Jak rozliczyć dziewięciogodzinną pracę w systemie podstawowym i równoważnym

Nasi pracownicy pracują w systemie podstawowym lub równoważnym. W systemie podstawowym pracują w stałych dniach (poniedziałek–piątek) i w stałych godzinach (8–16). W systemie równoważnym według harmonogramów, w których praca planowana jest od poniedziałku do soboty (standardowo pięć dni w każdym tygodniu), pracują do 12 godzin na dobę (zwykle pomiędzy godz. 6 a 10).

W jednym z tygodni pracownik zatrudniony w systemie podstawowym otrzymał polecenie pracy w wolną sobotę i wykonywał tę pracę od godz. 8 do godz. 17. W tym samym też tygodniu jeden z pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym również wykonywał przez dziewięć godzin pracę w dniu wolnym od pracy – w piątek. W jaki sposób rozliczyć w obu przypadkach tę pracę? Czy to, że jeden z pracowników pracuje w systemie równoważnym i może mieć planowaną pracę w różne dni oraz z różną liczbą godzin, wpływa na rozliczenie?

W obu przypadkach dodatkowa praca była wykonywana w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Często wskazuje się w tym kontekście na pracę w wolną sobotę, lecz dzień ten może być wyznaczony na każdy dzień tygodnia inny niż niedziela. Rozliczenie w obu przypadkach powinno wyglądać tak samo – każdy z pracowników powinien otrzymać dzień wolny od pracy na przestrzeni okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Dodatkowo, w obu przypadkach, dziewiąta z przepracowanych godzin stanowi przekroczenie normy dobowej czasu pracy i od razu jest kwalifikowana jako nadgodzina dobowa, która będzie rekompensowana według zasad przypisanych do rekompensaty pracy nadliczbowej. Taki wynika m.in. ze stanowiska GIP znak GPP-249-4560-52/09/PE/RP. [ramka]

W rozkładach czasu pracy pracowników występować mogą następujące rodzaje dni wolnych od pracy:

• niedziele i święta,
• dni wolne wyznaczone za harmonogramową pracę w niedziele lub święta,
• wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• tzw. wolne harmonogramowo, z którymi mamy do czynienia w systemie równoważnym lub przy niepełnym wymiarze czasu pracy i nieplanowaniu pracy na maksymalną liczbę dni pracy w okresie rozliczeniowym.

Podział ten jest istotny m.in. ze względu na różne sposoby rekompensowania ewentualnej pracy w te dni.

Z przedstawionego w pytaniu stanu faktycznego pracownik objęty systemem podstawowego czasu pracy ma stały rozkład czasu pracy dzienny i godzinowy, w którym wszystkie soboty i niedziele są wolne, a praca odbywa się od poniedziałku do piątku. Ilość dni pracy równa jest zatem w okresie rozliczeniowym maksymalnej dopuszczalnej ich liczbie (liczba dni kalendarzowych pomniejszona o minimalną liczbę dni wolnych od pracy, która jest równa łącznej liczbie niedziel, świąt przypadających w innych dniach niż niedziela oraz dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). Każda sobota jest przy tym układzie kwalifikowana w jasny sposób jako wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W przypadku drugiego z pracowników wskazanych w pytaniu rozkład dzienny dni pracy w poszczególnych tygodniach jest różny, jednak praca planowana jest zawsze na pięć dni w tygodniu. Nie ma tutaj więc także wątpliwości, jakiego rodzaju dniem wolnym mógł być wolny piątek – to również dzień wolny w ten sam sposób kwalifikowany. Skoro bowiem praca jest planowana po pięć dni w tygodniu, to nie występują dni wolne harmonogramowo (dodatkowe dni wolne od pracy wykraczające poza minimum dla okresu rozliczeniowego). Ewentualnie mógłby to być także dzień wolny za święto przypadające w okresie rozliczeniowym w dniu wolnym innym niż niedziela, z pytania jednak nie wynika, że ma to miejsce.

Na marginesie warto zauważyć, że w sytuacji, gdy praca nie odbywa się w stałych dniach pracy, lecz jest planowana na różne dni, z różnym układem oraz często różną liczbą dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym, szczególnie istotne staje się prawidłowe określanie dni wolnych w harmonogramach czasu pracy. W każdym przypadku należy wskazać, z jakiego tytułu dany dzień wolny jest dniem wolnym, co zresztą także wtórnie przekłada się na ewidencję czasu pracy, w której należy wskazać dni wolne „wraz z tytułem ich udzielenia”.

W godzinach nadliczbowych

Dosyć często praca w dniu wolnym od pracy określana jest jako praca w godzinach nadliczbowych i rekompensowana według zasad rozliczania nadgodzin. To podstawowy błąd wynikający z przyjmowania automatycznie, że każda praca dodatkowa to praca nadliczbowa, tymczasem praca w dniu wolnym od pracy nie wypełnia definicji pracy nadliczbowej w zakresie, który nie przekracza 8 godzin (a dokładniej normy dobowej czasu pracy). Natomiast pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Normy czasu pracy to norma dobowa (8 godzin) i średniotygodniowa (przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym). Dopóki pracownik nie przepracuje w dniu wolnym więcej niż 8 godzin, nie powstają nadgodziny. Praca do 8 godzin nie jest na dany dzień jeszcze przekroczeniem normy średniotygodniowej, gdyż można je ustalić dopiero z końcem okresu rozliczeniowego czasu pracy (nie ma przy tym znaczenia to, że pracownik stale wypracowuje 40 godzin w tygodniu).

Dzień wolny

Praca świadczona w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, rekompensowana jest dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem, przypadającym do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy (art. 1513 k.p.).

Jak trafnie wskazał Sąd Apelacyjny w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r., sygn. akt III APa 7/13, w przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciotygodniowego tygodnia pracy, ustawodawca wymaga, aby pracodawca udzielił pracownikowi w zamian innego dnia wolnego w ramach okresu rozliczeniowego, w którym praca w dniu wolnym nastąpiła. Przesłanką stosowania art. 1513 k.p. nie jest przekroczenie przeciętnej czterdziestogodzinnej normy tygodniowej – co oznacza, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego nawet wtedy, gdy nie doszło do przekroczenia obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Każdy ze wskazanych w pytaniu pracowników powinien mieć zatem inny dzień wolny od pracy, który zrekompensuje pierwsze z 8 przepracowanych godzin. W przypadku pracownika pracującego w systemie podstawowym każdy dzień pracy jest dniem 8-godzinnym, a zatem udzielenie dnia wolnego rozliczy 8 godzin. Przy ustalaniu zaś terminu odbioru dnia wolnego przez pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym najlepiej wskazać dzień, w którym zaplanowane jest 8 godzin. Mniejsza ilość pracy w dniu, który miałby być wolny, spowoduje możliwość powstania z końcem okresu rozliczeniowego nadgodzin średniotygodniowych. Przykładowo: przy wolnym w dniu, w którym pracownik miał do przepracowania 6 godzin, zostanie oddany dzień, liczba dni wolnych będzie się zgadzać, ale zostaną dwie godziny „nieoddane”, które wykroczą poza normę przeciętnie 40-godzinną tygodniową i stanowić będą przekroczenie średniotygodniowe.

W przypadku pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy dzień wolny jest udzielany w terminie uzgadnianym z pracownikiem, a nie jednostronnie wyznaczanym przez pracodawcę. Strony mają dokonać ustaleń, a pracodawca powinien wystąpić z inicjatywą w tym zakresie, co nawet przy braku zgody pracownika na proponowany termin będzie stanowić dołożenie należytej staranności dla rozliczenia zgodnego z art. 1513 k.p.

Dziewiąta przepracowana godzina

W obu przypadkach jednakowo zostanie także zakwalifikowana ostatnia z godzin wypracowanych w dniu wolnym. Stanowi ona przekroczenie normy dobowej czasu pracy, co oznacza, że jest nadgodziną dobową. Nie ma bowiem znaczenia to, że jeden z pracowników pracuje w systemie ośmiogodzinnym, a drugi w równoważnym, dającym pracodawcy możliwość planowania pracy do 12 godzin na dobę. Dla obu dzień ten był dniem wolnym, a zatem nie występował w nim „przedłużony dobowy wymiar czasu pracy”, który wynikałby z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (tak jak w definicji pracy nadliczbowej – art. 151 par. 1 k.p.). Za pracę tę przysługuje wynagrodzenie wraz z 50-proc. dodatkiem (nie są spełnione przesłanki do uznania, że przysługuje 100-proc. dodatek, chyba że drugi ze wskazanych w pytaniu pracowników wypracowałby tę godzinę w porze nocnej – w pytaniu nie odniesiono się do tego). Możliwe jest również udzielenie czasu wolnego na wniosek pracownika (wówczas rozliczenie 1:1) lub bez wniosku pracownika (wtedy 1,5 godziny wolnej za godzinę nadliczbową). ©℗