Digitalizacja dokumentacji pracowniczej ułatwi prowadzenie działalności. Trudności nie powinien sprawiać podpis elektroniczny. Problemem może być dochodzenie roszczeń.
Reklama
Pracodawcy mają nadzieję, że po latach rozmów i składania obietnic rządzącym uda się wreszcie ograniczyć obowiązek gromadzenia akt osobowych pracowników w wersji papierowej. Możliwość prowadzenia takiej dokumentacji w wersji elektronicznej zakłada pierwszy pakiet dla przedsiębiorców przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju (MR).
– Przepisy przewidują obecnie m.in. konieczność przedstawienia pracownikowi ponad 40 różnego rodzaju informacji i uzyskiwania od niego potwierdzeń zapoznania się z nimi. Rozumiemy takie wymogi, ale w dobie powszechnej komputeryzacji można przecież ułatwić pracodawcy tryb realizacji takich obowiązków – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.
Jednocześnie proponowana zmiana nie musi być niekorzystna dla pracowników. Nowe przepisy muszą jednak np. zabezpieczyć możliwość dochodzenia przez nich roszczeń (powoływania się na treść akt osobowych) nawet po dłuższym czasie od zakończenia stosunku pracy.
Będzie łatwiej
Propozycje MR zakładają, że pracodawca będzie mógł zdecydować się na prowadzenie i przechowywanie akt osobowych w wersji elektronicznej. Powstaną one albo bezpośrednio (poprzez tworzenie dokumentów w systemie teleinformatycznym), albo poprzez digitalizację istniejącego już zbioru (konwersję z formy papierowej w elektroniczną i umieszczenie ich w elektronicznej teczce pracowniczej). Oczywiści takie rozwiązanie wymaga, aby obie strony stosunku pracy posiadały kwalifikowany podpis elektroniczny (w celu uwierzytelniania dokumentów). To pierwsza bariera, jaka może utrudnić prowadzenie dokumentacji w nowej formule. Zdecydowana większość pracowników nie posiada bowiem wspomnianego podpisu.



– To jednak jedynie problem natury technicznej. Pojęcie podpisu na użytek tych przepisów należy rozumieć szerzej, jako wszystkie rozwiązania technologiczne umożliwiające uwierzytelnienie dokumentów w wersji elektronicznej – wskazuje Witold Polkowski.
Jak należy prowadzić dokumentację pracowniczą / Dziennik Gazeta Prawna
Pakiet dla przedsiębiorców rzeczywiście wskazuje, że jeżeli pracownik nie korzysta z kwalifikowanego podpisu, pracodawca będzie mógł zapewnić mu dostęp do systemu informatycznego, który umożliwi tworzenie wybranych dokumentów i przekazywanie ich do pracodawcy (bardziej szczegółowe rozwiązania będą zawarte w projektach zmiany konkretnych przepisów; sam pakiet zawiera propozycje zmian ujęte w ogólnych założeniach). Już teraz technologicznie możliwe jest np. potwierdzanie zapoznania się z danym dokumentem poprzez użycie kart elektronicznych przypisanych do poszczególnych pracowników.
– Najistotniejsze jest to, że dzięki takim zmianom zatrudniający nie będą musieli gromadzić papierowych dokumentów potwierdzających realizację jakiegoś zadania lub uprawnienia wynikającego z przepisów, np. wniosków urlopowych lub potwierdzenia, że pracownik zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego. Właśnie te drobne, ale liczne obowiązki dokumentacyjne są zmorą firm – tłumaczy Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.
Lepiej chronić
Wprowadzenie elektronicznych akt może być też utrudnione ze względu na ewentualne dochodzenie roszczeń przez pracowników. Sama digitalizacja dokumentów nie powinna być w tym zakresie problemem, bo z tego powodu nie stracą one wartości dowodowej w postępowaniu przed sądem. Pakiet zakłada jednak także skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 7–10 lat od zakończenia zatrudnienia.
– Rozwiązanie to może wywoływać wątpliwości, bo akta pracownicze są dowodem nie tylko w sprawach pracowniczych, ale też np. cywilnych, w których obowiązują dłuższe terminy przedawnienia – wskazuje Izabela Zawacka, radca prawny i wspólnik w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy.
Tego typu problemy w pewnym stopniu ogranicza propozycja MR, zgodnie z którą po zakończeniu stosunku pracy firma ma wydawać pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy. Zawierałoby ono dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia. Dodatkowo pracodawca przekazywałby zatrudnionemu zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach (dane te trafiały by też do ZUS).
– Informacje byłyby zatem gromadzone przez firmy, ZUS i samego pracownika. Poza tym w interesie tych pierwszych będzie dłuższe przechowywanie dokumentacji, niż przewidują przepisy – zauważa Witold Polkowski.
Dzięki temu w razie sporu (np. co do skutków wypadku przy pracy) pracodawca będzie mógł przedstawić dokumenty w danej sprawie.
– Jednocześnie takie dłuższe przechowywanie akt w wersji elektronicznej nie będzie powodować dodatkowych kosztów dla zatrudniających – dodaje ekspert Pracodawców RP.