Organ potwierdza, że weryfikacji podlega m.in. to, czy w każdym tygodniu telepraca stanowi mniej niż 50 proc. wykonywanych obowiązków. Sprawdzana jest także naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach.

Coraz częściej pracownicy zatrudnieni u pracodawcy z siedzibą w Polsce są zainteresowani wykonywaniem obowiązków zdalnie z innego państwa. Ostatnio pewne ułatwienia dla nich wprowadziło unijne porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej. ZUS jest nim objęty od lipca.

Ułatwienia te są tego rodzaju, że zainteresowany pracą zdalną z innego państwa wykonywaną na rzecz polskiego pracodawcy może wykonywać ją w większym wymiarze niż dotychczas – i nadal pozostać w polskim ZUS. Oczywiście o ile to inne państwo również przystąpiło do porozumienia.

Korzystanie z nowego unijnego porozumienia może jednak nastręczać pracownikom i ich pracodawcom pewnych trudności. Kilka kwestii budzi tu bowiem wątpliwości. Na prośbę DGP rozwiewa je centrala ZUS.

Co właściwie się zmieniło

Przed zawarciem porozumienia praca zdalna z innego państwa niż to, w którym jest siedziba pracodawcy, musiała być wykonywana w wymiarze mniejszym niż 25 proc. całkowitego czasu pracy lub/i wynagrodzenia, aby pracownik nie musiał płacić składek w tym innym kraju (kraju zamieszkania). Na gruncie przepisów unijnych uznaje się bowiem, że w sytuacji gdy praca jest wykonywana w dwóch państwach członkowskich, to stosujemy prawo kraju zamieszkania, jeśli w tym państwie jest wykonywana znaczna część pracy – a uznaje się, że jest to co najmniej owe 25 proc. Porozumienie pozwala zwiększyć wymiar pracy zdalnej wykonywanej transgranicznie do mniej niż 50 proc. całkowitego czasu pracy, przy jednoczesnym zachowaniu ubezpieczenia w Polsce (państwie siedziby pracodawcy).

– Umowa ramowa wprowadziła nową zasadę, zgodnie z którą do pozostania ubezpieczonym w kraju pracodawcy wymagane jest minimum 50 proc. czasu pracy spędzone w tym kraju. Innymi słowy, nowe regulacje doprowadziły do zwiększenia „tolerancji” wymiaru pracy wykonywanej w kraju zamieszkania z 25 proc. do 49 proc. – przy założeniu, że pozostałe co najmniej 50 proc. czasu pracy jest wykonywane w kraju siedziby pracodawcy – wyjaśnia Magdalena Tomaka-Jarzyna, starsza konsultantka w zespole ds. rozwiązań dla pracodawców, dział doradztwa podatkowego Deloitte.

Aby skorzystać z ułatwienia, pracownik polskiego pracodawcy lub sam pracodawca musi złożyć do ZUS wniosek US-36 (o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004). Ten trafia do Oddziału ZUS w Kielcach. Po jego akceptacji można już złożyć właściwy wniosek o wydanie zaświadczenia A1 na formularzu US-34. Zaświadczenie A1 potwierdza w takim przypadku, że pracownik przynależy do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych (i tu opłaca składki).

„Celem porozumienia ramowego jest ustalenie ustawodawstwa właściwego państwa siedziby pracodawcy, mimo wykonywania w państwie zamieszkania znacznej części pracy (tj. co najmniej 25 proc. ogólnego czasu pracy)” – wskazuje ZUS w piśmie do Business Centre Club.

Co istotne, porozumienie nie dotyczy osób, które w państwie zamieszkania mają też inną pracę, a także wykonujących pracę na własny rachunek. Nie obejmuje również przypadków, gdy praca transgraniczna dotyczy trzech państw.

Stosowanie i kontrole

Jedną z wątpliwości dotyczących porozumienia jest to, czy na potrzeby otrzymania zaświadczenia A1 ZUS będzie w jakikolwiek sposób ustalał to, czy pracownik wykonuje pracę przez co najmniej 50 proc. czasu pracy w kraju siedziby pracodawcy, np. w Polsce.

– ZUS w wyjaśnieniach do formularza US-36 tłumaczy, jak wypełnić formularz w przypadku wnioskowania o objęcie porozumieniem w sprawie telepracy, i wskazuje na konieczność uwzględnienia informacji o wymiarze telepracy wykonywanej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie. Dodatkowo do wniosku należy dołączyć m.in. umowę, która potwierdza wymiar pracy wykonywanej za granicą – zaznacza Aldona Szady-Ślaska, partner Associate w zespole ds. rozwiązań dla pracodawców, dział doradztwa podatkowego Deloitte.

Jak wskazuje ekspertka, zgodnie z informacjami uzyskanymi z ZUS stan faktyczny, który będzie stanowił podstawę do wydania zaświadczenia A1, będzie miał charakter deklaratoryjny – tj. informacje zawarte we wniosku będą opisem przewidywań dotyczących rozkładu czasu pracy pomiędzy kraj zamieszkania a kraj siedziby pracodawcy. – A nie można wykluczyć, że przewidywania w tym zakresie mogą być nieco odmienne od późniejszej praktyki. Co do zasady jednak wszelkie zmiany stanu faktycznego zgłoszonego jako podstawa wydania zaświadczenia powinny zostać zgłaszane do organu, który wydał certyfikat A1 – przestrzega.

ZUS w odpowiedzi na pytania DGP wskazał, że dopiero po ustaleniu, że zainteresowany spełnia warunki określone porozumieniem ramowym w sprawie telepracy, klient otrzyma informację, że należy wystąpić z wnioskiem US-34 o wydanie dokumentu A1. Oddział ZUS w Kielcach rozpatrujący wniosek US-36 po pozytywnej weryfikacji poinformuje o tym również instytucję ubezpieczeniową miejsca zamieszkania. ZUS przypomina, że wymiana informacji pomiędzy instytucjami jest realizowana poprzez System Elektronicznej Wymiany Informacji Dotyczących Zabezpieczenia Społecznego (EESSI – skrót od Electronic Exchange of Social Security Information). – Stąd, jeżeli instytucja państwa zamieszkania ustali, że osoba zainteresowana wykonuje w państwie zamieszkania inną aktywność na rzecz pracodawcy z tego państwa lub prowadzi tam działalność na własny rachunek, poinformuje o tym ZUS, który na podstawie tych informacji może wycofać wydany dokument A1 – wyjaśnia ZUS.

Okres i schemat

Na gruncie porozumienia pojawiły się też pytania, jaki okres będzie brany pod uwagę przy weryfikacji wymiaru co najmniej 50 proc. czasu pracy w kraju pracodawcy.

– Wnioskodawca powinien wskazać konkretny okres, do którego chce zastosować postanowienia umowy ramowej. Zasadne byłoby zatem, aby ZUS weryfikował warunek 50 proc. czasu pracy w kraju pracodawcy w całym okresie, którego dotyczy wniosek – a więc całościowo, bez rozbicia na tygodnie czy miesiące – uważa Magdalena Tomaka-Jarzyna.

Z informacji uzyskanych od ZUS wynika jednak bardziej rygorystyczne podejście. Organ rentowy zwraca przy tym uwagę, że rozpoczęcie prac nad opracowaniem porozumienia wynikało z potrzeby uregulowania sytuacji pracowników wykonujących telepracę z dominującym modelem dwa–trzy dni pracy zdalnej w tygodniu. – Stąd weryfikacja wymiaru telepracy w państwie zamieszkania w stosunku do pracy w państwie siedziby pracodawcy dotyczy tygodnia pracy – wskazuje ZUS. Dodaje też, że ustalony schemat pracy może obowiązywać maksymalnie przez okres trzech lat, gdyż jest to maksymalny okres, na jaki zaświadczenie A1 może być wydane w oparciu o jednorazowy wniosek na podstawie porozumienia w sprawie telepracy.

Z informacji ZUS wynika też, że będzie weryfikowana również naprzemienność okresów pracy w dwóch krajach.

– Schemat pracy, a więc i naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach podlega weryfikacji dla dokumentów A1 wydanych na podstawie art. 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz wydanych w związku z porozumieniem w sprawie telepracy – podaje ZUS. Organ rentowy informuje też, że każdy wydany przez ZUS dokument A1 może zostać zweryfikowany na podstawie art. 5 ust. 1 tzw. rozporządzenia wykonawczego (nr 987/2009). – Jeśli sytuacja faktyczna oświadczona we wniosku ulegnie zmianie, pracodawca lub pracownik mają obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie instytucję dokonującą ustalenia. Sprawa jest ponownie oceniana i w razie potrzeby ZUS może wycofać dokument A1 – wskazuje.

Z kolei brak A1 może się wiązać z karami dla pracownika i pracodawcy. Osiągnięcie lub przekroczenie poziomu 50 proc. czasu pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika z zagranicy oznacza bowiem, że taka osoba powinna podlegać pod system ubezpieczeń społecznych w kraju zamieszkania.

– Czyli np. Polak mieszkający w Niemczech, a zatrudniony przez polską spółkę, powinien podlegać pod ZUS w Niemczech, ponieważ przez więcej niż 25 proc. czasu pracy jest obecny w kraju zamieszkania. W takiej sytuacji polska spółka powinna zarejestrować się jako płatnik w kraju zamieszkania pracownika, aby tam odprowadzać należne za niego składki – procedura ta powinna odbyć się na podstawie lokalnych przepisów odpowiedniego kraju – wskazuje Aldona Szady-Ślaska. – Alternatywnie przepisy unijne przewidują możliwość przejęcia obowiązków płatnika przez ubezpieczonego. Wtedy obowiązek rejestracji, a także obowiązek zapłaty składek do zagranicznego systemu spoczywa na ubezpieczonym. Przy czym do tego konieczne są odpowiednie uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą – wyjaśnia. ©℗

Kraje, które przystąpiły do porozumienia / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe