Zmiany w kodeksie pracy? Trzeba odpowiedzieć na wniosek o zmianę warunków zatrudnienia, ale można odmówić

Inspektor kontroli zarzucił mi, że zbyt wielu moich pracowników wykonuje pracę na podstawie umów w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Zapytał mnie także, czy informuję pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy oraz czy uwzględniam wnioski pracowników dotyczące zmiany wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Czy kodeks pracy nakłada na mnie takie obowiązki? Czy poniosę odpowiedzialność za ich niedopełnienie?

Zgodnie z art. 942 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1) możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy,

2) możliwości awansu,

3) wolnych stanowiskach pracy.

Obowiązek pracodawcy wynikający z przedstawionego zapisu ma zatem charakter informacyjny. Nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązków o charakterze zobowiązaniowym. Pracodawca nie ma obowiązku zatrudnienia pracownika, któremu upływa okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, nawet jeśli będzie poszukiwał pracowników na to samo lub podobne stanowisko. Również dla pracowników wskazana regulacja nie może być podstawą do dochodzenia roszczeń o zmianę stanowiska na wyższe lub zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Pracodawca nie ma również obowiązku informowania pracowników w formie pisemnej o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony ‒ o wolnych miejscach pracy. Kodeks pracy nakłada na niego obowiązek poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, co oznacza, że może tu uczynić także ustnie. Ponadto, jak trafnie zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z 29 października 2014 r. (sygn. akt I PK 71/14; OSNP 2016 nr 4, poz. 42), obowiązek pracodawcy informowania pracowników zatrudnionych na czas określony o wolnych miejscach pracy nie istnieje, gdy w zakładzie nie ma wolnych miejsc pracy, które mogliby zająć ci pracownicy. Zdaniem sądu przyjąć należy, że wolne miejsce pracy w rozumieniu art. 942 k.p. to stanowisko, zwolnione lub nowo utworzone, które może być powierzone pracownikowi zatrudnionemu na czas określony.

Nieudzielenie informacji określonej w art. 942 k.p. nie będzie się wiązało z odpowiedzialnością wykroczeniową. Inspektor pracy nie może bowiem z tego tytułu nałożyć mandatu karnego ani też skierować wniosku o ukaranie do sądu, ponieważ takiego czynu nie ujęto w katalogu wykroczeń zawartym w art. 281–283 k.p. Ponadto wskazane przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązków o charakterze pisemnym. Pracodawca może ustnie poinformować pracowników o możliwościach zatrudnienia, ma on bowiem prawo poinformowania pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Jeśli zatem pracodawca informuje tylko ustnie o wolnych miejscach pracy, to ta forma będzie wystarczająca, bo jest zwyczajowo przyjęta u pracodawcy.

Tylko raz w roku

Ponadto trzeba zwrócić uwagę na obowiązujący od 26 kwietnia 2023 r. art. 293 par. 1 k.p. Stanowi on, że pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej sześć miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Zmiana ta ma na celu implementację do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Motyw 36 dyrektywy stanowi, że pracownicy powinni mieć możliwość zwrócenia się do pracodawcy o inną, bardziej przewidywalną i bezpieczniejszą formę zatrudnienia, jeśli jest ona dostępna, oraz otrzymania od niego odpowiedzi na piśmie wraz z uzasadnieniem, uwzględniającej potrzeby pracodawcy i pracownika.

W świetle nowej regulacji zawartej w kodeksie pracy obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedzi na wniosek wraz z jej uzasadnieniem, najpóźniej w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania wniosku. Pracodawca, udzielając odpowiedzi, będzie brał pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika. Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika.

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że obowiązek pracodawcy nie ma charakteru obligacyjnego, ustawodawca posługuje się bowiem sformułowaniem „w miarę możliwości”. Sformułowanie to zostało użyte choćby w art. 53 par. 5 k.p. Zgodnie z nim pracodawca powinien w miarę możliwości ponownie zatrudnić pracownika, który w okresie sześciu miesięcy od rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, bez winy pracownika, zgłosi swój powrót do pracy niezwłocznie po ustaniu takich przyczyn, jak długotrwała niezdolność do pracy wskutek choroby lub usprawiedliwiona nieobecność z innych powodów.

Na kanwie wskazanego artykułu zapadła uchwała SN z 10 września 1976 r. (sygn. akt I PZP 48/76; OSN 1977 nr 4, poz. 65), w myśl której zakład pracy ma zatem obowiązek ponownego zatrudnienia byłego pracownika, jeżeli dysponuje wolnymi miejscami pracy, a pracownik ma kwalifikacje niezbędne do podjęcia pracy na wolnym stanowisku. Nie musi to być praca na poprzednich warunkach, jaka na podstawie art. 45, 46 i 56 k.p. przysługuje pracownikowi przywróconemu do pracy. Jednak gdy zakład pracy dysponuje większą liczbą wolnych miejsc pracy, powinien zatrudnić pracownika na stanowisku odpowiadającym posiadanym przez niego kwalifikacjom, skoro z art. 10 par. 3 i art. 94 pkt 3 k.p. wynika zasada odpowiedniego wykorzystywania kwalifikacji pracownika.

Liczy się udzielenie odpowiedzi

Prawo do złożenia opisanego wyżej wniosku o zmianę warunków zatrudnienia przysługuje pracownikowi raz w ciągu roku kalendarzowego. Nie oznacza to oczywiście, że pracownik nie może regularnie składać wniosków o zmianę warunków pracy. Pracownik może je składać, ale pracodawca nie będzie już zobowiązany do udzielenia odpowiedzi. Będzie mógł nie reagować na wnioski i z tego tytułu nie poniesie żadnych konsekwencji, takie działanie pracodawcy nie będzie miało cech wykroczenia.

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na wniosek pracownika w terminie miesiąca, w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeśli tego nie uczyni, to popełni wykroczenie i poniesie z tego tytułu negatywne konsekwencje. Nieudzielenie pracownikowi w terminie, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedzi na wniosek lub niepoinformowanie o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Wykroczeniem nie będzie zatem udzielenie odmownej odpowiedzi w terminie, lecz odmowa z podaniem nieprawdziwych przyczyn. Brzmienie art. 281 par. 1 pkt 2c k.p. nie pozwoli inspektorowi pracy na wszczęcie postępowania w sprawach o wykroczenia, nawet gdy uzna on, że wskazana przez pracodawcę przyczyna uzasadniająca odmowę uwzględnienia wniosku pracownika jest mało konkretna, ogólnikowa lub nawet nieprawdziwa. Pracodawca bowiem wywiązał się z nałożonego obowiązku i podał przyczynę odmowy. Również pracownik pozbawiony jest prawa kwestionowania przyczyny decyzji odmownej podanej przez pracodawcę, ponieważ ustawodawca nie przewidział procedury odwoławczej.

Dodatkowa ochrona

Kodeks pracy zakłada także, że wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę warunków zatrudnienia nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przygotowania do takiego wypowiedzenia lub rozwiązania umowy albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy o pracę. Pracownik, który uzna, że umowa o pracę została z nim rozwiązana albo zastosowano działanie mające równoważny skutek do rozwiązania umowy o pracę z powodu wystąpienia z wnioskiem, może w terminie siedmiu dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę albo zastosowania działania mającego równoważny skutek do rozwiązania umowy o pracę złożyć do pracodawcy wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, o przedstawienie należycie uzasadnionych powodów tego rozwiązania albo zastosowania działania.

Pracodawca w takiej sytuacji jest zobowiązany udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek o zmianę warunków zatrudnienia, przedstawić należycie uzasadnione powody rozwiązania umowy o pracę albo zastosowania działania mającego równoważny skutek do rozwiązania umowy o pracę, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie siedmiu dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku. Ponadto w razie sporu sądowego to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar dowodu, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy o pracę kierował się obiektywnymi powodami.

Podsumowując, należy stwierdzić, że dzięki nowelizacji kodeksu pracy pracownik uzyskał prawo wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o zmianę warunków zatrudnienia na bardziej korzystne dla niego. Może zwrócić się o zmianę rodzaju umowy, zmianę wymiaru etatu czy innych warunków zatrudnienia zapisanych w umowie o pracę. Przed nowelizacją taki wniosek pracownika nie miałby dla pracodawcy jakiegokolwiek znaczenia. Mógłby go nawet nie przeczytać. Teraz jednak musi na niego odpowiedzieć, chociaż nie musi go uwzględnić. Wykroczeniem będzie tylko brak odpowiedzi w terminie, a nie nieuwzględnienie wniosku. Wykroczeniem nie będzie także nieinformowanie pracownika o możliwości zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. ©℗