Nie wziąłeś urlopu na majówkę? Jeśli chcesz mieć wolne, została Ci ta opcja

Dla tych, którzy pracują od poniedziałku do piątku i umiejętnie zaplanowali sobie urlop wypoczynkowy podczas tegorocznej majówki, wolne może wynieść nawet do 9 dni. Z tego względu, wielu pracowników postarało się o urlop odpowiednio wcześniej. Co jednak z tymi, którzy nie zrobili tego zawczasu, a jednak chcieliby skorzystać w tym okresie z wolnych dni? Rozwiązaniem może być wniosek o tzw. urlop na żądanie.

Jak tłumaczy adwokat Martyna Dziedzic z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy, urlop na żądanie postrzegany jest przez pracowników jako swoisty "pewnik" - pracownik składa wniosek w tym samym dniu, kiedy ma zaplanowaną pracę, a pracodawca zobowiązany jest zaakceptować tę prośbę.

- Niestety takie podejście pracowników jest mylne i w praktyce może doprowadzić do wielu przykrych konsekwencji dla nich samych, w tym nawet do zakończenia współpracy z taką osobą - dodaje mecenas.

Czym jest tzw. urlop na żądanie?

Zgodnie z treścią art. 167² Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym, nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu.

- Przepisy przewidują zatem szczególne uprawnienia pracownika w odniesieniu do 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracodawca obowiązany jest do udzielenia wolnego na żądanie pracownika, które może być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu, lecz jeszcze przed rozpoczęciem pracy tego dnia. Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, dlatego ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny, poza wyjątkami przewidzianymi wyraźnie w ustawie*, jak również tymi wynikającymi z charakteru uprawnienia (np. możliwość dzielenia tego urlopu na części**) - mówi Martyna Dziedzic.

Urlop na żądanie - ile dni wolnego nam przysługuje?

Co ważne, urlop na żądanie wykorzystywany jest z ogólnej puli dni urlopowych danego pracownika. Oznacza to, że jeżeli pracownik ma do wykorzystania 26 dni urlopu w roku kalendarzowym, to po skorzystaniu np. z 2 dni w ramach urlopu na żądanie oraz 5 dni w ramach "standardowego" urlopu wypoczynkowego, zostało mu w tym roku kalendarzowym 19 dni urlopu, w tym 2 dni urlopu na żądanie.

Uwaga! 4 dni urlopu na żądanie przysługują na cały rok kalendarzowy, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku kalendarzowym w kolejnych stosunkach pracy.

Do urlopu na żądanie nie stosuje się przy tym zasady proporcjonalności, zarówno na podstawie art. 155¹, jak i 155² k.p. Oznacza to, że:

- skorzystanie z np. urlopu bezpłatnego czy wychowawczego nie powoduje proporcjonalnego skrócenia urlopu na żądanie,

- nawet jeżeli pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy krótko np. tylko przez 3 miesiące, to i tak może skorzystać z 4 dni urlopu na żądanie (a nie z 3/12 z 4 dni),

- w świadectwie pracy należy zamieścić informację nie tylko o łącznej liczbie dni urlopu wykorzystanego przez pracownika w danym roku, ale także o ilości udzielonych dni urlopu na żądanie***

Rozmówczyni Dziennika Gazety Prawnej wyjaśnia, że 4 dni urlopu na żądanie przysługują pracownikowi niezależnie od wymiaru czasu pracy, a zatem także osobie pracującej na część etatu.

Z kolei dni urlopu na żądanie niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na następny rok, ale jako zwykłe dni, czyli urlop zaległy

Jak zawnioskować o urlop na żądanie?

Szczególny charakter urlopu na żądanie wynika m.in. z wyjątkowego trybu jego udzielenia. Od pracownika wymaga się zatem wyraźnego zgłoszenia żądania skorzystania z takiego urlopu. - Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Poza tym na pracowniku ciąży obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 k.p.), dlatego w miarę możliwości swój wniosek powinien on przedstawić pracodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem, który będzie umożliwiał pracodawcy zajęcie stanowiska w tej kwestii. W każdym przypadku, pracownik powinien liczyć się z obowiązkiem stawiennictwa w pracy zgodnie z zaplanowanym w harmonogramie czasu pracy rozpoczęciem pracy, w sytuacji odmowy udzielenia mu tego urlopu - zwraca uwagę adwokat.

Przepisy nie regulują formy, w jakiej pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie. - W wielu przypadkach pracodawcy decydują się na uregulowanie formy wniosku w regulaminie pracy. Jeżeli nie ma takiej regulacji w regulaminie pracy, wówczas powszechnie uznaje się, że taki wniosek pracownik może złożyć w dowolnej formie, w tym telefonicznie, sms-owo czy nawet mailowo. Przy tym pracownik musi pamiętać o tym, że pracodawca musi mieć szansę, aby zapoznać się z jego wnioskiem. Wobec czego nie zawsze dobrym pomysłem będzie wysłanie wniosku np. na adres mailowy przełożonego - precyzuje adwokat Martyna Dziedzic.

Pracownik zawsze musi uzyskać zgodę pracodawcy na rozpoczęcie urlopu na żądanie. W tym zakresie wypowiedział się m.in. Sąd Najwyższy**, stwierdzając, że rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Kiedy pracodawca może nam odmówić?

Uznaje się więc, że obowiązek udzielania urlopu na żądanie wynikający z przepisów nie jest bezwzględny. Pracodawca może bowiem odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności danego pracownika w pracy. - Wobec tego, w określonych przypadkach, żądanie pracownika odnośnie udzielenia mu urlopu na żądanie może być również traktowane jako nadużycie prawa. W takich sytuacjach, wniosek pracownika nie będzie uznawany jako korzystanie z uprawnienia, a pracodawca będzie mógł skutecznie odmówić udzielenia zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy - wyjaśnia adwokat z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy.

- Pracodawca powinien zatem uwzględnić wniosek pracownika o urlop na żądanie tylko, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie. A zatem nie budzi wątpliwości, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 167² k.p. ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w dniu określonym w żądaniu udzielenia urlopu - dodaje mecenas specjalizująca się w prawie pracy.

Skorzystanie z prawa do urlopu na żądanie na przykładach

Przykład 1:

Pani Karolina Zajączkowska jest księgową w dużej firmie rachunkowej. W dniu 2 maja miała zaplanowaną pracę od godz. 8:00. O godz. 6:00 zwróciła się do przełożonego o udzielenie jej urlopu na żądanie. Przełożony odmówił i polecił pani Karolinie stawienie się do pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy. W odpowiedzi na to, pani Karolina zwróciła się z prośbą o wyjaśnienie, dlaczego nie może skorzystać tego dnia z urlopu, tłumacząc, że w pracy nie ma obecnie do wykonania żadnych terminowych zadań i spokojnie może zająć się wszystkim od 6 maja. Przełożony nie wyjaśnił pani Karolinie swojej decyzji, lakonicznie stwierdzając: "Nie, bo nie”.

Odpowiedź mecenas Martyny Dziedzic: W takim przypadku zachowanie przełożonego pani Karoliny uznać należy za działanie sprzeczne z przepisami. Pamiętajmy, że pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi urlopu na żądanie, ale musi być to uzasadnione koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym wypadku ewidentnie nie istniały podstawy do nieudzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. Gdyby pani Karolina tego dnia nie stawiła się do pracy, to pracodawca miałby problem z wyciągnięciem wobec niej konsekwencji służbowych, gdyż jego decyzja o odmowie wyrażenia zgody na skorzystanie z urlopu na żądanie nie była uzasadniona obiektywnymi powodami.

Przykład 2:

Pan Adam Kowalski zgodnie z harmonogramem czasu pracy ma zaplanowaną pracę w dniu 2 maja na godz. 6:00. Z uwagi na to, że bardzo intensywnie świętował dzień 1 maja, kolejnego dnia zaspał do pracy i dopiero o godz. 7:00 zwrócił się do przełożonego o skorzystanie z urlopu na żądanie. Przełożony nie odpowiedział, więc pan Adam stwierdził, że urlop został mu udzielony i dalej wypoczywał. Kolejnego dnia pracy pan Adam został zwolniony dyscyplinarnie z uwagi na nieobecność w pracy w dniu 2 maja i brak usprawiedliwienia tej nieobecności.

Odpowiedź mecenas Martyny Dziedzic: Taki scenariusz jest jak najbardziej prawdopodobny i w praktyce zdarza się dość często. W tym przypadku zwrócić należy na dwa uchybienia ze strony pracownika. Pierwsze dotyczy momentu zgłoszenia chęci skorzystania z urlopu na żądanie, co w tym przypadku miało miejsce już po rozpoczęciu pracy (o godz. 7:00, praca pana Adama rozpoczynała się tego dnia o godz. 6:00). Drugie uchybienie związane jest z tym, że pracownik nie zabiegał o zajęcie stanowiska przez pracodawcę. W takim wypadku należy więc uznać, że pracownik ,,samowolnie” skorzystał z urlopu wypoczynkowego.

W tej sytuacji niepojawienie się przez pracownika w pracy może być traktowane jako nieobecność, która może zostać uznana za nieusprawiedliwioną. W konsekwencji, może to stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p., ze wszystkimi tego konsekwencjami dla pracownika (np. może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym).

Warto przywołać tutaj treść wyroku Sądu Najwyższego**, w którym stwierdzono, że możliwość skorzystania z urlopu na żądanie zależy od udzielenia urlopu przez pracodawcę. Samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze wykorzystania urlopu nie jest podstawą do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Zatem rozpoczęcie korzystania z urlopu bez oczekiwania na decyzję pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności w pracy, wobec czego jest naruszeniem obowiązków pracowniczych, w szczególności ujętego w art. 100 § 2 pkt 1 k.p. obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

Przykład 3:

Wszyscy pracownicy zatrudnieni w dziale logistyki firmy Logic złożyli z wyprzedzeniem wnioski o urlop wypoczynkowy na dzień 2 maja. Pracodawca, chcąc być konsekwentnym, odmówił wszystkim pracownikom zgody na urlop wypoczynkowy w dniu 2 maja, tłumacząc, że wykorzystanie przez całą załogę urlopu tego dnia sparaliżuje pracę firmy. Pracownicy między sobą umówili się, że w takim przypadku złożą na ten dzień wnioski o urlop na żądanie, a zatem pracodawca nie będzie miał wyjścia i udzieli im urlopu. Wnioski o urlop na żądanie zaczęły wpływać na dwie godziny przed rozpoczęciem przez pracowników pracy w tym dniu. Pierwsze dwa wnioski zostały przez pracodawcę zaakceptowane, natomiast na kolejne pracodawca nie wyrażał już zgody i żądał kategorycznego stawienia się przez pracowników do pracy. Pracownicy, którzy stawili się w dniu 2 maja do pracy zarzucili pracodawcy nierówne traktowanie ich w zatrudnieniu.

Odpowiedź mecenas Martyny Dziedzic: W takim przypadku działanie pracodawcy uznać należy za zgodne z prawem. Pracodawca, w celu zachowania ciągłości działania firmy, miał prawo albo odrzucić wszystkie wnioski o urlop na żądanie, albo część z nich. Ważne jest to, aby pracodawca kierował się wyłącznie chęcią zapewnienia normalnego toku pracy. Z uwagi na to, zarzuty pracowników są pozbawione podstaw. Co więcej, we wspomnianej sytuacji dochodzi do nadużycia prawa przez pracowników i wykorzystania prawa do urlopu na żądanie w sposób sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa oraz zasadami współżycia społecznego.

• Z wyjątkami w tym zakresie mamy do czynienia w art. 168 in fine k.p. oraz art. 163 § 1 zdanie trzecie k.p.

** Wyrok Sądu Najwyższegoz dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08, LEX nr 479326

*** Wynika to z treści Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862 z późn. zm.)