Kiedy zorganizować szkolenie bhp dla osób zatrudnionych zdalnie? [Poradnia bhp]

Kiedy zorganizować szkolenie bhp dla osób zatrudnionych zdalnie? Kto prowadzi postępowanie powypadkowe, jeśli poszkodowanym jest samozatrudniony? Czy pracodawca może ustalić z lekarzem medycyny pracy szerszy zakres badań okresowych dla pracowników. Na te pytania odpowiadamy w tekście.

Przepisy nie precyzują, kiedy należy zapewnić pierwsze szkolenie okresowe pracownikom zatrudnionym w formie zdalnej, którzy do tej pory korzystali ze zwolnienia z takich szkoleń. Można zatem przyjąć, że należy to zrobić niezwłocznie, a więc tak szybko, jak to możliwe.

Stosownie do postanowień art. 2373 par. 2 kodeksu (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Przy czym szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej r.s.b.h.p.). I tak zgodnie z par. 6 ww. aktu wykonawczego szkolenia z dziedziny bhp są prowadzone jako szkolenia wstępne i szkolenia okresowe.

Szkolenie wstępne, na które składają się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno się odbyć przed dopuszczeniem pracownika do pracy, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami – respektując zarazem wytyczne wynikające z par. 15 ust. 1 i 2 r.s.b.h.p. Oznacza to, że szkolenia okresowe powinny się odbywać nie rzadziej niż:

• co roku dla stanowisk, na których są wykonywane prace szczególnie niebezpieczne;
• co trzy lata dla stanowisk robotniczych;
• co pięć lat dla stanowisk kierowniczych, inżynieryjno-technicznych, pracowników służby bhp i innych osób wykonujących zadania tej służby, a także pozostałych stanowisk, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp;
• co sześć lat dla stanowisk administracyjno-biurowych.

Trzeba przy tym pamiętać, że pierwsze szkolenie okresowe powinno się odbyć w okresie do sześciu miesięcy od momentu rozpoczęcia pracy przez osobę zatrudnioną na stanowisku kierowniczym lub 12 miesięcy w przypadku pozostałych pracowników. Ponadto z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, która znowelizowała przepisy kodeksu pracy m.in. w zakresie szkoleń okresowych pracowników. Zmiany polegają na tym, że szkolenia okresowe nie są wymagane w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego, o której mowa w art. 226 pkt 1 k.p., będzie wynikało, że jest to konieczne.

Ponadto istnieją jeszcze wyjątki od reguły dotyczącej obowiązku odbywania pierwszego szkolenia okresowego w dziedzinie bhp. Zgodnie bowiem z par. 15 ust. 5 r.s.b.h.p. ze szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która:

1) przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego;

2) odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla osoby zatrudnionej na stanowisku należącym do innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującego na nowym stanowisku pracy.

Niezależnie od powyższego zgodnie z par. 17 r.s.b.h.p. ukończenie w okresie, o którym mowa w par. 15, szkolenia, dokształcania lub doskonalenia zawodowego związanego z nauką zawodu, przyuczeniem do zawodu albo podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, uwzględniającego program szkolenia okresowego wymagany dla określonego stanowiska pracy uważa się za równoznaczne z odbyciem takiego szkolenia. Dopuszczalność zwolnienia ze szkolenia okresowego w dziedzinie bhp pracowników administracyjno-biurowych jest więc uzależniona przede wszystkim od tego, do jakiej kategorii ryzyka należy dany zakład pracy. Jeśli wziąć pod uwagę, że działalność związana z kulturą, rozrywką i rekreacją została zakwalifikowana do trzeciej kategorii ryzyka, co do zasady pracownicy administracyjno-biurowi zatrudnieni u takiego pracodawcy mogą zostać zwolnieni z obowiązku odbywania szkoleń okresowych w dziedzinie bhp. Wracając do pytania czytelnika, które dotyczyło szkoleń bhp dla pracowników zdalnych – otóż 7 kwietnia 2023 r. wszedł w życie art. 6731 par. 3 k.p., zgodnie z którym w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nie stosuje się art. 2373 par. 22 k.p. Oznacza to, że pracodawca zatrudniający pracowników w formie zdalnej nie będzie mógł korzystać ze zwolnień z okresowych szkoleń w dziedzinie bhp w stosunku do pracowników wykonujących pracę w tej formie. O ile więc pracownicy zatrudnieni w formie stacjonarnej będą zwolnieni ze szkoleń okresowych, o tyle ci świadczący pracę zdalnie już nie. Niestety znowelizowane przepisy nie precyzują, kiedy należy zapewnić pierwsze szkolenie okresowe pracownikom zatrudnionym w formie zdalnej, którzy do tej pory korzystali ze zwolnienia z takich szkoleń. Można zatem przyjąć, że należy to zrobić niezwłocznie, przy czym w przypadku osób wykonujących pracę biurową może to nastąpić w okresie do roku od momentu zatrudnienia.

Dla osoby samozatrudnionej postępowanie powypadkowe prowadzi Zakład Ubezpieczeń Społecznych po uzyskaniu zawiadomienia przekazanego przez tę osobę. Przepisy bhp obligują pracodawcę do określonych działań w sytuacji, gdy w zakładzie pracy dojdzie do wypadku. Zgodnie z art. 234 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) należą do nich:

• podjęcie niezbędnych działań eliminujących lub ograniczających zagrożenie;
• zapewnienie udzielenia pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalenie w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku oraz
• zastosowanie odpowiednich środków zapobiegających podobnym wypadkom.

Wątpliwości nie budzi tryb postępowania w sytuacji, gdy poszkodowanym jest pracownik, gdyż wynika on z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 1.07.2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Co innego, gdy wypadkowi ulegnie osoba samozatrudniona, a więc będąca samodzielnym przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą i współpracującym z danym pracodawcą na zasadzie umowy cywilnoprawnej. Tu zastosowanie znajdzie art. 5 ust. 1 pkt 8 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: u.u.w.), zgodnie z którym ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy podczas wykonywania zwykłych czynności związanych z prowadzeniem działalności pozarolniczej w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.), dokonuje w stosunku do tych osób ZUS w karcie wypadku przy pracy, której wzór stanowi załącznik do rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia.

W sytuacji, w której obowiązek przygotowania dokumentacji powypadkowej spoczywa na ZUS, poszkodowany powinien niezwłocznie przekazać do jego właściwej jednostki terenowej informację o zdarzeniu. Co prawda przepisy nie określają wzoru formularza, na którym należy dokonać zgłoszenia, jednakże na stronie internetowej ZUS umieszczono formularz ZUS-ER-ZOW-01 zatytułowany „ZAWIADOMIENIE O WYPADKU”. W druku tym zawarto wiele rubryk, których uzupełnienie ułatwi poszkodowanemu przekazanie niezbędnych informacji.

Należy jednak wyjaśnić, że niezgłoszenie wypadku na tym konkretnie formularzu nie może stanowić podstawy do odmowy wszczęcia postępowania przez ZUS, bowiem takiego zgłoszenia można dokonać w dowolnej formie. Istotne jest jednak, aby przekazać – tak jak w każdym innym postępowaniu powypadkowym – wszystkie wymagane informacje na temat przyczyn i okoliczności danego zdarzenia oraz dokumentację medyczną potwierdzającą doznane urazy. Odpowiednio przygotowane zgłoszenie pozwoli bowiem przyspieszyć procedurę sporządzenia dokumentacji powypadkowej, a tym samym wypłatę ewentualnych świadczeń odszkodowawczych.

Uważam, że nie ma przeciwwskazań do tego, aby pracodawca ustalił w drodze umowy zawartej z placówką medycyny pracy nieco szerszy zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej niż ten wynikający z obowiązujących przepisów.

Stosownie do art. 229 k.p. ustawy z 26 czerwca 1974 r. pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom, na swój koszt, profilaktyczną opiekę lekarską. Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań:

• wstępne – dla osób przyjmowanych do pracy lub pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe;
• okresowe – w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy;
• kontrolne – w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

Przy czym aktem prawnym regulującym zagadnienie pracowniczych badań profilaktycznych jest rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy.

Zarówno powyższe badania, jak i inne świadczenia zdrowotne zapewniane przez pracodawcę zgodnie art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy powinny być wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez podmiot zobowiązany do ich zapewnienia (pracodawcę) z placówką medycyny pracy. Umowa ta, która powinna być zawarta na okres nie krótszy niż rok, powinna określać w szczególności:

• strony umowy oraz osoby objęte świadczeniami z tytułu umowy;
• zakres opieki zdrowotnej, który w odniesieniu do pracowników powinien obejmować co najmniej te rodzaje świadczeń, do których zapewnienia zleceniodawca jest obowiązany na podstawie kodeksu pracy, niniejszej ustawy i przepisów wydanych na ich podstawie;
• warunki i sposób udzielania świadczeń zdrowotnych, a w szczególności: sposób rejestracji osób objętych umową, organizację udzielania świadczeń, tryb przekazywania zaświadczeń lekarskich o zdolności do pracy bądź nauki oraz sposób podania tych informacji do wiadomości zainteresowanych, sposób kontrolowania przez zleceniodawcę wykonywania postanowień umowy;
• obowiązki zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy dotyczące m.in. przekazywania informacji o występowaniu czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych wraz z aktualnymi wynikami badań i pomiarów tych czynników, zapewnienia udziału w komisji bezpieczeństwa i higieny pracy działającej na terenie zakładu pracy, zapewnienia możliwości przeglądu stanowisk pracy w celu dokonania oceny warunków pracy, udostępniania dokumentacji wyników kontroli warunków pracy w części odnoszącej się do ochrony zdrowia;
• wysokość należności, sposób jej ustalania, terminy płatności oraz tryb rozliczeń finansowych.

Co do zasady zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami zatrudnionymi na poszczególnych stanowiskach pracy określa lekarz medycyny pracy na podstawie skierowania lekarskiego oraz wytycznych wynikających z przepisów przywołanego rozporządzenia. Niemniej jednak nie ma przeciwwskazań do tego, aby w drodze umowy zawartej z placówką medycyny pracy pracodawca ustalił zakres opieki nieco szerszy od wynikającego z obowiązujących przepisów. ©℗