Resort rodziny potwierdza, że nowe przepisy dotyczące bhp na stanowiskach z monitorami ekranowymi nie zawsze trzeba wdrażać od razu, gdy firma zatrudnia nowego pracownika. Jednak to niejedyna wątpliwość pracodawców, dotycząca nowych regulacji.

Obowiązująca od 17 listopada br. nowelizacja rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 2367) rodzi wiele pytań po stronie pracodawców. Jednym z nich, o którym pisaliśmy 8 listopada w tekście „Pracodawcy będą refundować pracownikom soczewki” (DGP nr 216/2023), jest to, jaki będzie termin na dostosowanie stanowisk pracy do zmienionych regulacji, gdy firma zatrudnia nowego pracownika na już istniejące stanowisko. Nowelizacja wprowadza bowiem podział. Dla stanowisk pracy utworzonych przed dniem jej wejścia w życie obowiązuje termin sześciu miesięcy na ich dostosowanie do nowych wymogów. Natomiast jeśli stanowisko jest tworzone, począwszy od 17 listopada, to zatrudniający musi od razu stosować nowe regulacje.

Wyjaśnienia korzystne dla biznesu

Wątpliwości budziło to, który termin będzie właściwy w razie zatrudnienia nowego pracownika na już istniejące stanowisko pracy, a więc gdy istnieje wakat, np. w związku z rozwiązaniem umowy z poprzednim pracownikiem. W tej sprawie DGP wystąpił o zajęcie stanowiska przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. MRiPS właśnie przekazało nam swoje wyjaśnienia (patrz: ramka). A z nich wynika, że w sytuacji gdy firma ma wakat i obsadza go dopiero po 17 listopada, może zaczekać z wdrożeniem nowych wymogów dotyczących monitorów ekranowych do pół roku od wejścia w życie nowelizacji.

– Stanowisko resortu potwierdza zatem, że pojęcie stanowiska pracy, jakim posługuje się rozporządzenie, odnosi się nie do osoby pracownika, ale do samego stanowiska w sensie fizycznym, czyli do zorganizowanego miejsca pracy w przestrzeni pracodawcy – zauważa Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.

Jak dodaje, takie stanowisko jest dla pracodawców korzystne i zarazem zbieżne z poglądem, ku któremu wcześniej skłaniali się też członkowie Lewiatana.

– Dotychczas przyjmowaliśmy, że nawet gdy w dniu wejścia w życie nowych przepisów w firmie był wakat, to takie stanowisko pracy było już wcześniej zorganizowane, a wobec tego w tym przypadku na dostosowanie obowiązuje termin półroczny – wskazuje Robert Lisicki. Ekspert zauważa przy tym, że takie rozumienie stanowiska pracy jest też zbieżne z jego definicją z rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.). Ta ujmuje stanowisko pracy jako przestrzeń wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty, w której wykonuje się pracę. Poza tym tak rozumiane stanowisko pracy jest też punktem odniesienia do oceny ryzyka zawodowego.

– W mojej ocenie rozporządzenie i jego nowelizacja odnoszą się do stanowiska pracy w znaczeniu funkcjonalnym, jako zestawu urządzeń umożliwiającego świadczenie pracy w danym miejscu, nie zaś w znaczeniu organizacyjnym, jako elementu struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa – potwierdza Sylwester Silski, radca prawny, associate w praktyce prawa pracy kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.

Pytania o pracę zdalną…

Wyjaśnienia resortu, choć cenne, nie rozwiewają jednak wszystkich wątpliwości zgłaszanych przez firmy wobec nowych przepisów dotyczących bhp przy monitorach ekranowych. Część z nich opisaliśmy już w tekście z 8 listopada. Od tego czasu pojawiły się jednak kolejne.

Pytania pracodawców dotyczą kilku kwestii. Jedną z nich jest to, jakie zasady stosować do pracującego zdalnie na laptopie. Są wątpliwości co do tego, czy omawiane regulacje w ogóle stosować do stanowisk pracy zdalnej (i ewentualnie w jakim zakresie). A zwłaszcza – czy trzeba zapewniać na nich monitor lub podkładkę oraz klawiaturę i mysz albo np. sprawdzać, czy krzesło pracownika ma ruchome podłokietniki. Firmy zastanawiają się, czy wystarczy samo to, że pracownik oświadczy, że jego stanowisko spełnia wymogi. A może mają dopytywać szczegółowo, czy np. ma monitor lub podstawkę?

Pojęcie stanowiska pracy, użyte w rozporządzeniu, odnosi się nie do osoby pracownika, ale do zorganizowanego miejsca pracy w przestrzeni pracodawcy

– W naszej ocenie pracodawca nie ma obowiązku zapewniania monitora bądź podstawki pod laptopa. Musi za to przekazać zaktualizowaną informację na temat zasad i sposobu właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii oraz zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik składa oświadczenie, w którym potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy, a zatem pracodawca nie jest zobowiązany do podejmowania dalszych działań – uważa Robert Lisicki.

Ekspert nie wyklucza, że niektóre firmy, jeśli będą musiały weryfikować, co pracownik ma na stanowisku pracy zdalnej, i stwierdzą np. brak monitora lub podstawki, mogą być skłonne, by odstąpić od stosowania pracy zdalnej.

– Za elementy wyposażenia, takie jak monitor ekranowy bądź podstawka pod laptopa, odpowiada pracownik, czemu daje wyraz w składanym przez siebie oświadczeniu warunkującym możliwość wykonywania pracy zdalnej. Można powiedzieć, że z punktu widzenia przepisów kwestia monitora ekranowego bądź podstawki pod laptopa została zrównana z takimi elementami wyposażenia stanowiska pracy zdalnej jak biurko czy krzesło – zauważa Sylwester Silski.

Pracodawcy pytają też o to, jakie zasady stosować do pracownika, który po 17 listopada przechodzi na pracę zdalną, a wcześniej pracował stacjonarnie.

– W mojej ocenie, jeżeli stanowisko pracy zdalnej powstanie już po wejściu w życie nowelizacji rozporządzenia, powinno od samego początku odpowiadać wymaganemu stanowi bhp. W takim przypadku pracodawca musi jeszcze przed rozpoczęciem pracy zdalnej udostępnić pracownikowi aktualną ocenę ryzyka zawodowego, jak też informację dotyczącą zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej – wskazuje Sylwester Silski.

Podobny problem wystąpi też wtedy, gdy po 17 listopada pracownik zmienia miejsce wykonywania pracy zdalnej (gdy zdalnie pracował też przed tą datą, ale gdzie indziej). A w odniesieniu do wszystkich pracowników zdalnych, którzy zaczęli tak pracować jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji, istnieje też pytanie, czy pracodawca musi zaktualizować dotychczasową ocenę ryzyka zawodowego, informację dotyczącą zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz pobrać nowe oświadczenia od pracowników. W wielu przypadkach, jak wynika z opinii ekspertów, może to być konieczne.

…a także o okulary, soczewki i wyposażenie

Firmy pytają również, kto ma decydować o tym, czy dofinansowywać pracownikowi szkła kontaktowe, czy okulary, gdy lekarz w zaleceniu wpisuje konieczność stosowania jednej „lub” drugiej metody korekcji wzroku. Chodzi o to, czy rozporządzenie daje swobodę wyboru pracownikowi, jakie rozwiązanie preferuje, czy raczej decyzja leży po stronie pracodawcy.

– W naszej ocenie decyzja powinna należeć do pracodawcy, który refunduje koszty zakupu okularów lub szkieł kontaktowych – stwierdza Robert Lisicki.

Stanowisko MRiPS w sprawie bhp dla pracujących przy monitorach ekranowych / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe

Pracodawcy zastanawiają się również, czy aktualne pozostaje nadal stanowisko głównego inspektora pracy, zgodnie z którym zarówno biurko, jak i krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, ale stanowią wyposażenie stanowiska pracy. Tymczasem znowelizowana definicja stanowiska pracy plasuje biurko i krzesło poza wyposażeniem, nie określając jednak, czym ono jest.

– Pracodawca ma, co do zasady, obowiązek wyposażyć pracownika zdalnego jedynie w materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Najczęściej będzie to laptop i telefon. Nowelizacja rozporządzenia nic w tym zakresie nie zmienia, ponieważ krzesło i biurko nie stały się materiałami ani narzędziami pracy, lecz nadal są elementem bhp na stanowisku pracy zdalnej. Za stan bhp na stanowisku pracy zdalnej odpowiada zaś sam pracownik zdalny, który składa w tym celu wobec pracodawcy odpowiednie oświadczenie – stwierdza Sylwester Silski.

Prośbę o wyjaśnienie opisanych wyżej wątpliwości skierowaliśmy do resortu rodziny oraz Głównego Inspektoratu Pracy. Odpowiedzi opublikujemy po ich otrzymaniu. ©℗

Więcej o problemach z nowymi przepisami w dodatku Kadry i Płace – tylko dla prenumeratorów