Nowe wytyczne ministerstwa: informacja o warunkach zatrudnienia

Jej aktualizacja może nastąpić po zakończeniu absencji pracownika, więc pracodawca nie musi jej wysyłać osobom przebywającym na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Ze stanowiska resortu pracy wynika również, że w informacji tej trzeba wymienić także świadczenia jednorazowe.

Zmieniona od 26 kwietnia 2023 r. informacja o warunkach zatrudnienia określona w art. 29 par. 3 pkt 1 kodeksu pracy, którą każdy pracownik powinien otrzymać w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia do pracy, ciągle budzi wątpliwości i dla działu kadr jest bardzo trudnym dokumentem do sporządzenia. W stanowisku z 30 stycznia 2024 r. wydanym dla DGP Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na dwa kolejne pytania w tej sprawie – jedno dotyczące treści informacji, a drugie – zasad jej aktualizowania. Ponadto resort wyjaśnił wątpliwość dotyczącą stażu niezbędnego do złożenia przez pracownika wniosku o zmianę warunków zatrudnienia, o którym mówi art. 293 k.p.

Po powrocie do pracy

Zasady aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia określa art. 29 par. 33 k.p., zgodnie z którym pracodawca musi poinformować pracownika o zmianach w postaci papierowej lub elektronicznej. Co ważne, aktualizacja informacji jest obligatoryjna w dwóch przypadkach:

• gdy uległy zmianie warunki zatrudnienia opisane w informacji wręczonej pracownikowi oraz
• gdy pracownik ma zostać objęty nowym układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym.

Zgodnie z przepisem przekazanie informacji ma nastąpić niezwłocznie, ale nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Obowiązek aktualizacji nie dotyczy tylko przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

W praktyce wątpliwości budzi niezwłoczna konieczność aktualizacji, co jest zadaniem trudnym do wykonania przez służby kadrowe, gdyż w dużych organizacjach jedna osoba powinna ciągle śledzić wszystkie zmiany w organizacji i dokonywać aktualizacji informacji. W przypadku zmian o charakterze masowym wprowadzanych w całej organizacji lub w jej dużej części pojawiła się wątpliwość, jak się zachować w stosunku do osób długotrwale nieobecnych, czy je także należy informować w trakcie nieobecności, wysyłając np. aktualizację pismem poleconym, czy też możliwe jest przygotowanie aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia i wręczenie jej pierwszego dnia pracy po powrocie z absencji? W swoim stanowisku z 30 stycznia br. MRPiPS przyjęło, że nie ma przeszkód, aby taka nowa informacja została przekazana po powrocie do pracy. Takie stanowisko wydaje się rozsądne i nie komplikuje i tak już niełatwej sytuacji pracowników działów kadr.

Także odprawa emerytalno-rentowa

Jednym z trudniejszych do wypełnienia punktów w informacji o warunkach zatrudnienia jest punkt dotyczący przysługujących pracownikowi składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych i rzeczowych (art. 29 par. 3 pkt 1 lit. h k.p.). W odniesieniu do tego punktu wydano już kilka oficjalnych interpretacji i zarówno PIP, jak i MRPiPS przyjęły, że w tym miejscu należy wypisać także składniki wynagrodzenia i świadczenia wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Tym razem w stanowisku z 30 stycznia 2024 r. resort pracy doprecyzował jeszcze, że w ramach takich składników należy ująć także składniki o charakterze jednorazowym, takie jak: odprawa emerytalno-rentowa, odprawa ekonomiczna, czyli wynikająca ze zwolnień pracowników z przyczyn ich niedotyczących, lub ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Zatem ten punkt informacji znowu się wydłuża i lista ujmowanych w nim elementów jest już bardzo długa, bo zawiera już w niektórych firmach nawet kilkanaście lub więcej elementów.

Wniosek o zmianę warunków

Po zmianach wprowadzonych do k.p. od 26 kwietnia 2023 r. pracownik, który jest zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy, może raz w roku kalendarzowym wystąpić do niego z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 293 k.p.). ©℗

Nie dotyczy to jednak pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy zgodnie z tym przepisem wlicza się także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 k.p., a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika. W związku z takim brzmieniem przepisu pojawiła się praktyczna wątpliwość, czy należy także odliczyć wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy? W omawianym stanowisku MRPiPS stwierdziło, że jak najbardziej należy to zrobić, gdyż przepis nie uzależnia uprawnienia do złożenia wniosku od nieprzerwanego zatrudnienia pracownika.

Takie stanowisko daje potencjalnie możliwość złożenia wniosku szybciej pracownikom powracającym do pracy w danej organizacji, a teoretycznie taki wniosek mógłby nastąpić również w pierwszym miesiącu zatrudnienia, jeśli w trakcie poprzedniego stosunku pracy przekroczony był sześciomiesięczny staż pracy. Wtedy bowiem od początku kolejnego zatrudnienia pracownik spełnia kryterium stażowe. Sytuacja będzie zależała więc tylko od tego, jaką umowę o pracę będzie miał pracownik powracający.

Przykład