statystyki

Długość okresu przechowywania zwolnień lekarskich – zamiast jednej interpretacji wykluczające się opinie

autor: Łukasz Prasołek08.08.2019, 10:43; Aktualizacja: 08.08.2019, 10:43
ZUS twierdzi, że dla celów emerytalno-rentowych powinny być one przechowywane 10 lub 50 lat, tak jak dokumentacja płacowa pracownika. Natomiast zdaniem resortu rodziny takiego obowiązku nie ma.

ZUS twierdzi, że dla celów emerytalno-rentowych powinny być one przechowywane 10 lub 50 lat, tak jak dokumentacja płacowa pracownika. Natomiast zdaniem resortu rodziny takiego obowiązku nie ma.źródło: ShutterStock

ZUS twierdzi, że dla celów emerytalno-rentowych powinny być one przechowywane 10 lub 50 lat, tak jak dokumentacja płacowa pracownika. Natomiast zdaniem resortu rodziny takiego obowiązku nie ma.

Zgodnie ze stanowiskiem ZUS z 25 marca 2019 r. zwolnienia lekarskie podobnie jak dokumentację zasiłkową należy przechowywać przez lat pięć, co wynika z faktu rozliczania ich przez płatników w składkach, a należności z tego tytułu przedawniają się po pięciu latach (zob. Ubezpieczenia i Świadczenia z 4 kwietnia 2019 r. – „ZUS: Dokumentację zasiłkową przechowujemy przez pięć lat”, DGP nr 67).

Stanowisko to wzbudziło jednak pewne wątpliwości i dlatego skierowaliśmy kolejne pytania do ZUS i Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Czy ze względu na okres przechowywania dokumentacji zasiłkowej określony przez ZUS na pięć lat można zachować dane o zasiłkach w systemach kadrowo-płacowych na potrzeby wystawienia świadectwa pracy, w którym to świadectwie muszą być wymienione okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia? Innymi słowy: czy dopuszczalne jest przechowywanie zwolnień lekarskich przez cały okres zatrudnienia pracownika, jeśli celem takiego działania jest prawidłowe uzupełnienie świadectwa pracy pracownika o okresy nieskładkowe?”.

Odpowiadając na tak postawione pytanie, ZUS wskazuje, że dla celów rozliczenia zasiłków i składek na ubezpieczenia społeczne okres przechowywania zwolnień lekarskich wynosi pięć lat i tego dotyczyło pierwsze stanowisko. Jednak dla celów emerytalno-rentowych dokumentacja taka powinna zostać potraktowana inaczej, tj. jako część dokumentacji płacowej, która może mieć wpływ na ustalenia ZUS w przedmiocie podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. Okres jej przechowywania reguluje zaś art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.), wskazując 10 lub 50 lat.

Odpowiedź MRPiPS na ww. pytanie jest niestety inna. Resort przyjął, że fakt, iż zwolnienia lekarskie są w świetle prawa pracy dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy, nie oznacza, że należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej 10 lat. W tym zakresie resort nawiązał do wcześniejszego stanowiska ZUS o pięcioletnim okresie przechowywania dokumentacji zasiłkowej i zwolnień lekarskich. Ponadto podkreślił, że dane o zwolnieniach i tak pozostaną w innych dokumentach przechowywanych w dokumentacji pracowniczej przez dłuższy okres, a jako przykłady wymienił ewidencję czasu pracy oraz listy płac.

Dla pracowników działów kadr i płac oznacza to niestety znowu ból głowy, gdyż pojawia się wątpliwość, czy zwolnienia zniszczyć po pięciu latach, gdyż przedawnią się już i zasiłki i składki ZUS z tego okresu, czy trzymać je nadal. Teoretycznie świadectwo wypełnimy na podstawie danych z ewidencji czasu pracy lub listy płac, a więc samo zwolnienie w wersji oryginalnej nie będzie niezbędne. Ale może rację ma ZUS i należy uznać, że zwolnienia to dokumentacja płacowa, która powinna być dłużej przechowywana dla celów emerytalno-rentowych? Niestety niezbędne wydaje się wydanie wspólnie uzgodnionego stanowiska w tej sprawie, bo dotyczy to milionów zwolnień, które powinny być przechowywane elektronicznie, co pociąga za sobą duże wymagania co do infrastruktury technicznej oraz niemałe koszty przechowywania dokumentacji. Należy bowiem pamiętać, że powinny być one przechowywane nie w PUE ZUS, ale na serwerach pracodawców. 


Pozostało jeszcze 71% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane