Co może zrobić pracodawca, gdy pracownicy wykorzystali limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej

Początkowo w naszej firmie nie planowaliśmy zezwalania pracownikom na stałą pracę zdalną lub pracę hybrydową, chyba że chodzi o pracowników, którzy mają do tego prawo na podstawie nowych przepisów kodeksu pracy. Zezwalaliśmy jedynie na pracę zdalną okazjonalną. Niektórym pracownikom limity pracy zdalnej jednak się wyczerpały, a zarząd firmy zdecydował, że jednak będziemy zezwalać na pracę hybrydową, a więc powyżej 24 dni w roku kalendarzowym. Co powinniśmy wobec tego zrobić? Czy mamy wypłacić zwrot kosztów pracownikom, którzy już wykorzystali limit 24 dni?

Aby odpowiedzieć na pytanie, na początku trzeba zwrócić uwagę na rodzaje pracy zdalnej, jakie można wyodrębnić na podstawie przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.). Podziałów można przeprowadzić kilka, ale na potrzeby tej sytuacji można powiedzieć, że przepisy wyróżniają pracę zdalną na zasadach ogólnych i wyjątek od niej – pracę zdalną okazjonalną.

Ten drugi rodzaj reguluje art. 6733 k.p. Z par. 1 wynika, że praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Od pracy zdalnej na zasadach ogólnych odróżnia ją to, że nie mają do niej zastosowania art. 6719‒6724 i art. 6731 par. 3 k.p. Ponadto kontrola wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Zatem zezwalając jedynie na pracę zdalną okazjonalną, pracodawcy pozbywają się wielu obowiązków. Nie mają obowiązku dokonywania uzgodnienia między stronami umowy o pracę dotyczącego wykonywania pracy zdalnej, co może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba uzgadniać w żadnym szerszym zakresie, poza wyrażeniem zgody na wykonywanie na pracy poza zakładem pracy. Ponadto pracodawcy nie muszą określać zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami, zaś w razie braku porozumienia – w regulaminie stworzonym przez pracodawcę. Kodeks pracy dopuszcza także wykonywanie pracy zdalnej, gdy nie zostało zawarte porozumienie ani nie wydano regulaminu. Wówczas pracodawca musi określić zasady jej wykonywania albo w poleceniu, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie mają również zastosowania przepisy dotyczące wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy – praca zdalna okazjonalna z założenia jest bowiem ograniczona czasowo do konkretnych dni, maksymalnie w wymiarze 24 dni rocznie.

Przede wszystkim jednak ważne dla pracodawców jest to, że gdy zezwolą pracownikom na pracę poza zakładem pracy w wymiarze do 24 dni, to nie są zobowiązani do:

• zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony np. w porozumieniu,
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Jeśli zaś pracownik wykorzystuje swój własny sprzęt, to pracodawca, przy „zwykłej” pracy zdalnej, musi wypłacać odpowiedni ekwiwalent, który może być zastąpiony przez ryczałt. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Przy pracy zdalnej okazjonalnej obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu nie istnieje.

Nic więc dziwnego, że niektórzy pracodawcy z góry określili, że dopuszczają jedynie pracę zdalną okazjonalną. Może się jednak zdarzyć, tak jak w opisywanej sytuacji, że pracodawca na pewnym etapie zmieni zdanie i dopuści wykonywania pracy zdalnej na zasadach ogólnych ze wszystkimi konsekwencjami, które się z tym wiążą. Ma do tego oczywiście prawo, na każdym etapie może ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej np. w porozumieniu z przedstawicielami pracowników. Nie oznacza to jednak, że jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu za okres wsteczny, gdy jeszcze pracownicy wykonywali pracę zdalną na podstawie wniosków złożonych na podstawie wspomnianego na początku art. 6733 par. 1 k.p. ©℗