gra niewarta świeczki.

Kluczowe kwestie kadrowe

Okazuje się też, że dokonując weryfikacji wypłaconych dotacji, urzędy nie zawsze kontaktują się z przedsiębiorcami na piśmie za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Zwłaszcza więc teraz, w okresie nasilenia kontroli, pracodawcy powinni zwracać uwagę na to, czy w firmie nadal pracują osoby, które zajmowały się sprawą dofinansowań przed trzema laty.

– Zdarza się bowiem, że pisma przesyłane są za pośrednictwem wiadomości e-mail do osób, które korespondowały z urzędem na etapie uzyskiwania i pierwotnego rozliczenia dofinansowania. Albo dwutorowo – zarówno mailowo, jak i pocztą tradycyjną, co powoduje problemy w wyliczeniu właściwego terminu na złożenie wyjaśnień – informuje Katarzyna Serwatka, radca prawny, senior associate w Olesiński i Wspólnicy.

Firmy powinny też na bieżąco sprawdzać, czy wezwanie nie czeka na nie na portalu Praca.gov.pl (o ile w takiej elektronicznej formie złożyły wniosek o dofinansowanie). Do przesyłania wezwań urzędy korzystają bowiem również z niego. Co więcej, w tym przypadku trzeba liczyć się z ewentualnymi trudnościami natury technicznej. W ostatnim czasie użytkownicy portalu Praca.gov.pl zgłaszali wiele problemów technicznych z odbiorem takich wezwań. System powiadamiał ich o oczekującej korespondencji, ale nie było możliwości odbioru i pobrania dokumentu – szczególnie w ostatnich dniach jego „oczekiwania” na odbiór. W efekcie po upływie 14 dni dokument był uznawany za odebrany, mimo że osoba reprezentująca pracodawcę nie mogła zapoznać się z jego treścią.

– Zalecamy więc wzmożoną uważność w zakresie alertów z portalu i, o ile to możliwe, nieodkładanie odbioru pisma na ostatnią chwilę. Może bowiem dojść do sytuacji, w której problemy techniczne pojawią się w nieodpowiednim momencie, termin na uzupełnienie rozpocznie bieg, a konieczny będzie bezpośredni kontakt z urzędem, aby ustalić, co powinniśmy uzupełnić – mówi Katarzyna Serwatka.

Eksperci przestrzegają przy tym, że na wezwanie urzędu trzeba odpowiedzieć również wtedy, gdy taka odpowiedź nie ma wpływu na wysokość przyznanego dofinansowania.

– Nawet w takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek złożenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentacji pod groźbą zwrotu całości otrzymanych środków. Takie wezwanie może więc wprowadzić u pracodawcy zamieszanie i uzasadnione zaniepokojenie – zauważa Katarzyna Serwatka.

Problematyczny przestój

Na kontrolach ze strony WUP-ów problematyczne bywają też kwestie dofinansowania za czas przestoju ekonomicznego. Wiele takich spraw może skończyć się w sądach.

– Obecnie urzędy stoją na stanowisku, że otrzymane dofinansowanie powinno zostać proporcjonalnie pomniejszone za każdy dzień, w którym pracownik nie pozostawał w gotowości do pracy, czyli mówiąc kolokwialnie, nie był na przestoju. Dotyczy to nie tylko dni, w których wykonywał pracę w okresie przestoju, lecz także dni urlopu czy nieobecności z powodu choroby. Zdaniem urzędów w takich sytuacjach pracodawcy powinni zwracać niejednokrotnie znaczną część otrzymanych środków – wskazuje Paweł Sych, radca prawny, partner w kancelarii PCS | Littler. W jego ocenie stanowisko urzędów w tej kwestii nie jest prawidłowe, ponieważ przepisy nie mówią o dofinansowaniu do wynagrodzenia za dni przestoju danego pracownika, a za okres przestoju. – Dodatkowo same przepisy pozwalają na wykonywanie pracy w okresie przestoju przez pracowników nim objętym. Zatem to, że w danym miesiącu przestoju pracownik pracował w niektóre dni lub przebywał na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, nie powinno wpływać na wysokość należnego dofinansowania – przekonuje.

Natalia Mosur przypomina, że kwestia dofinansowania za czas urlopu wypoczynkowego podczas przestoju była od początku sporna oraz różnie interpretowana przez poszczególne urzędy. Początkowo część z nich stała na stanowisku, że dofinansowanie za ten czas przysługuje. Później jednak resort rodziny zajął przeciwne stanowisko, w tym także w instrukcji wypełniania wniosku. – Pracodawcy, którzy rozliczyli dofinansowanie zgodnie z wytycznymi lokalnych urzędów, mogą więc być teraz wezwani do korekty – zauważa Natalia Mosur.

Kwestionowana kumulacja

Przedsiębiorcy mogą również spodziewać się zainteresowania ze strony urzędników kwestiami kumulacji pomocy publicznej. Problem dotyczy zwłaszcza łączenia dofinansowania do wynagrodzeń i składek pracowników z FGŚP oraz zwolnienia z obowiązku opłacenia składek ZUS (na innej podstawie prawnej i za inne miesiące niż dofinansowanie). Również w tym przypadku stanowisko urzędów może być niekorzystne dla beneficjentów.

– Problem ten pojawiał się często już na etapie uzyskiwania dofinansowania z FGŚP i innych środków pomocowych. Choć wydaje się, że taka kumulacja pod pewnymi warunkami jest możliwa, urzędy w dalszym ciągu proszą o wyjaśnienia w tym zakresie – wskazuje Katarzyna Serwatka. Dodaje, że podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku tych dofinansowań, które wliczają się do limitu otrzymanej przez pracodawcę pomocy publicznej, w szczególności w zakresie dofinansowań z tarczy „branżowej”.

Również zdaniem Pawła Sycha możliwe jest łączenie różnych form wsparcia w różnych okresach. Nie dotyczy to tylko korzystania w tym samym okresie ze wsparcia na dofinansowanie takich samych składników, np. skorzystanie w danym miesiącu ze zwolnienia z ZUS i uzyskanie za ten sam miesiąc dofinansowania do składek ZUS. – Urzędy jednak uważają, że skorzystanie ze zwolnienia ze składek ZUS w czasie późniejszym niż okres objęty dofinansowaniem czy nawet odroczenie terminu wpłaty na ZUS wyklucza możliwość uzyskania dofinansowania. W rezultacie nakazują zwrot tej jego części, która była przeznaczona na opłacenie składek ZUS. Jednak takie podejście urzędów w żaden sposób nie jest uzasadnione przepisami i pracodawcy w takiej sytuacji nie powinni zgadzać się na zwrot środków – uważa.

Załączniki jednak nieodpowiednie

WUP-y mogą także domagać się uzupełnienia dokumentacji w zakresie załączników do pierwotnego wniosku. W okresie udzielania dofinansowań zdarzało się bowiem, że w sytuacji, gdy zdobycie przez przedsiębiorcę załączników wymaganych przez formularz rozliczeniowy było utrudnione, to urzędy wyrażały zgodę na rozwiązania pośrednie i na tej podstawie wstępnie akceptowały złożone rozliczenie. Jak podaje Natalia Mosur, pozwalały np. na przedłożenie w miejsce indywidualnych potwierdzeń przelewów wynagrodzeń – potwierdzenia zbiorczego wraz z oświadczeniem pracodawcy. – Dziś często wycofują się z tamtych ustaleń i żądają uzupełnienia. Natomiast sprostanie tym żądaniom i zdobycie przez pracodawcę wymaganych dokumentów – co więcej, w kilka dni i po upływie kilku lat – może być wyzwaniem – stwierdza Natalia Mosur. ©℗