KPRM wyjaśnia, jak rozliczać nadgodziny w służbie cywilnej

Podstawą do wyliczenia wynagrodzenia są w tym przypadku wszystkie elementy wynagrodzenia wynikające z ustawy. Nie przewiduje ona ani konkretnego terminu wypłaty, ani udzielenia czasu wolnego za dodatkowe godziny, ale powinno to nastąpić jak najszybciej.

Od 1 stycznia 2024 r. po raz pierwszy w historii służby cywilnej przewidziano możliwość wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. Jest to skutkiem zmian wprowadzonych w ustawie z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ustawa) na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598). Znowelizowano w ten sposób jedyny przepis dotyczący czasu pracy w tej ustawie, czyli art. 97. oraz dodano nowy przepis o wypłacie wynagrodzenia za nadgodziny – art. 97a.

Niestety nowe regulacje od początku ich obowiązywania budzą wątpliwości, w związku z którymi DGP skierował do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów trzy pytania o następującej treści:

▶ Jakie składniki wynagrodzenia bierze się pod uwagę, obliczając wynagrodzenie za godziny nadliczbowe: czy tylko wynagrodzenie zasadnicze, czy wszystkie uzyskane w danym miesiącu składniki wynagrodzenia?

▶ W jakim terminie powinna nastąpić wypłata wynagrodzenia za nadgodziny członkom korpusu służby cywilnej?

▶ Do kiedy powinien zostać oddany czas wolny za godziny nadliczbowe, za które dyrektor generalny nie wyrazi zgody na wypłatę wynagrodzenia?

W swoim stanowisku z 31 stycznia 2024 r. KPRM wprost odpowiedziała tylko na jedno z nich, dotyczące sposobu obliczania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, rozstrzygając, że jego podstawą ma być nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, a wszystkie składniki wynagrodzenia wymienione w ustawie. Zatem podstawą do obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny będzie:

• wynagrodzenie zasadnicze przewidziane dla zajmowanego stanowiska pracy oraz dodatek za wieloletnią pracę w przypadku pracownika służby cywilnej,
• wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę oraz dodatek służby cywilnej w przypadku urzędnika służby cywilnej albo
• wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny oraz dodatek za wieloletnią pracę w służbie cywilnej w przypadku osoby zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej (art. 85 ustawy).

Podstawa obliczania wynagrodzenia za nadgodziny w służbie cywilnej jest więc podobna do pojęcia normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, jakie występuje w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p).

Niestety odpowiedzi na dwa kolejne pytania dotyczące terminów wypłaty wynagrodzenia lub oddania czasu wolnego są nieprecyzyjne, ale to wynika z braku wyraźnych przepisów ustawowych w tych kwestiach. Co do terminu wypłaty wskazano, że powinna ona nastąpić niezwłocznie, co wydaje się, że należy rozumieć jako najbliższy termin wypłaty wynagrodzenia za pracę. Biorąc pod uwagę termin wypłaty w całej budżetówce – wypadający na koniec miesiąca kalendarzowego – będzie to najczęściej wypłata za pierwszy miesiąc po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Należy bowiem zauważyć, że pracownik może złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego, a następnie dyrektor generalny urzędu ma na jego rozpatrzenie maksymalnie 14 dni od dnia jego wpływu. Tak więc w interesie pracownika będzie złożenie wniosku jak najszybciej po zakończeniu okresu rozliczeniowego, aby służby płacowe zdążyły naliczyć wynagrodzenie za nadgodziny na najbliższej liście płac. W maksymalnym przypadku, gdy pracownik złoży wniosek 14. dnia i dyrektor rozpatrzy go też na koniec swojego terminu, nie możliwe będzie ujęcie wynagrodzenia za nadgodziny na kolejnej liście płac, co może oznaczać, że pracownik będzie wtedy czekał kolejny miesiąc na wypłatę.

Biorąc pod uwagę art. 85 par. 4 k.p., zgodnie z którym składniki wynagrodzenia za pracę przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy, wydaje się słusznym rozwiązaniem, aby termin wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny został określony w regulaminach pracy poszczególnych urzędów. Należy bowiem pamiętać, że pojęcie prawa pracy zgodnie z art. 9 k.p. obejmuje także regulamin pracy. Powyższy przepis będzie miał jednak zastosowanie tylko do urzędów, które wprowadzą okresy rozliczeniowe dłuższe niż jeden miesiąc.

Odnosząc się do ostatniego z pytań KPRM, odpowiedział, że czas wolny za godziny nadliczbowe powinien zostać udzielony „w możliwie najszybszym terminie”, chyba że pracownik złożył wniosek o jego wykorzystanie bezpośrednio w okresie przed lub po urlopie wypoczynkowym. Zatem w tym przypadku mamy tylko wskazówkę, że może to nastąpić w trakcie kolejnego okresu rozliczeniowego czasu pracy, co wynikało już z uzasadnienia projektu zmian w ustawie o służbie cywilnej. Nie ma jednak w praktyce żadnych konsekwencji, jeśli czas wolny zostanie udzielony w późniejszym terminie, a niezrekompensowane w praktyce nadgodziny przedawnią się dopiero po trzech latach, gdyż w tym zakresie należy przyjąć ogólny termin przedawnienia wynikający z art. 291 par. 1 k.p.

W tym zakresie wyjaśnienia niewiele pomogły, a wydaje się, że w obydwu kwestiach terminy spełniania przez pracodawcę poszczególnych obowiązków związanych z rekompensatą pracy w godzinach nadliczbowych powinny być określone ustawowo. ©℗