Świadectwo pracy. Jak je wydawać? [Poradnik DGP]

Świadectwo pracy to dokument, który niewątpliwie należy do tych, z którym pracodawcy mają stosunkowo często do czynienia. Jego wydanie to podstawowy obowiązek przy zakończeniu zatrudnienia pracownika. Jednak mimo to jego prawidłowe sporządzenie i wydanie wciąż przysparza sporo problemów – i to nie tylko drobnym przedsiębiorcom. Niewątpliwie to skutek m.in. licznych w ostatnich latach modyfikacji przepisów.

Nawet niewielkie zmiany przepisów rodzą wątpliwości

Kadrowi, oprócz zmian wynikających z nowelizacji kodeksu pracy związanych np. z urlopem ojcowskim, muszą też mieć na uwadze zmiany w rozporządzeniu w sprawie świadectwa pracy, w tym wprowadzone na mocy rozporządzenia z 11 maja 2023 r. (Dz.U. poz. 912) zmieniającego rozporządzenie z 23 maja 2023 r. Wprowadziło ono m.in. nowe wymogi co do informacji zawartych w treści świadectwa, niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Stąd też bardzo często pojawiają się wątpliwości, dotyczące zasad wydawania świadectw, ich zawartości, wprowadzania zmian w treści, wydawania kopii, a nawet terminu wystawienia. Odpowiadamy dziś na wybrane pytania kadrowych i przedsiębiorców.

wydawanie świadectw pracy

• Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, zresztą tak jak cała firma. Okres wypowiedzenia upływa w niedzielę. Czy w tej sytuacji świadectwo pracy należy wydać pracownikowi w piątek?

Odpowiedź: Nie, pierwszym możliwym – i zarazem podstawowym – terminem wydania świadectwa pracy jest dzień, w którym ustaje stosunek pracy. Niedopuszczalne jest wydanie go przed tym dniem.

Uzasadnienie: W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Powinien zrobić to w tym dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy – jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (art. 97 par. 1 kodeksu pracy). Dniem tym jest przede wszystkim dzień:

• ustalony przez strony jako dzień rozwiązania umowy za porozumieniem stron upływu okresu wypowiedzenia;
• w którym upływa okres, na który została zawarta umowa na czas określony lub umowa na okres próbny;
• w którym pracodawca lub pracownik złożył oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia (zwolnienie dyscyplinarne, zwolnienie na podstawie art. 53 kodeksu pracy w związku z przedłużającą się nieobecnością pracownika, zwolnienie z winy pracodawcy).

Oczywiście może być to także skutkiem zaistnienia innych sytuacji przewidzianych w przepisach umożliwiających bądź rozwiązanie umowy o pracę (np. rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę z kolejnym pracodawcą w razie sądowego przywrócenia do pracy – art. 48 par. 2 kodeksu pracy) lub wygaśnięcia stosunku pracy (np. wygaśnięcie z dniem stawienia się do zawodowej służby wojskowej – art. 189 ust. 2 ustawy o obronie ojczyzny).

Świadectwa nie wydaje się „najpóźniej ostatniego dnia zatrudnienia”, ale konkretnie w tym dniu. Ostatni dzień zatrudnienia jest pierwszym możliwym terminem, w którym świadectwo może zostać wydane. W żadnych okolicznościach świadectwo nie może zostać wydane przed tym dniem. Dokument datowany wcześniej byłby nieprawidłowy.

• Pod koniec okresu wypowiedzenia pracownik będzie na urlopie wypoczynkowym przez cztery dni. Czy na jego pisemną prośbę można wydać świadectwo przed rozpoczęciem tego urlopu? Pracownik potrzebuje tego dokumentu w związku z kolejnym zatrudnieniem.

Odpowiedź: Nie, wydanie świadectwa pracy nie może nastąpić przed dniem zakończenia wypowiedzenia. Wniosek pracownika niczego w tym przypadku nie zmienia. Ostatni dzień zatrudnienia jest podstawowym i pierwszym możliwym dniem wydania świadectwa pracy.

Uzasadnienie: Wcześniejsze wydanie świadectwa nie może nastąpić wcześniej także na wniosek pracownika. Pomijając nawet oczywistą niezgodność z treścią art. 97 kodeksu pracy, takie wcześniejsze świadectwo byłoby niewiarygodne. Dokument datowany np. na 7 lutego, w którym wskazany okres zatrudnienia upływa 12 lutego tworzyłby znaczną niepewność co do tego, czy część danych w nim zawartych jest zgodna z rzeczywistością. W ciągu ostatnich dni zatrudnienia mogłaby np. powstać niezdolność do pracy albo mogłoby dojść do ustania stosunku pracy z innych przyczyn niż wskazane w świadectwie itp., co może przecież także nastąpić w trakcie urlopu. W opisanej sytuacji jest jednak pewne rozwiązanie: na wniosek pracownika pracodawca może wydać mu wcześniej zaświadczenie o zatrudnieniu, w którym może potwierdzić, że w okresie do dnia wystawienia tego zaświadczenia jest on zatrudniony u danego pracodawcy, a ponadto można wskazać, że biegnie obecnie wypowiedzenie, które ma się zakończyć określonego dnia, a także podać stanowisko, na którym pracownik jest zatrudniony itd. – w zależności od potrzeb pracownika. Nie można jednak wystawić świadectwa pracy.

• Czy termin na wydanie świadectwa przez pracodawcę to 7 czy 14 dni od zakończenia zatrudnienia?

Odpowiedź: Terminem wydanie świadectwa pracy jest ostatni dzień zatrudnienia. Dopiero wtedy, gdy z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa jest niemożliwe w tym dniu, pracodawca można to zrobić w ciągu siedmiu dni od zakończenia zatrudnienia.

Uzasadnienie: Świadectwo pracy wydaje się bowiem w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z tym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia aktualnego stosunku pracy. Dopiero, jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu zatrudnienia jest niemożliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego (w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe) albo doręcza je w inny sposób.

Część pracodawców mylnie sądzi, że świadectwo pracy wydaje się w ciągu siedmiu dni od dnia zakończenia zatrudnienia. To błąd, gdyż możliwość wydania w ciągu siedmiu dni od dnia ustania zatrudnienia występuje w art. 97 par. 1 kodeksu pracy jako termin niejako dodatkowy, który wchodzi w grę dopiero wówczas, gdy ostatniego dnia zatrudnienia nie było takiej możliwości. Musi zatem istnieć obiektywna przyczyna takiego działania, której wystąpienie pozwala na niewydanie świadectwa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Warto dodać, że niewydanie świadectwa w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 282 par. 1 pkt 3 kodeksu pracy).

• Jakie przyczyny mogą właściwie uzasadniać wydanie świadectwa później niż ostatniego dnia zatrudnienia? Czy może to być np. to, że świadectwo wymaga dłuższego przygotowania w związku z długim okresem zatrudnienia, podczas którego pojawiało się wiele zdarzeń uwzględnianych w treści świadectwa?

Odpowiedź: Przyczyny obiektywne pozwalające na wydanie świadectwa w ciągu siedmiu dni od dnia ustania zatrudnienia to wszystkie te sytuacje, w których nie jest możliwe sporządzenie świadectwa, podpisanie przez osobę upoważnioną i przekazanie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Przyczyną taką może być kwestia braku możliwości przygotowania tego dokumentu, ale tylko wówczas, gdy data zakończenia zatrudnienia nie była znana z wyprzedzeniem.

Uzasadnienie: Jedną z częściej występujących sytuacji, w których wydanie świadectwa w ciągu siedmiu dni jest możliwe, to zakończenie zatrudnienia w dniu wolnym (wolny weekend, święto itp.) lub nieobecność pracownika ostatniego dnia zatrudnienia (np. wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, niezdolność do pracy).

Do obiektywnych przyczyn należy także sytuacja nagłego ustania zatrudnienia, głównie zwolnienie dyscyplinarne w wyniku bezzwłocznie podjętej decyzji przez pracodawcę po dokonaniu przez pracownika ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków). Dniem rozwiązania stosunku pracy (ostatnim dniem zatrudnienia) jest w takiej sytuacji dzień przekazania pracownikowi oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy i trudno w takich przypadkach mówić o faktycznej możliwości przygotowania często rozbudowanego w sferze informacyjnej świadectwa pracy.

Jednak to, że świadectwo wymaga pracy przy jego przygotowaniu, nie może być samo w sobie argumentem wówczas, gdy dzień ustania zatrudnienia był z góry znany – upływ okresu, na który została zawarta umowa na czas określony, biegnący okres wypowiedzenia. O ile wydanie świadectwa przed ostatnim dniem zatrudnienia nie jest możliwe, o tyle oczywiste jest to, że techniczne przygotowywanie jego treści może nastąpić wcześniej.

• Pracownik stawił się do pracy pod wpływem alkoholu, po czym przestał przychodzić do firmy. Osoba ta będzie zwolniona dyscyplinarnie. Czy wraz z pismem w sprawie zwolnienia dyscyplinarnego możemy mu wysłać świadectwo pracy?

Odpowiedź: W przypadku wysłania zwolnienia dyscyplinarnego pocztą nie jest możliwe jednoczesne wysłanie świadectwa, przede wszystkim z dwóch powodów: a mianowicie data wstawienia świadectwa poprzedzałaby dzień rozwiązania stosunku pracy oraz niemożliwe byłoby przyjęcie w sposób pewny okresu, do którego trwało zatrudnienie.

Uzasadnienie: Oświadczenie woli jest złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony (pracownika) w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Dotyczy to w pełni także zwolnienia dyscyplinarnego, które nie jest dokonane w dniu nadania pisma w tej sprawie, ale:

• w dniu, w którym pracownik odebrał przesyłkę (chodzi tu o odbiór wprost od osoby doręczającej lub odbiór w urzędzie pocztowym przesyłki awizowanej) lub
• w dniu upływu terminu drugiego awizowania w przypadku nieodebrania przesyłki.

Przypomnijmy w tym miejscu, że Sąd Najwyższy w wyroku z 5 października 2005 r. (sygn. akt I PK 37/05) wskazał, że dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktycznej możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.

Wracając do odpowiedzi na pytanie o możliwość wysłania zwolnienia i świadectwa jednocześnie: skoro w chwili nadania przesyłki nie można w sposób pewny ustalić dnia, w którym będzie ona odebrana, to tym samym nie da się ustalić dnia, do którego trwa stosunek pracy. Niemożliwe więc jest wskazanie w świadectwie okresu zatrudnienia.

Drugą kwestią jest data wystawienia takiego świadectwa: siłą rzeczy poprzedzałaby dzień rozwiązania umowy, co czyniłoby świadectwo dokumentem niewiarygodnym w zakresie jego treści informacyjnej.

Podsumowując: dopiero po uzyskaniu potwierdzenia odbioru zwolnienia dyscyplinarnego należy wystawić świadectwo i przesłać byłemu już pracownikowi.

• Umowa na czas określony kończy się w piątek. Kolejna umowa ma być zawarta w najbliższy wtorek. A więc w chwili zakończenia pierwszej umowy kolejna nie będzie jeszcze zawarta. Czy w tej sytuacji ma zostać wydane świadectwo za pierwszy okres zatrudnienia?

Odpowiedź: W tym przypadku wydanie świadectwa pracy za pierwszą umowę następuje jedynie na wniosek pracownika.

Uzasadnienie: Świadectwo pracy pracodawca wydaje pracownikowi ostatniego dnia trwania zatrudnienia (lub ewentualnie w ciągu siedmiu dni od tego dnia) tylko wówczas, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dla braku obowiązku wydania świadectwa wystarczający jest sam zamiar zawarcia kolejnego zatrudnienia istniejący w dniu ustania dotychczasowego. Oznacza to, że w dniu ustania zatrudnienia nie musi już być zawarta kolejna umowa o pracę, kolejny stosunek pracy nie musi także rozpoczynać się od kolejnego dnia po ustaniu dotychczasowego. W tym kontekście art. 97 par. 1 kodeksu pracy wprost wskazuje na to, że w dniu zakończenia stosunku pracy musi istnieć zamiar pracodawcy nawiązania kolejnego stosunku pracy. Jako że jest to wyjątek od reguły (obowiązek wydania świadectwa powinien być spełniony ostatniego dnia zatrudnienia), warto co najmniej zadbać o to, by zamiar ten można było uprawdopodobnić. Co więcej, by można było wykazać nie tyle zamiar pracodawcy, co zamiar stron, gdyż jak wiadomo, sama chęć kontynuacji zatrudnienia tylko przez jedną ze stron nie oznacza, że stosunek pracy ma jakiekolwiek możliwości powstania. Nie chodzi przy tym o sformalizowanie powstania kolejnego stosunku pracy w dniu rozwiązywania dotychczasowego (umowę o pracę z późniejszym terminem rozpoczęcia świadczenia pracy), lecz o wykazanie, że uzasadnione było niewydawanie świadectwa (np. może być to wymiana e-maili czy SMS-ów, w których pracodawca i pracownik wstępnie deklarują dalsze zatrudnienie). Będzie to istotne szczególnie wtedy, gdy kolejne zatrudnienie nie dojdzie jednak do skutku. W takim bowiem przypadku pracodawca będzie musiał przygotować i wydać świadectwo bez oczekiwania na wniosek pracownika, a realnie może powstać problem z jego przekazaniem w ciągu siedmiu dni od dnia ustania zatrudnienia. Przykładowo: umowa z pracownikiem rozwiązuje się 10 lutego br., a 16 lutego miała być z nim zawarta kolejna, w tym dniu okazało się jednak, że pracownik się rozmyślił. W takiej sytuacji przestaje istnieć wyjątek od obowiązku wydania świadectwa w zwykłych terminach, jednak pracodawca ma niezmiernie mało czasu na „zmieszczenie się” w terminie siedmiu dni od dnia ustania zatrudnienia. W takiej sytuacji pracodawca, dostarczając dowód, że istniało wstępne uzgodnienie co do dalszej współpracy, jednocześnie wykaże, że nie ponosi winy za niedochowanie terminu na wydanie tego dokumentu w ciągu siedmiu dni od ostatniego dnia zatrudnienia.

• Pracownik był zatrudniony na podstawie kolejno: umowy na okres próbny, dwóch umów na czas określony, a obecnie od roku pracuje na podstawie umowy na czas nieokreślony. Wydaliśmy wcześniej świadectwo za okres zatrudnienia na podstawie umowy próbnej. Pracownik złożył wniosek o wydanie mu świadectwa pracy. Czy w trakcie zatrudnienia można mu wydać świadectwo?

Odpowiedź: Tak, nie tylko można, ale nawet – na wniosek pracownika – trzeba to zrobić. Świadectwo obejmować będzie te zakończone okresy zatrudnienia, które wcześniej świadectwem nie zostały potwierdzone, czyli w tym przypadku obejmie ono okres zatrudnienia na podstawie dwóch umów na czas określony.

Uzasadnienie: W razie kontynuacji zatrudnienia – nawiązania kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od ustania dotychczasowego – pracownik w każdej chwili może wnioskować o wydanie mu świadectwa pracy. A zatem może to zrobić np. jeszcze przed zakończeniem pierwszej umowy, w dowolnym momencie obowiązywania drugiej czy trzeciej umowy. Nie jest on bowiem związany żadnym terminem na złożenie wniosku, może to zrobić w dowolnym czasie po zakończeniu zatrudnienia, także w chwili, gdy kolejna umowa trwa już wiele miesięcy czy nawet lat.

Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto tu dodać, że pracodawca nie może ograniczyć w regulacjach wewnętrznych wniosku np. jedynie do formy papierowej. Takie postanowienie ograniczałoby bowiem uprawnienia pracownicze i w jego miejsce stosowane byłyby nadal regulacje art. 97 par. 11 kodeksu pracy (w związku z art. 9 kodeksu pracy). Pojęcie postaci papierowej obejmuje formę papierową (wniosek wyrażony na papierze podpisany przez pracownika), ale również może to być kopia dokumentu papierowego, fax, wniosek papierowy niepodpisany.

Z kolei postać elektroniczna to zarówno dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub potwierdzony profilem zaufanym, ale także „zwykły” e-mail, jak również jakikolwiek inny sposób komunikacji elektronicznej – np. SMS, komunikator internetowy. Oczywistym zastrzeżeniem powinno jednak być to, że strony powinny korzystać we wzajemnych kontaktach z takiej formy porozumiewania się.

Po otrzymaniu wniosku pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo w ciągu siedmiu dni, przy czym:

• świadectwo obejmować może jedynie zakończone okresy zatrudnienia;
• świadectwo nie może ponownie objąć tych okresów zatrudnienia, za które wcześniej zostało wydane już świadectwo (świadectwa).

W opisanej sytuacji nie można objąć świadectwem okresu zatrudnienia na podstawie umowy na okres próbny, gdyż ten został już potwierdzony świadectwem, a więc kolejne wydane dokumenty dublowałoby ten okres. Nie można ponadto w żadnym przypadku odnieść się w wystawianym świadectwie do trwającego obecnie zatrudnienia na czas nieokreślony.

• Umowa o pracę na czas określony kończy się 10 lutego, kolejna zawarta ma być 12 lutego z terminem rozpoczęcia pracy od 19 lutego. Czy za pierwszą umowę powinniśmy wydać świadectwo? Pracownik nie złożył o nie wniosku, nie potrzebuje go.

Odpowiedź: W tej sytuacji świadectwo powinno zostać wydane, gdyż nawiązanie stosunku pracy następuje po upływie siedmiu dni od ostatniego dnia zatrudnienia. Aby nie było obowiązku jego wydania, konieczne jest, by w ciągu siedmiu dni od ostatniego dnia zatrudnienia powstał kolejny stosunek pracy, a nie tylko została zawarta kolejna umowa.

Uzasadnienie: Zasadą jest, że świadectwo pracy wydaje się ostatniego dnia zatrudnienia. Jeżeli jednak w ciągu siedmiu dni od ustania dotychczasowego zatrudnienia strony mają zamiar zawrzeć kolejny stosunek pracy, świadectwo jest wydawane jedynie na wniosek pracownika. Zgodnie z art. 26 kodeksu pracy stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. W ciągu siedmiu dni od upływu terminu, do którego zawarta była umowa na czas określony, strony mają podpisać koleją umowę. Nie będzie to jednak w opisanej sytuacji dzień nawiązania kolejnego stosunku pracy. Dzień ten zostaje wyznaczony na 19 lutego, a zatem później niż „w ciągu siedmiu dni” od ostatniego dnia zatrudnienia. W opisanej sytuacji konieczne jest zatem wydanie świadectwa 12 lutego albo – jeżeli w tym dniu jest to niemożliwe – w ciągu kolejnych siedmiu dni. Świadectwo powinno być wydane w tym przypadku bez oczekiwania na wniosek pracownika.

• Zatrudniamy pracownika równolegle na podstawie dwóch umów, do dwóch różnych rodzajowo prac, odpowiednio na 1/2 etatu i na 1/4 etatu. Obie umowy będą rozwiązane w tym samym dniu na podstawie porozumienia stron. Czy w związku z tym powinniśmy mu wydać jedno czy dwa świadectwa?

Odpowiedź: W opisanej sytuacji pracownik powinien otrzymać dwa świadectwa pracy.

Uzasadnienie: Wyjaśnienie zacznijmy od przypomnienia wyroku SN z 14 lutego 2002 r. (sygn. akt I PKN 876/00), w którym wskazano, że w ramach jednego stosunku pracy strony mogą określić dla pracownika więcej niż jeden rodzaj pracy. Możliwe jest jednak także zawarcie dwóch umów – przepisy tego nie wykluczają, jednak warunkiem jest, by umowy te dotyczyły innych rodzajów prac. O tym wyjątku wspomniał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 marca 1997 r. (sygn. akt I PKN 43/97): „z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy. Stosunek ten może być wprawdzie w pewnym zakresie modyfikowany w drodze tzw. klauzul autonomicznych, ale klauzule te nie są odrębnymi umowami o pracę i nie prowadzą do powstania dodatkowego stosunku pracy między tymi samymi podmiotami, a ponadto stanowią wyjątek od reguły ogólnej. Podobnie wyjątkiem od zasady ogólnej jest dopuszczenie możliwości zawierania odrębnych umów o pracę między tymi samymi podmiotami (istnienia między nimi więcej niż jednego stosunku pracy), jeżeli ich przedmiotem ma być praca innego rodzaju niż wcześniej umówiona (wynikająca z wcześniej nawiązanej umowy o pracę)”.

W przypadku zawarcia dwóch umów pomiędzy tymi samymi stronami (pracodawcą i pracownikiem) powstają dwa odrębne stosunki pracy. Przygotowanie i wydanie świadectwa pracy jest zaś związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. O ile świadectwo dotyczyć może – i w praktyce często dotyczy – zbiorczo kilku kolejnych umów, to nie może obejmować zbiorczo dwóch stosunków pracy trwających w tym samym czasie. Nie ma tutaj znaczenia tożsamość dat ich rozwiązania. Wobec powyższego w opisanej sytuacji należy wydać dwa świadectwa pracy.

treść świadectwa pracy

• Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny i kolejnych dwóch umów na czas określony. Każda umowa była zawierana bezpośrednio po dniu zakończenia poprzedniej. Czy w treści wystawianego teraz świadectwa należy wyodrębnić te trzy umowy?

Odpowiedź: W świadectwie nie wskazuje się rodzajów umów o pracę, na podstawie których pracownik był zatrudniony. W sytuacji gdy zatrudnienie było ciągłe, tzn. pomiędzy kolejnymi okresami zatrudnienia nie było przerw, okres zatrudnienia podaje się poprzez wskazanie daty początkowej istnienia stosunku pracy na podstawie pierwszej umowy i daty końcowej zatrudnienia w wyniku ustania ostatniej umowy.

Uzasadnienie: W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Uszczegółowienie treści świadectwa zawiera par. 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

W razie zawarcia kilku następujących po sobie umów w świadectwie pracy:

• nie podaje się rodzajów umów o pracę,
• okres zatrudnienia wskazuje się jako jeden okres zatrudnienia.

Nieprawidłowe byłoby zatem wskazanie w rubryce świadectwa pracy dotyczącej okresu lub okresów zatrudnienia np. „od 1.01.2022 r. do 31.12.2022 r. i od 1.01.2023 r. do 31.12.2023 r.”. W takim przypadku okres zatrudnienia podany powinien być w sposób ciągły: „od 1.01.2022 r. do 31.12.2023 r.”.

Inaczej będzie wówczas, gdy pomiędzy okresami zatrudnienia były kilkudniowe przerwy, a w związku z tym, że pracownik nie składał wcześniej wniosku o wydanie świadectwa, obecnie wystawiane jest świadectwo zbiorcze. W takich przypadkach konieczne jest odniesienie się do poszczególnych okresów, np. „od 1.01.2022 r. do 31.12.2022 r. i od 3.01.2023 r. do 31.12.2023 r.”. W tym przykładzie pomiędzy okresami zatrudnienia była dwudniowa przerwa i niezgodne ze stanem faktycznym byłoby podanie okresu ciągłego.

Odniesienie się do poszczególnych okresów zatrudnienia powinno występować wówczas, gdy następowały w trakcie zatrudnienia – a dokładniej w trakcie okresu zatrudnienia, dla którego wystawiane jest świadectwo – zmiany wymiaru czasu pracy lub zmiany rodzajów wykonywanej pracy (zajmowanych stanowisk, pełnionych funkcji). Przykładowo informacja o okresach zatrudnienia mogłaby brzmieć: „w okresie od 1.09.2020 r. do 31.12.2020 r. w wymiarze czasu pracy pełnym, w okresie od 1.01.2021 r. do 31.12.2023 r. w wymiarze 3/4 pełnego wymiaru czasu pracy”.

• Pracownik kończy zatrudnienie w połowie maja. Wykorzystał 3 dni urlopu z 26 mu przysługujących, pozostałe będą rozliczone ekwiwalentem. Czy w świadectwie należy osobno wskazać dni wykorzystanego urlopu i dni, za które wypłacono ekwiwalent?

Odpowiedź: Informując w świadectwie pracy o wykorzystanym urlopie, podajemy łącznie urlop zrealizowany w formie czasu wolnego i ten rozliczony ekwiwalentem. Nie powinno się rozbijać teFrozporzgo na osobne informacje, gdyż w żaden sposób nie byłoby to powiązane z celem informacyjnym świadectwa.

Uzasadnienie: Jedną z głównych informacji w świadectwie pracy (dotyczącą bowiem każdego pracownika) jest ta dotycząca urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. W wyjaśnieniach do pomocniczego wzoru świadectwa zawartych w załączniku do rozporządzenia dotyczącego świadectw pracy wskazano, że pracodawca podaje w tym zakresie wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu na żądanie – urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 kodeksu pracy. Celem tej informacji jest umożliwienie rozliczenia w danym roku kalendarzowym urlopu przez kolejnego pracodawcę zgodnie z przepisami dotyczącymi urlopu proporcjonalnego. Nie można więc w żaden sposób w tej informacji odnosić się do urlopu zaległego – nie ma on znaczenia dla przyszłego pracodawcy, gdyż rozliczenie zamyka się w stosunku pracy pracownika z dotychczasowym pracodawcą. W opisanej sytuacji pracownikowi przysługuje u dotychczasowego pracodawcy 11 dni urlopu (czyli 5/12 z 26 dni zaokrąglone w górę do pełnego dnia). „Wypoczywał” przez 3 dni (jak można domyślić się z treści pytania: 3 dni x 8 godzin), pozostałe 8 dni urlopu zostanie rozliczone ekwiwalentem pieniężnym. Nie ma żadnego powodu, by w świadectwie informacja została rozbita na dwie części, czyli na urlop w naturze i urlop rozliczony ekwiwalentem. Nie ma powodu, gdyż taka szczegółowość nie wnosi w rzeczywistości nic dla przyszłych uprawnień pracownika ze stosunku pracy. Służyć ma ona bowiem jedynie kolejnemu pracodawcy tego pracownika, u którego osoba ta podejmie zatrudnienie w tym samym roku. Kolejny pracodawca odpowiada tylko za urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u niego (dodajmy: nie udziela wyższego urlopu, gdy poprzedni pracodawca się pomylił i zaniżył wymiar wypoczynku), ale musi on też wiedzieć, czy i ile konkretnie urlopu zrealizowano w poprzednim zatrudnieniu, gdyż łącznie w roku kalendarzowym pracownik nie może mieć więcej, niż mu przysługuje zgodnie z przepisami (26 dni urlopu w przypadku osoby wskazanej w pytaniu). To zaś, ile z tego urlopu zostało rozliczone ekwiwalentem, jest dla tego kolejnego pracodawcy całkowicie nieistotną wiadomością. Wskazywanie na wypłacony ekwiwalent (pomijając nawet jego kwotę, której podanie byłoby naruszeniem przepisów) byłoby błędne. W świadectwie wskazanej osoby należy więc podać 11 dni (88 godzin).

• Gdzie w świadectwie pracy należy podać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy? Czy można to zapisać w informacji o okresach nieskładkowych?

Odpowiedź: W świadectwie w żaden sposób nie można odnosić się do okresów nieusprawiedliwionej nieobecności.

Uzasadnienie: W przepisach dotyczących treści świadectwa pracy (art. 97 kodeksu pracy i przede wszystkim par. 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy) nie wymienia się nieobecności nieusprawiedliwionych. Trafnie, gdyż to, że pracownik dopuścił się nieusprawiedliwionej nieobecności, nie jest istotne w związku z ustalaniem uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Błędem jest wskazanie na nieobecność nieusprawiedliwioną w informacjach uzupełniających. Obejmują one bowiem informacje:

1) o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2) na żądanie pracownika:

a) o wysokości i składnikach wynagrodzenia,

b) o uzyskanych kwalifikacjach,

c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w par. 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Nie jest to także okres nieskładkowy, bowiem ten nie oznaczają okresu „bez opłacania składek” (za okres nieobecności nieusprawiedliwionej pracownik nie nabywa wynagrodzenia, a zatem nie ma od czego naliczyć składek, więc nieobecność taka wpływa na ich wysokość), lecz okresy wpływające na uprawnienia emerytalne wymienione w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Zdecydowanie zaś trudno byłoby myśleć o doszukiwaniu się w tym katalogu okresów nieusprawiedliwionych nieobecności. Nie ma tym samym podstaw prawnych do wskazywania w świadectwie okresów nieusprawiedliwionych nieobecności i nie powinny być w nim wykazywane. Podanie takiej informacji oznaczałoby nieprawidłowość w treści świadectwa.

• W trakcie zatrudnienia pracownica przebywała przez sześć miesięcy na bezpłatnym urlopie. Czy wskazujemy to w dwóch miejscach świadectwa pracy, a więc w rubrykach dotyczących urlopu bezpłatnego i okresów nieskładkowych?

Odpowiedź: Urlopu bezpłatnego nie wykazuje się wśród okresów nieskładkowych. Odnosimy się w tej pozycji świadectwa pracy tylko do urlopu bezpłatnego, udzielonego w pewnym celu, z którą to sytuacją urlop wskazany w pytaniu zapewne nie był związany.

Uzasadnienie: W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, m.in. dotyczące:

1) wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

2) okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

3) okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Z tymi trzema grupami informacji wiązać się mogą urlopy bezpłatne.

Opierając się na numeracji z pomocniczego wzoru świadectwa pracy (stanowi on załącznik do rozporządzenia sprawie świadectwa pracy), w ust. 6 pkt 4 owego świadectwa wskazujemy na okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę jego udzielenia. Odnosimy się w tym zakresie do wszystkich urlopów bezpłatnych z całego okresu zatrudnienia, bez względu na podstawę jego udzielenia. Będą tutaj zatem podane zarówno urlopy udzielone na podstawie art. 1741 kodeksu pracy, jak i np. urlopy bezpłatne, związane z powołaniem pracownika do czynnej służby wojskowej. Jeżeli zaś urlop był związany ze służbą, to faktycznie będziemy się do niego odnosić pośrednio (konkretnie – do tego okresu) również w rubryce dotyczącej odbywania służby wojskowej.

Okresy nieskładkowe są podawane zgodnie ich katalogiem zawartym w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. W przepisach tego artykułu wymienia się faktycznie urlop bezpłatny, ale tylko jeden. Dotyczy to wyłącznie okresów „urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy ONZ i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą”. Jest to jedyny urlop bezpłatny, który kwalifikowany jest jako okres nieskładkowy i tym samym wykazywany w rubryce świadectwa dotyczącej okresów nieskładkowych. Nie podajemy w tym miejscu świadectwa żadnych innych urlopów bezpłatnych.

• Pracownikowi urodziło się dziecko, co miało miejsce 23 marca 2023 r. W czerwcu 2023 r. wykorzystał on dwa tygodnie urlopu ojcowskiego. Stosunek pracy z tym pracownikiem ulegnie zakończeniu z końcem maja 2024 r. Czy w świadectwie należy odnosić się do faktu wykorzystania urlopu ojcowskiego, skoro upłynął rok życia dziecka?

Odpowiedź: W tym przypadku w świadectwie należy wskazać na fakt wykorzystania urlopu, gdyż pracownik – na podstawie przepisów przejściowych ustawy nowelizującej kodeks pracy z 26 kwietnia 2023 r. – w związku z wiekiem dziecka mógłby nadal w kolejnych miejscach zatrudnienia wykorzystywać ten urlop.

Uzasadnienie: W świadectwie pracy odnosimy się m.in. do wykorzystania urlopu rodzicielskiego i ojcowskiego (nie podaje się zaś informacji o urlopie macierzyńskim), wskazując na wymiar wykorzystanego urlopu i liczbę części. Pracodawca wskazuje jednak wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy.

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownik ojciec ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do dwóch tygodni, nie dłużej jednak niż do:

1) ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia albo

2) upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia (art. 1823 kodeksu pracy).

Jeżeli zatem w dniu zakończenia stosunku pracy dziecko pracownika ma ponad rok, to nie ma już podstaw do wskazywania informacji o urlopie ojcowskim. Tutaj jednak przez pewien jeszcze czas – ponad rok – istotne będą regulacje przejściowe zawarte w art. 36 ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641). Zgodnie z nimi, pracownik ojciec wychowujący dziecko w dniu wejścia w nowelizacji ma prawo do urlopu ojcowskiego na zasadach określonych w przepisach dotychczasowych, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko:

1) 24. miesiąca życia albo

2) 14. roku życia, o ile nie upłynęły 24 miesiące od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie tego dziecka.

Skoro dziecko pracownika urodziło się 23 marca 2023 r., to w 26 kwietnia 202 r. był on „ojcem wychowującym dziecko”, a więc objętym jest ww. przepisem przejściowym. W związku zaś z tym, że mógłby jeszcze do 22 marca 2025 r. korzystać z u urlopu ojcowskiego na to dziecko, to informacja o wykorzystanym urlopie jest w świadectwie niezbędna.

• Po wypowiedzeniu umowy o pracę pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. W której pozycji świadectwa należy się do tego odnieść? Czy w związku z tym zwolnieniem należy wskazać krótszy okres wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku?

Odpowiedź: Jedynym skutkiem zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia jest niedopuszczanie pracownika do wykonywania pracy. Taka decyzja pracodawcy nie odbija się w żaden sposób na treści świadectwa, jak też nie ma wpływu na przyszłe uprawnienia pracownika z zakresu prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych.

Uzasadnienie: W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia (art. 362 kodeksu pracy). W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy to jednostronna decyzja pracodawcy, kwalifikowana jako polecenie służbowe. Może być podjęta na każdym etapie trwającego wypowiedzenia (od razu po dokonaniu wypowiedzenia, w połowie czy nawet pod sam koniec), niezależnie od tego, która strona dokonała wypowiedzenia. Świadczenie pracy po złożeniu przez pracodawcę jednostronnego oświadczenia woli o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, dające podstawę do rozwiązania stosunku pracy w trybie natychmiastowym (wyrok Sądu Najwyższego z 17 maja 2017 r., sygn. akt III PK 101/16).

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy nie wpływa ani na okres zatrudnienia (pracownik nadal pozostaje w zatrudnieniu), ani na wymiar czasu pracy.

W świadectwie pracy należy wskazać rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane przez pracownika stanowiska lub pełnione funkcje w całym okresie zatrudnienia, który objęty jest wystawianym świadectwem. Podajemy przy tym wszystkie zajmowane przez pracownika stanowiska wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia pracy na poszczególnych z nich. Niewykonywanie pracy w okresie wypowiedzenia na skutek zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy nie skutkuje zmianą stanowiska pracy. Świadectwo nie odnosi się w tym zakresie tylko do okresów faktycznego realizowania zadań związanych ze wskazanym w umowie rodzajem pracy, a do okresu zatrudniania na tym stanowisku.

Fakt zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy nie jest uwzględniany w świadectwie pracy wprost, jak też nie wpływa na kształt żadnej z informacji zawieranych w świadectwie.

• W okresie wypowiedzenia zostało zawarte porozumienie dotyczące skrócenia okresu wypowiedzenia (na wniosek pracownika). W jaki sposób zapisać to w świadectwie pracy, wskazując na tryb rozwiązania umowy?

Odpowiedź: Zawarcie porozumienia o skróceniu okresu wypowiedzenia nie wpływa na tryb rozwiązania stosunku pracy – formalnie nadal jest to wypowiedzenie. Wskazać należy podstawę prawną oraz stronę, która dokonała wypowiedzenia. Natomiast nie należy odrębnie odnosić się w świadectwie do samego faktu zawarcia porozumienia.

Uzasadnienie: Po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną ze stron stosunku pracy (pracodawcę lub pracownika) strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 36 par. 6 kodeksu pracy). Z inicjatywą zawarcia porozumienia w tej kwestii może wystąpić zarówno strona, która wypowiedziała umowę, jak i druga strona. Przepisy nie określają, o jaki okres można skrócić czas trwania wypowiedzenia. Strony mają w tym zakresie dowolność: mogą ustalić jakąkolwiek datę, także przypadającą np. w środku miesiąca, w oderwaniu od przedziałów miesięcznych czy tygodniowych, w których liczone są okresy wypowiedzenia na gruncie kodeksu pracy.

W sytuacji opisanej w pytaniu istotne jest to, że skrócenie długości okresu wypowiedzenia nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę. Nadal mamy tu do czynienia z wypowiedzeniem, nie przekształciło się ono w porozumienie stron. Inaczej będzie wtedy, gdy strony w trakcie wypowiedzenia zawarły porozumienie dotyczące nie jego skrócenia, ale rozwiązania umowy za porozumieniem stron, co jest prawnie możliwe.

W świadectwie pracy należy wskazać na rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, podając stronę, która dokonała wypowiedzenia (pracodawca lub pracownik), np. w przypadku wypowiedzenia wręczonego pracownikowi można wskazać następująco: „Stosunek pracy ustał w wyniku: a) rozwiązania umowy za wypowiedzeniem złożonym przez pracodawcę, art. 30 par. 1 pkt 2 kodeksu pracy”.

Nie dodajemy przy tym, że zastosowano skrócony okres wypowiedzenia. Samo porozumienie powinno zaś zostać umieszczone w aktach osobowych pracownika jako dowód zastosowania prawidłowego okresu wypowiedzenia.

Umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem skróconego okresu wypowiedzenia. Jako dzień zakończenia zatrudnienia powinien zatem zostać wskazany dzień, na który strony ustaliły zakończenie zatrudnienia (dzień upływu skróconego okresu wypowiedzenia).

Zawarcie porozumienia w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia należy odróżnić od jednostronnego skrócenia okresu wypowiedzenia przez pracodawcę w oparciu o art. 361 kodeksu pracy. Na podstawie przepisów tego artykułu pracodawca może zastosować skrócony okres trzymiesięcznego wypowiedzenia umowy o pracę – nie mniej niż do miesiąca – w sytuacjach gdy wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. W takim przypadku umowa rozwiązuje się z dniem upływu skróconego wypowiedzenia, zaś za pozostały czas pierwotnego wypowiedzenia pracownik uzyskuje odszkodowanie. W świadectwie pracy jest zaś obowiązkowo podawany okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie, gdyż okres ten podlega wliczeniu od ogólnego stażu pracy.

• Pracownica, której wystawiamy teraz świadectwo, na początku lat 90. przebywała na urlopie wychowawczym. Czy urlop ten ma być wskazywany w świadectwie tylko w rubryce dotyczącej urlopu wychowawczego?

Odpowiedź: Nie, okres ten wykazywany jest w dwóch miejscach świadectwa – odnoszącym się wprost do urlopu oraz jako okres nieskładkowy. To drugie wskazanie jest związane z tym, że okres urlopu wychowawczego sprzed 1999 r. był okresem nieskładkowym.

Uzasadnienie: W świadectwie pracy podajemy m.in. informacje dotyczące:

• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresów nieskładkowych.

Od 1 stycznia 1999 r. okres urlopu wychowawczego jest okresem składkowym, co wynika z art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. A zatem okresy urlopów wykorzystywane od tego dnia podawane są tylko w tym miejscu świadectwa, w którym podajemy podstawę prawną udzielenia urlopu wychowawczego, jego wykorzystany wymiar, okres i liczbę części.

Okres urlopu wychowawczego dopiero po 31 grudnia 1998 r. objęto obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, a to na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z art. 16 ust. 8 tej ustawy, co wiąże się z zakwalifikowaniem ich do okresów ubezpieczenia według art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. „Tym samym okresy urlopu wychowawczego, udzielonego przed tą datą, w dacie obowiązywania rozporządzenia Rady Ministrów z 17 lipca 1981 r. w sprawie urlopów wychowawczych (Dz.U. z 1981 r. nr 19 poz. 97), należy traktować tak, jak okresy nieskładkowe (art. 7 pkt 5 ustawy o emeryturach i rentach z FUS), a takowe nie stanowią okresu ubezpieczenia, o którym stanowi omawiana regulacja art. 29 ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z FUS” – tak wskazano m.in. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 9 września 2008 r. (sygn. akt III AUa 1525/07). Opierając się na art. 7 pkt 5 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, urlop okres urlopu wychowawczego wskazanego w pytaniu należy wymienić w świadectwie także wśród okresów nieskładkowych.

sprostowanie, wydanie kopii świadectwa

• Jakie dokumenty przedstawić ma syn naszego byłego pracownika, który wystąpił z wnioskiem o wydanie kopii świadectwa pracy ojca?

Odpowiedź: Syn byłego pracownika uprawniony jest ustawowo do wnioskowania o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej wówczas, gdy były pracownik zmarł. Powinien zatem wykazać fakt zgonu ojca (przedstawiając akt zgonu), przedłożyć dokument potwierdzający tożsamość oraz wykazać, że zmarły był jego ojcem (załaczając odpis skrócony z akt ów stanu cywilnego).

Uzasadnienie: Pracodawca ma obowiązek wydania kopii całości lub wskazanej we wniosku części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) wymienionych w art. 949 par. 3 kodeksu pracy osób bliskich w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Uprawnienie to przysługuje następującym członkom rodziny zmarłego:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Wskazane osoby bliskie mogą domagać się wydania kopii dokumentacji pracowniczej tylko w razie zgonu pracownika lub byłego pracownika – w takim przypadku ich uprawnienie wynika wprost z przepisów kodeksu pracy. Mogą działać również na podstawie upoważnienia, a wówczas muszą przedstawić to umocowanie.

Wydanie kopii dokumentacji pracowniczej na podstawie art. 9412 kodeksu pracy członkom rodziny zmarłego pracownika lub byłego pracownika następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby ich uprawnienia. Pracodawca nie może przy tym domagać się podania celu wydania kopii.

Pracodawca bada samo uprawnienie wnioskodawcy, czyli musi domagać się od tej osoby potwierdzenia faktu zgonu pracownika lub byłego pracownika (w postaci aktu zgonu) – o ile nie posiada już tej informacji; potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy oraz istnienia w chwili zgonu określonego powyżej powiązania rodzinnego (odpis aktu urodzenia, inny dokument, z którego wynika, że wnioskodawca jest synem byłego pracownika).

Pracodawca realizuje wniosek nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Niedotrzymanie tego terminu może pociągnąć za sobą odpowiedzialność odszkodowawczą, nie jest jednak zagrożone odpowiedzialnością wykroczeniową. Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji dołącza się do akt osobowych, przy czym odpowiednio: wniosek pracownika załącza się do części B tych akt, a wniosek byłego pracownika lub członków rodziny zmarłego pracownika – do części C.

• Były pracownik już po raz drugi w ciągu ostatnich sześciu miesięcy zwrócił się z wnioskiem o wydanie kopii świadectwa. Czy musimy ponownie taką kopię sporządzić?

Odpowiedź: Tak, przepisy nie wprowadzają limitów w zakresie realizacji uprawnienia do wnioskowania o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej.

Uzasadnienie: Pracodawca ma obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek m.in. byłego pracownika. Wniosek taki w praktyce często dotyczy właśnie kopii świadectwa pracy jako dokumentu użytkowego związanego z zakończeniem zatrudnienia, którego utrata przez jego posiadacza jest jak najbardziej możliwa i się zdarza.

Przepisy nie ustanawiają jakichkolwiek ograniczeń w zakresie częstotliwości składania wniosków o wydanie kopii świadectwa przez tę samą osobę. W skrajnych przypadkach ograniczenie takie można byłoby – zdaniem autora – wywieść ewentualnie z art. 8 kodeksu pracy, zgodnie z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Na tej podstawie mógłby zostać zakwestionowany jednak kolejny z rzędu wniosek (nie drugi, ale np. czwarty, piąty itp.) złożony przez tę samą osobę w krótkim odstępie czasu od zrealizowania poprzedniego wniosku o stworzenie kopii całości dokumentacji, gdzie można byłoby dostrzec działanie złośliwe, nastawione na obciążenie pracodawcy. Podkreślmy jednak, że nawet w takich – skrajnych jednak przypadkach – przepisy wprost nie ustanawiają ograniczeń. W sytuacji opisanej w pytaniu trudno mówić zaś o jakimkolwiek działaniu naruszającym zasady współżycia społecznego. W tym przypadku ponowny wniosek rzeczywiście może po prostu wynikać z utraty kopii świadectwa. Pracodawca powinien zdecydowanie ten wniosek zrealizować.

• Czy za wydanie kopii świadectwa pracy możemy pobierać wynagrodzenie odpowiadające nakładowi pracy i kosztom zużytych materiałów?

Odpowiedź: Nie, za wydanie pierwszej kopii nie można pobierać opłat. Należy jednak przyjąć, że w przypadku kolejnych wniosków pracodawca może pobrać opłatę na podstawie przepisów RODO.

Uzasadnienie: Osoby uprawnione do złożenia wniosku o wydanie dokumentacji pracowniczej na podstawie art. 9412 kodeksu pracy mogą wnioskować o zarówno o wydanie kopii określonej części, jak i całości tej dokumentacji. Zakres wniosku może być zatem potencjalnie bardzo szeroki, a jego realizacja będzie związana z wymiernym nakładem pracy i kosztami po stronie pracodawcy. Pracodawca nie ma jednak możliwości domagania się jakiejkolwiek odpłatności za sporządzone kopii i nie ma tu znaczenia obszerność dokumentacji. Nie można domagać się ani wynagrodzenia za wykonane czynności, ani nawet zwrotu faktycznych kosztów z tym związanych. Realizacja wniosku pracownika (lub innych uprawnionych osób) jest wykonywaniem przez pracodawcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Warto jednak sięgnąć do art. 15 ust. 3 RODO. Zgodnie z nim administrator danych dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Regulacje te znajdują zastosowanie także odnośnie do danych osobowych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem. A zatem w razie złożenia kolejnego wniosku pracodawca może pobrać opłatę. Dotyczy to jednak tyko kolejnego wniosku o wydanie kopii tych samych dokumentów.

• Pracownik złożył wiosek o sprostowanie świadectwa pracy – wskazał na błąd w okresie trwania zatrudnienia. Wniosek wpłynął jednak po dwóch miesiącach od zakończenia zatrudnienia. Czy w tej sytuacji można sprostować świadectwo?

Odpowiedź: Wiosek złożony po terminie, ale odnoszący się do oczywistej pomyłki, można sprostować.

Uzasadnienie: Jeżeli zdaniem pracownika wydane mu świadectwo pracy zawiera nieprawdziwe lub niepełne informacje, to może wystąpić on z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie treści tego świadectwa (art. 97 par. 21 kodeksu pracy). Jak podkreślił SA w Krakowie w wyroku z 6 września 2012 r. (sygn. akt III AUa 354/12; niepublikowany), kodeks pracy przewiduje stosowny tryb sprostowania świadectwa pracy, inicjowany na wniosek pracownika. Oznacza to, że ma on obowiązek sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i kwestionować zawarte w nim wadliwości. Nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku odpowiedniego – zgodnego z prawem – ukształtowania treści świadectwa. Jeśli jednak ujawni się wadliwość świadectwa pracownik, który świadectwa nie kwestionował, musi – wspólnie z pracodawcą – ponieść konsekwencje owej wadliwości.

Pracownik ma na wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie świadectwa 14 dni od dnia jego otrzymania. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 15 grudnia 2009 r. (sygn. akt II PK 156/09), terminy przewidziane w art. 97 par. 21 kodeksu pracy są terminami prawa materialnego, stąd oddala się powództwo, gdy pozew został wniesiony po upływie terminów określonych w tym przepisie, jeżeli ich nie przywrócono. Wniosku złożonego po terminie pracodawca nie jest obowiązany rozpatrywać. Można jednak to zrobić – w szczególności w przypadkach oczywistych pomyłek w świadectwie pracy.

• Podczas zatrudnienia pracownik podnosił kwalifikacje, uzyskał bardzo wartościowe rynkowo uprawnienia. Wskazaliśmy to w świadectwie. Pracownik wystąpił z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Czy ma rację, że to błąd? Czy powinniśmy dokonać korekty świadectwa?

Odpowiedź. Informacja o uzyskanych kwalifikacjach podana może zostać w świadectwie tylko na wniosek pracownika. Skoro go nie złożył i nie zaakceptował tego, że pracodawca tę informację podał, to występując z wnioskiem o sprostowanie świadectwa, ma rację. Pracodawca wniosek ten powinien zrealizować.

Uzasadnienie: W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, wymienione w sposób zamknięty w przepisach kodeksu pracy oraz rozporządzenia dotyczącego świadectw pracy. Poza danymi umieszczanymi każdorazowo przez pracodawcę istnieją trzy grupy informacji wprowadzanych do świadectwa tylko na wniosek pracownika. Dotyczą one:

a) wysokości i składników wynagrodzenia;

b) uzyskanych kwalifikacji;

c) wskazania prawomocnego wyroku sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w par. 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy przedłożonego przez pracownika o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Przepisy nie przybliżają (wskazują) w żaden sposób ani formy, ani też terminu, w jakim wniosek pracownika powinien zostać złożony. Wniosek ów może trafić do pracodawcy w każdej postaci; dla celów dowodowych najlepiej byłoby, gdyby nastąpiło to w formie/postaci papierowej lub ewentualnie w postaci elektronicznej. Dla pracodawcy jest to istotne, by mógł wykazać, że nie podał informacji w świadectwie z własnej inicjatywy. Wiosek powinien zostać umieszczony w aktach osobowych.

Podanie informacji o uzyskanych kwalifikacjach wymaga wniosku pracownika. Działanie pracodawcy w dobrej wierze i jego ocena przydatności tych danych dla kariery pracownika itp. nie mają tutaj żądnego znaczenia. Brak wniosku pracownika oznacza nieprawidłowe wypełnienie świadectwa pracy. Pracownik może domagać się w takiej sytuacji jego sprostowania i pracodawca powinien uwzględnić ten wniosek. Po akceptacji wniosku o sprostowanie świadectwa nie jest dokonywana korekta – pracodawca obowiązany jest wydać nowe świadectwo, a dotychczasowe – znajdujące się w aktach osobowych – zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Powinien to zrobić w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku o sprostowanie. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego świadectwa pracy pracownikowi w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Nowe świadectwo opatrzone powinno zostać datą jego wystawienia, a nie datą wystawienia poprzedniego świadectwa. Obowiązkiem pracodawcy jest również umieszczanie w części C akt osobowych m.in. wniosków o sprostowanie lub uzupełnienie świadectw pracy (par. 3 pkt 3 lit. b rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

wydanie nowego świadectwa, wzmianka o wyroku na świadectwie

• Po upływie jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia zakończył się stosunek pracy z pracownikiem i wydano mu świadectwo pracy. Jednak wcześniej pracownik wystąpił do sądu pracy o przywrócenie do pracy. Wygrał sprawę i został przywrócony do pracy (około siedem miesięcy po upływie okresu wypowiedzenia) na poprzednie stanowisko pracy. Pracownik po trzech miesiącach otrzymał ponowne wypowiedzenie. Jaki okres zatrudnienia należy podać w świadectwie? Czy trzeba wskazać na wyrok przywracający do pracy?

Odpowiedź: W związku z zakończeniem zatrudnienia powinno zostać wydane świadectwo pracy dotyczące okresu od dnia podjęcia pracy po przywróceniu do niej i do dnia rozwiązania za wypowiedzeniem. W świadectwie tym w żaden sposób nie należy odnosić się do przywrócenia do pracy, jak też do wyroku sądu.

Uzasadnienie: W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu siedmiu dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. Z treści pytania wywnioskować można, że pracownik z takim wnioskiem nie wystąpił – nie jest ograniczony terminem, może to zrobić nadal.

Uzupełnienie dotyczy jednak treści wcześniej wydanego świadectwa. Wyrok sądu, podjęcie pracy w związku z przywróceniem do niej, w żaden sposób nie wpływają na treść świadectwa, które dotyczyć będzie kolejnego okresu zatrudnienia. Orzeczenie przywracające pracownika do pracy nie działa ex tunc, lecz restytuuje stosunek pracy ex nunc, to jest od dnia, w którym ziścił się ustawowy warunek w postaci zgłoszenia przez pracownika do pracy. W konsekwencji oznacza to, że pomiędzy chwilą rozwiązania umowy pracę a momentem skutecznego zgłoszenia przez skarżącą oświadczenia o gotowości do podjęcia pracy stosunek pracy między stronami nie istniał. Co za tym idzie, należy przyjąć, że okres pozostawania bez pracy po nieuzasadnionym lub niezgodnym z prawem wypowiedzeniu przez pracodawcę umowy o pracę nie może być uważany za okres zatrudnienia, nawet jeżeli pracownik został przywrócony do pracy i zasądzono na jego rzecz wynagrodzenie za pracę. W tym okresie pracownik nie nabywa uprawnień do świadczeń pracowniczych uzależnionych od pozostawania w stosunku pracy. Nie nabywa więc w tym okresie urlopu wypoczynkowego ani nie może wykorzystać nabytego wcześniej uprawnienia urlopowego (wyrok WSA w Olsztynie z 26 sierpnia 2014 ., sygn. akt II SA/Ol 796/14). Poprzedni stosunek pracy został zakończony, wydane w związku z tym świadectwo nie utraciło ważności w konsekwencji przywrócenia do pracy. Pomiędzy upływem okresu wypowiedzenia a stawieniem się do pracy w wyniku przywrócenia osoba ta nie pozostawała w zatrudnieniu u tego pracodawcy.

• Pracownik odwołał się od zwolnienia dyscyplinarnego i wygrał. Mamy mu wydać nowe świadectwo. Czy możemy to uzależnić od zwrotu przez pracownika dotychczasowego świadectwa?

Odpowiedź: Stawianie takiego warunku jest niedopuszczalne. Przepisy nie warunkują obowiązku wydania nowego świadectwa w razie prawomocnego orzeczenia sądu o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika od przedstawienia przez pracownika wcześniej wydanego świadectw pracy czy też jego zwrotu.

Uzasadnienie: W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu siedmiu dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy trzeba uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu (tak wynika z par. 7 pkt 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Uzupełnienie treści świadectwa nie dotyczy jednak sytuacji, w której orzeczenie zapadło w związku ze zwolnieniem dyscyplinarnym. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy. Odnośnie do trybu rozwiązania umowy – wskazuje w nim na rozwiązanie za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Pracodawca ma na to siedem dni od dnia uprawomocnienia się wyroku. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego świadectwa w tym terminie nie byłoby możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.

W żaden sposób nie można warunkować wydania nowego świadectwa od przedłożenia przez pracownika świadectwa wcześniej wydanego. Takiego obowiązku nie można wymagać, pracodawca nie może go narzucić. Odmowa wydania w takiej sytuacji świadectwa naraża pracodawcę na odpowiedzialność za wykroczenie związane z niewydaniem świadectwa w terminie. Pracownik będzie mógł również wystąpić z roszczeniem o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie świadectwa pracy. W takim przypadku przysługuje mu odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie dłuższy niż sześć tygodni.

Pracodawca najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Zniszczenie dotychczasowego świadectwa ma zatem nastąpić w sposób trwały, który nie daje możliwości ponownego ustalenia jego treści. Szczególnie istotne jest to wówczas, gdy akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, gdyż związane musi być z takim usunięciem odwzorowania cyfrowego świadectwa pracy, by nie można było go odzyskać z systemu.

Nowe świadectwo jest również wydawane w razie uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa (absolutnie nie są w tym zakresie dokonywane uzupełnienia czy zmiany na dotychczasowym świadectwie) lub uwzględnienia przez sąd pracy powództwa o sprostowanie świadectwa oraz w razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy. ©℗