Zatrudnianie osób niepełnosprawnych. Obowiązki i korzyści dla pracodawcy [PORADNIK]

Pracodawca, który zatrudnia osoby niepełnosprawne, może liczyć na dofinansowanie ich wynagrodzeń oraz innych kosztów zatrudnienia z PFRON. Jednak decydując się na zatrudnienie osób niepełnosprawnych, trzeba również pamiętać o dodatkowych uprawnieniach, jakie im przysługują, np. skróconych normach czasu pracy czy dodatkowym urlopie wypoczynkowym.

O czym muszą pamiętać pracodawcy osób niepełnosprawnych

Istotną kwestią dla każdego zakładu pracy jest sprawa wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Nie każdy pracodawca jest do tego zobowiązany, ale kompetentne stwierdzenie, czy ma taki obowiązek, i w jakiej skali, niekiedy sprawia trudności właścicielom firm i służbom kadrowo-księgowym. Przy czym obowiązek wpłat jest skonstruowany w taki sposób, by motywować pracodawców do zatrudnienia osób niepełnosprawnych, a osiągnięcie ustalonego w przepisach wskaźnika zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych zwalnia z obowiązku ponoszenia tych kosztów.

stopnie niepełnosprawności

Ustawa o rehabilitacji wyróżnia trzy stopnie niepełnosprawności:

• lekki,
• umiarkowany,
• znaczny.

Tabela 1

Należy podkreślić, że zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej w przypadkach:

• przystosowania przez pracodawcę stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej (kontrolę w zakresie spełniania tego warunku przeprowadza Państwowa Inspekcja Pracy, nie ma jednak obecnie obowiązku uzyskania pozytywnej opinii PIP odnośnie do prawidłowości dostosowania stanowiska pracy);
• świadczenia pracy zdalnej, przy czym musi być ona wykonywana wyłącznie w tym trybie (nie można opierać się tylko na tym warunku, stosując pracę naprzemienną).

Warto także zwrócić uwagę na to, że orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o:

• całkowitej niezdolności do pracy, ustalone na podstawie art. 12 ust. 2, i niezdolności do samodzielnej egzystencji, ustalone na podstawie art. 13 ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – jest traktowane na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• niezdolności do samodzielnej egzystencji, ustalone na podstawie art. 13 ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z FUS – jest traktowane na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• całkowitej niezdolności do pracy, ustalone na podstawie art. 12 ust. 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS – jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
• częściowej niezdolności do pracy, ustalone na podstawie art. 12 ust. 3, oraz celowości przekwalifikowania, o którym mowa w art. 119 ust. 2 i 3 ustawy o emeryturach i rentach z FUS – jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Orzeczenie stwierdzające znaczny stopień niepełnosprawności nie jest równoznaczne z orzeczeniem lekarza orzecznika organu rentowego o całkowitej niezdolności do pracy i niezdolności do samodzielnej egzystencji. Pojęcia niepełnosprawności i niezdolności do pracy nie są tożsame. Orzeczenie o niezdolności do pracy może przekładać się na orzeczenie o niepełnosprawności, ale nie odwrotnie. Znaczny stopień niepełnosprawności nie jest równoznaczny z orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji wydanym przez lekarza orzecznika (postanowienie SN z 18 czerwca 2020 r., sygn. akt III UK 318/19).

Ważne! Orzeczenie stwierdzające znaczny stopień niepełnosprawności nie jest równoznaczne z orzeczeniem lekarza orzecznika organu rentowego o całkowitej niezdolności do pracy i niezdolności do samodzielnej egzystencji.

Orzeczenia wydane przez komisje resortowe (m.in. podległe ministrowi ds. wewnętrznych) nie są podstawą do uznania danej osoby za osobę niepełnosprawną na gruncie ustawy o rehabilitacji zawodowej. Wyjątkiem jest orzeczenie uzyskane przed 1 stycznia 1998 r. Osoby, które przed dniem wejścia w życie ustawy o rehabilitacji zostały zaliczone do jednej z grup inwalidów, są osobami niepełnosprawnymi w rozumieniu tej ustawy, jeżeli przed tą datą orzeczenie o zaliczeniu do jednej z grup inwalidów nie utraciło mocy. Obejmuje to także orzeczenia komisji resortowych.

Przykład 1

wliczenie do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Od tego dnia zaczynają obowiązywać pracodawcę szczególne powinności ochronne (np. dotyczące zmian w zakresie czasu pracy), ale też z tym dniem zmienia się stan zatrudnienia w kontekście obowiązków związanych z wpłatami na PFRON.

Należy zauważyć, że zaliczenie do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych następuje w razie przedstawienia pracodawcy dokumentów potwierdzających wystąpienie u pracownika następujących schorzeń:

• choroby Parkinsona,
• stwardnienia rozsianego,
• paraplegii, tetraplegii, hemiplegii,
• znacznego upośledzenia widzenia (ślepota) oraz niedowidzenia,
• głuchoty i głuchoniemoty,
• nosicielstwa wirusa HIV oraz choroby AIDS,
• epilepsji,
• chorób psychicznych,
• upośledzenia umysłowego,
• miastenii,
• późnego powikłania cukrzycy,
• całościowego zaburzenia rozwojowego.

W przypadku przedstawienia pracodawcy przez pracownika kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność taką osobę wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Następuje to od dnia złożenia wniosku o wydanie orzeczenia, jeżeli wynika z niego, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna, a wniosek o wydanie orzeczenia został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Informacja o dacie złożenia przez pracownika wniosku o wydanie orzeczenia jest zawarta w treści tego orzeczenia.

Bez względu jednak na datę złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych również w okresie do trzech miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia, jeżeli z jego treści wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna.

Ważne! Przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne.

czas pracy

W stosunku do osób niepełnosprawnych obowiązują szczególne regulacje dotyczące czasu pracy.

Normy czasu pracy osoby niepełnosprawnej

Przede wszystkim czas pracy osoby niepełnosprawnej jest uzależniony od orzeczonego stopnia niepełnosprawności i wynosi maksymalnie:

• 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo – osoby o lekkim stopniu niepełnosprawności,
• 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo – osoby zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

Bez względu na stopień niepełnosprawności pracownicy niepełnosprawni nie mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej. Przy czym regulacje dotyczące nadgodzin, pracy w porze nocnej, jak też norm czasu pracy nie mają jednak bezwzględnego charakteru. Nie stosujemy ich:

• do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu,
• w sytuacji gdy na wniosek niepełnosprawnego pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, wyrazi na to zgodę.

Artykuł 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawiera bezwzględnie obowiązującą normę o charakterze ochronnym maksymalnego czasu pracy pracownika zaliczonego do osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Nie jest możliwe, nawet za zgodą takiego pracownika, ustalenie dobowego wymiaru czasu pracy lub norm czasu pracy przekraczających określone w tym przepisie granice. Takie postanowienie, zawarte w umowie lub określone przez pracodawcę jednostronnie, jest nieważne i w jego miejsce wchodzą granice czasowe wykonywania pracy wynikające z powołanej ustawy (wyrok SN z 3 sierpnia 2016 r., sygn. akt I PK 168/15, OSP 2018/2/19).

Wskazane ograniczenia obowiązują od dnia wliczenia osoby niepełnosprawnej do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zatem od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności nie można zatrudniać pracownika niepełnosprawnego powyżej odpowiednio 8 lub 7 godzin na dobę czy w porze określonej w regulacjach wewnętrznych jako pora nocna. [stanowisko GIP]

Przykład 2

W przypadku gdy osobą zarządzającą zakładem pracy jest pracownik z orzeczoną niepełnosprawnością, nie może mieć zastosowania art. 1514 par. 1 kodeksu pracy (wyłączenie prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych wobec pracowników zarządzających zakładem pracy i kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych), co potwierdził w swoim wyroku Sąd Najwyższy (wyrok z 2 października 2008 r., sygn. akt I PK 64/08, OSNP 2010/7-8/86). Stwierdził on, że: „Do pracownika niepełnosprawnego zarządzającego zakładem pracy nie może mieć zastosowania art. 1514 par. 1 kodeksu pracy, gdyż prowadziłoby to do wyłączenia jego prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu wykonanej pracy w godzinach nadliczbowych, mimo naruszenia szczególnych i ściśle, bezwzględnie obowiązujących norm prawnych wynikających z art. 15 ust. 2 i 3 ustawy z 1997 r. o rehabilitacji zawodowej (przekroczenia normy czasu pracy 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo, a przede wszystkim zakazu zatrudnienia w godzinach nadliczbowych)”.

Wyrok ten w pełni można odnieść do pracowników zarówno należących do grona osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, jak i będących kierownikami wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Nie można również ograniczać wynikających z niego konsekwencji jedynie do osób o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Należy też pamiętać, że osoby niepełnosprawne na stanowiskach kierowniczych mogą pracować w godzinach nadliczbowych dopiero po uzyskaniu zgody lekarza.

Odstępstwo na podstawie zgody lekarza od szczególnych uprawnień pracowników niepełnosprawnych może obejmować jedynie te osoby, które wymienia art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (obniżone normy czasu pracy, zakaz pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej). Nie odnosi się ono do pozostałych regulacji rozdziału 4 ustawy (urlopy dodatkowe, dodatkowa przerwa, zwolnienia od pracy).

Zakres zgody lekarza powinien wynikać z jej treści. Jeżeli będzie obejmował samą normę czasu pracy, to pozwoli na zatrudnienie według norm kodeksowych, również w systemie równoważnym, ale nie na pracę w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Odstępstwo od szczególnych regulacji ochronnych nie obejmowałoby bowiem tych kwestii. Dla pełnego zniesienia stosowania norm wskazanych w art. 15 ustawy o rehabilitacji konieczne jest albo wskazanie w zgodzie wyłączenia stosowania przepisów całego tego artykułu, albo konkretne wymienienie, czego dotyczy szczególna zgoda, np. wydłużenia norm czasu pracy z kodeksu pracy czy możliwości pracy w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej.

Zgoda lekarza może zostać wydana podczas badań profilaktycznych (np. okresowych), jak również poza zwykłym cyklem badań. Jeżeli jest wydawana poza badaniami profilaktycznymi, może ją wyrazić zarówno lekarz medycyny pracy, jak i lekarz sprawujący opiekę medyczną nad niepełnosprawnym pracownikiem. Jednak jak wskazał Sąd Najwyższy, warunkiem koniecznym jest wniosek osoby zainteresowanej. Co istotne, osoba składająca taki wniosek musi w dniu jego złożenia pozostawać w zatrudnieniu. Nie można wystąpić o taką zgodę jeszcze przed podjęciem zatrudnienia. Takie postępowanie zapobiega sytuacji, w której pracodawca warunkuje zatrudnienie osoby niepełnosprawnej uzyskaniem zgody lekarza, obawiając się konieczności stosowania skróconych norm czasu pracy. Ponadto sąd podkreślił, że wyłączenie ograniczeń dotyczących czasu pracy wobec zatrudnionej osoby niepełnosprawnej jest skuteczne od chwili doręczenia pracodawcy zgody lekarza. Nie jest zatem wystarczające samo oświadczenie pracownika niepełnosprawnego, że dysponuje on takim zaświadczeniem (wyrok SN z 3 sierpnia 2016 r., sygn. akt I PK 168/15, OSP 2018/2/19).

Ważne! Wyłączenie ograniczeń dotyczących czasu pracy wobec zatrudnionej osoby niepełnosprawnej jest skuteczne od chwili doręczenia pracodawcy pisemnej zgody lekarza w tym zakresie.

Przepisy nie przewidują w takim przypadku stosowania szczególnego druku „lekarskiego”. Należy zatem posługiwać się zwykłym drukiem zaświadczenia lekarskiego. Powinien on być osobny od zaświadczenia wydawanego w związku z przeprowadzanymi badaniami profilaktycznymi.

Z kolei w stanowisku z 17 kwietnia 2014 r. (B0N-I-5232-4-2-EW/14) Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych wskazało, że w okresie między utratą ważności poprzedniego orzeczenia a wydaniem nowego dana osoba co do zasady nie ma statusu osoby niepełnosprawnej. Zatem w zakresie norm czasu pracy powinna być w tym czasie traktowana jak pracownik pełnosprawny. Jeżeli jednak z kolejnego orzeczenia wynika ciągłość trwania niepełnosprawności i stopnia niepełnosprawności, a ponadto w tym okresie pracownik będzie miał ważne zaświadczenie o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy, pracodawca powinien potraktować pracę powyżej 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo jako nadliczbową.

Dodatkowe przerwy w pracy przysługujące pracownikom niepełnosprawnym

Osoba niepełnosprawna ma prawo do dodatkowej, 15-minutowej przerwy w pracy, przeznaczonej na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Przerwa ta podlega w całości wliczeniu do czasu pracy i jest w pełni płatna. Uprawnienie pracowników niepełnosprawnych do dodatkowej przerwy nie jest uzależnione od stopnia niepełnosprawności. Udziela się jej niezależnie od przerw z art. 134 kodeksu pracy, jak też niezależnie od innych przerw wynikających z prawa pracy (m.in. przerwy na karmienie dziecka piersią, przerw w pracy przy monitorze ekranowym).

Pracownik niepełnosprawny ma także możliwość skorzystania z wyjścia prywatnego z pracy w celu załatwienia spraw osobistych, które może następnie odpracować. Nie będzie to naruszało regulacji o czasie pracy niepełnosprawnych, co potwierdza główny inspektor pracy. A mianowicie wskazał on, że: „Przekroczenie norm czasu pracy w przypadku pracowników niepełnosprawnych, w związku z odpracowywaniem przez nich wyjścia prywatnego, nawet w innym dniu niż (ten, w którym – red.)zwolnienie z tego tytułu wystąpiło, nie stanowi naruszenia przepisów o czasie pracy. Pracownicy niepełnosprawni mają prawo odpracowywać zwolnienie od pracy na takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy (stanowisko z 28 października 2014 r., znak: GNP-152-0020-3-2/14).

Przykład 3

urlopy i zwolnienia od pracy

Dodatkowy urlop osoby niepełnosprawnej

Pracownikowi niepełnosprawnemu w stopniu znacznym lub umiarkowanym przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Urlop dodatkowy nie przysługuje, gdy pracownik ma prawo do urlopu:

• wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub
• dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów; jeżeli jednak wymiar urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje urlop dodatkowy z ustawy o rehabilitacji w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Zaznaczenia jednak wymaga to, że urlopy dodatkowe, o których mowa w przepisach ustawy o rehabilitacji, muszą mieć charakter wypoczynkowy. Zatem nie każdy dodatkowy urlop będzie powodował wyłączenie prawa do 10 dni urlopu dla niepełnosprawnych.

Przykład 4

Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu pracownik niepełnosprawny nabywa po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia go do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Przy czym rok przepracowany oznacza rok pozostawania w stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik w tym czasie faktycznie świadczył pracę. Zatem pracownik nabywa prawo do urlopu, nawet jeżeli nie wykonywał pracy z powodu choroby i pobierał w tym czasie np. zasiłek chorobowy czy świadczenie rehabilitacyjne. Według wyjaśnień resortu pracy do tego rocznego okresu nie będą jednak zaliczane: urlop bezpłatny, zdrowotny, nieświadczenie pracy w związku z odbywaniem kary pozbawienia wolności, odbywaniem służby wojskowej.

Ponadto przepracowany rok nie musi być okresem ciągłego zatrudnienia u jednego pracodawcy. Jest on liczony z uwzględnieniem okresów przepracowanych w ramach stosunku pracy u wszystkich kolejnych pracodawców, poprzez zsumowanie okresów pracy. Za rok uznajemy przy tym 365 dni. Do czasu przepracowanego nie będą zaliczane okresy przerw w zatrudnieniu, jak również okresy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o świadczenie usług) oraz prowadzenia działalności gospodarczej.

Po przepracowaniu roku pracownik nabywa zawsze prawo do całych 10 dni urlopu dodatkowego. Nie ma znaczenia to, czy okres roku upłynie w styczniu czy w grudniu. Pierwszy urlop dodatkowy nie jest rozliczany proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego po przepracowaniu 12 miesięcy.

Pracownik nabywa prawo do pierwszego dodatkowego urlopu po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia go do stopnia niepełnosprawności, z tym że nie wcześniej niż od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego tę niepełnosprawność (wliczenia do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych na podstawie art. 2a ustawy o rehabilitacji).

Przykład 5

Po utracie oraz późniejszym ponownym uzyskaniu umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i nabyciu prawa do dodatkowego urlopu nie jest konieczne przepracowanie ponownie roku. Tak wskazuje resort pracy w stanowisku z 21 grudnia 2019 r., stwierdzając, że w sytuacji, w której pracownik traci na pewien czas stopień niepełnosprawności uprawniający go do urlopu dodatkowego, a następnie ponownie go uzyskuje, nie musi spełniać wymogu przepracowania jednego roku liczonego od dnia następnego po dniu zaliczenia go do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności. W tym przypadku prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego będzie mu ponownie przysługiwało, odpowiednio od momentu zaliczenia do stanu zatrudnienia na podstawie art. 2a ustawy o rehabilitacji.

Urlop dodatkowy jest udzielany według zasad wynikających z kodeksu pracy dotyczących udzielania urlopów, co oznacza, że:

• przelicza się go na godziny, przyjmując za dzień urlopu liczbę godzin odpowiadającą normie czasu pracy obowiązującej pracownika;
• udziela się go w wymiarze godzinowym odpowiadającym pełnej liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania danego dnia w rozkładzie czasu pracy;
• w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy – przelicza się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a później przelicza na godziny.

Roczny wymiar urlopu osoby niepełnosprawnej przeliczamy na godziny, przyjmując, że jeden dzień roboczy odpowiada dopuszczalnemu dobowemu wymiarowi czasu pracy tej osoby.

Inne zwolnienia od pracy

Poza urlopem dodatkowym osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia:

• w wymiarze do 21 dni roboczych, aby uczestniczyć w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku;
• w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy.

Osoby niepełnosprawne są kierowane do uczestnictwa w turnusach rehabilitacyjnych na wniosek lekarza, pod którego opieką się znajdują. Zwolnienia od pracy pracodawca udziela na podstawie wniosku lekarza o skierowanie na turnus rehabilitacyjny (par. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania zwolnień od pracy osobom o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym). We wniosku lekarz określa rodzaj turnusu i czas jego trwania.

Skierowanie na turnus rehabilitacyjny osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności przedstawia pracodawcy w takim terminie, który umożliwi zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie. Aby uzyskać zwolnienie, pracownik jest zobligowany do przedstawienia ww. dokumentu.

Zaznaczenia wymaga fakt, że zwolnienie na udział w turnusie rehabilitacyjnym nie dotyczy skierowania do sanatorium uzdrowiskowego. Pracownik, który planuje pobyt sanatoryjny, powinien wykorzystać w związku z tym urlop wypoczynkowy (dodatkowy lub zwykły) bądź urlop bezpłatny. Należy zaznaczyć, że zwolnienie na uczestnictwo w turnusie rehabilitacyjnym i urlop dodatkowy przysługujący w związku z niepełnosprawnością nie mogą łącznie przekroczyć 21 dni w roku kalendarzowym.

WAŻNE! Zwolnienie od pracy pracownika niepełnosprawnego na udział w turnusie rehabilitacyjnym nie dotyczy pobytu w sanatorium uzdrowiskowym.

Przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej nie definiują pojęcia badań specjalistycznych. Zasadne jest sięgnięcie w tym zakresie do art. 5 pkt 36 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zgodnie z którym świadczenie specjalistyczne to świadczenie opieki zdrowotnej we wszystkich dziedzinach medycyny z wyłączeniem świadczeń udzielanych w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej. Badań specjalistycznych nie należy w tym kontekście ograniczać jedynie do badań wprost powiązanych ze schorzeniem będącym przyczyną orzeczenia o niepełnosprawności.

Warunkiem istnienia uprawnienia do domagania się zwolnienia od pracy w tym trybie jest to, że badania nie mogły odbyć się w godzinach pracy. Pracodawca może domagać się wykazania, że faktycznie ten warunek jest spełniony, np. poprzez potwierdzenie, że godziny pracy lekarza pokrywają się w pełni z godzinami pracy pracownika. Określenie „jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy” wskazuje bowiem wprost na to, że musi istnieć obiektywny brak możliwości wykonania badań specjalistycznych poza godzinami pracy. Nawet jeżeli istnieje problem z umówieniem wizyty do lekarza, to pracownik powinien dołożyć należytej staranności, aby podjąć w tym kierunku działania z odpowiednim wyprzedzeniem.

Pracodawca może także wymagać potwierdzenia odbycia badań, gdyż zwolnienie to jest celowe i musi być wykorzystane zgodnie z jego przeznaczeniem. Przepisy nie określają sposobu dokumentowania tych zwolnień, a zatem do pracodawcy należy określenie, w jaki sposób pracownik ma je potwierdzić. Może być to zarówno wprowadzony wewnętrznie druk do potwierdzenia przez lekarza lub jednostkę służby zdrowia, jak też oświadczenie pracownika.

wpłaty na PFRON

Obowiązek dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) został skonstruowany w taki sposób, aby motywował pracodawców do zwiększenia wśród załogi liczby pracowników niepełnosprawnych. Takie działanie może zmniejszyć wpłaty na ten fundusz, a nawet zwolnić pracodawców z tego obowiązku. Pracodawca, który zatrudnia osoby niepełnosprawne, lecz nie osiąga określonego wskaźnika zatrudnienia tych osób, ma obowiązek dokonania wpłaty na PFRON.

WAŻNE! NSA w wyroku z 14 marca 2003 r. (sygn. akt III SA 1690/02) wskazał, że wpłaty na PFRON są rodzajem daniny publicznej, ale nie są podatkiem.

Podmioty objęte obowiązkiem wpłat

Zobowiązani do wpłat na PFRON są pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, u których wskaźnik zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych jest niższy niż 6 proc. Wskazane podmioty dokonują wpłat na ten fundusz w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6 proc. a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Wynika z tego, że obowiązek wpłat na PFRON nie obciąża pracodawców zatrudniających mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie ma znaczenia, czy tacy pracodawcy zatrudniają, czy nie, pracowników niepełnosprawnych. W żadnej sytuacji nie będą zobligowani do odprowadzania wpłat na PFRON.

Dla publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, publicznych i niepublicznych przedszkoli, publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych, placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków, a także klubów dziecięcych wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 2 proc.

Warto podkreślić, że przy ustalaniu obowiązku wpłat nie uwzględnia się liczby pracowników w danym zakładzie pracy, lecz liczbę etatów.

Przykład 6

Przykład 7

WAŻNE! Przy ustalaniu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych należy uwzględnić wszystkich pracowników niepełnosprawnych, bez względu na posiadany przez nich stopień niepełnosprawności.

Przeciętne zatrudnienie w danym miesiącu (po jego zakończeniu), w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, oblicza się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, (stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4, albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9).

W przypadku gdy poziom zatrudnienia zmienia się w trakcie miesiąca, jego średnią wysokość należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. zsumować stany zatrudnienia z poszczególnych dni (łącznie z dniami wolnymi w związku z przeciętnie pięciodniowym tygodniem pracy, niedzielami i dniami świątecznymi; dla tych dni przyjmuje się stan zatrudnienia w dniach je poprzedzających, a jeżeli miesiąc zaczyna się takim dniem, z dnia kolejnego),

Krok 2. sumę stanów zatrudnienia z poszczególnych dni danego miesiąca podzielić przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu.

Przykład 8

Przy ustalaniu obowiązku wpłat na PFRON do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach rodzicielskich,
• przebywających na urlopach wychowawczych,
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• będących uczestnikami ochotniczych hufców pracy,
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają ustawy odrębne od kodeksu pracy.

Powyższy katalog wyłączeń jest katalogiem zamkniętym, który nie może być w żadnym wypadku rozszerzany na inne osoby będące pracownikami. Urlop bezpłatny innego pracownika niż pracownik niepełnosprawny skutkuje wyłączeniem go ze stanu zatrudnienia tylko wówczas, gdy istnieje ustawowy obowiązek udzielenia tego urlopu. Jeżeli jednak urlop zostanie udzielony przez pracodawcę na podstawie wniosku pracownika (art. 174 kodeksu pracy), gdzie decyzja o jego udzieleniu jest uznaniowa, taki pracownik nadal będzie w czasie tego urlopu wliczany do stanu zatrudnienia.

Poza tym wliczeniu do stanu zatrudnienia podlegają wszystkie osoby związane z pracodawcą stosunkiem pracy, niezależnie od podstawy jego nawiązania (umowa o pracę, powołanie, mianowanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę).

Przykład 9

Wysokość wpłaty na PFRON

Zwolnienie z wpłat

Z wpłat na PFRON zwolnione są niedziałające w celu osiągnięcia zysku:

• domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
• hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
• zakłady opiekuńczo-lecznicze,
• publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
• pracodawcy, w stosunku do których ogłoszono upadłość.

Obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych może zostać obniżony w razie zatrudnienia osób niepełnosprawnych ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy. Schorzenia te określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (dalej: rozporządzenie z 18 września 1998 r.).

Katalog schorzeń pozwalających na obniżenie wpłat obejmuje:

• chorobę Parkinsona,
• stwardnienie rozsiane,
• paraplegię, tetraplegię, hemiplegię,
• znaczne upośledzenie widzenia (ślepotę) oraz niedowidzenie,
• głuchotę i głuchoniemotę,
• nosicielstwo wirusa HIV oraz chorobę AIDS,
• epilepsję,
• przewlekłe choroby psychiczne,
• upośledzenie umysłowe,
• miastenię,
• późne powikłania cukrzycy.

Jak wskazuje PFRON (na stronie www.pfron.org.pl), na potrzeby obliczania stanów zatrudnienia i wskaźników niezbędnych do wyliczenia wysokości wpłaty w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych legitymujących się orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym ze schorzeniem szczególnie utrudniającym wykonywanie pracy należy uzyskać od pracownika zaświadczenie wystawione przez lekarza specjalistę, potwierdzające takie schorzenie. Wyjątkiem są orzeczenia, które jednoznacznie potwierdzają wystąpienie schorzeń szczególnych ze wskazanym symbolem niepełnosprawności 01-U (upośledzenie umysłowe), 04-O (znaczne upośledzenie widzenia – ślepota oraz niedowidzenie) oraz 06-E (epilepsja). Zaświadczenie powinno zawierać pieczęć podmiotu leczniczego, imię i nazwisko oraz PESEL osoby niepełnosprawnej (lub inny numer identyfikacyjny), pieczęć i podpis lekarza specjalisty oraz informację, że u osoby tej stwierdzono co najmniej jedno ze schorzeń określonych w rozporządzeniu z 18 września 1998 r. Przykładowo orzeczenie z symbolem przyczyny niepełnosprawności 02-P (choroba psychiczna) nie potwierdza występowania schorzenia szczególnego, jakim jest przewlekła choroba psychiczna. Występowanie tego schorzenia szczególnego należy potwierdzić zaświadczeniem lekarza specjalisty.

Przy ustalaniu wysokości wpłaty na PFRON w przypadku schorzeń szczególnych wskaźnik zatrudnienia ulega obniżeniu o wskaźnik ustalony według następującego wzoru:

WO = (3 x ZS + 2 x US) x 100% : ZOG

gdzie:

WO – wskaźnik obniżający;

ZS – zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono jedno ze wskazanych wyżej schorzeń;

US – zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono jedno ze wskazanych wyżej schorzeń;

ZOG – zatrudnienie pracowników ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych odpowiada różnicy pomiędzy wskaźnikiem zatrudnienia osób niepełnosprawnych a wskaźnikiem ustalonym w powyższy sposób.

Inny wzór obowiązuje w odniesieniu do pracodawców będących państwową lub niepaństwową szkołą wyższą, wyższą szkołą zawodową, publiczną lub niepubliczną szkołą, zakładem kształcenia nauczycieli lub placówką opiekuńczo-wychowawczą albo resocjalizacyjną (par. 2a rozporządzenia z 18 września 1998 r.), zatrudniających osoby niepełnosprawne ze schorzeniami szczególnymi.

Wskaźnik zatrudnienia ulega w tym przypadku obniżeniu o wskaźnik ustalony według następującego wzoru:

WOE = (3 x ZS + 2 x US) x 100% : ZOG + (3 x KZS + 2 x KUS) x 100% : KOG

gdzie:

WOE – wskaźnik obniżający;

ZS – zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie spośród wymienionych powyżej;

US – zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie spośród wymienionych powyżej;

ZOG – zatrudnienie pracowników ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy;

KZS – liczba wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania, zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie spośród wymienionych powyżej;

KUS – liczba wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania, zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie spośród wymienionych powyżej;

KOG – liczba ogółem wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania.

W wyroku z 2 lutego 2022 r. (sygn. akt III FSK 1576/21) Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że: „Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w zw. z art. 49 ust. 1 wymienionej ustawy, zobowiązany do wpłat realizuje je na prawnej zasadzie samoobliczenia, pozytywnie porównywalnej do samoobliczenia podatku, w którym uprawniony i jednocześnie zobowiązany do samoobliczenia samodzielnie, bez ingerencji organu administracji, oblicza, deklaruje i wpłaca należny podatek w wynikających z obowiązującego prawa: wysokości i terminie. Obniżenie wysokości wpłat, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy, stanowi element samoobliczenia wpłat uzasadniony określonym stanem faktycznym odnośnie do sprzedającego. W przytoczonych powyżej regulacjach prawnych prawodawca stanowi więc o podmiotach, w tym sprzedającym i nabywcy, które dokonują samoobliczenia danych wpływających na powstanie zobowiązania oraz wysokość wpłat na PFRON. Z przepisów tych nie wynika, ażeby prawodawca akceptował w rzeczonym samoobliczeniu dane błędne, nieprawdziwe. W zakresie prawnie znaczącego stanu faktycznego u podmiotu uprawnionego i zobowiązanego do samoobliczenia wpłat na PFRON obowiązek tych wpłat i zobowiązanie do tych wpłat powstają z mocy prawa, a więc decyzja w omawianym przedmiocie, to jest określenia wysokości wpłat, w tym wpłat uwzględniających ich uzasadnione prawnie i faktycznie obniżenie, posiada charakter deklaratoryjny, zgodnie z zasadą unormowaną w art. 21 apr. 1 pkt 1 ordynacji podatkowej i art. 21 par 3 ordynacji podatkowej. Zatem jeżeli danina publiczna unormowana i wykonywana jest na prawnej zasadzie samoobliczenia, to zobowiązanie w tym obszarze powstaje z mocy samego prawa, a więc decyzja, niezależnie od – często niekonsekwentnego – określania jej przez prawodawcę, posiada charakter deklaratoryjny”.

Obniżenie wpłaty na PFRON z tytułu zakupu produkcji lub usługi

Wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy osiągają wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych będących:

• osobami niepełnosprawnymi zaliczonymi do znacznego stopnia niepełnosprawności lub
• osobami, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomymi – zaliczonymi do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności

– w wysokości co najmniej 30 proc.

Warunkiem obniżenia wpłaty jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą;
• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym w fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu;
• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup.

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50 proc. wpłaty na PFRON, do której zobowiązany jest nabywca w danym miesiącu. Pozostała niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na Fundusz przez okres nie dłuższy niż sześć miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

Z wyjaśnień PFRON wynika, że informację o kwocie obniżenia uprawniony podmiot powinien wystawić na formularzu INF-U niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności, jednak nie później, niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup. Nieterminowe wystawienie informacji o kwocie obniżenia może skutkować powstaniem obowiązku wpłaty na PFRON. Należy przy tym wystawić fakturę za zrealizowaną usługę bądź sprzedaną produkcję oraz prowadzić ewidencję wystawionych informacji o kwocie obniżenia. Ponadto w terminie do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym została wystawiona informacja INF-U, istnieje obowiązek przekazania do PFRON informacji miesięcznej o informacjach o kwocie obniżenia (INF-1-u) wraz z załącznikami stanowiącymi kopie wszystkich INF-U wystawionych w danym miesiącu.

W przypadku gdy kwota obniżenia przewyższa wartość zakupionej produkcji lub usługi, kwota obniżenia nie może być wyższa od kwoty określonej w fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług, w stosunku do której wystawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku.

Informacje składane do PFRON

Pracodawcy, którzy osiągają wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6 proc. lub 2 proc.), jednostki organizacyjne niedziałające w celu osiągnięcia zysku (m.in. hospicja) albo podmioty uprawnione do wystawienia informacji o obniżeniu wpłaty na fundusz składają do PFRON informacje:

• ewidencyjne zgłoszeniowe lub aktualizacyjne – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:

– stali się podmiotami zobowiązanymi do składania informacji miesięcznej o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, a nie podlegali zgłoszeniu w informacji ewidencyjnej zgłoszeniowej ani zgłoszeniowej deklaracji ewidencyjnej wpłat na fundusz, lub

– uległy zmianie dane wykazane we wcześniejszej informacji ewidencyjnej lub w deklaracji ewidencyjnej wpłat na fundusz;

• miesięczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja;
• roczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych – w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy ta informacja.

Tabela 2

Sankcyjna wpłata na PFRON

Omawiając wpłaty na PFRON, warto zwrócić uwagę na szczególną regulację zawartą w art. 23 ustawy o rehabilitacji. Ma ona charakter sankcji za niezrealizowanie obowiązku wydzielenia lub zorganizowania odpowiedniego stanowiska pracy, z podstawowym zapleczem socjalnym, osobie zatrudnionej, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku. Pracodawca ma na to trzy miesiące od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy. Zgłoszenie przez pracownika gotowości przystąpienia do pracy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia uznania go za osobę niepełnosprawną.

Niezrealizowanie przez pracodawcę tego obowiązku skutkuje obowiązkiem dokonania w dniu rozwiązania stosunku pracy z tą osobą wpłaty na PFRON w wysokości 15-krotnego przeciętnego wynagrodzenia.

dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych

Pracodawcy przysługuje ze środków PFRON miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego, pod warunkiem że pracownik ten został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych.

Dofinansowanie miesięczne nie przysługuje pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągającemu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6 proc.

Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć:

• 75 proc. poniesionych kosztów płacy – dla pracodawców prowadzących działalność gospodarczą,
• 90 proc. poniesionych kosztów płacy – dla pracodawców nieprowadzących działalności gospodarczej.

Do kosztów pracy zaliczane są:

• wynagrodzenie brutto;
• obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczane od tego wynagrodzenia;
• obowiązkowe składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgodnie ze stanowiskiem PFRON (www.pfron.org.pl) do wynagrodzenia brutto należy wliczyć również koszty pracy zdalnej: ekwiwalenty i ryczałty wypłacane pracownikowi niepełnosprawnemu w związku z pracą zdalną. Jest to jednak wątpliwe, ponieważ ryczałty i ekwiwalenty wypłacane w związku z pracą zdalną nie mają charakteru wynagrodzenia (odpłatności za pracę), ale obejmują zwrot ponoszonych przez pracownika kosztów.

Zawieszenie prawa do dofinansowania w przypadku nieuregulowania zobowiązań wobec PFRON

Wobec pracodawcy, który ma zaległości w zobowiązaniach wobec funduszu przekraczające ogółem kwotę 100 zł, prezes PFRON wydaje decyzję o wstrzymaniu miesięcznego dofinansowania do czasu uregulowania zaległości. Decyzja podlega wykonaniu z dniem wydania.

Będzie to dotyczyło każdorazowo przekazywanych środków z tytułu tej pomocy. W przypadku nieuregulowania przez pracodawcę zaległości wobec funduszu do 31 stycznia roku następującego po roku, za który pracodawcy przysługuje miesięczne dofinansowanie, prezes zarządu funduszu wydaje decyzję o odmowie wypłaty miesięcznego dofinansowania za okres wskazany w tej decyzji.

Przez zobowiązania wobec PFRON należy rozumieć wszelkie zobowiązania pracodawcy wobec tego funduszu, niezależnie od tytułu ich powstania. Dotyczy to przede wszystkim obowiązkowych wpłat na PFRON, ale także niespłaconych pożyczek czy nienależnie otrzymanych kwot dofinansowania wynagrodzenia.

Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 listopada 2021 r. (sygn. akt I GSK 798/21): „Dopiero dopełnienie warunku w postaci uregulowania zaległości względem Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do 31 stycznia roku następującego po roku, za który pracodawcy przysługuje miesięczne dofinansowanie, powinno skutkować wypłatą dofinansowania, ponieważ wstrzymanie dofinansowania w takiej sytuacji upada. Powyższe nie wymaga wydawania w tym zakresie odrębnego rozstrzygnięcia. Brak uregulowania zobowiązań wobec Funduszu przez pracodawcę do wskazanej daty granicznej powinno skutkować wydaniem decyzji o odmowie wypłaty dofinansowania, zgodnie z art. 26a ust. 9 ustawy z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Pracodawca traci wówczas prawo do otrzymania dofinansowania. Późniejsze wyegzekwowanie należności na rzecz Funduszu nie skutkuje możliwością przyznania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Nie może ujść uwadze i to, że art. 26a ust. 8 ustawy stanowi przepis szczególny w stosunku do «zwykłego» postępowania administracyjnego. W «zwykłym» postępowaniu administracyjnym w wypadku podobnego zagadnienia organ miałby obowiązek zawieszenia postępowania do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia powyższej kwestii. Nie można zatem podzielić stanowiska wskazującego, że do zastosowania art. 26a ust. 8 ustawy o rehabilitacji wymagane jest uprzednie prawomocne zakończenie postępowania w przedmiocie nakazu zwrotu dofinansowania. Do zastosowania bowiem wskazanego przepisu ustawy o rehabilitacji wystarczające jest posiadanie zaległości, które w sumie przekraczają 100 złotych, a więc ustawodawca przyjął kwotę 100 złotych, jako kwotę graniczną, która powoduje wydanie decyzji określonej treści”.

Inne okoliczności pozbawiające dofinansowania

Dofinansowanie nie przysługuje również:

• na pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury;
• do wynagrodzeń wypłaconych po dniu złożenia wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc;
• jeżeli wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych;
• jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni, przy czym kwota miesięcznych należnych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowych składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy, opłaconych z uchybieniem terminu, nie może przekroczyć wysokości 2 proc. składek należnych za dany miesiąc; dopuszczalne jest zatem uregulowanie zobowiązań po 14 dniach, ale tylko odnośnie do maksymalnie 2 proc. składek.

Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje do wynagrodzenia pracownika w części finansowanej ze środków publicznych. Wyłączenia tego nie stosuje się, jeżeli pracodawca sfinansował wynagrodzenie pracownika:

• ze środków publicznych z prowadzonej działalności, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
• z dochodów publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy, tj. z wpływów ze sprzedaży wyrobów i usług świadczonych przez jednostki sektora finansów publicznych.

Efekt zachęty

Aby uzyskać dofinansowanie, pracodawca wykonujący działalność gospodarczą musi wykazać tzw. efekt zachęty. Efekt zachęty jest ustalany jednokrotnie na moment podjęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością. Efekt ten trwa do czasu rozwiązania stosunku pracy bądź utraty przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej. Jak wskazuje PFRON w swoich wyjaśnieniach (na stronie www.pfron.org.pl), efekt zachęty istnieje, gdy zostaną łącznie spełnione następujące warunki:

• w momencie zatrudniania pracownika pracodawca ma wiedzę o jego niepełnosprawności;
• w miesiącu zatrudnienia pracownika z niepełnosprawnością efekt zachęty został wykazany metodą ilościową (w wyniku tego zatrudnienia wzrosło zatrudnienie ogółem w stosunku do średniego zatrudnienia z 12 ostatnich miesięcy) lub jakościową (pracownik niepełnosprawny został zatrudniony na stanowisko pracy zwolnione uprzednio przez innego pracownika);
• dofinansowanie jest pomocą konieczną; bez możliwości jego uzyskania pracodawca nie zatrudniłby osoby z niepełnosprawnością i w związku z tym wniosek o dofinansowanie złożył w pierwszym możliwym momencie, po spełnieniu wszystkich warunków do otrzymania dofinansowania.

Efekt zachęty ustaje w przypadku utraty:

• ciągłości zatrudnienia; jeżeli z co najmniej jednodniową przerwą po ustaniu poprzedniego zatrudnienia ta sama osoba z niepełnosprawnością zostaje ponownie zatrudniona, efekt zachęty należy zbadać w miesiącu ponownego zatrudnienia;
• statusu pracownika jako osoby niepełnosprawnej (upływ ważności orzeczenia). W takiej sytuacji efekt zachęty zostaje zachowany wyłącznie po przedstawieniu kolejnego orzeczenia. Z nowego orzeczenia powinno wynikać, że niepełnosprawność istniała w okresie między pierwszym a drugim orzeczeniem, a pracownik pozostawał w tym okresie w zatrudnieniu.

Jeżeli zatrudnienie nowych pracowników niepełnosprawnych w danym miesiącu u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą nie powoduje u niego wzrostu netto zatrudnienia ogółem, miesięczne dofinansowanie na nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego nie przysługuje, jeśli jego zatrudnienie nastąpiło w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o pracę uległa rozwiązaniu:

• z przyczyn określonych w art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy, tj. z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych,
• za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika,
• na mocy porozumienia stron,
• wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• z upływem czasu, na który została zawarta,
• z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Jeżeli te warunki nie są spełnione, miesięczne dofinansowanie na nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego przysługuje w przypadku, gdy jego miejsce pracy powstało w wyniku:

• wygaśnięcia umowy o pracę,
• zmniejszenia wymiaru czasu pracy pracownika – na jego wniosek.

Z wyjaśnień PFRON (www.pfron.org.pl) wynika, że w przypadku gdy pracodawca zatrudnia pracownika pełnosprawnego (tj. takiego, który w dniu zatrudnienia nie dysponował ważnym orzeczeniem), a niepełnosprawność zostanie potwierdzona formalnie dopiero w trakcie zatrudnienia (orzeczenie zostało wydane po dacie zatrudnienia), można wliczyć pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Oznacza to możliwość ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzenia tej osoby (bez obowiązku wykazywania efektu zachęty metodą ilościową lub jakościową – w poz. 48 załącznika INF-D-P należy wówczas zaznaczyć odpowiedź „TAK”) od dnia otrzymania orzeczenia o niepełnosprawności, po spełnieniu pozostałych warunków określonych przepisami ustawy o rehabilitacji.

Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej przez więcej niż jednego pracodawcę

Miesięczne dofinansowanie przysługuje z tytułu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, ujętych w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych, którą prowadzi PFRON, posługując się numerami PESEL oraz informacjami przekazywanymi do funduszu drogą elektroniczną.

Pracodawca, ubiegając się o dofinansowanie, składa do PFRON:

• miesięczne informacje o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych(INF-D-P);
• wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc.

W przypadku gdy osoba niepełnosprawna jest zatrudniona u więcej niż jednego pracodawcy w wymiarze czasu pracy nieprzekraczającym ogółem pełnego wymiaru czasu pracy, miesięczne dofinansowanie przyznaje się na tę osobę pracodawcom, u których jest ona zatrudniona, w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy tej osoby.

Wówczas miesięczne dofinansowanie jest przyznawane na tę osobę w wysokości nieprzekraczającej kwoty miesięcznego dofinansowania przyznawanego na osobę zatrudnioną w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 26b ust. 3 ustawy o rehabilitacji). Ważne jest, że miesięczne dofinansowanie w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy tej osoby w pierwszej kolejności jest przyznawane pracodawcy, który zatrudnił ją wcześniej. Najczęściej powoduje to obniżenie wsparcia dla pracodawcy, który zatrudnił tę osobę jako drugi.

Przykład 10

Dofinansowanie proporcjonalne do etatu u pierwszego pracodawcy

Szczegóły w zakresie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych zawiera rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 23 grudnia 2020 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Określa ono:

1) szczegółowe warunki udzielania oraz tryb przekazywania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych;

2) terminy składania i wzory:

a) miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych (INF-D-P),

b) wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc wraz z wykazem dokumentów załączanych do wniosku (Wn-D);

3) wymogi, jakie muszą spełniać pracodawcy, przekazując dokumenty w formie elektronicznej przez teletransmisję danych.

koszty przystosowania stanowiska pracy

Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudnia osoby niepełnosprawne, może otrzymać zwrot kosztów:

• adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
• adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;
• zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
• rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb, o których mowa powyżej.

Zwrot dotyczy wyłącznie dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających z zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Nie obejmuje zwykłych kosztów utworzenia stanowiska pracy (np. na malowanie pokoju). Stanowisko pracy, zgodnie z definicją zawartą w par. 2 pkt 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, jest to przestrzeń pracy wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, w której pracownik lub zespół pracowników wykonuje pracę. Przystosowane stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej oznacza – według art. 2 pkt 8 ustawy o rehabilitacji – stanowisko pracy, które jest oprzyrządowane i dostosowane odpowiednio do potrzeb wynikających z rodzaju i stopnia niepełnosprawności.

Zwrot kosztów może dotyczyć tylko zatrudnionych osób niepełnosprawnych:

• bezrobotnych lub poszukujących pracy, niepozostających w zatrudnieniu;
• pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez pracodawcę lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy.

Przykład 11

Zmiana stopnia niepełnosprawności

Pogorszenie stanu zdrowia nie musi być wynikiem wypadku przy pracy, ale musi powstać w czasie trwania stosunku pracy. Jeżeli w związku z pogorszeniem stanu zdrowia tej osoby konieczne jest przystosowanie jej stanowiska pracy, pracodawca będzie mógł uzyskać na to wsparcie.

Zasady przyznawania i wysokość zwrotu kosztów

Zwrot kosztów nie może przekraczać 20-krotnego przeciętnego wynagrodzenia za każde przystosowane stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej, przy czym:

• zwrotowi nie podlegają koszty (inne niż rozpoznanie potrzeb przez służbę medycyny pracy) poniesione przez pracodawcę przed dniem podpisania umowy;
• kwota zwrotu kosztów poniesionych w związku z rozpoznaniem potrzeb osób niepełnosprawnych nie może przekraczać 15 proc. kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Warunkiem zwrotu kosztów jest uzyskanie pozytywnej opinii PIP wydanej na wniosek starosty, odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bhp na stanowisku pracy lub w przystosowywanych pomieszczeniach zakładu pracy.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 grudnia 2014 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (dalej: rozporządzenie z 23 grudnia 2014 r.) reguluje kwestie dotyczące:

• trybu i sposobu postępowania w sprawach zwrotu ze środków PFRON kosztów:

– adaptacji pomieszczeń zakładu pracy,

– adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

– zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

– rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb, o których mowa w pkt powyżej;

• szczegółowych warunków zwrotu kosztów;
• wzoru wniosku i elementów umowy o zwrot kosztów;
• dokumentacji niezbędnej do zwrotu kosztów;
• sposobu i terminów rozpatrywania wniosków o zwrot kosztów.

Koszty kwalifikowane

Warto zwrócić uwagę na to, co jest kosztem kwalifikowanym. W przypadku kosztów adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności, kosztami kwalifikowalnymi są udokumentowane koszty:

• zakupu materiałów oraz wykonania robót budowlanych w rozumieniu przepisów prawa budowlanego dotyczących dostosowania pomieszczeń zakładu stosownie do potrzeb osób niepełnosprawnych,
• zakupu środków trwałych stanowiących wyposażenie pomieszczeń zakładu w związku z przystosowaniem stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych,
• wytworzenia systemem gospodarczym lub w zakładzie pracy środków trwałych

– w celu umożliwienia wykonywania przez pracownika niepełnosprawnego powierzonych czynności na poziomie porównywalnym z analogicznymi czynnościami wykonywanymi przez pracownika pełnosprawnego.

Odnośnie do adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy, kosztami kwalifikowanymi są udokumentowane koszty poniesione na adaptację lub nabycie ww. urządzeń.

W związku z tym, że zwrot obejmuje tylko koszty dodatkowe, wartość zakupu materiałów budowlanych lub środków trwałych oraz koszty robót budowlanych albo wytworzenia środków trwałych zostają pomniejszone o wartość takich samych materiałów lub środków trwałych oraz o koszty robót budowlanych lub wytworzenia środków trwałych, jeżeli stanowiłyby adaptację lub wyposażenie stanowiska pracy osoby niebędącej osobą niepełnosprawną. Tak samo koszt nabycia urządzeń lub ich adaptacji pomniejszany jest o koszt nabycia takich samych urządzeń lub adaptacji urządzeń, które zostałyby nabyte lub adaptowane do potrzeb osób niebędących osobami niepełnosprawnymi.

Kosztami kwalifikowanymi zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności są udokumentowane koszty:

• zakupu i autoryzacji oprogramowania,
• zakupu urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracowników

– zaprojektowanych i wykonanych z uwzględnieniem specyficznych potrzeb użytkowników niepełnosprawnych, w celu umożliwienia lub ułatwienia im wykonywania pracy.

W przypadku rozpoznania przez służby medycyny pracy ww. potrzeb kosztami kwalifikowanymi są udokumentowane koszty niezbędnych badań mających na celu ustalenie odpowiednio:

• zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku pracy, z uwzględnieniem potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracownika;
• koniecznych elementów wyposażenia danego stanowiska pracy oraz zakresu obowiązków na tym stanowisku pracy dających podstawę do oceny możliwości wykonywania pracy przez osobę niepełnosprawną;
• konieczności adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;
• konieczności zakupu oprogramowania oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracowników;
• zakresu niezbędnej adaptacji pomieszczeń zakładu pracy

– z zastrzeżeniem, że przyznanie zwrotu tych kosztów jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku przyznania zwrotu kosztów adaptacji pomieszczeń, adaptacji lub nabycia urządzeń oraz zakupu i autoryzacji oprogramowania.

Wniosek należy złożyć do starosty właściwego ze względu na miejsce:

• zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej albo poszukującej pracy, niepozostającej w zatrudnieniu – w przypadku gdy zwrot kosztów dotyczy tej osoby,
• zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby albo miejsce zamieszkania pracodawcy – w pozostałych przypadkach.

W praktyce tymi sprawami zajmują się powiatowe urzędy pracy. Wzór wniosku został określony w załączniku do rozporządzenia z 23 grudnia 2014 r.

Poza kwestią oceny prawidłowości i kompletności zakresu danych zawartych we wniosku (w przypadku braków w tym zakresie pracodawca zostanie wezwany do ich usunięcia) przy rozpatrywaniu wniosku brane są pod uwagę odpowiednio:

• wysokość posiadanych środków PFRON przeznaczonych na ten cel w danym roku,
• kondycja finansowa pracodawcy zapewniająca zatrudnianie osób niepełnosprawnych przez okres co najmniej 36 miesięcy,
• potrzeby lokalnego rynku pracy,
• wysokość przewidywanych kosztów.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje o tym pracodawcę, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Po zakończeniu negocjacji jest zawierana umowa (par. 15 rozporządzenia z 23 grudnia 2014 r.).

Pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia staroście listy pracowników, w stosunku do których poniósł omawiane koszty, oraz:

• zestawienia kosztów podlegających zwrotowi w zakresie określonym w bloku D części II wniosku wraz z fakturami, rachunkami i dowodami zapłaty lub umowami potwierdzającymi poniesienie kosztów podlegających zwrotowi – w terminie 7 dni od dnia poniesienia ostatniego z tych kosztów;
• oceny technicznej rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną w przypadku:

– wytworzenia środka trwałego systemem gospodarczym lub w zakładzie pracy,

– zakupu sprzętu używanego.

W terminie 7 dni od dnia doręczenia staroście tych dokumentów starosta występuje do PIP z wnioskiem o wydanie opinii odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub w pomieszczeniach zakładu pracy. Starosta przekazuje kwotę zwrotu kosztów na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania pozytywnej opinii PIP.

Skrócenie zatrudnienia a refundacja kosztów

W sytuacji gdy pracodawca otrzymał refundację kosztów przystosowania stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej, ale rozwiązał z nią umowę o pracę przed upływem 36 miesięcy, będzie musiał zwrócić otrzymane środki. Zwrotu należy dokonać w wysokości 1/36 ogólnej kwoty za każdy miesiąc brakujący do upływu tego okresu, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty i w terminie trzech miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z tą osobą. Nie ma znaczenia przyczyna rozwiązania stosunku pracy.

Można się jednak od tego zwrotu uchronić, zatrudniając w terminie trzech miesięcy od rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem niepełnosprawnym, w związku z zatrudnieniem którego pracodawca otrzymał wsparcie finansowe, inną osobę niepełnosprawną skierowaną do pracy przez powiatowy urząd pracy. Łączne zatrudnienie będzie musiało trwać co najmniej 36 miesięcy (nie wlicza się do tego okresu czasu przerwy).

koszty wyposażenia stanowiska pracy

Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy będzie zatrudniał osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna albo poszukująca pracy, niepozostającą w zatrudnieniu, może otrzymać, na wniosek, ze środków funduszu zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy do wysokości 15-krotnego przeciętnego wynagrodzenia.

Szczegóły w zakresie:

• trybu postępowania w sprawach dotyczących zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej,
• wzoru wniosku i elementów umowy oraz dokumentacji niezbędnej do zwrotu,
• sposobu i terminów rozpatrywania wniosków o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej,
• formy zabezpieczenia zwrotu otrzymanych środków w przypadku niedotrzymania warunków umowy dotyczącej ich przyznani

– określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej.

Zasady przyznawania refundacji i ubiegania się o nią

Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy obejmuje:

• udokumentowane koszty zakupu lub wytworzenia wyposażenia stanowiska pracy, na którym pracę będzie wykonywała osoba niepełnosprawna;
• kwotę niepodlegającego odliczeniu:

– podatku od towarów i usług,

– podatku akcyzowego

związanych z przedmiotami opodatkowania określonymi powyżej.

Wniosek o to wsparcie należy złożyć do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej albo poszukującej pracy, niepozostającej w zatrudnieniu (do PFRON, jeżeli wnioskującym jest starosta).

Starosta, rozpatrując wniosek, bierze pod uwagę:

• potrzeby lokalnego rynku pracy;
• liczbę osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach, zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotne albo poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu;
• koszty wyposażenia stanowiska pracy;
• wkład pracodawcy w wyposażenie tworzonego stanowiska pracy;
• wysokość posiadanych środków Funduszu przeznaczonych na ten cel w danym roku.

W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta zawiera z pracodawcą umowę, która zawiera w szczególności zobowiązanie starosty do:

• wypłaty refundacji w kwocie ustalonej w wyniku negocjacji,
• co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę w czasie obowiązywania umowy.

W umowie liczne zobowiązania nakładane są na praco dawcę. Ma on bowiem obowiązek:

• poniesienia wskazanych w umowie kosztów oraz zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, której dotyczy refundacja, w terminie do trzech miesięcy od dnia zawarcia umowy;
• udokumentowania realizacji umowy na wezwanie starosty;
• umożliwienia wykonania przez starostę czynności kontrolnych;
• informowania starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie siedmiu dni od dnia wystąpienia tych zmian;
• rozliczenia otrzymanej refundacji w terminie określonym w umowie;
• zwrotu otrzymanej refundacji oraz odsetek od refundacji naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych w terminie trzech miesięcy od dnia otrzymania wezwania starosty do zapłaty lub ujawnienia naruszenia co najmniej jednego z warunków umowy;
• zabezpieczenia zwrotu kwoty refundacji – w formie poręczenia, weksla z poręczeniem wekslowym (awal), gwarancji bankowej, zastawu na prawach lub rzeczach, blokady rachunku bankowego lub aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji przez dłużnika.

Pracodawca przedstawia staroście kopię umowy o pracę zawartej z osobą zatrudnioną na refundowanym stanowisku pracy, orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność tej osoby, zestawienie poniesionych kosztów podlegających refundacji oraz kopie dowodów ich poniesienia w terminie siedmiu dni od dnia poniesienia ostatniego z tych kosztów.

Zakup wyposażenia objętego refundacją dokumentowany jest fakturą, rachunkiem lub dowodem zapłaty. Wytworzenie wyposażenia objętego refundacją dokumentuje się, przedstawiając ocenę techniczną rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną (koszty oceny i wyceny rzeczoznawcy finansuje pracodawca). Cena nabycia i koszt wytworzenia wyposażenia objętego refundacją są ustalane i dokumentowane zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Umowa zawarta ze starostą wygasa w przypadku nieprzedstawienia zestawienia poniesionych kosztów podlegających refundacji oraz kopii dowodu ich poniesienia w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy.

W terminie siedmiu dni od dnia doręczenia staroście powyższych dokumentów pracodawca występuje do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o wydanie opinii o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na tym stanowisku lub o spełnieniu warunków bhp na tym stanowisku.

Zwrot kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu

Jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca jest zobowiązany zwrócić funduszowi za pośrednictwem starosty środki w wysokości równej 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu tego okresu, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty. Pracodawca dokonuje zwrotu w terminie trzech miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną.

Pracodawca nie zwraca środków, jeżeli zatrudni w terminie trzech miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną inną osobę niepełnosprawną, zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna lub poszukująca pracy i niepozostająca w zatrudnieniu. Wynikająca z tego powodu przerwa nie jest wliczana do okresu 36 miesięcy.

zwrot kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu

Oprócz omówionych wcześniej form wsparcia pracodawcy przyznano także zwrot kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu.

Pracodawca, który zatrudnia pracownika niepełnosprawnego, może otrzymać ze środków PFRON zwrot:

• miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy,
• kosztów szkolenia tych pracowników

– w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy.

Koszty kwalifikowane związane z zatrudnieniem osób pomagających niepełnosprawnemu

Kosztami kwalifikowanymi są kwoty wynagrodzeń pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu i za czas poświęcony wyłącznie na tę pomoc. Wysokość zwrotu miesięcznych kosztów stanowi iloczyn kwoty najniższego wynagrodzenia i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu oraz miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu. Przy czym liczba godzin przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu nie może przekraczać liczby godzin odpowiadającej 20 proc. liczby godzin pracy pracownika w miesiącu.

Pracodawca może też otrzymać zwrot kosztów szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełno sprawnemu w pracy, do 100 proc. kosztów szkolenia. Dofinansowanie z tego tytułu nie może jednak przekroczyć równowartości kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Zasady wnioskowania o zwrot kosztów

Wniosek o zawarcie umowy dotyczącej tej formy wsparcia należy złożyć staroście lub prezydentowi miasta na prawach powiatu, jednak w praktyce sprawy te realizują urzędy pracy. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Umowa będzie określała m.in. maksymalną liczbę godzin przeznaczanych miesięcznie przez zatrudnionego pracownika na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu.

Pracodawca będący stroną takiej umowy przedkłada staroście m.in.:

• zestawienie kosztów podlegających zwrotowi wraz z dowodem wypłaty wynagrodzenia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wypłacono wynagrodzenie podlegające zwrotowi;
• zaświadczenie o zasadności udzielania pomocy pracownikowi niepełnosprawnemu wydane przez lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad tym pracownikiem;
• kopie umów o pracę zawartych z pracownikami, a także kopie dokumentów potwierdzających, że zakres obowiązków obejmuje tych pracowników.