Czterodniowy tydzień pracy – czy czeka nas rewolucja?

Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się, aby zapełnić cały dostępny czas. Inaczej mówiąc, wykonanie zadania, które powinno zająć godzinę zajmie dwie, jeśli tyle na nie przeznaczymy. Czy lekarstwem na niską efektywność jest skrócenie czasu pracy? O redukcji tygodnia pracy do 4 dni mówi się od dłuższego czasu. Rząd zdaje się zauważać ten trend – Nowa Lewica niedawno zapowiedziała projekt ustawy skracający tydzień pracy do 35 godzin.

Plany rządu…

Robert Biedroń, współprzewodniczący Nowej Lewicy, zapowiedział przedłożenie w Sejmie projektu ustawy zakładającego skrócenie tygodnia pracy do 35 godzin przy zachowaniu tego samego poziomu wynagrodzenia. To nie pierwsza próba takiej zmiany – już w 2022 roku podobny projekt ogłosiła Partia Razem, ale proces legislacyjny zakończył się wtedy na etapie konsultacji społecznych. Zakładał 35 godzin pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a więc efektywnie skrócenie czasu pracy o jedną godzinę dziennie.

…daleko za praktyką europejską…

35-godzinny tydzień pracy to nie nowość w Europie. Francja już w 1982 r. skróciła tygodniowy czas pracy do 39 godzin, a dalsze cięcie do 35 godzin wprowadziła w latach 1998-2002 na podstawie tzw. reform Aubry. Co rusz pojawiają się głosy na francuskiej scenie politycznej, żeby pójść o krok dalej i skrócić tydzień pracy do 32 godzin, efektywnie wprowadzając 4-dniowy tydzień pracy.

W 2023 roku Hiszpania ogłosiła rządowe dotacje dla MŚP biorących udział w publicznym pilotażu 4-dniowego tygodnia pracy. Do udziału w programie zarejestrowano co najmniej 13 wspólnot autonomicznych oraz 165 podmiotów z różnych sektorów.Dotację uzyskają firmy, które wprowadzą redukcję czasu pracy na poziomie minimum 10% i utrzymają ją przez przynajmniej 2 lata. Projekt przewiduje m.in. dofinansowanie kosztów wynagrodzeń pracowników objętych redukcją godzin pracy (procent zwrotu zależy od liczby osób pracujących w nowym modelu) oraz refundację 100% wydatków na szkolenia oraz indywidualne usługi doradcze w zakresie implementacji skróconego tygodnia czasu.

Nie są to jedyne przykłady krajów podejmujących działania mające na celu redukcję czasu pracy. Takie inicjatywy testowały m.in. Islandia, Szwecja czy Szkocja.

…oraz inicjatywą prywatną

Starając się przyciągnąć talenty, wiele firm wprowadza 4-dniowy tydzień pracy, nie czekając na zmiany legislacyjne. Biorąc pod uwagę, że elastyczne formy zatrudnienia i work-life balance są aktualne najbardziej pożądanymi benefitami przez pracowników, 4-dniowy tydzień pracy staje się rozwiązaniem realnie rozważanym przez coraz liczniejszą grupę pracodawców.

Powstają organizacje propagujące ideę skróconego tygodnia pracy, które pomagają chętnym firmom wprowadzić nowoczesne modele pracy oraz publikują najnowsze dane i analizy. Jako przykład można wymienić think tank 4 Day Week Global współzałożony przez Andrew Barnes, właściciela Perpetual Guardian, jednego z największych funduszy powierniczych w Nowej Zelandii, gdzie wprowadzono 4-dniowy tydzień pracy już w 2018 roku. W Polsce rozpędza się Inicjatywa 7/4/3, której celem są testy, badania i transfer wiedzy dotyczące alternatywnego podejścia do czasu pracy.

W 2022 r. w Wielkiej Brytanii 4 Day Week Global przeprowadził 6-miesięczny pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy, którym objęto około 2.900 pracowników z 61 firm. Próba okazała się spektakularnym sukcesem. Jak wynika z raportu, pomimo redukcji czasu pracy przychody firm biorących udział w teście wzrosły średnio o 35% w odniesieniu do tego samego okresu w roku poprzednim. W okresie próbnym liczba pracowników, którzy złożyli wypowiedzenie zmniejszyła się o 57%, a wskaźnik nieobecności (liczony jako liczba dni wolnych z powodu choroby i urlopu w miesiącu na pracownika) spadł o 65%.

Program ogłoszono sukcesem również z perspektywy pracowników. Ponad dwóch na trzech pracowników biorących udział w próbie przyznało, że w trakcie pilotażu odczuwali mniejsze wypalenie zawodowe. Zmniejszyły się poziomy zmęczenia oraz problemy ze snem a ponad 50% respondentów potwierdziło, że skrócenie czasu pracy ułatwiło im pogodzenie pracy z życiem prywatnym. Wymowny jest fakt, że 92% firm uczestniczących w badaniu chce dalej je kontynuować.

Pionierzy czasu pracy

W 2019 r. japoński oddział Microsoftu przeprowadził testy 4-dniowego tygodnia pracy przy utrzymaniu tego samego poziomu wynagrodzenia. Wyniki pilotażu pokazały wzrost produktywności o 40%. O ile wnioski wynikające z tej próby mogą nie być wymierne (pilotaż trwał tylko 1 miesiąc) to na uwagę zasługują wcześniejsze kroki podjęte przez organizację w celu zwiększenia produktywności pracowników. W 2011 roku japoński Microsoft rozpoczął 5-letnie badania dotyczące sposobu efektywnej organizacji pracy, co niedługo po ich zakończeniu zaowocowało wydaniem aplikacji Teams i rewolucją w zakresie wewnętrznej komunikacji firmowej.

W latach 2020-2022 Unilever, potentat branży FMCG, wprowadził 4-dniowy tydzień pracy dla części swoich pracowników w Nowej Zelandii i Australii. Rezultat również okazał się jednoznacznie pozytywny – 100% zadań zostało ocenionych jako wykonane rzetelnie i terminowo, a spadek liczby nieobecności pracowników wyniósł 34%. Jednocześnie 67% pracowników biorących udział w próbie potwierdziło lepszy work-life balance, a 33% spadek odczuwanego stresu.

Polscy prekursorzy

Również niektóre polskie firmy zdecydowały się na redukcję czasu pracy, utrzymując dotychczasowy poziom wynagrodzeń. Takie rozwiązanie wprowadziła ostatnio firma farmaceutyczna Herbapol Polska. Od stycznia 2024 r. około 400 pracowników będzie mogło korzystać z jednego, w pełni płatnego, wolnego piątku na kwartał. Co kwartał liczba wolnych piątków będzie rosnąć, a wszystkimi piątkami bez pracy pracownicy będą mogli cieszyć się od początku 2025 r.

Interesujące są testy skróconego tygodnia pracy prowadzone przez Deloitte. Pilotażem objęty został dział doradztwa podatkowego zatrudniający około tysiąca pracowników w 9 biurach w Polsce. W ramach programu testowanych jest kilka rozwiązań, m.in. skompresowany tydzień pracy, 4-godzinny dzień pracy w piątek, co drugi piątek wolny czy dodatkowe dni urlopu w roku. Żadne z tych rozwiązań nie niesie za sobą obniżki wynagrodzenia. Wyniki pilotażu będą przełomowe dla branży profesjonalnych usług doradczych, gdzie panuje powszechne przekonanie o niemożliwości skrócenia czasu pracy z uwagi na wymóg dostępności dla klientów.

Kluczowa efektywność…

Wprowadzenie modelu 100-80-100 (100% efektywności, 80% czasu pracy i 100% wynagrodzenia) nie stwarza znaczących wyzwań formalno-prawnych. Jeśli pracownik wyraża zgodę na 4-dniowy tydzień pracy, to nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca płacił mu wynagrodzenie za czas, w którym praca nie była wykonywana. Kluczowe jest natomiast zwiększenie produktywności pracowników oraz wybór odpowiednich metod jej regularnego monitorowania. Pracodawcy stoją zatem przed wyzwaniem związanym z mapowaniem i optymalizacją procesów, automatyzacją, wdrażaniem nowych technologii oraz eliminacją nieproduktywnych spotkań.

W tym zakresie Polska nie wypada najlepiej. Podając za Business Insider na podstawie danych Eurostatu, w 2020 roku „przeciętny Polak pracował z produktywnością na poziomie 66,3 proc. średniej unijnej z uwzględnieniem przepracowanych godzin”. Przy tym zgodnie z analizami Eurostatu zajmujemy drugie miejsce w Unii Europejskiej pod względem długości pracy. W 2022 roku Polacy pracowali średnio 40,4 godziny w tygodniu, przy czym średnia europejska wyniosła 37,5 godziny. Pozycjonuje nas to zaraz za prowadzącą w zestawieniu Grecją z wynikiem 41 godzin tygodniowo.

Biorąc pod uwagę dużą liczbę godzin pracy w połączeniu z wciąż niską wydajnością pracy, naturalnie powstaje pytanie o sens skracania tygodnia pracy z uwagi na realną obawę zmniejszenia konkurencyjności polskiej gospodarki. Kluczem wydają się inwestycje w rozwiązania podnoszące efektywność pracy, m.in. digitalizacja i automatyzacja. Stworzenie ku temu odpowiednich warunków leży zarówno po stronie pracodawcy jak i państwa (m.in. uproszczenie i ograniczenie regulacji prawnych). Przykładem może być Francja, gdzie pracownikom udaje się utrzymać wysoki poziom produktywności w porównaniu z innymi krajami, pomimo krótszego tygodnia pracy.

…oraz jej pomiary

Mierzenie efektywności pracowników to w tym modelu drugie największe wyzwanie. Stosunkowo prosto ocenić wzrost efektywność w obszarach takich jak sprzedaż, gdzie pracownicy są oceniani na podstawie osiągania określonych celów. Bardziej problematyczne będzie uzyskanie wzrostu efektywności w dziedzinach, w których pracownicy pracują z góry określoną intensywnością (np. taśma produkcyjna lub obsługa infolinii). Opór przed tym modelem może pojawić się w branżach gdzie efekt pracy rozliczany jest za godziny pracy (np. prawnicy) – tu bowiem zwiększona efektywność godzinowa musiałaby przełożyć się na wyższe stawki dla klientów.

Rozwiązaniem wydłużona dobra pracownicza?

Model 100-80-100 to jedna z wielu możliwych opcji. Innym spotykanym w praktyce rozwiązaniem jest wydłużenie dziennej doby pracowniczej w zamian za dodatkowy dzień wolny. Pracownicy pracują wtedy 4 dni w tygodniu, każdego dnia po 10 godzin. Przykładem takiego podejścia jest PZL Mielec, jeden z największych producentów statków powietrznych w Polsce, oraz Amazon, który zastosował ten model dla pracowników polskich centrów logistycznych. Nie jest to nowe rozwiązanie na rynku, gdyż od lat kodeks pracy dopuszcza wydłużenie dziennego wymiaru pracy w ramach równoważnego i skróconego czasu pracy, a dodatkowo taki czas pracy można wprowadzić indywidulanym rozkładem czasu pracy.

O ile w tym układzie zmniejsza się nominalna liczba dni pracy w tygodniu, to w rzeczywistości liczba godzin do przepracowania pozostaje taka sama. Zmienia się jedynie organizacja pracy. Nie można zatem uznać tego modelu jako alternatywy do systemu 100-80-100. Co więcej, można powiedzieć, że taka organizacja pracy cofa zdobycze pracownicze w zakresie czasu pracy z ostatniego stulecia.

W połowie XIX wieku w USA pracownicy pracowali ponad 70 godzin tygodniowo (podczas I wojny światowej obsługujący wielkie piece w przemyśle stalowym nawet 84 godziny na tydzień). Dopiero pod koniec lat 30 Franklin Delano Roosevelt skrócił tydzień pracy do 40 godzin i wprowadził płatne nadgodziny. W Polsce 8-godziny czas pracy został wprowadzony w 1918 r. po odzyskaniu niepodległości, jednak wtedy funkcjonowały pracujące soboty w wymiarze dodatkowych 6 godzin. Dopiero w 2003 r. tydzień pracy skrócono do 40 godzin.

Problemy praktyczne

Wydłużona doba pracownicza jest rzadko spotykana w praktyce. O ile dla osób młodych, na początkowym etapie kariery, wydłużenie dziennego czasu pracy w zamian za dodatkowy dzień wolny może być kuszącym rozwiązaniem z uwagi na perspektywę długiego weekendu, to dla pracowników posiadających rodziny stanowi znaczne wyzwanie organizacyjne. Zwykłe czynności dnia codziennego takie jak odbieranie dzieci z przedszkola czy szkoły są w tym modelu bardzo utrudnione. Praca zajmuje de facto cały dzień (licząc długi dojazd i powrót do pracy, szczególnie w większych miastach) i w zasadzie nie pozostawia czasu na żadne inne aktywności. Brak możliwości połączenia pracy z życiem osobistym w tym modelu jest głównym powodem jego niepopularności wśród pracowników produkcyjnych.

Co ciekawe, szeroko komentowane wyniki badania Vouchercloud przeprowadzone na 1989 pracownikach biurowych w Wielkiej Brytanii (choć podnoszone są też zastrzeżenia co do metodologii tego badania) wykazały, że są oni produktywni jedynie przez 2 godziny 53 minuty dziennie (!). Pozostały czas z 8-godzinnej dobry pracowniczej spędzają na między innymi przeglądaniu social mediów, wertowaniu wiadomości oraz rozmowach z kolegami z pracy. Wydłużenie doby pracowniczej nie oznacza zatem, że pracownicy wykonaliby w tym czasie więcej zadań – badania sugerują wręcz odwrotny efekt. Dodatkowo liczne analizy wskazują, że praca ponad 8 godzin dziennie ma na pracowników negatywny wpływ zarówno pod kątem psychicznym jak i fizycznym.

Ten model niesie ze sobą również pewne ograniczenia pod kątem prawnym, ponieważ czas pracy niektórych kategorii pracowników nie może przekraczać 8 godzin dziennie. Dotyczy to między innymi pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, pracownic w ciąży, oraz pracowników opiekujących się dziećmi do ukończenia przez nie 4 roku życia.

Alternatywne rozwiązania

Niektóre firmy decydują się również na obniżenie wymiaru czasu pracy pracowników w zamian za obniżkę ich wynagrodzenia. Przykładowo, w 2021 roku hiszpańska marka odzieżowa Desigual wprowadziła pracę przez 8 godzin 4 dni w tygodniu, równocześnie obniżając wynagrodzenie pracownikom o 6-7%. Przy tym pracownicy mogli wybrać, czy chcą pracować w standardowym wymiarze, czy w ramach skróconego tygodnia pracy.

Tego rodzaju rozwiązania wymagają zawarcia porozumienia między pracodawcą a pracownikami. Jeśli pracownicy nie wyrażają zgody na zmiany, pracodawca może być zmuszony do wypowiedzenia umów o pracę. W takim przypadku będą to wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, co może wymagać wypłacenia odpraw pracownikom.

Niektórzy pracodawcy decydują się z kolei na bardziej elastyczne podejście do pracy w piątki bez formalnego wprowadzania 4-dniowego tygodnia pracy. Przykładowo, w tych dniach wyznaczają inne zadania niż typowa praca bieżąca (jak szkolenia czy planowanie zadań na kolejny okres), a także pozwalają na wcześniejsze wyjście z pracy. Takie rozwiązania zazwyczaj nie wymagają interwencji prawnej w organizację pracy.

Kwestie do rozważenia

Niezależnie od modelu 4-dniowego tygodnia pracy, jego wprowadzenie wiąże się z dłuższymi absencjami urlopowymi pracowników. Mimo że pracownikom nadal przysługuje taki sam wymiar urlopu (20 lub 26 dni), krótszy czas pracy skutkuje tym, że wykorzystanie całości urlopu zajmie pracownikom więcej czasu. Na przykład pracownikowi, któremu przysługuje 20 dni urlopu, w 5-dniowym tygodniu pracy zajęłoby to 4 tygodnie. W przypadku pracy 4 dni w tygodniu, wykorzystanie całego urlopu zajmie o tydzień więcej.

Przy wprowadzaniu 4-dniowego tygodnia pracy warto też rozważyć, czy w organizacji konieczne jest wprowadzenie zmianowego systemu czasu pracy (szczególnie w branżach, gdzie pracownicy mają kontakt z klientem). Praktyka rynkowa pokazuje, że warto poprzedzić przyjęcie permanentnych zmian pilotażem. Na przykładzie Herbapol Polska, skrócony tydzień pracy najlepiej też przyjmować stopniowo, zaczynając od jednego wolnego piątku w miesiącu i następnie zwiększając liczbę wolnych dni w kolejnych kwartałach, aż do momentu, gdy każdy piątek będzie dniem wolnym. Taki etapowy proces pozwoli na odpowiednie przygotowanie organizacyjne oraz dostosowanie się pracowników do nowego sposobu pracy.

Podsumowanie

Pomimo zalet 4-dniowego tygodnia pracy, nieuniknionym skutkiem jego wprowadzenia jest wzrost kosztów pracodawców w związku z koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu – tam, gdzie organizacja pracy wymaga pokrycia personelem całego etatu.

Biorąc pod uwagę, że wydajność pracy polskich pracowników jest relatywnie niska a Polska gospodarka konkuruje dobrze wykształconymi i wciąż jeszcze nie tak drogimi zasobami ludzkim (stąd popularność centrum usług wspólnych międzynarodowych korporacji), wydaje się, że na kodeksowe skrócenie tygodnia pracy dla wszystkich pracodawców jest jeszcze za wcześnie. Istnieje ryzyko, że takie działanie mogłoby przynieść skutki odwrotne od zamierzonych, prowadząc do przerzucania pracowników na umowy cywilnoprawne lub pogorszenia się sytuacji finansowej pracodawców, niebędących w stanie skompensować wyższych kosztów pracy poprawą efektywności.