W przyszłym roku czeka nas 10 dni świątecznych wpływających na wymiar czasu pracy, bo Nowy Rok przypadnie w niedzielę i nie obniży czasu pracy. Liczba świąt ma ponadto znaczenie dla wielkości współczynnika ekwiwalentowego, który będzie o 0,09 niższy niż w 2022 r. i wyniesie 20,83, co z kolei oznacza dla pracodawców wyższe wypłaty.
I. DNI USTAWOWO WOLNE OD PRACY
Problematyki świąt ustawowo wolnych od pracy dotyczy niezmiennie od lat ustawa o dniach wolnych od pracy z 1951 r., która gwarantuje rocznie 13 dni świątecznych, co nie oznacza jednak, że wszystkie z nich powodują obniżenie wymiaru czasu pracy. Zgodnie bowiem z art. 130 par. 2 k.p. wymiar obniżają jedynie święta przypadające w inne dni niż niedziele, a część świąt zawsze przypada w niedziele, pozostają zatem bez wpływu na wymiar czasu pracy. Święta takie to pierwszy dzień Wielkanocy oraz Zielone Świątki i określa się je mianem stałych. W 2023 r. w niedziele wypadną jednak trzy święta, bo w takim dniu tygodnia przypada również 1 stycznia, czyli Nowy Rok. Ostatecznie więc 10 świąt z ustawowego katalogu 13 świąt spowoduje obniżenie wymiaru czasu pracy w 2023 r., który dzięki temu będzie niższy niż w 2022 r.
Współczynnik urlopowy stanowi podstawę do ustalenia m.in. ekwiwalentu za niewykorzystany urlop czy odszkodowania przysługującego pracownikowi z tytułu rozwiązania umowy z naruszeniem prawa.
Te same święta uwzględnimy, obliczając współczynnik do ekwiwalentu, bo rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop również odwołuje się do liczby dni wolnych od pracy przysługujących zatrudnionym w danym roku kalendarzowym.
W 2023 r. także jeden dzień świąteczny – 11 listopada – przypadnie w sobotę, komplikując tym samym planowanie czasu pracy załogi, bo taka sytuacja oznacza konieczność wyznaczenia pracownikom dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy w innym terminie w trakcie okresu rozliczeniowego, w którym przypadło święto w sobotę. Należy pamiętać, że wyznaczany przez pracodawców dzień nie jest dniem wolnym za święto, jak często potocznie się mówi, a dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W praktyce bowiem święto pracownik miał wolne, a na skutek tego, że nałożyło się ono na dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, którym w przypadku większości pracowników jest sobota, to taki dzień wolny powinien zostać wyznaczony pracownikowi. Należy więc uważać na oznaczenia w harmonogramach czasu pracy, jak i dane zarejestrowane w kartach ewidencji czasu pracy, bo od 1 stycznia 2019 r. rodzaje dni wolnych od pracy są obligatoryjnym elementem ewidencji czasu pracy pracowników.
Układ świąt w 2023 r. nie jest proporcjonalny, bo aż trzy święta ruchome przypadną tym razem w maju, a ponadto po dwa święta przypadną w styczniu, kwietniu, listopadzie i grudniu oraz po jednym w czerwcu oraz w sierpniu. [tabela]
Tabela. Dni ustawowo wolne od pracy w 2023 r.
| Lp. | Data | Dzień tygodnia | Nazwa |
| 1 | 1 stycznia 2023 r. | niedziela | Nowy Rok |
| 2 | 6 stycznia 2023 r. | piątek | Trzech Króli |
| 3 | 9 kwietnia 2023 r. | niedziela | Wielkanoc |
| 4 | 10 kwietnia 2023 r. | poniedziałek | Poniedziałek Wielkanocny |
| 5 | 1 maja 2023 r. | poniedziałek | Święto Pracy |
| 6 | 3 maja 2023 r. | środa | Święto Narodowe Trzeciego Maja |
| 7 | 28 maja 2023 r. | niedziela | Zielone Świątki |
| 8 | 8 czerwca 2023 r. | czwartek | Boże Ciało |
| 9 | 15 sierpnia 2023 r. | wtorek | Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny |
| 10 | 1 listopada 2023 r. | środa | Wszystkich Świętych |
| 11 | 11 listopada 2023 r. | sobota | Święto Niepodległości |
| 12 | 25 grudnia 2023 r. | poniedziałek | Boże Narodzenie |
| 13 | 26 grudnia 2023 r. | wtorek | Boże Narodzenie |
Niedziele i święta są jedynymi dniami, których czas trwania został określony ustawowo, a nie został pozostawiony układowi wynikającemu z harmonogramów czasu pracy. Standardowe godziny trwania niedzieli i święta to przedział od godz. 6 w niedzielę (święto) do godz. 6 w poniedziałek (dzień następny). Pracodawcy mają jednak możliwość dostosowania czasu trwania niedzieli do swoich potrzeb organizacyjnych. Taki czas trwania niedziel nie dotyczy jednak placówek handlowych, gdyż obowiązująca od 1 marca 2018 r. ustawa z 10 styczna 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 936; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1891), wprowadzająca zakaz handlu w niedziele i święta, ustanowiła sztywne ramy niedziel, zgodne z ich kalendarzowym trwaniem. A więc dla pracowników wykonujących czynności związane z handlem niedziela trwa od godz. 0 z soboty na niedzielę do godz. 24 w niedzielę.
II. PLAN URLOPÓW
Plany urlopów od dawna nie są dokumentem obowiązkowym, gdyż mogą ich nie tworzyć pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe oraz firmy uzwiązkowione, pod warunkiem że zakładowe organizacje związkowe wyrażą zgodę na nietworzenie planów urlopowych. Drugą możliwością udzielania urlopów przy braku jakichkolwiek planów w tym zakresie jest wykorzystywanie ich na podstawie indywidualnych wniosków urlopowych, czyli za porozumieniem z pracownikiem. Wnioski urlopowe nie zostały sformalizowane przez przepisy kodeksu pracy, a więc mogą mieć formę pisemną, elektroniczną czy wręcz ustną, co potwierdziło MRPiPS w swoim stanowisku z 15 kwietnia 2019 r.
Spoglądając na planowanie urlopów z punktu widzenia zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej, należy stwierdzić, że plany urlopów nie zostały uwzględnione jako obligatoryjna część nowej dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych, bo nie są wymienione wprost w par. 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS są to dokumenty zbiorcze przechowywane przez pracodawców odrębnie, a ewentualnie ich kopie mogą być włączane do indywidualnej dokumentacji pracowniczej poszczególnych zatrudnionych.
Jeśli pracodawca podejmie jednak decyzję, że plany urlopów będą tworzone, to powinien mieć na uwadze, że zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale i potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Daje to możliwość nieudzielenia całości załogi urlopów w okresie wakacyjnym, co pozwala rozłożyć urlopy na cały rok kalendarzowy, czy też przyjąć zasadę, że urlopy w wakacje są udzielane pracownikom rotacyjnie lub na krótsze okresy.
W planach urlopów uwzględnia się całość urlopu, do którego pracownik ma prawo, a więc urlopy zaległe, bieżący oraz dodatkowy (jeśli pracownik ma do takiego urlopu prawo, np. z tytułu stopnia niepełnosprawności). W przypadku urlopów zaległych powinna obowiązywać zasada, że są one zaplanowane do dnia 30 września danego roku, zgodnie z zasadą wykorzystania urlopu zaległego. W planach urlopów nie uwzględnia się z kolei czterech dni urlopu na żądanie, które są udzielane zawsze w sposób indywidualny. Planując urlopy, należy jeszcze pamiętać o zasadzie wynikającej z art. 162 k.p., zgodnie z którą jedna część urlopu powinna wynosić co najmniej 14 kolejnych dni wypoczynku, czyli dni kalendarzowych z uwzględnieniem weekendów i świąt.
Wprowadzenie planu urlopów nie wyklucza jednak możliwości przesunięcia terminu wypoczynku konkretnego pracownika, bo podobnie jak w przypadku urlopów na wniosek datę rozpoczęcia urlopu można zmienić po porozumieniu z pracownikiem. W praktyce to regulaminy pracy obowiązujące u pracodawców rozstrzygają ostatecznie, czy w przypadku wykorzystywania urlopu dokładnie zgodnie z planem urlopowym konieczne jest złożenie dodatkowo wniosku o urlop wypoczynkowy, czy też nie ma takiego obowiązku.
III. WSPÓŁCZYNNIK DO EKWIWALENTU
Współczynnik urlopowy jest ustalany corocznie i stosuje się go do obliczania wysokości ekwiwalentu za urlop nabyty przez pracownika w danym roku kalendarzowym. W praktyce może to być jednak zarówno urlop bieżący, jak i zaległy, bo choć prawo do urlopu w naturze pracownik nabywa corocznie od 1 stycznia lub z dniem zatrudnienia u pracodawcy, to prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dotyczy całości niewykorzystanego urlopu i w tym zakresie nie dzieli się go na zaległy i bieżący, tylko traktuje jednorodnie. Prawo do ekwiwalentu powstaje bowiem z dniem rozwiązania stosunku pracy i dotyczy wszystkich nieprzedawnionych urlopów wypoczynkowych niewykorzystanych przez pracownika w naturze. W praktyce mogą to być urlopy nawet z czterech kolejnych lat.
Sposób ustalania współczynnika do ekwiwalentu wynika z przepisów rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym:
- od liczby dni w roku kalendarzowym odejmujemy liczbę przypadających w trakcie tego okresu niedziel, świąt i dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy (czyli w praktyce sobót),
- otrzymany wynik dzielimy przez 12, gdyż taka jest liczba miesięcy w roku kalendarzowym.
Otrzymany wynik będzie współczynnikiem dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, a w przypadku niepełnoetatowców wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu danego pracownika. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop nie obniża się bowiem czasu pracy takich osób, przyjmując, że norma czasu pracy wynosi zawsze 8 godzin bez względu no to, czy pracownik ma 1/2, 3/4 lub inną ułamkową część etatu.
Jak wyliczyć?
Liczba dni kalendarzowych w 2023 r. wynosi 365, niedziel w 2023 r. przypada 53, bo rok zaczyna się i kończy niedzielą. Ponadto w 2023 r. przypada 10 świąt wpływających na czas pracy (czyli przypadających w inne dni niż niedziele, które także uwzględniamy, obliczając współczynnik) i 52 dni wolne wynikające z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Jedno święto przypada w sobotę i ten dzień jest liczony niejako podwójnie, i jako święto, i jako sobota, gdyż pracownikom z tego tytułu są udzielanie inne dni wolne od pracy. Zatem ostatecznie współczynnik wyniesie:
365 – (53 + 10 + 52) : 12 = 365 – 115 = 250 : 12 = 20,83
Współczynnik dla niepełnych etatów, które są stosowane najczęściej, będzie wynosił odpowiednio: dla 3/4 etatu – 15,62, dla 1/2 etatu – 10,42, dla 1/3 etatu – 6,94, a dla 1/4 etatu – 5,21.
Gdy porównamy współczynnik na 2023 r. z tym z 2022 r., to będzie on trochę niższy, gdyż w poprzednim roku wynosił on 20,92. Współczynnik jest jednak pochodną liczby dni roboczych i dni wolnych od pracy przypadających w danym roku, a więc gdy roczny wymiar czasu pracy spadł to i jego wysokość musi być niższa, co jest po prostu kwestią algorytmów matematycznych.
Należy pamiętać, że powyższe wielkości wpłyną przede wszystkim na ustalanie ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, ale to niejedyne świadczenie płacowe, które oblicza się w ten sposób. Zasady te stosuje się również przy obliczaniu odszkodowania przysługującego pracownikowi z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy bezterminowej, rozwiązania umowy z naruszeniem prawa lub np. odszkodowania należnego pracodawcy w razie niezasadnego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków podmiotu zatrudniającego.
Podstawa prawna
• art. 130, art. 1519, art. 154 par. 1, art. 1542 par. 1 i 2, art. 161–163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920)
• par. 6 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
• par. 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353)
• par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy o raz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927)