Urlop opiekuńczy - jak uzyskać, na kogo można wziąć, kiedy dostaniemy odmowę?

Urlop opiekuńczy to instytucja, która została wprowadzona w kwietniu ubiegłego roku na kanwie ostatniej dużej nowelizacji Kodeksu pracy związanej ze wdrożeniem unijnej dyrektywy work-life balance. Wiele osób myli urlop opiekuńczy z opieką na zdrowe dziecko do lat 14, a są to osobne uprawnienia, niezależne od siebie. Poniżej wyjaśniamy zasady i przesłanki do udzielenia 5-dniowego urlopu opiekuńczego.

Urlop opiekuńczy jest przewidziany tylko i wyłącznie dla pracowników, czyli nie przysługuje osobom, które pracują na innej podstawie niż stosunek pracy np. zatrudnionym na umowę zlecenie czy prowadzącym działalność gospodarczą. Urlop jest limitowany w skali roku kalendarzowego i przysługuje przez 5 dni, niezależnie od wymiaru etatu. - Jeśli pracownik z takiego urlopu korzysta, bierze go na cały dzień, niezależnie od ilości godzin, które ma tego dnia do przepracowania - wyjaśnia Karolina Niedzielska*, specjalizująca się w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych.

Przesłanki udzielenia urlopu opiekuńczego

Uprawnienie do 5 dni wolnych przysługuje w celu "zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osoby będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych." Karolina Niedzielska tłumaczy więc, że aby spełnić warunki do udzielenia takiego urlopu, trzeba wziąć pod uwagę łącznie dwie powyższe przesłanki.

"Na kogo" można wziąć urlop opiekuńczy?

Pierwsza przesłanka określa krąg osób, "na które" można otrzymać urlop opiekuńczy. - Przepisy Kodeksu pracy podają inną definicję członka rodziny, niż jest to ujęte w Kodeksie cywilnym. W rozumieniu prawa pracy tworzą one katalog zamknięty, czyli są to wyłącznie osoby wymienione w przepisie i nikt poza tym kręgiem. Dokładnie są to: syn, córka, matka, ojciec i małżonek. Jeżeli urlop jest brany na członka rodziny, to wówczas nie ma konieczności wspólnego zamieszkiwania z taką osobą w tym samym gospodarstwie domowym - mówi ekspertka od prawa pracy.

Drugą grupę osób, na które przysługuje 5 dni wolnego tworzą osoby "obce", ale zamieszkujące wspólnie w jednym gospodarstwie domowym. - Przykładem takiej osoby będzie mieszkająca z nami babcia, narzeczony, a nawet współlokator ze studenckiej stancji - wymienia Karolina Niedzielska.

Stan zdrowia, który uprawnia do wzięcia urlopu opiekuńczego

Jako drugą przesłankę udzielenia urlopu opiekuńczego Kodeks pracy wymienia udzielenie opieki lub wsparcia, którego osoba z kręgu opisanego powyżej wymaga z poważnych względów medycznych. - Pracodawca nie dostał jednak od ustawodawcy żadnych uprawnień w celu weryfikacji, czy rzeczywiście wydarzyła się taka okoliczność. Zatrudniający nie może żądać więc od nas przedstawienia zaświadczenia czy zwolnienia lekarskiego osoby, "na którą" brany jest urlop opiekuńczy.

- Podczas konsultacji resortowych w trakcie implementowania tego przepisu do polskiego porządku prawnego Ministerstwo Zdrowia wskazało, że "poważne względy medyczne" nie są tożsame z "niezdolnością do pracy." Można więc sobie wyobrazić sytuację, że pracownik składa wniosek o urlop, ponieważ mieszka z babcią, która jest w złym stanie zdrowotnym wynikającym z podeszłego wieku. Jasne jest, że ona nie dostanie zwolnienia lekarskiego na demencję wynikającą ze starości - zwraca uwagę rozmówczyni.

Wniosek o urlop opiekuńczy - jak złożyć?

Aby skorzystać z urlopu opiekuńczego, należy złożyć wniosek do pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem tego urlopu. We wniosku należy przedstawić dane osoby, której dotyczy zwolnienie (w rozumieniu - "na kogo" chcemy wziąć ten urlop) wraz ze wskazaniem stopnia pokrewieństwa, a w przypadku osoby obcej- wraz z informacją gdzie taka osoba zamieszkuje. - Może być to zamieszkanie wyłącznie na okres udzielenia urlopu opiekuńczego, a może być też stały adres. Aby spełnić jednak przesłankę do udzielenia urlopu, adres musi się powielać z adresem zamieszkania osoby wnioskującej o urlop - dowiadujemy się od rozmówczyni.

Ponadto we wniosku wyjaśniamy z jakiego powodu chcielibyśmy otrzymać wolny dzień np. wskazując na pogorszenie stanu zdrowotnego osoby wymagającej naszego wsparcia.

Odmowa udzielenia urlopu - czy jest możliwa?

Pojawiają się też wątpliwości, czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu opiekuńczego. W opinii Karoliny Niedzielskiej, pracodawca w większości przypadków nie może tego zrobić. Są tylko dwie wyjątkowe okoliczności wynikające z niedopełnienia kwestii formalnych, które mogą być podstawą do odmowy. - W przepisie jest zakreślony dokładny termin złożenia wniosku: nie krótszy niż 1 dzień. W sytuacji kiedy pracownik złożyłby wniosek tego samego dnia, w którym chciałby skorzystać z urlopu, pracodawca mógłby odmówić i powołać się na art. 1731 § 4, wskazując, że pracownik nie dochował terminu złożenia wniosku. Moim zdaniem nie wchodzi w grę także złożenie wniosku w formie ustnej, zamiast pisemnej lub elektronicznej - mówi specjalistka.

Imię i nazwisko, stopień pokrewieństwa lub miejsce zamieszkania muszą być we wniosku

Wiele pytań pracowników jest związanych także z kwestią konieczności wskazywania we wniosku o urlop imienia i nazwiska osoby wymagającej opieki lub wsparcia, a także stopnia pokrewieństwa lub miejsca zamieszkania tej osoby. Jak tłumaczy Karolina Niedzielska, o takim obowiązku poprzez słowa "we wniosku wskazuje się" stanowi przepis prawa i nie ma od tego wyjątków. Konieczność wskazania tych danych nie jest także uzależniona od spełnienia dodatkowych przesłanek czy woli pracodawcy lub pracownika. Nie można też zasłaniać się przepisami RODO, które w tym przypadku nie mają zastosowania. - Jeżeli imię i nazwisko nie zostanie wskazane we wniosku, to również może być podstawą do odmowy udzielenia urlopu opiekuńczego - podsumowuje Karolina Niedzielska.

5 dni urlopu opiekuńczego - czy można je dzielić?

Urlop opiekuńczy udzielany jest na 5 dni w roku i "nie przechodzi" na kolejny rok kalendarzowy. Jeżeli więc nie zostanie wykorzystany, to przepada. Za niewykorzystany urlop nie przysługuje też żaden ekwiwalent czy rekompensata. - Jeżeli stosunek pracy zostaje w ciągu roku zakończony, to pracodawca w treści świadectwa pracy wpisuje ile dni pracownik korzystał z urlopu opiekuńczego - wyjaśnia ekspertka.

Urlop można dzielić na pojedyncze dni i nie ma konieczności korzystania ciągiem ze wszystkich pięciu dni tego zwolnienia. Limit 5 dni przysługuje na wszystkie osoby łącznie tzn. przykładowo można wnioskować o 3 dni wolnego na syna jako członka rodziny i pozostałe 2 dni wolnego na babcię, która z nami zamieszkuje.

Urlop opiekuńczy bez wynagrodzenia

Co istotne, w trakcie urlopu opiekuńczego nie otrzymujemy pensji. Taki wniosek, jak mówi Karolina Niedzielska, można wydedukować z art. 80 Kodeksu pracy, który mówi o tym, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną, a gdy praca nie jest wykonywana, to wynagrodzenie przysługuje tylko i wyłącznie, gdy przepisy tak stanowią. Taką sytuacją, w której ma się prawo do wynagrodzenia jest np. zwolnienie na poszukiwanie pracy czy wolne dni na opiekę nad zdrowym dzieckiem do lat 14. Urlop opiekuńczy się jednak do nich nie zalicza.

- Nie można jednak użyć sformułowania, że urlop opiekuńczy jest urlopem bezpłatnym. W Kodeksie pracy jest bowiem przepis mówiący o tym, że ten okres urlopowy wlicza się do uprawnień pracowniczych (takich jak np. dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa) i okresu zatrudnienia. Standardowy urlop bezpłatny jest od tych uprawnień odliczany i to różni go od urlopu opiekuńczego - wskazuje Niedzielska.

Wypowiedzenie umowy podczas urlopu opiekuńczego - czy to legalne?

Czas urlopu opiekuńczego to również okres ochronny przed wypowiedzeniem. Pracodawca nie może więc w tym okresie wypowiedzieć umowy o pracę i po zakończeniu tego urlopu ma obowiązek przyjęcia pracownika do pracy na stanowisko, na którym wcześniej pracował.

Do urlopu opiekuńczego odpowiednie zastosowanie mają także przepisy odnośnie uprawnień związanych z rodzicielstwem. Jedyna zmiana wynika tu z treści art. 177 § 1 Kodeksu pracy, który zabrania typowania pracownika do zwolnienia w okresie trwania urlopu opiekuńczego czy czynienia przygotowań do tego zwolnienia.

*Karolina Niedzielska specjalizuje się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Na co dzień prowadzi placówkę kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych w zawodzie kadry i płace. Przeszkoliła już ponad 15 tysięcy osób. Pomaga także pracownikom i pracodawcom w sporach z zakresu prawa pracy.