Gdy w przedsiębiorstwie lub w instytucji mają się odbyć wybory, związki zawodowe zazwyczaj żądają od pracodawcy przekazania im bazy danych pracowników. Bez tego nie są bowiem w stanie tych wyborów zorganizować. Z kolei pracodawcy nie są zbyt chętni, aby udostępniać dane – ponieważ obawiają się, że złamaliby przepisy RODO. Kto ma rację? Jak się okazuje – obie strony.
Pracownicy do urn
Nie tylko w świecie polityki, lecz także w firmach czy instytucjach dość często są organizowane wybory, w których pracownicy wyłaniają swoich przedstawicieli. A bardziej precyzyjnie – wyłaniają organy zakładu pracy, takie jak np. rada pracowników czy społeczny inspektor pracy. W przedsiębiorstwach ponadnarodowych wybiera się członków organów ponadzakładowych, np. europejskie rady zakładowe. Natomiast w toku sporu zbiorowego może się odbyć tzw. referendum strajkowe.
Wybory i referenda zakładowe organizują z reguły – choć nie zawsze – zakładowe organizacje związkowe. Czyli, potocznie mówiąc – związki zawodowe.
Często związki zawodowe żądają od pracodawców listy osób zatrudnionych, aby owe wybory i referenda przeprowadzić. Pracodawcy z reguły odnoszą się do takich żądań nieprzychylnie. Pominąwszy zwyczajową nieufność między związkami a pracodawcami – pracodawcy mają obawy co do bezpieczeństwa danych. Zwłaszcza że nie znajdują regulacji prawnej, która by wprost nakazywała ich przekazanie związkom w takich sytuacjach. Jednocześnie oczekiwania związków są jak najbardziej zrozumiałe. Jak powinien więc postąpić pracodawca?
Związki tylko organizują
Przede wszystkim warto podkreślić, że wybory i referenda są instytucjami demokracji zakładowej. By ująć rzecz mniej wzniośle – są to narzędzia dotyczące funkcjonowania całej załogi. Nie tylko związkowe! Ustawa przyznała związkom jedynie kompetencję do organizowania tych wydarzeń. A i to nie zawsze, bo np. wybory do rady pracowników przeprowadza komisja wyborcza.
Jakkolwiek dla wielu czytelników będzie to trudne do zaakceptowania, to nie powinno być wątpliwości, że sam fakt występowania wyborów i referendów dowodzi, iż pracownicy tworzą wspólnotę, na podobieństwo wspólnoty mieszkańców gmin. Wybory i referenda to instytucje typowe dla wspólnot. Gdy ustawa stanowi, że związki organizują wybory lub referenda, to nie dokonują czynności związkowej, lecz na mocy ustawy obsługują załogę.
Organ wyborczy
Przeprowadzenie wyborów lub organizacja referendum wymaga powołania organu wyborczego bądź referendalnego. Ktoś musi wszak zweryfikować bierne i czynne prawa wyborcze, odnotować oddanie głosu, zliczyć głosy, stwierdzić ich ważność oraz podać wynik do wiadomości pracowników i pracodawcy.
Większość z tych czynności nazywamy w prawie aktami stosowania prawa, czyli w uproszczeniu – czynnościami, które dotyczą praw i wolności konkretnych osób. A tym są właśnie dopuszczenie do głosowania lub kandydowania, odnotowanie tego faktu na liście czy też ogłoszenie wyników wyborczych.
Czynności stosowania prawa, zgodnie z przepisami, dokonuje podmiot zwany organem administracyjnym, co sugeruje, że chodzi o podmiot państwowy. Jeśli jednak czynności takich dokonują osoby spoza administracji państwowej lub samorządowej, to podmiot taki nazywamy w prawie organem administrującym. Jeśli jednak chodzi o efekty, nie ma to znaczenia. Charakter czynności organów administracji państwowej, samorządowej czy też organów administrujących jest taki sam.
Z tego wynika, że wyborów i referendów nie przeprowadza związek zawodowy, ale powołany przez niego organ. To ważna sprawa. Organem administracyjnym lub administrującym jest zawsze osoba lub grupa osób, nigdy osoba prawna. Z tego powodu związek zawsze musi powołać organ wyborczy lub referendalny. Jak bowiem powiedziano wyżej, wybory i referendum to zdarzenia dotyczące całej załogi, którą związek jedynie obsługuje.
Administrator danych
Zgodnie z definicją zamieszczoną w RODO administratorem danych osobowych mogą być także organy administracyjne. W angielskiej wersji tekstu znajdziemy zwrot „public authority”. Musimy jednak pamiętać, że przepisy takich aktów jak RODO należy odczytywać funkcjonalnie. To oznacza, że chodzi o wszelkie podmioty, zarówno publiczne, jak i prywatne, które zostały wyposażone w kompetencję do stosowania prawa. Komisja wyborcza oraz referendalna mieszczą się w tym pojęciu.
Należy przyjąć, że gdy RODO w definicji administratora odnosi się do organów administracyjnych (administrujących), to chodzi tylko o te sytuacje, w których organy takie nie są zarazem organami osób prawnych lub jednostek organizacyjnych. Administratorem danych osobowych nie jest więc rektor Uniwersytetu Jagiellońskiego, który bez wątpienia pozostaje piastunem organu publicznego. Nie jest nim także dyrektor szkoły publicznej. Administratorem są odpowiednio – Uniwersytet Jagielloński i szkoła.
Organy wyborcze i referendalne nie są organami związku zawodowego. Są jedynie przez związek powoływane. Nie są także organem załogi w tym sensie, że załoga nie stanowi osoby prawnej ani jednostki organizacyjnej. Z tego właśnie powodu spełniają definicję administratora danych osobowych.
Jest kilka możliwości
Jak z tego wynika, w sporach między związkami zawodowymi a pracodawcami o udostępnienie danych osobowych w celu przeprowadzenia wyborów lub referendum obie strony mają po części rację. Dane powinny zostać przekazane, dlatego że związki zawodowe mają obowiązek wykonać swoje uprawnienia wobec załogi. Ale też dane nie powinny zostać przekazane związkom, tylko organowi wyborczemu lub referendalnemu, który nie ma prawa przekazać ich związkom.
Dotyczy to także sytuacji, w której związek wskaże jako organ wyborczy lub referendalny swój zarząd – co może zrobić. W takim jednak przypadku konkretne osoby wskazane przez związek stają się równocześnie piastunami organu wyborczego lub referendalnego.
Przeprowadzony wyżej wywód ma bardzo poważne skutki praktyczne. Mianowicie wynika z niego, że:
■ dane osobowe przekazane organom wyborczym i referendalnym nie mogą trafić do tradycyjnych lub elektronicznych zasobów związków zawodowych. Innymi słowy, związki zawodowe nie mogą mieć do tych danych wglądu;
■ piastujący te organy muszą być wskazani z imienia i nazwiska, a ich liczba musi być proporcjonalna do potrzeb;
■ osoby te ponoszą osobistą odpowiedzialność karną, administracyjną i cywilną za prawidłowe przetwarzanie danych osobowych. Innymi słowy, nie mogą się schować za związkiem zawodowym;
■ przetworzone dane osobowe z list wyborczych powinny zostać usunięte po ogłoszeniu wyników wyborów lub referendów oraz krótkim okresie retencji na ewentualne protesty lub odwołania;
■ zgodne z prawem będzie działanie pracodawcy, który zapewni członkom komisji wyborczej jedynie wgląd do danych, nie udostępniając ich w postaci bazy danych. Legalne będzie także udostępnienie prawa do wglądu w dane wydelegowanej przez pracodawcę osobie przy urnie wyborczej lub referendalnej. Ale równie dobrze można udzielić członkom komisji okresowego dostępu do systemów elektronicznych pracodawcy zawierających dane.
To tylko przykładowe możliwości. Kluczowe jest to, że zarówno w przypadku wyborów, jak i referendów dane osobowe pracowników nie mogą zostać przekazane związkom zawodowym. Zakaz ten dotyczy również członków komisji wyborczej. ©℗
