Bezpieczeństwo i higiena pracy. O czym musi pamiętać pracodawca, gdy zatrudniony przechodzi na pracę zdalną

Jedna z naszych pracownic, która wróciła z urlopu wychowawczego, złożyła wniosek o pracę zdalną w związku z wychowywaniem dziecka do lat czterech. Będzie to pierwszy pracownik pracujący w ten sposób w naszej firmie. Mamy wątpliwości dotyczące szczególnie bezpieczeństwa i higieny pracy. Czym różnią się nasze obowiązki z tym związane od obowiązków wobec pracownika stacjonarnego?

Zgodnie z art. 15 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Praca zdalna nie wprowadza żadnych zmian w tym zakresie. Na pracodawcy nadal spoczywa obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wykonywanie pracy zdalnej nie wyłącza podstawowego obowiązku pracodawcy, jakim jest ochrona zdrowia i życia pracowników realizowana poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca nadal jest odpowiedzialny za stan bhp i musi zapewniać pracownikowi środowisko pracy wolne od zagrożeń. Jednak z uwagi na to, że pracownicy nie świadczą pracy na terenie zakładu pracy, ustawodawca wprowadził kilka zmian w zakresie obowiązków pracodawców związanych z bhp.

Kilka wyjątków

Wobec pracowników zdalnych pracodawca nie będzie miał obowiązków związanych z udzielaniem pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczaniem pożarów i ewakuacją. To oznacza, że nie musi zapewniać pracownikom punktów pierwszej pomocy, apteczek oraz wywieszać w widocznych miejscach instrukcji o udzielaniu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz wykazów pracowników przeszkolonych w udzielaniu pierwszej pomocy, którym powierzono obsługę punktów i apteczek.

Pracodawca nie będzie też zobowiązany do organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp, dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego ani o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem.

Wyłączone będą również obowiązki związane z zapewnieniem pomieszczeń pracy odpowiednich do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników, utrzymywaniem obiektów, a także terenów i urządzeń z nimi związanych w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Wskazane wyłączenie zwalnia zatem pracodawcę z obowiązku zapewnienia w miejscu wykonywania przez pracownika zdalnej: oświetlenia naturalnego i sztucznego, odpowiedniej temperatury, wymiany powietrza oraz zabezpieczenia przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem, drganiami oraz innymi czynnikami szkodliwymi dla zdrowia i uciążliwościami. Poza tym w miejscu wykonywania pracy zdalnej nie będzie konieczne spełnienie wymogu, aby na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy przypadało co najmniej 13 m sześc. wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.).

Pracodawca, gdy wyrazi zgodę na pracę zdalną, nie będzie także zobowiązany np. do tego, aby w upalne dni zapewnić pracownikowi klimatyzację, a z kolei w chłodne ‒ ogrzewanie. Nie będzie zobowiązany też do zapewnienia pracownikom zdalnym posiłków i napojów profilaktycznych, dostarczania im środków higieny osobistej lub zapewniania odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Przedstawione wyłączenia zwalniają pracodawcę z wielu obowiązków z zakresu bhp, które muszą być wykonywane przez pracodawcę w stosunku do stacjonarnych pracowników. Dla przykładu choćby prawo do środków higieny osobistej ma charakter powszechny, co oznacza, że ma do nich prawo każdy pracownik bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, także pracownik administracyjno-biurowy. Mydło, papier toaletowy, ręczniki papierowe lub suszarki do rąk są standardowym wyposażeniem pracowniczych pomieszczeń higieniczno-sanitarnych (K. Zakrzewska-Szczepańska, „BHP w biurze” [w:] Służba Pracownicza 2005, nr 7, s. 25 i nast.). Nie dotyczy to jednak pracowników zdalnych.

Szkolenie okresowe zawsze konieczne

Nawet w przypadku wykonywania pracy zdalnej nie ulegnie zmianie podstawowa zasada, zgodnie z którą pracodawcy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie ma on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Konieczne będzie przeszkolenie pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Szkolenie wstępne pracownika wykonującego pracę zdalnie, tak jak stacjonarnego, będzie przeprowadzane w formie:

• szkolenia wstępnego ogólnego (instruktaż ogólny),
• szkolenia wstępnego na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy).

Nowością jest możliwość przeprowadzenia w całości szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to duża zmiana, ponieważ do momentu wprowadzenia do kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej pracownik musiał odbyć instruktaż stanowiskowy w miejscu pracy i musiał uczestniczyć w nim osobiście. W przypadku pracy zdalnej szkolenie wstępne będzie mogło się odbyć online, bez konieczności stacjonarnego udziału w nim pracownika. Pracownik zatem odbędzie szkolenie bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej, najczęściej we własnym domu, bez opuszczania go. Jest to duża zmiana w porównaniu ze stanem prawnym sprzed nowelizacji.

Kolejną istotną zmianą w zakresie szkoleń jest dopuszczenie, aby pracownik mógł potwierdzić odbycie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca odstąpił zatem od obowiązku formy pisemnej, czyli złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie. W przypadku pracy zdalnej wystarczy wysłanie esemesa potwierdzającego odbycie szkolenia z zakresu bhp. Jest to wręcz rewolucyjna zmiana, bo inspektorzy pracy brak podpisu pracownika potwierdzającego odbycie szkolenia bhp traktowali jako nieodbycie szkolenia z zakresu bhp i wszczynali postępowania w sprawach o wykroczenia z tego powodu.

Należy także wyjaśnić, że stosowana w przepisach k.p., obok postaci papierowej, postać elektroniczna jest w rzeczywistości formą dokumentową, o której mowa w art. 772 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). Dokumentem natomiast jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 773 k.c.). Z zachowaniem tej formy mamy zatem do czynienia np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub innych danych pozwalających ustalić jego tożsamość.

Tym samym pracownik odbędzie szkolenie wstępne w sposób w pełni zdalny, bez obowiązku stawiania się w zakładzie pracy.

W przypadku pracy zdalnej nie stosuje się art. 2373 par. 22 k.p., który przewiduje możliwość zwolnienia z obowiązku przeprowadzenia szkolenia okresowego pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym. Takie przeszkolenie pracownika zdalnego jest więc konieczne. Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bhp oraz zaznajomienie z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie. Można je przeprowadzić w formie samokształcenia kierowanego, przez które rozumie się formę szkolenia umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie bhp na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, w szczególności przy zastosowaniu poczty, internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Również egzamin kończący szkolenie okresowe może się odbyć online, przy czym niezmiernie istotne jest to, aby odbył się on w czasie rzeczywistym, tj. test powinien być rozwiązywany przed egzaminatorem, który obserwuje zdającego na włączonej przez niego kamerce. Zatem również szkolenie okresowe pracownika świadczącego pracę zdalną pracodawca może przeprowadzić online.

Konieczna ocena ryzyka zawodowego

Definicję ryzyka zawodowego znajdziemy w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W myśl par. 2 pkt 7 rozporządzenia przez ryzyko zawodowe rozumie się prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienie u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.

Podobną definicję zawiera ustawa o służbie medycyny pracy. W myśl art. 4 pkt 4 tej ustawy przez ryzyko zawodowe należy rozumieć możliwość wystąpienia niepożądanych, związanych z wykonywaną pracą zdarzeń powodujących straty, w szczególności niekorzystnych skutków zdrowotnych będących wynikiem zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub związanych ze sposobem wykonywania pracy.

Aby zapobiec niepożądanym zdarzeniom związanym z wykonywaną pracą, obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą i jej udokumentowanie oraz zastosowanie niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających ryzyko.

Pracownik po zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego uzyska m.in. wiedzę na temat wpływu pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, dowie się też o występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynnikach środowiska pracy. Przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego pracodawca nie może pominąć zapisów par. 39a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, w myśl którego podczas oceny ryzyka zawodowego uwzględnia się wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach oraz sposoby wykonywania prac. Stosowane w następstwie oceny ryzyka zawodowego środki profilaktyczne, metody oraz organizacja pracy powinny:

1) zapewniać zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników;

2) być zintegrowane z działalnością prowadzoną przez pracodawcę na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej zakładu pracy.

Co niezmiernie ważne, należy pamiętać, aby w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą, wzięły udział służba bhp działająca u pracodawcy oraz służba medycyny pracy współdziałająca z pracodawcą.

W k.p. przewidziano, co jest zupełną nowością, możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Pracodawca będzie mógł w jednym dokumencie wskazać zagrożenia dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej bez tworzenia odrębnej oceny ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska pracy zdalnej.

Z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie musiał zapoznać pracownika przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej – że zapoznał się z oceną i instrukcją oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Pracownik zdalny w przeciwieństwie do stacjonarnego musi nie tylko zapoznać się z oceną ryzyka zawodowego, lecz także zobowiązać się do przestrzegania zawartych w niej wskazań. Pracownik zdalny będzie mógł potwierdzić zapoznanie z oceną ryzyka choćby za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wysyłając esemes. Przepisy k.p. nie zawierają takiego wymogu w odniesieniu do pracownika stacjonarnego.

Potwierdzenie posiadania odpowiednich warunków

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy będzie zapoznanie pracownika zdalnego z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Na podstawie udostępnionej mu przez pracodawcę informacji pracownik dowie się o zasadach i sposobach właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii, o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, o czynnościach do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz o zasadach postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Informacja ta będzie stanowiła pewne kompendium, ABC wykonywania pracy zdalnej. Będzie dla pracownika rodzajem przewodnika wskazującego, jak bezpiecznie dla siebie ma wykonywać pracę zdalną w domu.

Z przygotowaną przez pracodawcę informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie zapoznać pracownika przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej – że zapoznał się z instrukcją oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania.

Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikom do stałego korzystania aktualne instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące m.in. stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników oraz obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych. Instrukcje powinny w sposób zrozumiały dla pracowników wskazywać czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy, zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy, czynności do wykonania po jej zakończeniu oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia pracowników.

Aby dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej, pracodawca będzie musiał uzyskać od niego potwierdzenie, że na stanowisku w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Na pracowniku będzie ciążył obowiązek zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie będzie mogło powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku ani być źródłem zagrożeń dla pracownika.

Złożenie przez pracownika potwierdzenia jest warunkiem koniecznym i niezbędnym do tego, aby pracodawca mógł mu powierzyć wykonywanie pracy zdalnej. Natomiast złożenie potwierdzenia, z którego wynika, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą nie są (nie będą) zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy, nie będzie wiązało się dla pracownika z negatywnymi konsekwencjami. W takiej sytuacji pracodawca nie będzie mógł wyrazić zgody na pracę zdalną, ale też nie będzie uprawniony do stosowania sankcji wobec pracownika z tego tytułu.

Pracodawca nie ma żadnych możliwości, aby weryfikować lub też kwestionować potwierdzenie złożone przez pracownika. Nie może bowiem żądać, aby pracownik wpuścił go do domu w celu sprawdzenia warunków mieszkalnych pod kątem wykonywania pracy zdalnej. Nie może też upoważnić do tej czynności żadnego innego pracownika. Nie może również przeprowadzać wywiadu środowiskowego ani rozpytywać sąsiadów. Pozostaje mu tylko wiara w złożone przez pracownika oświadczenie. Choć wydaje się, że nie ma przeszkód, aby pracodawca zobowiązał pracownika do zrobienia zdjęć lub nagrania krótkiego filmu, który ukaże stanowisko pracy zdalnej pracownika i pozwoli pracodawcy na weryfikację tego, czy pracownik rzeczywiście zorganizował stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.