Szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób zgodnie z prawem wypłacać pracownikom wynagrodzenie w częściach. Finalnie sięgnęliśmy do najprostszych rozwiązań - mówi Michał Kibil, senior partner w DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy S.K.A.
/>
Nie tylko zetknąłem się z takimi oczekiwaniami, lecz także z roku na rok obserwuję wyraźny wzrost zapotrzebowania na tego typu benefit. Już od kilku lat są prowadzone badania, które regularnie wskazują, że pracownicy cierpią na niedopasowaniu terminu, w którym dostają wypłatę, względem tego, w którym muszą płacić rachunki. Jednocześnie zatrudnieni relatywnie rzadko są w stanie stworzyć sobie poduszkę finansową, z której będą mogli uregulować należności, zanim otrzymają swoje wynagrodzenie. To też powoduje u nich znaczny dyskomfort – bo jak być spokojnym, jeżeli powinniśmy opłacić wiele rzeczy, w tym np. ratę kredytu, a na koncie pustka? Jeszcze do niedawna pracownicy radzili sobie z tą sytuacją w ten sposób, że czekali do dnia wypłaty, opóźniając zapłatę za rachunki tam, gdzie było to tylko możliwe, albo, gdy naprawdę potrzebowali pieniędzy w trakcie miesiąca, np. ze względu na nieplanowane wydatki, wnioskowali o zaliczkę od pracodawcy, co również nie było dla nich komfortowe, bo przypominało proszenie się o pieniądze. Czasami brali np. pożyczki chwilówki – ale chyba nie trzeba nikomu przypominać, jak źle się kończyła ta opcja w większości przypadków.
Gdy pierwszy raz wdrażaliśmy to rozwiązanie, naturalnie szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób zgodnie z prawem wypłacać pracownikom wynagrodzenie w częściach. Spotykaliśmy się z propozycjami traktowania tego jako zaliczki z potrąceniami czy też nieoprocentowanych pożyczek, niemniej jednak z naszej perspektywy wydawało się to pozbawione uzasadnienia i biznesowego sensu. Finalnie sięgnęliśmy do najprostszych rozwiązań.
Oparliśmy się na samych przepisach kodeksu pracy, które jasno stanowią, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu. Wobec czego nie ma żadnych przeciwskazań, aby ustalić, że wypłata wynagrodzenia bądź też jego części będzie się odbywała częściej niż jeden raz w miesiącu, w terminie dogodnym dla pracownika.
Przy czym w takiej sytuacji absolutnie nie mamy do czynienia z zaliczką, która może zostać przyznana pracownikowi wyłącznie na wydatki pracodawcy i z której musi się on rozliczyć lub którą musi zwrócić. Nie jest ona także pożyczką, którą również trzeba zwrócić. Poza tym nie ma tu konieczności dokonywania potrąceń, które, co warto podkreślić, w odniesieniu do tego rodzaju sytuacji mogą odbywać się wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Wreszcie nie mamy tu do czynienia z premią ani też nagrodą. Istotą tego rozwiązania jest bowiem wprowadzenie modelu, w którym decyzją pracodawcy dajemy pracownikowi prawo do zdecydowania, czy część swojej płacy chciałby otrzymać trochę wcześniej niż pozostałą kwotę wynagrodzenia.
To rozwiązanie jest zdecydowanie lepsze od innych form wcześniejszej wypłaty, ponieważ tak długo, jak pracownik mieści się ze swoimi potrzebami w granicach wyznaczonych przez pracodawcę – chociażby w maksymalnej kwocie, o jaką może się ubiegać – wcześniejsza wypłata nie wymaga każdorazowej zgody firmy. Dzięki temu odpada nam też podstawowy problem wstydu, jaki może się wiązać z wnioskowaniem o wcześniejszą wypłatę.
Aby system działał efektywnie, musi się rządzić pewnymi zasadami, które określi pracodawca. Osobiście rekomendujemy wyraźne ustalenie, że pracownik nie może otrzymać wcześniej większej części wynagrodzenia niż ta, którą już zarobił. Dzięki temu pracodawca nie ryzykuje, że w razie gdyby np. po wcześniejszej wypłacie pracownik zaprzestał świadczenia pracy, konieczne byłoby dochodzenie od niego zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia. Czyli, przykładowo, przy pobieraniu wynagrodzenia w połowie miesiąca pracownik nie powinien być uprawniony do dochodzenia jego większej części niż połowa swojego miesięcznego wynagrodzenia. Ustanowionych zasad oczywiście może być więcej, a mogą one dotyczyć takich kwestii jak: najwcześniejszy termin wypłaty wynagrodzenia, maksymalna kwota wynagrodzenia wypłacanego z góry czy też liczba transz, w których to wcześniejsze wynagrodzenie będzie wypłacane. Tutaj kreatywność pracodawców może sięgać zenitu, chociaż nie można zapominać o celu, w jakim wdrażamy to rozwiązanie – nie powinniśmy doprowadzać do sytuacji, w której przez nadmierną liczbę zasad mało kto będzie mógł się ubiegać o wcześniejszą wypłatę.
Wypłatę na życzenie można wprowadzić jako element dowolnego systemu HRM, czyli systemu przeznaczonego do zarządzania obszarem HR, poprzez uzupełnienie go o odpowiednie wnioski o wcześniejszą wypłatę. Jednak najlepsze efekty można osiągnąć, wdrażając odpowiedni, wyspecjalizowany system IT. Tego typu rozwiązania umożliwiają automatyzację rozliczeń. Pozwalają też na wyeliminowanie potrzeby akceptacji wypłaty dzięki ustanowieniu reguł, przy spełnieniu których płatność będzie realizowana na podstawie samego wniosku pracownika.
Wymaga to również wielu analiz – i to nie tylko w obszarze prawa pracy, co akurat wydaje się najmniejszym wyzwaniem. Trzeba je przeprowadzić także pod kątem przetwarzania danych osobowych – w związku z powierzaniem dostawcy danych osobowych pracowników czy cyberbezpieczeństwem – ze względu na spoczywające na pracodawcy obowiązki w zakresie odpowiedniego zabezpieczania danych przed ich wyciekiem. Trzeba też sprawdzić w kontekście realizowanych usług płatniczych, czy podmiot, który oferuje nam tę konkretną usługę, na pewno jest uprawniony ją świadczyć.
Poza tym dla sukcesu wdrożenia kluczowe może się okazać zawarcie z dostawcą odpowiedniej umowy, która będzie przewidywała to, w jaki sposób system ma być wprowadzany do organizacji i jak będzie połączony z systemami payrollowymi pracodawcy, aby odpowiednio rozliczyć wcześniejszą wypłatę. Istotne w tym kontekście jest też to, w jakim czasie będą realizowane usługi serwisowe, jeżeli system ulegnie awarii, oraz jaki będzie plan wyjścia, czyli co się powinno wydarzyć w sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się wycofać ten system ze swojej organizacji.
Jak widać, wdrożenie tego typu rozwiązania wiąże się z wyzwaniami, niemniej jednak korzyści z jego stosowania i zadowolenie pracowników z posiadania takiej opcji powinny zrekompensować nam wszystkie nasze trudy. ©℗
