W służbie cywilnej prościej rozliczą czas pracy, bo mają minikonta

To nowe rozwiązanie jest bardziej elastyczne w obsłudze kadrowej niż to ogólne wynikające z kodeksu pracy. Nie wymaga różnicowania nadgodzin i pozwala wypłacić wynagrodzenie za nie dopiero po czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Od 27 września 2023 r. w służbie cywilnej bez względu na stosowany system czasu pracy można wprowadzić czteromiesięczny okres rozliczeniowy, co jest rozwiązaniem bardzo elastycznym i zostało dopuszczone na podstawie ustawy z 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1195). Od 1 stycznia 2024 r. z kolei wprowadzono możliwość płacenia wynagrodzenia za nadgodziny pracownikom i urzędnikom służby cywilnej i od tej daty istnieją dwie alternatywne formy rekompensaty nadgodzin: wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Druga nowelizacja jest wynikiem zmian wprowadzonych na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598), którą zmieniono po raz kolejny art. 97 ustawy o służbie cywilnej, a także dodano nowy art. 97a w całości dotyczący wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Zatem teraz dwa przepisy – art. 97 i 97a ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: u.s.c.) dotyczą problematyki czasu pracy członków korpusu służby cywilnej.

Na jakich zasadach

Zgodnie z art. 97 ust. 11 u.s.c. we wszystkich przypadkach wynagrodzenie przyznawane jest jedynie na wniosek członka korpusu służby cywilnej, który rozpoznaje dyrektor generalny urzędu. To od jego decyzji zależy ostatecznie przyznanie dnia wolnego od pracy albo wynagrodzenia zamiast czasu wolnego. Zatem możliwe jest nadal jedynie oddawanie czasu wolnego za nadgodziny, jeśli urząd nie będzie miał budżetu na dodatkowe wynagrodzenia i w takiej sytuacji dyrektor generalny może po prostu nie akceptować żadnych wniosków o wynagrodzenia za nadgodziny składanych przez pracowników. Należy jednak wystrzegać się takich postanowień w regulaminach pracy, gdyż byłyby one nieważne z mocy prawa ze względu na ich sprzeczność z u.s.c., co wynika z art. 9 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.)

Procedura rozpatrywania wniosku o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny jest od 2024 r. następująca:

• wniosek składa się dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego i pracownicy mają na to 14 dni po dniu zakończenia takiego okresu, a więc w żadnym przypadku nie ma możliwości złożenia wniosku o wypłatę w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego, co nie oznacza, że w trakcie okresu rozliczeniowego nie może być oddawany czas wolny za nadgodziny, zwłaszcza jeśli pracownik wystąpi z taką prośbą;
• wniosek składa się za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, ale u.s.c. milczy na temat jego roli, czyli nie rozstrzyga, czy ma on go zaopiniować, czy nie; wydaje się więc, że możliwe jest po prostu jego przekazanie drogą służbową do dyrektora generalnego, ale nie jest wykluczone także dołączenie opinii przełożonego;
• dyrektor generalny ma następnie także 14 dni od dnia złożenia wniosku na jego rozpatrzenie, a ustawa nie przewiduje żadnych kryteriów odmowy czy uwzględnienia takiego wniosku, a więc będzie to uprawnienie w pełni uznaniowe i zależne od decyzji dyrektora generalnego, który nie musi także uzasadniać odmowy wypłaty wynagrodzenia;
• podjęcie decyzji odmownej oznacza, że będzie trzeba udzielić czasu wolnego za wypracowane nadgodziny, ale u.s.c. milczy na temat terminu na jego udzielenie; w uzasadnieniu projektu nowelizacji wpisano, że będzie to czas do końca następnego okresu rozliczeniowego, jednak nie ma na to podstawy prawnej w przepisach u.s.c.;
• podjęcie decyzji pozytywnej oznacza wypłatę wynagrodzenia, ale i tutaj jest luka w u.s.c. w sprawie terminu wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny; za najbardziej prawdopodobne rozwiązanie należy przyjąć termin wypłaty wynagrodzenia za kolejny miesiąc kalendarzowy;
• wydaje się uzasadnione, choć budzi wątpliwości, także podjęcie decyzji mieszanej – czyli wypłata wynagrodzenia za część godzin nadliczbowych i oddanie czasu wolnego za pozostałą część nadgodzin; w takim przypadku dyrektor generalny powinien wyraźnie wskazać, za nadgodziny z których miesięcy ma być wypłacone wynagrodzenie, gdyż to będzie miało znaczenie dla sposobu jego naliczenia.

Brak wniosku pracownika o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny w terminie 14 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego oznacza, że całość nadgodzin musi zostać rozliczona w postaci czasu wolnego od pracy. Pracodawca (urząd) nie może podjąć samodzielnej decyzji o wypłacie wynagrodzenia za nadgodziny. Ustawa nie reguluje czasu, do którego ma to nastąpić, a więc należy przyjąć, że maksymalnie do okresu przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy, który zgodnie z art. 291 k.p. wynosi trzy lata od ich wymagalności.

Za wszystkie nadgodziny u.s.c. przyznaje wynagrodzenie bez dodatku, a więc nie trzeba dzielić nadgodzin na dobowe i średniotygodniowe oraz analizować, czy przypadły one w dniu roboczym, czy wolnym od pracy oraz w dzień czy w nocy. Wystarczy matematycznie zliczyć liczbę nadgodzin, ale nie może to być suma z okresu rozliczeniowego, tylko powinna być rozbita na poszczególne miesiące. Powyższe wynika ze sposobu obliczania wynagrodzenia za nadgodziny przyjętego w art. 97a u.s.c., który zakłada podzielenie wynagrodzenia należnego pracownikowi przez normę godzin pracy w danym miesiącu, a więc mimo że rozliczenie wynagrodzenia będzie dokonywane na koniec okresu rozliczeniowego, będzie się ono odnosiło do poszczególnych jego miesięcy. [przykład 1]

przykład 1

Należy pamiętać, że w art. 97 u.s.c. z 27 września 2023 r. dodano ust. 2d, z którego wynika, że w stosunku do członków korpusu służby cywilnej objętych systemem zadaniowego czasu pracy, dyrektorów generalnych urzędów oraz kierowników urzędów zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zatem w stosunku do większości pracowników i urzędników służby cywilnej prowadzona powinna być pełna ewidencja czasu pracy, zgodnie z wymaganiami art. 149 k.p. i rozporządzenia wykonawczego do kodeksu pracy dotyczącego dokumentacji pracowniczej. A więc nadgodziny powinny być rejestrowane tak jak dla ogółu pracowników w poszczególnych dobach pracowniczych, a jedynie we wnioskach o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny można je zsumować i nie dzielić na wynikające z dni roboczych, dni wolnych od pracy, nocne itp.

Odmienne rozwiązania

Dla służby cywilnej ustawodawca przyjął odmienne zasady niż wynikające z k.p. i temu celowi służyło dodanie do u.s.c. nowego art. 97a. Zgodnie z jego ust. 1 wynagrodzenie za nadgodziny ustala się na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. A więc mimo dopuszczenia wypłaty za wszystkie nadgodziny na koniec okresu rozliczeniowego wynagrodzenie będzie musiało być wyliczane odrębnie za każdy jego miesiąc, jego stawki będą się wahały w związku z różnymi nominałami czasu pracy w poszczególnych miesiącach.

Znając wątpliwości wynikające z przepisów k.p. dotyczące zasad ustalania wynagrodzenia za nadgodziny, tym razem ustawodawca wyraźnie uregulował matematyczny sposób wyliczania wynagrodzenia, przyjmując, że:

• godzinową stawkę wynagrodzenia ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu, w którym miała miejsce praca nadliczbowa;
• norma godzin pracy w miesiącu została z kolei zdefiniowana analogicznie jak wymiar czasu pracy z art. 130 k.p. obliczany dla miesięcznego okresu rozliczeniowego, gdyż oblicza się ją:

– mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadającą w danym miesiącu, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie

– obniżając ją o 8 godzin za każde święto występujące w danym miesiącu i przypadające w innym dniu niż niedziela. [przykład 2]

przykład 2

Różnice w stosunku do kodeksu pracy

Przyjęte w ustawie rozwiązanie jest bardziej elastyczne i prostsze w obsłudze kadrowej niż rozwiązanie ogólnie obowiązujące na podstawie k.p. Po pierwsze nie trzeba bowiem dzielić nadgodzin na dobowe i średniotygodniowe i różnicować terminów wypłaty za nie. Po drugie czas wolny może być udzielany także bez wniosków pracowników w proporcji 1:1, gdyż ustawa wymaga wniosku jedynie w przypadku, gdy pracownik chce połączyć odebranie czasu wolnego za nadgodziny z urlopem wypoczynkowym (art. 97 ust. 9 u.s.c.). W u.s.c. dopuszczono możliwość całościowego rozliczenia wynagrodzenia za nadgodziny po zakończonym okresie rozliczeniowym, co jest nieprawidłowym działaniem w przypadku zasad ogólnych wynikających z k.p., który wymaga wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dobowe co miesiąc, nawet gdy pracodawca wprowadzi maksymalny dopuszczony kodeksem, czyli 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy.

Nie będzie jednak różnic w wyliczonych kwotach wynagrodzenia za nadgodziny, gdyż w u.s.c. dopuszczono co prawda rozliczenie go w całości po zakończonym okresie rozliczeniowym, ale jednak według stawek wynagrodzenia z poszczególnych miesięcy okresu rozliczeniowego. To rozwiązanie z kolei oznacza dużo pracy dla pracowników działów kadr i płac, jeśli urząd wprowadził trzy- lub czteromiesięczny okres rozliczeniowy, gdyż wtedy na koniec okresu trzeba rozliczyć wynagrodzenie za nadgodziny oddzielnie dla każdego z miesięcy wchodzących w skład danego okresu rozliczeniowego. Mimo to warto rozważyć wprowadzenie takiego rozwiązania w k.p., bo wielu pracodawców tak postępuje w praktyce, zobowiązując pracowników do odbierania wszystkich nadgodzin i wypłacając wynagrodzenie za nadgodziny jedynie na koniec okresu rozliczeniowego, w sytuacji gdy nie udało się odebrać za część z nich czasu wolnego. ©℗