PIP i MRiPS o stosowaniu różnych trybów pracy zdalnej

Jeśli wprowadzana jest ona w ramach elastycznej organizacji pracy, to trzeba stosować wszystkie przepisy ogólne, w tym także te o wypłacie ryczałtu. Istnieje jednak rozbieżność co do tego, jak liczyć termin rozpatrzenia wniosku o jej zastosowanie.

Od 26 kwietnia 2023 r. pracę zdalną w przypadku rodzica dziecka można wprowadzić na jego wniosek, a są w tym zakresie aż dwie możliwości: art. 6719 par. 6 oraz art. 1881 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.).

Można powiedzieć, że pierwszy z tych przepisów reguluje pracę zdalną dla uprzywilejowanych grup pracowników, do których należą m.in. pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, kobieta w ciąży oraz pracownik sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w formie pisemnej lub elektronicznej w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Drugi przepis mówi o elastycznej organizacji pracy, która dotyczy już tylko pracowników wychowujących dziecko, ale za to do ukończenia przez nie 8. roku życia. Elastyczna organizacja pracy obejmuje siedem różnych instytucji, a tylko jedną z nich jest praca zdalna. Jest to instytucja wymagająca wniosku pracownika, który będzie spełniał określone w przepisie wymagania, a pracodawca tym razem jedynie rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, ale także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Czas na odpowiedź pracodawcy wynosi siedem dni od dnia otrzymania wniosku złożonego przez pracownika.

W praktyce w związku ze stosowaniem tych instytucji pojawiły się pytania:

• Czy wymiary pracy zdalnej wprowadzonej na ogólnych zasadach i pracy zdalnej, o którą zawnioskował pracownik na podstawie ww. przepisów, się sumują?
• Czy za pracę zdalną wprowadzoną w ramach elastycznej organizacji pracy należy wypłacać ryczałt/ekwiwalent za pracę zdalną?
• Jak traktować sobotę w aspekcie terminu siedmiu dni roboczych w przypadku wniosku o pracę zdalną dla uprzywilejowanych?

Odpowiedzi na powyższe pytania udzieliły zarówno Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, jak i centrala Państwowej Inspekcji Pracy, a więc Główny Inspektorat Pracy. Jednak w przypadku ostatniego pytania nie są one spójne.

Wymiar pracy zdalnej a wymiar pracy zdalnej wprowadzonej w ramach elastycznej organizacji pracy

Od 7 kwietnia br. pracodawcy mogą wprowadzać na stałe do organizacji pracę zdalną. Obserwując rynek pracy, można stwierdzić, że najczęstszym rozwiązaniem w praktyce jest praca zdalna częściowa, zwana także hybrydową, ale są takie branże, jak np. IT, gdzie częsta jest praca zdalna całkowita. W wielu firmach pracownicy mają uprawnienie do jednego, dwóch lub trzech dni pracy zdalnej w tygodniu roboczym lub do określonej liczby dni pracy zdalnej w skali miesiąca.

Od 26 kwietnia br., wdrażając z opóźnieniem unijną dyrektywę work-life balance, dodano do kodeksu pracy całkowicie nową instytucję prawną, zwaną elastyczną organizacją pracy, określoną w art. 1881 k.p., który został umiejscowiony w dziale VIII „Uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem”. Jest to więc odrębna instytucja, a ściślej mówiąc ‒ uprawnienie rodzicielskie. W odpowiedzi z 17 października 2023 r. udzielonej przez GIP nie ma wyraźnego potwierdzenia, że należy sumować dni pracy zdalnej udzielonej na ogólnych zasadach z pracą zdalną udzieloną na podstawie wniosku o elastyczną organizację pracy. PIP wskazała jedynie, że: „(…) Jeżeli więc pracownik złożył wniosek o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy w postaci pracy zdalnej w wymiarze 2 dni w tygodniu, to w razie uwzględnienia wniosku pracownik będzie mógł pracować zdalnie w takim wymiarze, jaki wskazał we wniosku, tj. 2 dni w tygodniu”. Jednak MRiPS w swoim stanowisku z 4 października 2023 r. stwierdziło, że: „(…) uwzględnienie wniosku pracownika uprzywilejowanego w ramach elastycznej organizacji pracy, podobnie jak uwzględnienie wniosku pracownika uprzywilejowanego o którym mowa w art. 6719 par. 6 Kodeksu pracy, nie podlega wewnątrzzakładowym regulacjom w zakresie wymiaru pracy zdalnej przyjętego dla wszystkich pracowników”.

Zatem należy uznać, że wymiar pracy zdalnej wynikający z wniosku pracownika uprzywilejowanego, złożonego zarówno na podstawie art. 6719 par. 6 k.p., jak i w ramach elastycznej organizacji pracy, zgodnie z art. 1881 k.p. powinien zostać zsumowany z uprawnieniem ogółu pracowników wynikającym z porozumienia czy regulaminu dotyczącego pracy zdalnej.

Powyższy wniosek oznacza w praktyce, że może dojść do sytuacji, iż pracownik osiągnie możliwość pracy zdalnej całkowitej, gdy zsumujemy dni pracy zdalnej przysługujące mu na podstawie ogólnych regulacji zakładowych oraz jego indywidualnego wniosku. Oczywiście należy pamiętać także, że całkowicie obok tych uprawnień pracownik zawsze może także korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym.

Ryczałt za pracę zdalną wprowadzoną w ramach elastycznej organizacji pracy

W tym zakresie odpowiedzi obydwu urzędów są najbardziej spójne, gdyż przyjęto, że także za pracę zdalną wprowadzoną w ramach elastycznej organizacji pracy należy wypłacać ryczałt czy ekwiwalent. GIP podkreśla w swoim stanowisku, że wyłączenie płacenia ekwiwalentu lub ryczałtu dotyczy jedynie pracy zdalnej okazjonalnej, co wyraźnie wyartykułowano w art. 6733 par. 2 k.p., a zatem w innych przypadkach należy wypłacać ekwiwalent lub ryczałt z tytułu pracy zdalnej. Z kolei MRiPS wskazuje w swoim stanowisku, że przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy nie modyfikują ogólnych regulacji dotyczących zasad wykonywania pracy zdalnej u pracodawcy. Zatem niezależnie od trybu jej wprowadzenia zawsze pracodawca jest zobowiązany ponosić koszty związane z pracą zdalną i dotyczy to wszystkich kategorii pracy zdalnej dla pracowników uprzywilejowanych.

Trzeba podkreślić, że do pracy zdalnej wprowadzanej na podstawie wniosku o zastosowanie wobec pracownika elastycznej organizacji pracy stosuje się ogólne regulacje dotyczące pracy zdalnej, nie tylko w zakresie ekwiwalentu lub ryczałtu, lecz także innych obowiązków pracodawcy, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Przykładem takiej instytucji będzie kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną w domu, która może dotyczyć także pracownika, wobec którego zastosowano elastyczną organizację pracy, także wtedy gdy wcześniej mógł on korzystać jedynie z pracy zdalnej okazjonalnej. Pracownik pracujący zdalnie w ramach elastycznej organizacji pracy musi zatem spełniać wszystkie obowiązki wynikające z regulaminu pracy zdalnej obowiązującego u pracodawcy, w tym np. w zakresie potwierdzania obecności w pracy czy rejestrowania czasu pracy.

Sobota jako dzień roboczy – wątpliwości

W przypadku odmowy uwzględnienia wniosku pracownika o elastyczną organizację pracy pracodawca ma siedem dni na udzielenie odpowiedzi, a w przypadku pracy zdalnej dla pracowników uprzywilejowanych także siedem dni, ale tym razem ustawodawca dodał, że chodzi o dni robocze, i tutaj od razu pojawiła się rozbieżność interpretacyjna. Nie wiadomo bowiem, jak traktować soboty. Nie budzi wątpliwości, że dniami ustawowo wolnymi od pracy są niedziele i święta. Sobota jest z kolei w wielu firmach dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ale w wielu branżach jest dniem roboczym i pracownikom są wyznaczane ruchomo dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Gdyby odwołać się do podziału dni w przepisach o terminach wynikających z ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1933; dalej: k.c.), należy wskazać, że sobota jest dniem powszednim, a nie dniem ustawowo wolnym od pracy. Jednak sobotę dodano do treści art. 115 k.c., gdyż wcześniej budził on wątpliwości interpretacyjne, które historycznie patrząc, inaczej rozstrzygnął Sąd Najwyższy, a inaczej Naczelny Sąd Administracyjny, a oba rozstrzygnięcia miały moc uchwał siedmiu sędziów. W uchwale siedmiu sędziów NSA z 25 czerwca 2001 r. (sygn. akt FPS 7/00) przyjęto, że jeżeli dzień wolny od pracy w pięciodniowym tygodniu pracy przypada w sobotę, to dzień taki należy uznać za równorzędny z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 par. 4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. ‒ Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 803). Z kolei w uchwale siedmiu sędziów SN z 25 kwietnia 2003 r. (sygn. akt III CZP 8/03), której nadano moc zasady prawnej, przyjęto, że sobota nie jest dniem uznanym ustawowo za wolny od pracy w rozumieniu art. 115 k.c. w zw. z art. 165 par. 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. ‒ Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1550; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1860). Obecnie art. 115 k.c. ma brzmienie: „Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą”. Powyższa zmiana pokazuje, że ustawodawca przyjął, że sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy, ale jest dniem wolnym od pracy o innym charakterze, dlatego należało doprecyzować przepis, aby nie budził wątpliwości interpretacyjnych.

Mając powyższe na uwadze, należy teraz postawić pytanie, czy siedmiodniowy termin wynikający z kodeksu pracy, liczony w dniach roboczych, powinien obejmować sobotę, czy też nie? Niestety nadesłane stanowiska nie ułatwiają sprawy, bo są rozbieżne. Ze stanowiska GIP z 17 października 2023 r. wynika bowiem, że przez „dni robocze”, o których mowa w art. 6719 par. 6 k.p., należy rozumieć wszystkie dni tygodnia za wyjątkiem niedziel i świąt, a więc sobota to dzień roboczy. Z kolei w stanowisku resortu pracy z 4 października 2023 r. przyjęto odmiennie, że wolna od pracy sobota nie może zostać uznana za dzień roboczy. W każdym przypadku złożenia wniosku o pracę zdalną dla uprzywilejowanych będzie zatem dylemat, jak policzyć termin, gdyż trwa on siedem dni, a więc zawsze obejmie weekend i trzeba w każdej sytuacji rozstrzygnąć, co zrobić z sobotą – uwzględnić ją czy pominąć?

Przykład 1

Zestawiając ze sobą dwie nadesłane opinie, w mojej oocenie należy stwierdzić, że właściwa jest odpowiedź resortu pracy, gdyż w odpowiedzi nadesłanej przez GIP jest wewnętrzna sprzeczność. Przytoczmy jej odpowiedni fragment: „Przez «dni robocze», o których mowa w art. 6719 par. 6 k.p., należy rozumieć wszystkie dni tygodnia za wyjątkiem niedziel i świąt. Jednocześnie należy wskazać, że jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą – art. 115 k.c. w zw. z art. 300 k.p.”. Zdaniem GIP w przypadku liczenia terminu dotyczącego wniosku o skorzystanie z elastycznej organizacji pracy należy zastosować odpowiednio art. 115 k.c., w którym po zmianach przyjęto, że termin nie może się kończyć w sobotę, a więc przesuwa się na kolejny dzień po zakończeniu dnia/dni wolnych od pracy. A zatem termin nie może się skończyć w sobotę, a to jest sprzeczne z pierwszym zacytowanym zdaniem, bo skoro sobota jest dniem roboczym, to termin może się przecież skończyć w takim dniu tak samo jak we wtorek czy w czwartek.

Przykład 2

Niestety brak tutaj konsekwencji, ponieważ przy takim liczeniu wydłużamy termin o jeden dzień, a więc będzie de facto 8 dni roboczych w rozumieniu przyjętym w stanowisku, a nie 7 dni. Taki pogląd jest nie do obrony, a więc moim zdaniem za prawidłowe stanowisko należy uznać stanowisko MRiPS. Sobota nie jest dniem roboczym i pomijamy ją, licząc termin na odpowiedź pracodawcy w przypadku wniosku o elastyczną organizację pracy. Stanowisko resortu jest także korzystniejsze dla pracodawców, którzy mają realnie dłuższy czas na zajęcie merytorycznego stanowiska. Odwołując się do przykładu 2 należy bowiem stwierdzić, że termin minie nie 30 października, ale 31 października, bo pominiemy w liczeniu dwie soboty – 21 i 28 października – i uwzględnimy tylko dni od poniedziałku do piątku. ©℗